Neben den Vorbereitungen für den Wahltag, die Betriebsfeiertage und die Dezemberferien bereiten sich Kleinunternehmer und Mitarbeiter auf die offene Einschreibung vor. Offene Einschreibung ist ein Zeitraum, in dem Mitarbeiter Anspruch auf bestimmte Krankenversicherungspläne haben und ihre Versicherung ändern können. Die offene Einschreibung begann am 1. November und endet am 15. Dezember.
Für viele Unternehmen fällt der Zeitraum mit dem Beitrittszeitraum für andere vom Arbeitgeber gesponserte Leistungen zusammen. Für viele kleine Unternehmen ist der offene Registrierungsprozess mit Schwierigkeiten behaftet, darunter die Übermittlung von Vorsorgeplänen an die Mitarbeiter und die Einhaltung von Vorschriften des Bundes, die sich von Jahr zu Jahr ändern können, um nur einige zu nennen.
Während Sie sich auf die offene Registrierung vorbereiten, finden Sie hier eine Zusammenfassung der Regeln für 2020, damit Sie Ihr Unternehmen konform halten und Fragen beantworten können, die Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich haben.
Offene Einschreibungsgesetze und -regeln für Arbeitgeber
Judy Kamens, Compliance-Spezialistin bei Lawley Insurance, hat eine Checkliste erstellt, in der Höchstbeträge, Leistungen der vorbeugenden Pflege und Grenzen der Beiträge des flexiblen Sparkontos für die Gesundheit aufgeführt sind. Hier erfahren Sie mehr über die Compliance-Probleme, die kleine Unternehmen in diesem Jahr berücksichtigen müssen.
Maxima aus der Tasche
Krankenversicherungen, die nicht in das neue Jahr überführt werden, müssen die Grenzen der Kostenteilung für wesentliche gesundheitliche Vorteile (EHB) einhalten.
"Die jährliche Obergrenze für die Gesamtkostenbeteiligung für EHB für Planjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2020 beginnen, beträgt 8.150 USD für die Selbstbeteiligung und 16.300 USD für die Familienbeteiligung", sagte Kamens.
Die Mitarbeiter müssen die Auslagenhöchstbeträge ihrer Pläne überprüfen und sicherstellen, dass sie die Grenzwerte des Affordable Care Act (ACA) für das Planjahr 2020 einhalten.
Pläne mit einem hohen Selbstbehalt, auch als Krankenversicherungsplan mit hohem Selbstbehalt (HDHP) bezeichnet, müssen mit einem Krankenversicherungskonto (HSA) vereinbar sein. Laut Gesetz muss das Auszahlungslimit der Pläne unter dem ACA-Limit liegen, sagte Kamens. In den 2020-Plänen liegt das maximale Auslagenlimit für HDHPs bei 6.900 USD für die Selbstversicherung und 13.800 USD für die Familienversicherung.
Ein Plan, bei dem mehrere Dienstleister für die Verwaltung von Leistungen eingesetzt werden, sollte bestätigt werden, dass er alle Ansprüche für EHB zwischen den Dienstleistern des Plans koordiniert oder das Auslagenmaximum auf die Leistungskategorien aufteilt, wobei das kombinierte Limit das Limit nicht überschreitet Maximum für 2020 ", fügte Kamens hinzu.
Darüber hinaus müssen "Gruppengesundheitspläne mit einem Familienauslagenmaximum, das höher ist als das Selbstauslagenmaximum des ACA, ein Einzelauslagenmaximum in die Familiendeckung einbetten, damit keine Einzelperson ausfällt -of-pocket Ausgaben überschreiten $ 8.150 für das Planjahr 2020."
Leistungen der vorbeugenden Pflege
Alle Pläne, die unter Leistungen der vorbeugenden Pflege fallen, die nicht von einem Großvater finanziert werden, müssen bestimmte Gesundheitsdienste abdecken, können jedoch keine Kostenbeteiligungsanforderungen wie Selbstbehalte, Zuzahlungen und / oder Mitversicherung enthalten. Beispiele für Leistungen der vorbeugenden Pflege sind:
- Alkoholmissbrauchs-Screening und Beratung für Erwachsene
- Blutdruck-Screening für Erwachsene
- Hepatitis-B-Screening für Personen mit hohem Risiko, einschließlich Personen aus Ländern mit einer Hepatitis-B-Prävalenz von 2% oder mehr, und Personen in den USA, die nicht als Säuglinge geimpft wurden und bei denen mindestens ein Elternteil in einer Region mit einer Hepatitis-B-Prävalenz von 8% oder mehr geboren ist.
- Depressionsscreening für Erwachsene
- HIV-Screening für Erwachsene
- Ernährungsberatung für Erwachsene mit erhöhtem Risiko für chronische Krankheiten
- Autismus-Screening für Kinder im Alter von 18 und 24 Monaten
- Fluoridlack für alle Säuglinge und Kinder, sobald Zähne vorhanden sind
- Vorbeugende Medikamente gegen Gonorrhö für die Augen aller Neugeborenen
- Eisenpräparate für Kinder im Alter von 6 bis 12 Monaten mit Anämierisiko
Es gibt mehr als 50 verschiedene Präventionsangebote. Informationen zu diesen Themen finden Sie bei der Task Force für Präventivdienste in den USA.
Gesundheitsflexible Sparkonten
Ein flexibles Ausgabenkonto (auch als flexible Ausgabenvereinbarung oder FSA bezeichnet) ist eine Art Sparkonto, auf das Mitarbeiter ihr Geld einzahlen, damit ausgewählte Ausgaben für die medizinische Versorgung gedeckt werden können. Anders als bei herkömmlichen Sparkonten zahlen die Mitarbeiter keine Steuern auf dieses Geld. Für Arbeitgeber ist es nicht obligatorisch, einen Beitrag zu den FSA der Arbeitnehmer zu leisten, aber einige leisten einen Beitrag als Leistungen an Arbeitnehmer. Der Höchstbetrag, den ein Arbeitgeber einbringt, sollte die Höchstgrenze des ACA für das Planjahr nicht überschreiten.
Für 2020 hat die IRS Folgendes angekündigt:
Die jährliche Beitragsbegrenzung: Für das Kalenderjahr 2020 beträgt die jährliche Begrenzung der Abzüge für eine Person mit Selbstbeteiligung im Rahmen eines hochabzugsfähigen Krankenversicherungsplans 3.550 USD. Für eine Person mit Familienschutz im Rahmen eines Krankenversicherungsplans mit hohem Selbstbehalt liegt das Limit bei 7.100 USD.
Der Krankenversicherungsplan mit hohem Selbstbehalt: Für das Kalenderjahr 2020 ist ein Krankenversicherungsplan mit hohem Selbstbehalt definiert als ein Krankenversicherungsplan mit einem jährlichen Selbstbehalt von mindestens 1.400 USD für die Selbstbeteiligung oder 2.800 USD für die Familienbeteiligung und die jährliche Nichtbeteiligung - Taschenausgaben (Selbstbehalte, Zuzahlungen und andere Beträge, aber keine Prämien), die 6.900 USD für die Selbstversicherung oder 13.800 USD für die Familienversicherung nicht überschreiten.
Offene Anmeldefrist des Arbeitgebers
Arbeitgeber möchten wissen, was gesetzlich vorgeschrieben ist, wenn ein Mitarbeiter die offene Einschreibung verpasst, und die Antwort kann Sie überraschen: absolut nichts.
Arbeitgeber sind rechtlich nicht verantwortlich für Mitarbeiter, die die offene Einschreibefrist verpassen. Natürlich können Mitarbeiter verärgert sein und dies kann zusätzliche Belastungen und Papierkram für Ihr Verwaltungspersonal verursachen, aber Sie sind rechtlich verantwortlich.
Die richtigen Pläne für Ihr Unternehmen finden
Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind unterschiedlich, daher ist es wichtig, sich umzusehen. Beachten Sie Folgendes, wenn Sie sich über Vorsorge-, Alters- und andere Vorsorgepläne informieren.
Gruppen- oder Einzel- / Familienplan
Bei der Betrachtung von Krankenversicherungsleistungen seien den meisten Kleinunternehmern nicht alle Möglichkeiten bekannt, sagte Stahl. Die Gruppenkrankenversicherung ist das traditionelle Mittel zur Gewährung von Versicherungsleistungen für Mitarbeiter. Durch Krankenversicherungen für Einzelpersonen und Familien können Mitarbeiter jedoch einen individuelleren und günstigeren Versicherungsschutz erhalten und dem Geschäftsinhaber erheblichen administrativen Zeit- und Kostenaufwand ersparen.
Wenn Sie einen solchen Plan anbieten, erhalten Sie auch Zugang zu erheblichen staatlichen Subventionen, die die Kosten für die Deckung durchschnittlich um 70% senken, sagte Stahl. Stahl merkte an, dass eine Krankenkasse Ihnen bei der Beurteilung helfen kann, ob eine Gruppen- oder Einzel- / Familienversicherung die beste Struktur für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ist.
Berücksichtigen Sie die Kosten für Sie und Ihre Mitarbeiter
Für die Krankenversicherung ist es besonders wichtig, den Gesamtpreis zu berücksichtigen. Die Wahl eines Plans, der für Ihre Mitarbeiter zu kostspielig ist, kann hohe Bußgelder nach sich ziehen. Versuchen Sie also nicht, die Kosten zu senken, indem Sie die finanzielle Belastung Ihrer Mitarbeiter zu stark verlagern.
"Die größte Auswahl für Arbeitgeber ist, wie viel sie bereit sind, zum Plan beizutragen, und wie viel jeder Mitarbeiter beitragen wird", sagte Arthur Tacchino, Chief Innovation Officer von SyncStream. "Der Arbeitgeber muss nicht nur Versicherungsschutz anbieten, sondern er muss auch Versicherungsschutz anbieten, der als erschwinglich angesehen wird."
Wie bereits erwähnt, beläuft sich die Strafe für eine nicht erschwingliche Deckung auf 3.000 USD jährlich pro Vollzeitbeschäftigtem, aber "es sind nur Vollzeitbeschäftigte, die an die Börse gehen und eine subventionierte Deckung erhalten", sagte Tacchino.
Hören Sie auf Ihre Belegschaft
John Neumaier, Regionalpräsident der nordöstlichen Region von Arthur J. Gallagher & Co., einem globalen Versicherungsmakler- und Risikomanagement-Dienstleister, riet, dass Sie Ihren Mitarbeitern zuhören sollten, bevor Sie Entscheidungen treffen, damit Sie deren Bedürfnisse und Vorlieben verstehen.
"Die vierteljährlichen Roundtables zu Leistungen an Arbeitnehmer sind eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter zu gewinnen und Feedback einzuholen. Denn der wahrgenommene Wert eines Leistungsprogramms kann je nach demografischer Gruppe innerhalb der Belegschaft eines Arbeitgebers stark variieren", sagte Neumaier gegenüber Business News Daily.
Lesley Grady, Senior Director des Beratungs- und Maklerdienstleistungsunternehmens NFP Corp., stimmte zu, dass sich die Mitarbeiter befugt fühlen, wenn sie Entscheidungen treffen, aber zu viele Entscheidungen sind entmutigend und können die Mitarbeiter in die Irre führen. Ihre Mitarbeiter brauchen Optionen, aber diese Optionen müssen mit der Strategie und der Belegschaftskultur des Unternehmens verknüpft sein, sagte sie.
Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile
Die Auswahl der Leistungspakete ist nur die halbe Miete. Ihre Mitarbeiter müssen sie auch verstehen. Die Pläne Ihren Mitarbeitern klar und einfach mitzuteilen, ist der Schlüssel, damit die Mitarbeiter ihre Vorteile voll ausschöpfen können.
John Park, Vice President für strategische Geschäftsentwicklung und Chief Transformation Officer bei Stella Health, sagte, dass viele Menschen den Prozess der Leistungsregistrierung schwierig und komplex finden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Änderungen einführen, die zu einer Zunahme von Verwirrung und Angst führen, sagte er.
"Die Arbeitgeber sind zu zuversichtlich, was die Kommunikation in Bezug auf die Leistungen betrifft", sagte Park. "Die meisten Arbeitgeber kommunizieren nur einmal pro Jahr während der offenen Einschreibung. Es sollte jedoch eine kontinuierliche Kommunikation über die Einschreibung und Nutzung von Vorteilen stattfinden."
Unsere Quellen berieten Sie, wie Sie die Vorteile mit Ihren Mitarbeitern besprechen können.
"Verstehen Sie die Formulare und was Sie melden. Einer der größten Probleme, die wir als Unternehmen mit Arbeitgebern hatten, mit denen wir zusammengearbeitet haben, ist, dass sie die Steuerformulare selbst nicht verstanden und dann keine Anfragen von ihnen beantworten konnten Je besser der Arbeitgeber die Einhaltung und die Formulare verstehen kann, desto wahrscheinlicher ist es, dass er Strafen vermeidet und Fragen besser beantwortet. " - Arthur Tacchino, Chief Innovation Officer von SyncStream
"Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Terminologie der Grundleistungen - Selbstbehalt, Prämie usw. - während jedes offenen Einschreibezyklus. Mitarbeiter, die ihre Leistungspakete vollständig verstehen, schätzen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit." - George Katsoudas, Senior Vice President Compliance Counsel von Arthur J. Gallagher & Co.
"Da Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zunehmend darum bitten, bessere Verbraucher von Gesundheitsleistungen zu sein, müssen sie von den Unternehmen mit den erforderlichen Informationen ausgestattet werden, um kluge Kostenentscheidungen treffen zu können. Ein guter erster Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie auf die kostenlosen Transparenz-Tools zugreifen können, die die meisten Ärzte online bereitstellen." Versorgen Sie die Mitarbeiter mit einer Aufschlüsselung der medizinischen und pharmazeutischen Kostensteigerungen, um einen Aufkleberschock zu vermeiden. " - John Neumaier, Regionalpräsident der Region Nordosten, Arthur J. Gallagher & Co.
"Geben Sie den Menschen die Kombination aus Wahlmöglichkeiten und persönlicher Verantwortung für ihre Gesundheitsfürsorge. Ein Teil davon ist ein Leistungskonzept, das die finanzielle Verantwortung fördert [und] ihre Leistungen auf die effektivste Weise nutzt. Auf lange Sicht wird es zu besseren Entscheidungen und besserem Verhalten führen Änderungen, die zu einer besseren Gesundheit und niedrigeren Kosten führen. " - John Park, Vizepräsident für strategische Geschäftsentwicklung und Chief Transformation Officer von Stella Health
Weitere Tipps zur Erstellung eines umfassenden Leistungspakets für Ihre Mitarbeiter finden Sie in diesem Business News Daily-Leitfaden.
Häufig gestellte Fragen zur offenen Registrierung
Während Sie Ihren Mitarbeitern bei der Vorbereitung auf eine offene Registrierung helfen, sollten Sie einige Fragen beantworten.
Müssen sich Ihre Mitarbeiter in dieser Zeit für alle Versicherungsarten anmelden? Nein tun sie nicht. Zu den beliebtesten Versicherungsarten, für die sich Arbeitgeber normalerweise während der offenen Immatrikulation anmelden, gehören Zahn-, Seh-, Kurzzeit- und Langzeitversicherungen für Invalidität.
Was ist der Unterschied zwischen einem PPO und einem HMO? Zu den Unterschieden zwischen den Plänen der Health Maintenance Organization (HMO) und der Preferred Provider Organization (PPO) zählen nach Angaben von Medical Mutual die Netzwerkgröße, die Fähigkeit, Spezialisten zu sehen, die Kosten und die Abdeckung außerhalb des Netzwerks. Während PPOs in der Regel flexibler sind, wenn es darum geht, Spezialisten aufzusuchen und größere Netzwerke als HMOs zu haben, kosten sie neben einigen Flexibilität außerhalb des Netzwerks mehr als HMOs.
Was passiert mit dem Geld in meiner HSA, nachdem ich 65 geworden bin? Jedes Geld, das nach dem 65. Lebensjahr noch auf einem Krankenguthaben verbleibt, kann zur Deckung der Ausgaben für die medizinische Versorgung verwendet werden, z. B. für eine neue Brille und für Zuzahlungen.
Um noch besser auf die offene Registrierung vorbereitet zu sein und weitere häufig gestellte Fragen anzuzeigen, besuchen Sie den SHRM Open Enrollment Guide.
