Jedes Unternehmen, das dauerhafte Beziehungen aufbauen möchte, muss wissen, wie man professionelle Events produziert. Unabhängig davon, ob Sie eine Produkteinführung für 300 Personen oder eine Mitarbeiterschulung für 15 Personen veranstalten, ist es entscheidend, bei jedem Treffen die fünf Elemente des Event-Managements zu verstehen - Recherche, Design, Planung, Koordination und Bewertung. Sobald ein Ereignis in diese überschaubaren Phasen unterteilt ist, ist es viel einfacher, es zu konzipieren und die vielen beweglichen Teile zusammenzuführen, die erforderlich sind, um es zum Leben zu erwecken.
In einer zunehmend digitalen Welt ermöglichen Firmenveranstaltungen den Menschen, sich auf persönliche Weise zu identifizieren und echte Verbindungen aufzubauen. Infolgedessen ist die Ausrichtung von Unternehmensveranstaltungen wichtiger denn je. Tatsächlich sind Live-Events laut Marktforschern, die im Rahmen eines kürzlich veröffentlichten Benchmark- und Trendberichts zum Event-Marketing befragt wurden, der effektivste Kanal, um Geschäftsziele zu erreichen.
"Veranstaltungen bieten Unternehmen eine persönliche Möglichkeit, Beziehungen zu ihren Zielgruppen aufzubauen und Markenbekanntheit und Loyalität aufzubauen", sagte Myke Nahorniak, Mitbegründerin und CEO von Localist. "LinkedIn-Nachrichten, Facebook-Statusaktualisierungen und Tweets können die sinnvollen Verbindungen, die durch persönliche Kommunikation hergestellt werden, nicht ersetzen."
Durch die Ausrichtung einer Unternehmensangelegenheit können Sie die Bindung zu aktuellen Kunden und Partnern stärken und zukünftige Kunden gewinnen. Hier finden Sie 10 Tipps zur Planung einer Veranstaltung, die Ihre Teilnehmer nicht so schnell vergessen werden.
1. Verstehen Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung
Sobald Sie sich für eine Veranstaltung entschieden haben, müssen Sie zunächst festlegen, was Sie erreichen möchten.
"Es ist wichtig, die Ziele und Vorgaben des Events zu kennen, das Sie produzieren möchten, bevor Sie etwas anderes tun können", sagte Brian Worley, Creative Director und Inhaber von B. Worley Productions.
Fragen Sie sich zunächst, warum Sie die Veranstaltung veranstalten und was Sie von ihr erwarten. Sobald Sie Ihre Ziele und Erwartungen identifiziert haben, können Sie bestimmen, welche Art von Veranstaltung bei Ihrem Zielpublikum ankommt.
"Stellen Sie sich vor, Sie denken nicht nur an ein Unternehmensereignis, sondern an ein interaktives Markenerlebnis", sagte Serena Holmes, CEO von Tigris Events. "Sie möchten, dass es aussagekräftig und einnehmend ist."
2. Stellen Sie ein realistisches Budget ein
Sie müssen wissen, mit wie viel Geld Sie arbeiten müssen, um zu bestimmen, welche Art von Veranstaltung Sie produzieren können. Laut Worley sollten Sie frühzeitig wissen, wie viel Sie ausgeben möchten, und dann mindestens 10% mehr ausgeben.
"Die Dinge ändern sich ständig, und Sie sollten ein Kissen für zusätzliche und unerwartete Ausgaben haben, die auftauchen", sagte er.
Sobald Sie ein Budget haben, ist es wichtig zu wissen, wo Sie die meisten Ihrer Ressourcen einsetzen können. Wenn Sie beispielsweise mehr Geld für ausgefallene Dekorationen ausgeben als für ein erfahrenes Technik-Team oder sympathische Redner, ist Ihre Veranstaltung möglicherweise nicht inhaltlich genug.
"Die Auswahl eines A / V- und Technologieteams kann zu einem Ereignis führen oder ein Ereignis unterbrechen. Daher konzentrieren wir uns immer darauf, ein erfahrenes Unternehmen für die Verwaltung von Live-Präsentationen zu engagieren. Breakout-Sitzungstechnologie und Fotografie vor und nach dem Ereignis", sagte JJ Barnes. Vice President Marketing und Business Development bei enVista.
Darüber hinaus sollten Sie nicht an Nahrungsmitteln oder Getränken sparen und besondere diätetische Einschränkungen berücksichtigen. Dies scheint zwar nicht so wichtig zu sein wie andere Aspekte Ihrer Veranstaltungsplanung, aber das Publikum vergibt Fehltritte eher, wenn es nicht hungrig oder durstig ist.
3. Erstellen Sie eine Projektzeitleiste
Um die Veranstaltung zu gestalten, müssen Sie ein breites Aufgabenspektrum im Auge behalten. Dies kann durch die Erstellung einer detaillierten Master-Checkliste erleichtert werden. Es gibt neue, technisch versierte Tools, die die Verwaltung von Dutzenden, wenn nicht Hunderten winziger Details rationalisieren und vereinfachen.
"Die Checkliste für die Gesamtplanung dient als Instrument für die Dauer des Planungsprozesses", sagte Valerie Gernhauser, Inhaberin und Hauptplanerin von Sapphire Events.
Gernhauser sagte, ihr Team beginne mit einer Liste für 12 Monate und arbeite in Checklistenschritten nach neun Monaten, sechs Monaten, vier Monaten, zwei Monaten, dem Monat, zwei Wochen, der Woche und dem Tag der Veranstaltung.
"Wenn wir die Aufgabenliste so aufschlüsseln, kann unser Team den Zeitplan für Meilensteine vorhersehen, die wir erreichen müssen", sagte sie.
Um Ihre Checkliste auf dem Laufenden zu halten, empfiehlt Karthik Subramanian, ein Content-Vermarkter mit Paperflite, eine Tabelle zu erstellen und für jede Event-Kategorie, wie Veranstaltungsort, Sprecher, Zeitplan, Agenda und Reise, individuelle Registerkarten zu verwenden. Auf diese Weise können Sie jede Aktivität oder Aufgabe, die für jeden Teil des Prozesses verantwortlichen Personen und alle relevanten Fristen auflisten.
4. Entscheide dich für dein Publikum
Ein wichtiger Teil des Planungsprozesses ist die Definition Ihrer Zielgruppe. Handelt es sich bei den Führungskräften, Managern, langjährigen Kunden, Geschäftspartnern, Community-Mitgliedern Ihres Unternehmens oder um eine Kombination einiger dieser oder anderer Gruppen? Sobald Sie Ihre Zielgruppe benennen können, können Sie das Programm auf deren Bedürfnisse und Interessen abstimmen.
Es ist immer stressig zu bestimmen, wie viele Gäste zu diesen Veranstaltungen eingeladen werden sollen. Laut Julian Jost, CEO und Mitbegründer von Spacebase, ist es jedoch besser, zu viele Menschen als zu wenige einzuladen.
"Für kleine Unternehmen sehen leere Plätze und nicht gegessene Snacks schlecht aus und sind eine Geldverschwendung", sagte Jost. "In den meisten Situationen wird das Erscheinen von zu vielen Personen eine Veranstaltung nicht wirklich verderben (mit einigen Ausnahmen, wie Veranstaltungsorten mit sehr begrenztem Raum oder in denen ein Drei-Gänge-Menü geplant ist). Wenn zu viele Personen auftauchen, ist dies der Fall Sie sind sicher, dass Sie am nächsten Tag für Begeisterung sorgen und die Vorfreude auf Ihre nächste Veranstaltung erhöhen werden."
Unabhängig davon, wie klein oder groß die Gästeliste ist, werden sich die Menschen daran erinnern, wie sie behandelt wurden.
"Jede Person, die an der Veranstaltung teilnimmt, ist ein potenzieller Markenbotschafter oder Mundpropaganda-Sprecher für … Ihr Unternehmen", sagte Gernhauser. "Es ist wichtig, einen signifikanten Einfluss auf das Gästeerlebnis zu haben, indem die feineren Details, die jeder Teilnehmer aus erster Hand zu schätzen weiß, nicht übersehen werden."
5. Wählen Sie ein Thema und ein Format
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt und das Publikum definiert haben, ist es Zeit, ein Thema für die Veranstaltung auszuwählen und das beste Format für die Präsentation vor Ihren Gästen zu bestimmen.
Wenn Sie beispielsweise eine Kundenveranstaltung mit einem Branchenexperten, z. B. einem Gastredner, koordinieren, kann Ihr Unternehmen als vertrauenswürdiger Berater und nicht nur als Anbieter auftreten. Peer-to-Peer-Lernen mit Kundenpanels, Keynotes, Roundtables und Referenten für Breakout-Sessions sind weitere beliebte Optionen.
"Bieten Sie den Teilnehmern immer die Möglichkeit, unterhaltsame, unvergessliche und unterhaltsame Dinge zu tun, die sie sonst nirgendwo und zu keiner Zeit tun würden", sagte Barnes. "Dies könnte beinhalten, von einem berühmten Sprecher, einem Komiker oder einer Band zu hören, auf einem unglaublichen Golfplatz zu spielen oder zum ersten Mal etwas Neues, Aufregendes oder Exklusives auszuprobieren."
Eine erfolgreiche Firmenveranstaltung ist laut Worley ein faszinierendes und lehrreiches Ereignis.
"Diejenigen, die interaktiv sind, anstatt den ganzen Tag in einem Ballsaal vor einem Redner zu sitzen, sind erfolgreicher, informativer und unterhaltsamer", sagte er. "Wir versuchen heutzutage wirklich, Erlebnisse zu schaffen, die über Theaterbestuhlung hinausgehen, und die Teilnehmer in Situationen und vor die richtigen Leute zu bringen, um sich zu vernetzen und zu lernen.
"Bestimmen Sie, was Sie tun werden, um dies zu einem" out of the box "-Ereignis zu machen", fügte Worley hinzu. "Nehmen Sie sich jetzt Zeit, um herauszufinden, was Ihre Veranstaltung von ähnlichen Veranstaltungen in Ihrer Branche oder sogar von denen unterscheidet, die Sie zuvor produziert haben."
6. Wählen Sie einen geeigneten Ort
Sobald Sie sich für einen Veranstaltungstyp entschieden haben, ist es Zeit, einen Veranstaltungsort zu finden, an dem Sie Ihre Vision verwirklichen können. Manchmal ist es verlockend, einen Veranstaltungsort zu buchen, von dem Sie bereits etwas Gutes gehört haben oder von dem Sie wissen, dass er ein aufstrebender Hotspot ist, auch wenn Sie die Mission Ihrer Veranstaltung noch nicht richtig verstanden haben. Dies ist laut Worley ein Fehler.
"Es ist immer schwierig, einen runden Stift in ein quadratisches Loch zu stecken. Das gilt auch für eine Veranstaltung", sagte er. "Erstellen Sie zuerst die Event-Architektur und finden Sie dann den Veranstaltungsort, der alle Voraussetzungen für den Erfolg erfüllt."
Laut Barnes ist "der Ort der Schlüssel zur Teilnahme". Sie empfiehlt, einen Veranstaltungsort in einer günstigen Gegend mit einer pulsierenden Atmosphäre zu buchen, damit sich die Teilnehmer wohl fühlen und bereit sind, den Weg zur Arbeit zu machen.
Wenn Sie ein knappes Budget haben, schlägt Jost vor, Ihre Kosten zu senken, indem Sie die Veranstaltung zu einem weniger beliebten Zeitpunkt abhalten, zu dem der Veranstaltungsort mit größerer Wahrscheinlichkeit verfügbar ist, z. B. um ein Medienfrühstück an einem Montagmorgen zu veranstalten.
"Beziehen Sie die lokale Gemeinschaft so weit wie möglich mit ein", sagte Gina Argento, Präsidentin und CEO von Broadway Stages. "Wir setzen immer lokale Anbieter für Catering-Bedürfnisse, verschiedene Anmietungen und viele andere wichtige Aspekte ein. Auf diese Weise unterstützen wir die lokale Gemeinschaft und geben ihnen die Möglichkeit, ihre Geschäfte zu vernetzen und zu erweitern."
7. Planen Sie die Logistik des Tages
Um eine erfolgreiche Veranstaltung zu haben, müssen Sie alle notwendigen Veranstaltungsspezialisten identifizieren, überprüfen und unter Vertrag nehmen. Dies können Caterer, audiovisuelle Techniker, Drucker, Dekorateure, Fotografen, Floristen und Sicherheitspersonal sein, um nur einige zu nennen. Natürlich müssen Sie auch Redner und Moderatoren buchen, einschließlich prominenter Persönlichkeiten, Experten oder Influencer, die die Ideen, die Sie während des gesamten Treffens verbreiten möchten, am besten kommunizieren können.
Um sicherzustellen, dass alles nach Ihrem Plan verläuft, legen Sie einen Zeitplan für die Veranstaltung fest und stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team weiß, welche Aspekte des Tages er für die Verwaltung verantwortlich ist.
Sie müssen sehr absichtlich arbeiten, um ein Gleichgewicht zwischen dem Engagement der Teilnehmer und dem Ermöglichen einer gewissen Freiheit in ihrem Zeitplan zu schaffen.
"Die Leute langweilen sich leicht", sagte Jonathan Chan, Marketingleiter bei Insane Growth. "Wenn es nicht genug Abwechslung gibt, um das Interesse zu wecken, haben Sie im Grunde eine Menge Geld für ein Vanity-Event ausgegeben."
Sie möchten den Zeitplan jedoch nicht überfrachten. Die Reiseroute muss einen gewissen Spielraum bieten, um auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können. Darüber hinaus benötigen Ihre Teilnehmer Zeit für sich selbst, um zu verarbeiten, was sie lernen, aufzuladen und sich mit anderen Teilnehmern zu verbinden.
"Lassen Sie den Teilnehmern eine Atempause, um sich zu vernetzen", sagte Subramanian.
Überspringen Sie die typischen Werbegeschenke mit dem Firmenlogo und denken Sie an Geschenke, die eine große Wirkung bei geringem Platzbedarf haben. Eine viel bessere Idee ist laut Jost ein digitales Mitnehmen.
"Das könnte ein Werbecode sein, der den Gästen einen Rabatt einräumt, oder der den Zugang zu Online-Inhalten der Veranstaltung, wie Fotos und Videos, ermöglicht", sagte er. "Es könnte auch die Möglichkeit beinhalten, sich im Voraus für die nächste Veranstaltung anzumelden. Geben Sie den Gästen einen Anreiz, in Kontakt zu bleiben."
8. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung
Wenn die Leute nichts über Ihre Veranstaltung wissen, wird niemand auftauchen. Es ist daher unerlässlich, kreative Wege zu finden, um das Wort zu ergreifen. Für eine kleine Veranstaltung mit einer begrenzten Gästeliste können Sie einfach Einladungen verschicken, für größere Veranstaltungen müssen Sie jedoch kühner sein.
"Im heutigen digitalen Zeitalter sind verschiedene Werbemethoden erforderlich, um Besucherzahlen zu generieren", sagte Barnes. "Wir beginnen in der Regel damit, eine E-Mail an unsere Datenbank zu senden, Anzeigen in Branchen-Newslettern zu schalten, unsere Veranstaltung zu Brancheneinträgen und -verzeichnissen hinzuzufügen und unsere Verkaufsteams zu ermutigen, [unsere Konferenz] zu bewerben, wenn sie Kunden oder Partner vor Ort besuchen."
Von dort aus können Sie in den sozialen Medien Werbung machen und Ihr Team darüber informieren. Erstellen Sie eine Veranstaltungswebsite oder mindestens eine neue Zielseite auf Ihrer aktuellen Website. Ihr Social Media-Marketing kann auch Promovideos, Gast-Blog-Posts sowie Updates für Facebook, Instagram oder Twitter enthalten. Gewährleisten Sie die Einheitlichkeit, indem Sie plattformübergreifend dasselbe Handle und denselben Hashtag sowie konsistente Nachrichten verwenden, damit immer klar ist, dass es sich bei der Aufregung um ein bestimmtes Ereignis handelt.
Sie können auch mögliche Sponsoring-Möglichkeiten für Ihre Veranstaltung ausloten. Sponsoren können einen Teil der Veranstaltung finanzieren, um die Kosten zu tragen. Noch wichtiger ist, dass Sponsoren ein berechtigtes Interesse daran haben, Ihre Affäre zu fördern. Stellen Sie eine Liste der idealen Sponsoren zusammen, deren Marke, Mission oder Dienstleistungen Ihre Veranstaltung auf irgendeine Weise ergänzen. Sie können eine Reihe von Sponsoring-Paketen entwickeln und potenzielle Partnerschaftsmöglichkeiten erörtern. Dies funktioniert am besten, wenn Sie Ihre Tonhöhe so einstellen, dass der Wert der Teilnehmer für potenzielle Sponsoren hervorgehoben wird.
"Wir arbeiten mit Mediensponsoren zusammen, um bei unseren Veranstaltungen zu sprechen", sagte Barnes. "Es ist eine Win-Win-Situation, da sie im Gegenzug für die Bekanntmachung unserer Veranstaltung 'kostenlose' Werbung und Mindshare erhalten."
9. Technologie nutzen
Vorbei sind die Zeiten umständlicher, kilometerlanger Listen, in denen alle beweglichen Teile eines Ereignisses erfasst werden. Heutzutage gibt es unzählige Event-Management-Softwareplattformen und -Anwendungen (von denen einige ein kostenloses Basisprodukt anbieten), die von einem nahtlosen Einchecken der Teilnehmer vor Ort bis hin zur Verbesserung der Attraktivität von Workshops und Präsentationen durch Simulationen und Virtual-Reality-Spiele alles bieten.
Der Einsatz von Event-Apps kann laut Nick Jackson, CMO bei HelloCrowd, dazu beitragen, die Planung erheblich zu optimieren und das Engagement der Teilnehmer zu steigern.
"Event-Details können schnell über Tabellenvorlagen ausgefüllt und sofort in einer vorhandenen Event-Container-App veröffentlicht werden, oder Event-Teams können ihre eigene Event-App erstellen, die das ganze Jahr über für mehrere Events und Konferenzen verwendet werden kann", so Jackson. "Die meisten Event-Apps verfügen über Funktionen, die die Teilnehmer mit allen Informationen auf dem Laufenden halten, die sie im Vorfeld und während der Veranstaltung benötigen. Außerdem können sie den Referenten und Organisatoren Feedback geben."
Interaktive Funktionen wie Live-Umfragen und Fragen und Antworten zu Sitzungen können problemlos auf großen Bildschirmen des Veranstaltungsorts angezeigt werden, und einige Apps verfügen über Gamification-Funktionen wie Schnitzeljagden. Sie können den Teilnehmern Präsentationsfolien zur Verfügung stellen, sofern diese im richtigen Format vorliegen, indem Sie sie einfach in die Event-App hochladen.
Event-Management-Software hält Ihr Projekt auf dem Laufenden, erleichtert aber auch die Zusammenarbeit mit Anbietern und anderen kreativen Partnern.
"Die Optimierung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten mithilfe eines Projektmanagementsystems, an dem wir alle zusammenarbeiten können, hat enorm dazu beigetragen, die Frustrationen bei der alleinigen Nutzung der E-Mail-Kommunikation zu verringern", sagte Gernhauser, der Basecamp, ein beliebtes Cloud-basiertes Projektmanagementsystem, nutzt und Social Tables, eine weitere webbasierte Plattform für die Eventplanung, die für ihre Eventdiagramm- und Sitzplatzfunktionen bekannt ist.
10. Feiern und bewerten Sie Ihren Eventplanungserfolg
Wenn Ihre Veranstaltung reibungslos verlief, herzlichen Glückwunsch! Du bist noch nicht fertig. Jetzt ist die Zeit gekommen, um alle offenen Fragen zu klären, z. B. letzte Zahlungen an Lieferanten zu senden, Ihre Finanzen abzustimmen und eine Nachbesprechung nach der Veranstaltung mit Ihrem Team durchzuführen.
Am wichtigsten ist, dass Sie Feedback von Gästen einholen möchten. Wenn Sie eine Veranstaltungsplanungs-App mit einer Feedback-Option verwendet haben, können Sie damit den Teilnehmern Fragen stellen. Anhand dieser Informationen können Sie feststellen, ob die Veranstaltung Ihre ursprünglichen Ziele erreicht hat und welche Auswirkungen sie gegebenenfalls auf die Teilnehmer hatte. Sie können diese Informationen dann an alle relevanten Stakeholder weitergeben, damit eine angemessene Nachverfolgung geplant werden kann. Die Lektionen, die Sie lernen, helfen Ihnen dabei, Ihre Planung für die nächste Veranstaltung zu verfeinern.
