- Das Finden der richtigen Steuer- und Geschäftsformulare für die Gründung Ihres Unternehmens kann so einfach sein wie eine Google-Suche. Durch einige Vorbereitungen können Sie jedoch Zeit sparen.
- Wenn Sie die Steuern Ihres Unternehmens nicht ordnungsgemäß einreichen, riskieren Sie massive Bußgelder oder den vollständigen Verlust des Unternehmens.
- Wenden Sie sich an einen Steuerfachmann, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Steuerformulare und Zahlungen einreichen.
Wenn Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie eines immer im Blick haben, sobald Geld hereinkommt - Steuern. Wenn Sie in den USA Geschäfte abwickeln, ohne Ihre Steuerzahlungen an die lokale, staatliche und föderale Regierung ordnungsgemäß zu verwalten, kann dies zu massiven Bußgeldern, dauerhaften Bankpfandrechten oder sogar dazu führen, dass die Regierung einschreitet, um Sie zu schließen.
Unabhängig davon, ob Sie zum Jahreswechsel ein neues Unternehmen gründen oder sich auf Ihre erste vierteljährliche Steuerzahlung freuen, ist dieser Moment für einen Kleinunternehmer von entscheidender Bedeutung. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen organisiert ist, gelten möglicherweise andere steuerliche Anforderungen als für andere Unternehmen. Egal, ob Sie eine LLC, eine Personengesellschaft oder eine S-Gesellschaft sind, Sie zahlen immer Steuern, während Sie fortfahren, und melden Einkommen, während Sie es während des Steuerjahres verdienen.
Obwohl es unzählige Experten und Fachleute gibt, die Sie in den jungen Monaten Ihres Unternehmens unterstützen, haben wir einige Tipps und Formulare für den Bund zusammengestellt, die Sie jetzt adressieren können, um sicherzustellen, dass Ihre erste oder nächste vierteljährliche Steuerzahlung reibungslos verläuft.
1. Strukturieren Sie Ihr Geschäft
Vielleicht haben Sie diesen Schritt bereits getan, aber für diejenigen, die dies noch nicht getan haben, ist es genauso wichtig, die Struktur Ihres Unternehmens zu etablieren, wie einen Standort und einen Namen für Ihr Unternehmen zu finden. Es stehen viele Geschäftsstrukturen zur Auswahl, aber die meisten kleinen Unternehmen gründen sich als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC), Einzelunternehmen oder irgendeine Art von Partnerschaft.
Jede Art von Geschäftseinheit bietet zahlreiche steuerliche, finanzielle und rechtliche Vorteile. Daher ist es wichtig, die richtige Konfiguration für Ihr Unternehmen zu finden. Sie müssen innerhalb des Staates einreichen, in dem Ihr Unternehmen tätig sein wird. Die Federal Small Business Association (SBA) kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, wo und wie Sie dies in Ihrem Bundesstaat tun können.
Als Partnerschaft werden Sie wahrscheinlich Formular 1065 beim IRS ausfüllen, während Unternehmen Formular 1120 einreichen. Wenn Sie als S-Corp einreichen möchten, müssen Sie Formular 2553 einreichen und dann jährlich ein 1120S einreichen. Einzelunternehmer und Selbstständige müssen eine 1040 Schedule C oder 1040 C-EZ einreichen, wobei letztere voraussetzt, dass Sie einen Gewinn erzielen, Ausgaben von nicht mehr als 5.000 USD haben, keine Mitarbeiter oder Vorräte haben und die Wertminderung nicht abziehen oder geltend machen von zu Hause aus.
Denken Sie auch daran, dass jeder Entitätstyp seine Steuern zu unterschiedlichen Zeiten beim IRS einreicht, wobei Partnerschaften und Unternehmen in der Regel am 15. März und Einzelunternehmen und Einzelunternehmen am 15. April ihre Steuern einreichen.
2. Holen Sie sich eine staatliche und staatliche Steuernummer
Während sich die Bundesregierung nicht in die Struktur Ihres Unternehmens einmischt, benötigt sie zusammen mit Ihrem Bundesstaat eine Gewerbesteuer-Identifikationsnummer von Ihnen. Unternehmen müssen diese Nummern, auch als Arbeitgeberidentifikationsnummern (EINs) bezeichnet, vorweisen, um Steuern zahlen zu können.
Um ein EIN für Ihr Unternehmen zu erhalten, müssen Sie sich beim Steueramt Ihres Staates bewerben. Während Sie dort sind, können Sie auch Ihre SS-4 einreichen, um Ihren Bundesbedarf zu decken.
3. Decken Sie alle Ihre Mitarbeiter ab
Wenn Sie über genügend Unternehmen verfügen, für deren Führung Mitarbeiter erforderlich sind, müssen Sie eine Reihe verschiedener Steuerformulare einreichen, die auf deren Beschäftigungsstatus basieren.
Unabhängig davon, wie viele Personen Sie zu Beginn einstellen, sagte Anthony Mezzasalma, CPA bei Mezzasalma Advisors, dass Sie sofort in Erwägung ziehen sollten, sich an einen Gehaltsabrechnungsdienstleister zu wenden. Diese Unternehmen unterstützen Sie beim Umgang mit vierteljährlichen Steuererklärungen, W-2-Formularen und anderen wichtigen Aspekten der Personalverwaltung. Die Automatisierung eines Teils des Prozesses, so Mezzasalma, hilft sicherzustellen, dass Sie nicht gegen das Lohnsteuergesetz verstoßen.
Wenn Sie jedoch nur ein kleines Personal einstellen und sich Ihrer Fähigkeiten sicher fühlen, sollten Sie daran denken, für jeden Mitarbeiter, der ein Gehalt, einen Lohn oder eine andere Form der Vergütung erhält, W-2: Lohn- und Steuererklärungsformulare einzureichen. In diesem Formular werden die von Ihrem Unternehmen für das Kalenderjahr an die Mitarbeiter gezahlten Löhne oder Gehälter sowie die von ihnen einbehaltenen Steuern angegeben. Es meldet auch die FICA-Steuern an die Sozialversicherungsbehörde. Während Sie diese beim IRS einreichen können, können Sie sie auch über die Website der Bundesverwaltung für soziale Sicherheit einreichen. Dieses Formular muss bis zum 31. Januar eingereicht werden.
Jeder Mitarbeiter muss auch das Formular W-4: Einbehaltungsbescheinigung des Mitarbeiters ausfüllen, um zu notieren, welche Abzüge er herausnehmen möchte und wie viel Steuern er von seinem Lohn einbehalten möchte. Idealerweise ist dies der exakte Betrag, der auf dem 1040-Formular eines Mitarbeiters zum Jahresende fällig ist, obwohl die Beträge häufig nicht übereinstimmen.
4. Achten Sie auf die steuerlichen Anforderungen Ihrer Vertragspartner
Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer oder Lieferanten einstellen möchten, müssen Sie das Formular 1099-MISC einreichen. Dieses Formular ist für jeden erforderlich, für den Sie mindestens 600 USD pro Jahr zahlen. Laut IRS kann es auch verwendet werden, um "Direktverkäufe von Verbrauchsgütern im Wert von mindestens 5.000 USD an einen Käufer zum Weiterverkauf an einem anderen Ort als einer ständigen Einzelhandelsniederlassung" zu melden. Nach Einreichung bis zum 15. März wird der 1099 in drei Exemplaren versandt, wobei das Unternehmen, die Person und der IRS jeweils ein Exemplar erhalten.
Personen, für die ein 1099 gilt, müssen außerdem das Formular W-9: Antrag auf Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung einreichen. Mezzasalma warnt davor, dass der am 31. Januar fällige W-9 unglaublich wichtig ist, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen dem Bundessteuergesetz entspricht.
"Ich schlage vor, [neue Geschäftsinhaber] zahlen keinen Verkäufer, bis sie im Besitz des W-9-Formulars sind, da diese nachträglich viel schwieriger zu bekommen sind", sagte er. "Dieser Schritt ist wichtig, da es Strafen gibt, wenn Sie nicht 1099 Formulare ausstellen, wenn Sie es sollen."
5. Berücksichtigen Sie die Krankenversicherung
Zusätzlich zu den Löhnen Ihrer Mitarbeiter oder Ihrer Einkommenssteuer als Unternehmer haben Sie andere Formulare, wenn Sie eine Krankenversicherung oder eine Altersvorsorge anbieten.
Nach der Verabschiedung des Affordable Care Act müssen Unternehmen die Formulare 1095-B oder 1095-C kennen, je nachdem, wie viele Mitarbeiter sie beschäftigen. Diese Formulare sind erforderlich, wenn Ihr Unternehmen eine Krankenversicherung als Leistung für Mitarbeiter anbietet. Wenn Sie diese Formulare nicht einreichen, werden Sie von der Regierung bestraft.
Sonstige zu beachtende Kleinunternehmersteuereinflüsse
Die US-Steuerkennziffer ist ein Labyrinth, dessen Verständnis jahrelange Studien erfordert. Unternehmenssteuerliche Fehltritte können zu erheblichen finanziellen Problemen führen und sich sogar auf Ihr Privatleben auswirken. Sie können zusätzliche Schritte ausführen, um diese Probleme zu vermeiden.
Es ist wichtig, ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen und Ihre Geschäftsbücher und -unterlagen von Ihren persönlichen Finanzen zu trennen. Der letzte Punkt ist wichtig, sagte Mezzasalma, da die IRS separate Aufzeichnungen für Unternehmen erfordert. Es ist auch eine gute Praxis, weil es "dazu beiträgt, sicherzustellen, dass keine Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen übersehen werden".
Es ist unabdingbar, die Fristen für die Gewerbesteuer einzuhalten, insbesondere, da die IRS einige davon verschoben hat, um Identitätsdiebstahl zu bekämpfen.
"Das IRS ließ es sozusagen regnen, indem es Steuererklärungen schnell auszahlte, ohne die Informationen zu überprüfen", sagte Mezzasalma, was dazu führte, dass Betrüger falsche Steuererklärungen in den Namen anderer Personen einreichten. "Jetzt möchte die IRS die Informationen früher, damit sie alle Informationen durchgehen und sie überprüfen können, bevor sie die Retouren auszahlen."
Der beste Weg, um fehlende Steuerformulare oder Fristen zu vermeiden, besteht darin, die steuerlichen Anforderungen den Fachleuten zu überlassen. Wenn Sie einen Buchhalter beauftragen, kann dieser sicherstellen, dass Sie niemals eine Frist verpassen und stets die Bestimmungen des Bundes- und Landesrechts einhalten.
Mezzasalma empfiehlt Ihnen, Buchhaltungssoftware zu kaufen, um Ihre Aufzeichnungen zu verbessern.
