Als Manager haben Sie unzählige Aufgaben, die manchmal überwältigend sein können, aber deshalb haben Sie ein Team. Du musst nicht alles alleine machen. Viele neue Manager haben mit diesem Übergang zu kämpfen, weil sie das Gefühl haben, dass sie immer noch jeden kleinen Auftrag auf ihrer To-Do-Liste ausführen müssen. Um eine effektive Führungskraft zu sein, ist es jedoch wichtig, die Kunst der Delegation zu erlernen.
Unabhängig davon, ob Sie gerade befördert wurden oder bereits ein Team geleitet haben, sollten Sie verstehen, dass eine effektive Delegierung sowohl für die Produktivität Ihres Teams als auch für Ihre Produktivität von Vorteil ist und Ihrem Team sogar dabei helfen kann, neue Fähigkeiten zu erlernen und gleichzeitig eine Vertrauenskultur aufzubauen.
Was ist Delegation?
Delegation ist, wenn Manager ihre Befugnisse nutzen, um anderen an ihrem Arbeitsplatz Verantwortung zu übertragen, z. B. ihren direkten Mitarbeitern oder Mitarbeitern. Das Delegieren von Aufgaben ist wichtig, da die übergeordnete strategische Planung, für die Sie verantwortlich sind, Zeit und Energie erfordert. Sie werden keine von denen haben, wenn Sie mit viel zu tun haben.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind Marketingleiter und beaufsichtigen eine E-Mail-Kampagne für eine Gruppe von Kunden. Bevor die Kampagne beginnen kann, muss der Inhalt geschrieben, die Grafiken gestaltet und eine E-Mail-Liste erstellt werden. Dann muss die Kampagne zu E-Mail-Marketing-Software wie iContact oder Mailchimp hinzugefügt werden. Wenn Sie Aufgaben für diese Kampagne delegieren, muss ein guter Manager detaillierte Anweisungen per E-Mail oder über das Delegierungstool senden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vision und Ihre Ziele in den Anweisungen enthalten sind. In diesem Beispiel können die folgenden Mitarbeiter die Kampagne optimal unterstützen:
- Grafikdesigner: Entwirft Bilder neben E-Mail-Inhalten
- Texter: Schreibt und bearbeitet Inhalte, einschließlich der Betreffzeile
- Marketing-Spezialist: Ruft die E-Mail-Liste aus einer Quelle wie Salesforce oder einem anderen CRM-Tool (Customer Relationship Management) ab
Sobald jedes Mitglied Ihres Teams seine zugewiesene Aufgabe abgeschlossen hat, sollte es Ihnen zur Überprüfung zugesandt werden. Anschließend fügen Sie alle Teile zusammen und planen die E-Mail-Kampagne für die Bereitstellung.
3 Elemente der Delegation
Es gibt drei Hauptaspekte der Delegierung von Verantwortung, die als Elemente der Delegierung bezeichnet werden:
- Autorität: Dies bezieht sich auf das Recht eines Managers, Mitarbeiter anzuweisen, bestimmte Aufgaben im Rahmen der Zuständigkeit ihres Teams auszuführen. Dies bedeutet, dass der Manager die Autorität über den Untergebenen hat. Vor dem Zuweisen von Aufgaben müssen Manager ihre Befugnisse nutzen, um die Fähigkeiten ihrer Untergebenen zu beurteilen, und sich bewusst sein, dass Untergebene manchmal geschult werden müssen. Als Autoritätsperson müssen Sie sich auch wie eine Führungskraft verhalten und Mikromanagement vermeiden.
- Verantwortung: Dies ist die Verpflichtung eines Untergebenen, die ihm übertragenen Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Eine Führungskraft gibt ein gewisses Maß an Vertrauen an einen Untergebenen weiter, um Aufgaben effektiv zu erledigen.
- Verantwortlichkeit: Für eine erfolgreiche Delegierung müssen die Untergebenen für die ihnen zugewiesenen Aufgaben verantwortlich sein. Mit oder ohne Hilfe eines Delegierungstools sollten Untergebene den Managern Aktualisierungen ihres Workflows bereitstellen. Die Manager müssen auch für die von ihnen vorgegebene Richtung verantwortlich sein. Wenn die Anweisungen nicht klar sind, können Manager nicht erwarten, dass Untergebene erfolgreich sind.
Was Manager beim Delegieren von Aufgaben tun müssen
1. Verwenden Sie Delegierungswerkzeuge
Um das Verwalten von Mitarbeitern und das Verfolgen von Terminen ohne Mikromanagement zu vereinfachen, können Sie Projektverwaltungssoftware für eine effektive Delegierung verwenden. Einige solche Programme sind Asana, Basecamp und Trello.
2. Kernkompetenzen der Delegation beherrschen
Beim Delegieren müssen Sie Ihre Erwartungen und Visionen für die anstehenden Aufgaben klar definieren. Gute, klare Kommunikation, die explizite Anweisungen enthält, ist ein langer Weg. Versuchen Sie beim Senden von Delegierungs-E-Mails, in Ihrer Betreffzeile einen Aufruf zum Handeln zu verwenden (z. B. "Überprüfung des Korrekturlesens von Newslettern erforderlich"). Legen Sie im Hauptteil Ihrer E-Mail Ihre Erwartungen dar, einschließlich einer Frist. Zu den wertvollen Delegationsfähigkeiten gehören neben hervorragender Kommunikation und klaren Erwartungen auch die Unterstützung und Nachverfolgung. Lassen Sie Ihr Team immer wissen, wenn es gute Arbeit leistet, und danken Sie ihnen.
3. Lehren
Sie können nicht immer davon ausgehen, dass Ihre Untergebenen etwas wissen oder es herausfinden können. Es ist Ihre Aufgabe als Autoritätsperson, Ihren Mitarbeitern neue Fähigkeiten beizubringen. Je mehr Ihre Mitarbeiter wissen, desto mehr können sie später Ihren Teller abnehmen.
3 Arten von Aufgaben, die Sie delegieren sollten
1. Mühsame Aufgaben, die sich nicht auf das Wachstum auswirken
Alles, was Sie und Ihre Teammitglieder tun, ist für die Gesamtfunktion des Unternehmens wichtig. Der Einkauf, die Dateneingabe, die Dateiorganisation, die Büroarbeit und andere administrative Aufgaben sind jedoch keine Wachstumsfaktoren für Ihr Unternehmen. Dies sind in der Regel einfache Aufgaben, die nicht viel Erfahrung erfordern, und obwohl Sie sie leicht selbst ausführen können, sparen Sie Zeit, indem Sie sie an Ihre Mitarbeiter delegieren.
"Ein Teil meiner Aufgabe als Manager ist es, sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung gleichmäßig verteilt wird, um pünktliche Ergebnisse zu erzielen", sagte Dan Westmoreland, Direktor für Inbound-Marketing bei Deputy. "Die Nummer 1 der Delegationsfehler, die Manager machen, ist nicht genug delegiert."
Dies gilt jedoch nicht für kompliziertere, rollenbezogene Aufgaben wie die Einstellung neuer Talente oder die Beaufsichtigung von Finanzangelegenheiten. Die Delegation hilft Ihnen dabei, Zeit für diese Aufgaben zu sparen.
"Denken Sie immer an das große Ganze, wenn Sie entscheiden, welche Aufgaben an Ihr Team delegiert werden sollen", sagte Michael Parrella, CEO von iLoveKickboxing. "Aufgaben, die einen großen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, können Sie davon abhalten, die Dinge zu tun, die nur Sie tun können, um Ihr Geschäft auszubauen."
2. Aufgaben, die Sie von Leidenschaft entziehen
Wenn Sie sich auf einem niedrigeren Niveau befanden als jetzt, hatten Sie wahrscheinlich bestimmte Aufgaben, zu denen Sie nicht motiviert waren. Da Sie Ihre Beiträge bezahlt haben, können Sie sich jetzt an Ihr Team wenden, um dieselben Aufgaben zu übernehmen.
"Als Visionär ist es meine Aufgabe, leidenschaftlich zu bleiben und diese Leidenschaft an das Team weiterzugeben", sagte Parrella. "Dinge zu tun, die ich hasse, behindert diese Aufregung, die sowohl die Menschen als auch das Endergebnis meines Geschäfts betrifft."
Sie möchten jedoch auch nicht, dass sich Ihre Mitarbeiter ausgelaugt fühlen. Während Sie möglicherweise einige dieser Aufgaben an Ihre Mitarbeiter weitergeben, um Ihre mentale und emotionale Belastung zu lindern, sollten Sie sicherstellen, dass Sie nicht nur den Stress an sie weitergeben.
"Wenn Sie nicht sicher sind, an wen Sie die Aufgabe delegieren sollen, stellen Sie sie einer Gruppe Ihrer Kollegen vor und fragen Sie offen, wer möglicherweise am besten damit umgehen kann", sagte Westmoreland. Unterschiedliche Arbeitnehmer haben unterschiedliche Interessen. Was für einen Menschen eine Herausforderung ist, ist ein Spaziergang durch den Park zu einem anderen.
3. Aufgaben, die jemand anders besser als Sie erledigen kann
Leader zu sein, macht Sie nicht automatisch zur richtigen Person für ein Projekt. Ihre Mitarbeiter haben ihre eigenen Talente, von denen einige Ihre Lücken füllen können. Sie müssen demütig genug sein, um zu erkennen und zuzugeben, dass jemand anderes für eine Aufgabe besser geeignet ist als Sie.
"Ihre Aufgabe als Manager ist es, Menschen zu entwickeln", sagte Westmoreland. "Delegation ist das Mittel, mit dem Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen können. Jeder Mitarbeiter verfügt über seine eigenen Fähigkeiten, Persönlichkeit und Stärken. Die Verwendung seiner einzigartigen Arbeitspersönlichkeiten führt zu mehr Gesamteffizienz und mehr Mitarbeitern bei der Arbeit zu übertreffen, die sie gerne tun."
Die Delegierung kann für Manager und Geschäftsinhaber schwierig sein, ist jedoch für die Produktivität von entscheidender Bedeutung. Als Anführer kann man unmöglich alles alleine machen. Lerne stattdessen, dich auf dein Team zu stützen und vertraue darauf, dass sie die Arbeit erledigen. Infolgedessen werden Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen viel mehr leisten kann, ohne Sie zu überfordern.
