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  • Eine gehostete PBX-Anlage ist eine kostengünstige und flexible Telefonieoption für Ihr Unternehmen.
  • Cloud-Systeme bieten viele Funktionen und einen konsistenten Service.
  • Wenn Sie jedoch keine zuverlässige Internetverbindung haben, ist die Cloud-PBX möglicherweise nicht für Sie geeignet.

Wenn Sie nach einer Telefonlösung für Ihr Unternehmen suchen, ist ein Cloud-PBX-System möglicherweise das Richtige für Sie. Cloud PBX hat sich aufgrund seiner einfachen Bedienung und geringen Kosten zu einem der beliebtesten Telefoniesysteme auf dem Markt entwickelt, ist aber nicht für jedermann geeignet. Lesen Sie weiter, um festzustellen, ob ein Cloud-PBX-System für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Ein PBX-System (Private Branch Exchange) ist ein erstklassiges Telefonnetz, das die Kommunikation innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht. Ein Geschäftstelefonsystem unterscheidet sich von privaten oder Mobilfunkdiensten dadurch, dass es zusätzliche Serviceangebote bietet, zu denen in der Regel Anrufkonferenzen, Durchwahl, Einstellungen für die Geschäftszeit zum Weiterleiten von Anrufen außerhalb der Geschäftszeit, Warteschlangen für Kunden und Halten von Musik gehören.

Cloud PBX, auch als Hosted PBX oder Virtual PBX bezeichnet, ist eine IP-basierte PBX-Lösung, die vollständig über das Internet bereitgestellt und abgerufen wird. Anstatt Software auf einem Server zu hosten, wie dies bei digitalen Systemen der Fall ist, hostet die Cloud-PBX alle Software und Daten in der Cloud.

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Digital vs. Cloud PBX

Cloud-Systeme haben sich aus digitalen - oder lokalen - PBX-Systemen entwickelt, die in großen Hardwareeinheiten untergebracht sind, die vor Ort gespeichert und von Hand bedient werden müssen. On-Premise-Systeme können für Unternehmen aufgrund ihrer Größe und der Anforderungen an ein spezielles Lager und einen manuellen Betrieb sehr kostspielig sein. Unternehmen sind auch bereit für eine teure regelmäßige Wartung, da die Maschinen komplex sind und professionelle Aufmerksamkeit erfordern.

Digitale PBX-Telefonsysteme werden mithilfe einer PBX-Vermittlungsstelle überwacht. Die Telefonzentrale verarbeitet die Verbindungen zwischen Telefonen, um einen Anruf zu erleichtern, stellt Abrechnungsinformationen bereit und steuert viele Funktionen von Telefonsystemen für Unternehmen.

Cloud PBX nutzt die gesamte Funktionalität eines digitalen Systems und verschiebt es in einen virtuellen Raum. Hardware und andere Geräte sind nicht mehr erforderlich, wodurch Sie Kosten für Installation und Wartung sparen. Gehostete PBX-Systeme sind vor allem deshalb populär geworden, weil sie alle Funktionen einer digitalen PBX-Anlage und mehr ohne umständliche, kostspielige Geräte bieten und einfacher zu bedienen sind.

Wie funktioniert die Cloud-Telefonanlage?

Cloud PBX ist ein Internet-Telefonsystem, bei dem der Anbieter sowohl für die Unterbringung der PBX als auch für die Bereitstellung Ihrer Telefondienste verantwortlich ist. Ihr Desk-Set wird an einen Router angeschlossen, und alle Anrufe, Signalisierungen und Funktionen werden über einen Server am physischen Standort des Anbieters abgewickelt.

Die TK-Anlage ist für die Weiterleitung eingehender Anrufe, die Ermöglichung der Anrufweiterleitung an andere Nebenstellen und die Ausführung aller Kommunikationsfunktionen Ihres Telefonsystems wie Anklopfen und Voicemail zuständig. Ihr System kann mithilfe eines Anrufverlaufs verwaltet werden. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von Funktionen und Regeln, die Sie einer bestimmten Telefonnummer zuweisen.

So verwenden Sie einen Anrufverlauf

Mithilfe eines Anrufverlaufs können Sie die Weiterleitung Ihrer Anrufe verwalten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie für private und geschäftliche Anrufe dasselbe Mobiltelefon verwenden. Mit einer Anrufverlaufskonfiguration können Sie steuern, wann, wo und wie Anrufe über Ihre Cloud-Nummer eingehen. Dies bedeutet, dass Sie bestimmte Geschäftszeiten für den Empfang von Anrufen festlegen, den Standort des Anrufers anzeigen oder steuern können, an wen der Anruf weitergeleitet wird. Die Anrufverlaufsschnittstelle variiert je nach Anbieter, die meisten bieten jedoch ähnliche Anpassungsoptionen für Ihre gehostete PBX-Lösung.

Sie können beispielsweise angeben, welche Telefone Sie oder Ihre Mitarbeiter verwenden, in welcher Reihenfolge diese Telefone klingeln sollen (parallel oder in einer Sequenz) und Regeln für die Anrufbearbeitung, falls jemand nicht antwortet.

Was sind die Vorteile von Cloud PBX?

Kostengünstig

Der größte Vorteil eines gehosteten Cloud-PBX-Systems sind seine geringen Kosten. Da gehostete PBX-Anlagen als Service bereitgestellt werden, müssen Sie keinerlei physische Geräte kaufen. Sie können VoIP-fähige Desktop-Telefone erwerben, wenn Sie möchten, oder Ihr System muss Mobiltelefone verwenden. Der Mangel an Ausrüstung hilft Ihnen auch, Installations- und Wartungskosten zu sparen. Alle Ihre Dienste und Funktionen werden vollständig in der Cloud gehostet und von Ihrem Anbieter gewartet. Das bedeutet, dass die Kosten für Ihren Telefondienst für regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten anfallen. Die meisten Anbieter bieten Online-Portale an, über die Sie Ihre Telefonleitungen, Aktualisierungen und Wartungsanforderungen verwalten können.

Mit einer gehosteten PBX-Lösung haben Sie außerdem eine umfassende Kontrolle darüber, wie viel Sie bezahlen, da Sie nur für die Funktionen und die Anzahl der benötigten Telefonleitungen bezahlen.

Funktionen und Flexibilität

Cloud-basierte PBX-Systeme bieten erhebliche Vorteile in Bezug auf Funktionen und Flexibilität. Da sich die Welt zunehmend auf flexible und nicht-traditionelle Arbeitsumgebungen verlagert, ist es zu einer großen Geschäftspriorität geworden, überall und jederzeit erreichbar zu sein. Gehostete PBX-Systeme ermöglichen es Ihnen, geschäftliche Anrufe über Ihr Smartphone oder Ihren Computer zu tätigen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen. Ihre Mitarbeiter können ihre Telefoneinstellungen so anpassen, dass alle Anrufe an ihr Telefon und an das Telefon weitergeleitet werden Computer oder an ihren Schreibtisch und Handys.

Cloud PBX bietet auch Funktionen für moderne Unternehmen, wie z. B. SMS, Voicemail mit Transkription, Anrufaufzeichnung und Integration mit Anbieterdiensten. Da jedes System unterschiedliche Funktionen bietet, sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen Ihr Unternehmen voraussichtlich benötigt, und nachsehen, welche Funktionen die einzelnen Anbieter enthalten und welche Sie als Add-Ons erwerben müssen. [Lesen Sie den entsprechenden Artikel: Auswahl eines Business-Telefonsystems]

Zuverlässiger Service

Für viele Unternehmen ist die Telefonkommunikation das Rückgrat ihrer täglichen Aktivitäten, daher ist ein zuverlässiger Service ein Muss. Cloud-PBX-Systeme bieten einen besseren Service als herkömmliche PSTN-Leitungen (Public Switched Telephone Network), da sie im Internet gehostet werden und über verschiedene Sicherungsmethoden verfügen.

Herkömmliche Telefondienste verwenden Kupferkabel, um Anrufe zu übertragen, die anfällig für Naturkatastrophen, Vandalismus und allgemeine Abnutzungserscheinungen sind. All dies kann zu längeren Ausfällen Ihres Telefondienstes führen. Cloud-PBX-Systeme nutzen das Internet, was bedeutet, dass Ihr Telefondienst so stark ist wie Ihre Internetverbindung. Da sich alle Ihre Informationen in der Cloud befinden, sollte Ihr System im Falle eines Problems keine oder nur geringe Ausfallzeiten haben. Geografische Redundanz ist eine der am häufigsten verwendeten Zuverlässigkeitsmaßnahmen: In diesem Fall verfügt der Anbieter über mehrere Server an verschiedenen physischen Standorten. Jeder Server enthält identische Informationen. Wenn einer ausfällt, kann fast augenblicklich ein anderer an seine Stelle treten.

Was sind die Nachteile einer gehosteten Telefonanlage?

Obwohl gehostete Systeme auf dem aktuellen Markt die beliebteste Option zu sein scheinen, ist ein Cloud-PBX-System möglicherweise nicht die richtige Option für Ihr Unternehmen.

Wenn Sie eine schlechte Internetverbindung haben oder Ihre Verbindung nicht ordnungsgemäß sichern können, kann die Cloud-PBX Ihnen mehr Frustration bringen, als es wert ist. Das System ist vollständig vom Internet abhängig und funktioniert ohne eine starke Verbindung nicht ordnungsgemäß. Wenn Ihr Internetdienstanbieter (ISP) also unzuverlässig ist oder Ihren Internetdienst häufig ausfällt, funktioniert die gehostete Telefonanlage möglicherweise nicht für Sie.