Beste Micro-Business-Buchhaltungssoftware

Freiberufler, Unternehmer und Kleinstunternehmen benötigen ebenso Buchhaltungssoftware wie größere Unternehmen. Um die richtige Buchhaltungssoftware für ein Kleinstunternehmen zu finden, müssen sowohl der Preis als auch die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen. Zoho Books stach bei unserer Suche nach einer erstklassigen Buchhaltungslösung für Kleinstunternehmen heraus.

Für diese Kategorie suchten wir nach Buchhaltungssoftware für sehr kleine Unternehmen - oder Kleinstunternehmen - wie Freiberufler, Berater, Einzelunternehmer und Einzelpersonen, die E-Commerce- und Privatunternehmen betreiben. Obwohl der Preis immer eine Überlegung ist, hielten wir es für besonders wichtig für diesen Anwendungsfall, und suchten nach einer Software, die sowohl kostengünstig als auch äußerst leistungsfähig ist. Wir wollten eine skalierbare Anwendung finden, die Unternehmen weiterhin verwenden können, wenn sie wachsen, mit Optionen zum Upgrade auf höhere Pläne und zur Integration in andere Geschäftsanwendungen. Wir wollten auch, dass es eine mobile App gibt, mit der vielbeschäftigte Geschäftsinhaber ihre Buchhaltungsaufgaben auch unterwegs erledigen können.

Nach umfangreichen Recherchen und Analysen zu Buchhaltungssoftware empfehlen wir Zoho Books 2019 als beste Buchhaltungssoftware für wirklich kleine Unternehmen.

Warum Zoho Books?

Preisgestaltung

Wirklich kleine Unternehmen benötigen keine komplizierte, teure Buchhaltungssoftware. Sie benötigen erschwingliche Software, die mit ihrem Betrieb mitwächst. Zoho Books ist eine einfache Online-Buchhaltungssoftware, die mit Ihren Konten synchronisiert wird und alle grundlegenden Funktionen abdeckt. So können Sie Rechnungen erstellen und senden, Zeit und Kosten nachverfolgen und Berichte erstellen.

Wie viele Buchhaltungssoftwareplattformen bietet Zoho Books drei Preispläne an. Wenn Sie sich für eine jährliche statt einer monatlichen Zahlung entscheiden, erhalten Sie einen ermäßigten Preis.

Der Basisplan kostet 9 USD pro Monat oder 90 USD pro Jahr. Es unterstützt einen Benutzer (und einen Buchhalter) und ermöglicht das Hinzufügen von 50 Kontakten zum System. Sie können Transaktionen abgleichen, Rechnungen erstellen, Ausgaben nachverfolgen und Projekte und Arbeitszeitnachweise verwalten.
Der Standardplan kostet 19 USD pro Monat oder 190 USD pro Jahr. Es unterstützt zwei Benutzer (und einen Buchhalter) und ermöglicht das Hinzufügen von 500 Kontakten zum System. Zusätzlich zu den Funktionen des Basisplans können Sie mit der Software Rechnungen und Kredite von Lieferanten nachverfolgen, Ihren Transaktionen Berichts-Tags hinzufügen und Schecks drucken.
Der Professional-Plan kostet 29 USD pro Monat oder 290 USD pro Jahr. Es unterstützt 10 Benutzer, bis zu 5.000 Transaktionen und eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten. Zusätzlich zu den Funktionen des Standardplans können Sie mit der Software Bestellungen und Bestellungen erstellen und den Lagerbestand verwalten.
Zusätzliche Benutzer kosten 2 USD pro Monat oder 20 USD pro Jahr. Sie können Ihrem Konto weitere Benutzer hinzufügen, unabhängig davon, welchen Plan Sie verwenden.
Schneckenpostgutschriften kosten jeweils 2 US-Dollar. Wenn Ihre Kunden gedruckte Exemplare Ihrer Kostenvoranschläge oder Rechnungen bevorzugen und Sie diese nicht ausdrucken und selbst versenden möchten, können Sie Gutschriften für Schneckenpost kaufen und von Zoho für Sie senden lassen. Post, die an Kunden in den USA versandt wird, kostet ein Guthaben und es dauert fünf Werktage, bis sie eintrifft. Postversand an internationale Kunden kostet zwei Credits und dauert 10-15 Tage.
Auto-Scans kosten 5 USD pro Monat oder 50 USD pro Jahr. Diese Zusatzfunktion scannt die von Ihnen hochgeladenen Dokumente, z. B. Quittungen oder Lieferantenrechnungen, und erstellt anhand der Daten neue Transaktionen. Es unterstützt bis zu 50 Scans pro Monat.

Auch wenn andere Top-Buchhaltungssoftwareanbieter Starter-Pläne zu ähnlichen Preisen anbieten, müssen Sie berücksichtigen, welche Software die spezifischen Funktionen aufweist, die Ihr Unternehmen im niedrigsten Plan oder zum besten Preis benötigt. Betrachten Sie beispielsweise die folgenden drei Funktionen, um zu sehen, wie sich Zoho Books gegen andere Top-Buchhaltungssoftware schlägt:

Kontakte: Mit dem 9-Dollar- Basisplan von Zoho Books können Sie dem System 50 Kontakte hinzufügen. Mit dem 15-Dollar-Lite-Plan von FreshBooks können Sie nur bis zu fünf aktive Kunden abrechnen. Der $ 9 Early-Plan von Xero ist noch restriktiver und beschränkt sich auf fünf Rechnungen und fünf Rechnungen pro Monat, während der $ 10 Self-Employed-Plan von QuickBooks Online diese Funktion nicht einschränkt.
Abrechnungsfähige Stunden nachverfolgen: Sie können die Zeit nachverfolgen und abrechnungsfähige Stunden zu Rechnungen hinzufügen, indem Sie den Basisplan von Zoho Books verwenden. Der Lite-Plan von FreshBooks kann dies ebenfalls, kostet jedoch 6 US-Dollar mehr pro Monat. Der Essential-Plan von QuickBooks Online, der 35 US-Dollar pro Monat kostet, bietet diese Funktionalität. Der etablierte Plan von Xero bietet diese Funktion, kostet jedoch 60 US-Dollar pro Monat.
Inventar verfolgen : Obwohl Sie den Professional-Plan von Zoho Books benötigen, um die Inventarverwaltungsfunktionen nutzen zu können, benötigen Sie für diese Funktion den Plus-Plan von QuickBooks Online, der 60 US-Dollar pro Monat kostet. Obwohl der Early-Plan von Xero diese Funktion bietet und ein Preis von 9 US-Dollar das beste Angebot wäre, sind Sie auf fünf Rechnungen pro Monat beschränkt, sodass Sie wahrscheinlich auf den Growing-Plan von Xero für 30 US-Dollar upgraden müssen. FreshBooks unterstützt kein Inventar.

Insgesamt bietet Zoho Books einen wettbewerbsfähigen Preisplan, der die Erwartungen der meisten Freiberufler oder sehr kleinen Unternehmen erfüllen sollte. Während sich einige Freiberufler für kostenlose Buchhaltungssoftware entscheiden, sind die monatlichen Kosten für Zoho Books durchaus wert.

Benutzerfreundlichkeit

Auf der Grundlage unserer Untersuchungen stellen viele Benutzer fest, dass Zoho Books eine einfach zu verwendende Buchhaltungssoftware ist, selbst für die am stärksten von der Buchhaltung und Technik betroffenen Kleinunternehmer. Um sich selbst zu überzeugen, haben wir ein Geschäftskonto eröffnet.

Ein Konto einzurichten ist einfach. Sie geben einfach Ihren Firmennamen, Ihre Kontaktinformationen und Ihr Passwort ein und schon kann es losgehen. Als Nächstes wählen Sie die gewünschten Module aus und können sich dafür entscheiden, Steuerinformationen auszufüllen und Ihr Zahlungsverarbeitungskonto zu verbinden.

Das Dashboard von Zoho Books weist keinerlei Unordnung auf, und wir haben uns über das Seitenleistenmenü, das logisch nach Aufgaben getrennt ist, leicht im System zurechtgefunden. Dieses Menü wird zu Symbolen, wenn es nicht verwendet wird, und bietet Ihnen mehr Platz auf dem Bildschirm. Es bietet auf einen Blick einen Überblick über die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens mit Widgets für Forderungen und Verbindlichkeiten mit aktuellen und überfälligen Beträgen, Top-Ausgaben, Projekten mit abrechnungsfähigen Stunden und Ausgaben, Bank- und Kreditkartenkonten und einem Cashflow-Diagramm.

Wenn Sie Zoho Books selbst testen möchten, sollten Sie sich für eine kostenlose 14-Tage-Testversion anmelden. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Weitere Informationen zu dieser Buchhaltungssoftware finden Sie in den Webinaren und Lernvideos des Unternehmens. Wie üblich empfehlen wir die Verwendung einer kostenlosen Testversion, um die Funktionsweise der Plattform und die Vorteile für Ihr Unternehmen besser zu verstehen.

Zoho Books bietet eine der benutzerfreundlichsten Oberflächen auf dem Markt, sodass Sie wahrscheinlich nicht die vollen 14 Tage benötigen, um sich ein Bild vom System zu machen. Zwei Wochen sind mehr als genug Zeit, um mit der Software zu spielen, um zu sehen, was Sie tun und was Sie daran nicht mögen.

Zoho Books Funktionen

Die Buchhaltung kann einer der zeitaufwändigsten Aspekte bei der Führung eines Unternehmens sein. Es war also keine Überraschung, dass die Kleinunternehmer, mit denen wir gesprochen haben, sagten, dass das Wichtigste, wonach sie in Buchhaltungssoftware suchen, Funktionen sind, die ihnen Zeit sparen. Die Automatisierungs- und Online-Zahlungsfunktionen von Zoho Books erfüllen diese Anforderung.

Automatisierungen: Mit Zoho Books sparen Sie Zeit, indem Sie Ihren Workflow automatisieren. Sie können die Software so einrichten, dass Aufgaben wie das Versenden von wiederkehrenden Rechnungen und Zahlungserinnerungen, das Verfolgen von Ausgaben und das Benachrichtigen, wenn Ihre Rechnungen fällig sind, automatisch ausgeführt werden. Sie können Bankregeln einrichten, um Transaktionen automatisch zu kategorisieren, wenn sie jeden Tag aus Ihrem Bankfeed importiert werden, und die Software identifiziert mögliche Übereinstimmungen, wenn Sie Ihre Konten abgleichen.
Fakturierung: Sie können Kundenaufträge oder Kostenvoranschläge mit wenigen Mausklicks in Rechnungen umwandeln, die Rechnung nach Bedarf bearbeiten und Zeilen durch Ziehen und Ablegen neu anordnen. Sie können sie sofort senden oder für einen späteren Zeitpunkt einplanen. Die Software führt einen Audit-Trail durch, sodass Sie sehen können, welche Transaktionen verknüpft sind, welchen Benutzernamen sie erstellt oder geändert haben und an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit die Änderung vorgenommen wurde.
Online-Zahlungen: Sie können Ihr Konto mit gängigen Zahlungs-Gateways wie Authorize. Net, Braintree, PayPal, Square, Stripe, WePay, Worldpay und 2Checkout verbinden, sodass Ihre Kunden ihre Rechnungen sofort online bezahlen können. Auf diese Weise erhalten Sie auf effiziente Weise Gelder und behalten den Überblick über bezahlte und nicht bezahlte Rechnungen. Darüber hinaus können Ihre Kunden bequem und problemlos für Produkte und Dienstleistungen bezahlen.
Mobile App: Wie viele Buchhaltungsprogramme verfügt Zoho Books über eine mobile App, sodass Sie Ihre Buchhaltung auch unterwegs durchführen können. Das Besondere an der Zoho Books-App ist, dass sie auf mehr Geräten als die meisten anderen verfügbar ist und auf iPhone, iPad, iMessage, Apple Watch, Android-Telefonen, Tablets und Smartwatches sowie Windows-Telefonen ausgeführt werden kann. Sie können Rechnungen und Kostenvoranschläge verwalten, Zahlungen und Ausgaben nachverfolgen, Belege hochladen, Berichte ausführen und Ihr Dashboard anzeigen, um einen Überblick zu erhalten. Es unterstützt mehrere Benutzer und Sie können steuern, auf welche Daten sie zugreifen können.
Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools: Diese Funktionen sind in allen Zoho Books-Plänen enthalten und ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu erstellen und abrechnungsfähige Stunden zu verfolgen. Sie können nach Projektstunden, Arbeitsstunden oder Personalstunden oder zu festen Kosten abrechnen. Sie können auch Stunden pro Projekt, Aufgabe oder Mitarbeiter budgetieren.
Tastaturkürzel: Sie können eine Schnellverknüpfung zu einer Funktion eingeben, anstatt das Menü zu verwenden.

Kundendienst

Zoho Books bietet fünf Tage die Woche in den USA, Großbritannien, Australien, Indien und mehreren anderen Ländern E-Mail-, Live-Chat- und 24-Stunden-Telefonsupport. Hilfe finden Sie auch online in der durchsuchbaren Wissensdatenbank und in den Kundenforen von Zoho Books.

Wenn Sie Zoho anrufen, werden Sie mit Menüoptionen begrüßt, mit denen Sie verschiedene Bereiche des Unternehmens erreichen können - Vertrieb, technischer Support, Rechnungsstellung und Zahlung oder Unternehmen -, sodass Sie wissen, dass Sie tatsächlich mit Vertretern in der richtigen Abteilung Kontakt aufnehmen.

Der Vertriebsmitarbeiter, mit dem wir gesprochen haben, war freundlich und bemüht, alle unsere Fragen zur Software zu beantworten. Es bestand kein Druck, sich für den Service anzumelden, und der Mitarbeiter erwähnte die 14-Tage-Testversion, wenn wir Zoho Books vor dem Kauf eines kostenpflichtigen Plans testen wollten. Es ist immer ein Vorteil, wenn ein Kundendienstspezialist nicht übermäßig umsatzstark ist. Bei den Mitarbeitern von Zoho Books schien es ihnen wirklich wichtig zu sein, den Benutzern zu helfen, die beste Buchhaltungssoftware für ihre aktuelle Situation zu finden.

Andere Vorteile

Zoho Books verfügt über ein Kundenportal, über das Ihre Kunden Schätzungen annehmen, ablehnen und diskutieren können. Rechnungen einsehen und bezahlen; und Kontoauszüge herunterladen. Wenn Ihre Arbeit projektbasiert ist, können Sie Projektdetails wie Aufgaben und protokollierte Stunden freigeben. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, die bei Projekten eng mit ihren Kunden zusammenarbeiten. Wenn Sie Feedback von Ihren Kunden erhalten möchten, können Sie das Portal so einrichten, dass sie Ihre Dienste überprüfen können.

Rechnungsanpassung ist einfach. Es stehen 16 Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie aus mehreren Schriftarten auswählen und eine beliebige Farbe für mehrere Elemente auswählen können. Sie können ein Logo und ein Hintergrundbild hinzufügen, auswählen, welche Felder enthalten sind, und Feldtext bearbeiten. Mit den Vorlagen können Sie eine andere Anzeigesprache auswählen. Dies ist hilfreich, wenn Sie internationale Kunden haben. Vorlagen sind auch für Dokumente wie Kostenvoranschläge, Gutschriften und Zahlungseingänge verfügbar. Die verschiedenen Vorlagen sind von Vorteil, da Anpassungen für Unternehmen von Vorteil sind. Für Branding-Zwecke ist es immer gut, Ihre Lösungen so zu gestalten, wie Sie es möchten.

Zoho verfügt über eine eigene Suite von Geschäftsanwendungen, mit denen Sie eine Verbindung zu dieser Buchhaltungssoftware herstellen können, obwohl einige zusätzliche Kosten verursachen. Es verfügt über CRM-Software (Customer Relationship Management), E-Mail-Marketing- und Social Media-Marketing-Lösungen, Tabellenkalkulationseditoren und andere Produktivitätswerkzeuge.

Zoho Books lässt sich wie seine Konkurrenten in Produktivitäts-Apps und Geschäftslösungen von Drittanbietern integrieren, darunter Google Apps, das Square Point-of-Sale-System (POS), mehrere Kreditkartenprozessoren sowie die Steuerdienste Tax1099 und Avalara. Es verfügt auch über eine Zapier-Integration, mit der Sie eine Verbindung zu mehr als 1.000 Apps von Drittanbietern herstellen können.

Integrationen können Ihre Geschäftszeit verkürzen. Es ist also schön, dass Zoho Books diese Optionen anbietet. Wenn Ihr Unternehmen ein POS-System oder einen Kreditkartenprozessor verwendet, sollten Sie prüfen, ob diese mit Zoho Books kompatibel sind. Sie möchten lieber ein paar Integrationen durchgehen, als herauszufinden, wie Sie die einzelnen Software-Komponenten für sich effektiv nutzen können.

Einschränkungen

Obwohl Zoho Books mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist, enthält es keine Gehaltsabrechnungsdienste. Für wirklich kleine Unternehmen ist dies vielleicht keine große Sache, aber es kann eine wichtige Überlegung werden, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie planen, Mitarbeiter einzustellen. Gegenwärtig können Sie in Zoho Books nur Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, indem Sie 1099 für unabhängige Auftragnehmer unter Verwendung der oben genannten Steuerdienste vorbereiten und drucken. Auch hier ist diese Einschränkung nicht allen kleinen Unternehmen wichtig, aber größere Unternehmen möchten möglicherweise eine Lösung, die mehr als nur die Standard-Buchhaltungsdienste umfasst.

Zusätzliche Berichterstattung von Bennett Conlin.