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Die Produktivität und Effizienz von Büros hat im Laufe der Jahre mit dem Fortschritt der Technologie zugenommen. Anstatt sowohl einen Drucker als auch einen Kopierer zu benötigen, um die Arbeit zu erledigen, finden Sie einfach eine solide Kombination aus beidem und weiteren Funktionen.

Multifunktionsdrucker (MFPs) kombinieren Drucker und Farbkopierer, um den Arbeitsplatz zu vereinfachen. Diese Geräte können nicht nur drucken und kopieren, sondern auch faxen und scannen, z. B. an E-Mail-, USB- und Cloud-basierte Dienste. Die fortschrittlicheren Modelle können mit Finishing-Optionen wie Heften, Lochen und Sortieren angepasst werden. Diese MFPs wurden entwickelt, um die Anforderungen des Geschäftsdrucks zu erfüllen und gleichzeitig die Lieferkosten zu senken und den Workflow zu verbessern. Sie können gekauft oder geleast werden, und für die meisten Modelle ist eine Reihe von Zubehörteilen erhältlich.

Es kann überwältigend sein, den richtigen Kopierer für Ihr Unternehmen zu finden. Um den Stress zu lindern, haben wir diesen Leitfaden erstellt, um die Informationen aufzuschlüsseln, die Sie vor der Auswahl eines MFP kennen sollten. Wir haben eine Vielzahl von MFPs und die wichtigsten Funktionen beschrieben, nach denen gesucht werden muss.

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Arten von Kopierern

Als Erstes sollten Sie prüfen, ob Ihr Gerät nur in Schwarzweiß oder in Farbe gedruckt werden soll. Denken Sie auch über die Größe Ihrer Bürofläche nach - Sie möchten einen Kopierer finden, der gut passt, ohne zu viel Arbeitsfläche in Anspruch zu nehmen. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, können Sie die gewünschte Konfiguration überdenken. Dies hängt von Ihren Vorlieben und Ihrem Budget ab.

Anmerkung des Herausgebers: Wenn Sie nach Informationen suchen, mit denen Sie den für Sie geeigneten Digitalkopierer auswählen können, füllen Sie den folgenden Fragebogen aus, damit unsere Vertriebspartner Ihnen kostenlos Informationen von Anbietern zur Verfügung stellen können:

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Monochrom- und Farb-MFPs

Es gibt einen Unterschied in den Kosten eines Schwarzweißdruckers und eines Farbdruckers. Monochromdrucker kosten aufgrund der verwendeten Patronen in der Regel weniger. Sie verwenden nur eine schwarze Patrone, während die Farbdrucker vier separate Patronen benötigen: Schwarz, Cyan, Gelb und Magenta. Die Lieferkosten sind geringer, wenn Sie nur eine Patrone anstatt vier auf einmal kaufen müssen. Berücksichtigen Sie jedoch auch die Auswirkungen auf Ihr Branding und Ihre Kunden. Farbige Bilder fallen in der Regel schneller auf als Schwarzweißbilder.

Home vs. SMB-Büros

Für Heimbüros entwickelte Kopierer haben normalerweise eine Desktopgröße, um Platz zu sparen. Designs wie dieses kosten nur 50 US-Dollar, wir empfehlen jedoch 300 bis 700 US-Dollar, um sicherzustellen, dass Sie das beste Modell für Ihr Unternehmen erhalten. Preisgünstigere Desktop-Kopierer sind für den gelegentlichen Einzelgebrauch gedacht und erfüllen nicht die Anforderungen der meisten Kleinunternehmer.

Bürokopierer sind häufig freistehend oder so konstruiert, dass sie eine große Tischplatte aufnehmen und den Anforderungen eines Mehrpersonenbüros entsprechen. Solche Kopierer können in der Regel vernetzt sein und bieten eine Vielzahl von Druck-, Scan- und Faxfunktionen. Sie können sogar verschiedene Papiersorten und -formate mit den weiterentwickelten Modellen verwenden. Bürodrucker kosten etwa 1.200 US-Dollar, aber bei High-End-Modellen können Sie 5.000 US-Dollar oder mehr einsetzen.

Produktion

Wenn in Ihrem Unternehmen ein hohes Druckvolumen, professionelle Grafiken und erweiterte Finishing-Optionen erforderlich sind, benötigen Sie möglicherweise einen Produktionsdrucker. Produktionsdrucker bieten hohe Auflösungen von 2400 x 1200 dpi für Farbkopien bis 9600 x 600 dpi, interpoliert mit 8-Bit-Farbtiefe für Schwarzweißdrucke. Die Kosten für Produktionsdrucker variieren in Abhängigkeit von den jeweiligen Funktionen erheblich. Bei Einsteigermodellen beginnen sie normalerweise bei etwa 7.000 USD und bei Spezialmodellen bei deutlich über 25.000 USD.

Zu berücksichtigende Merkmale

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie die Modelle anhand ihrer wichtigsten Merkmale vergleichen. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Funktionen Sie benötigen, und das verfügbare Zubehör und die verfügbare Software ermitteln.

Druckgeschwindigkeit

Die Druckgeschwindigkeit ist eine der wichtigsten Angaben bei der Auswahl eines Kopierers. Die Druckgeschwindigkeit wird auf technischen Datenblättern häufig als "ppm" für Seiten pro Minute angegeben. Sie möchten einen Drucker finden, der schnell genug ist, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Wenn Sie nicht in hohen Auflagen drucken, ist eine niedrigere Geschwindigkeit für Ihr Unternehmen in Ordnung. Wir empfehlen ein Minimum von 25 bis 30 ppm für Kleinstunternehmen und ein Minimum von 45 bis 50 ppm für KMU mit durchschnittlichem Druckbedarf.

Papierkapazität

Die Papierkapazität (häufig als "Fach" oder "Kassette" aufgeführt) eines Druckers sowie die Papierformate, auf denen er drucken kann, sind auf dem Datenblatt angegeben. Wir empfehlen, einen A3- oder A4-Kopierer für ein KMU zu suchen. A3-Maschinen können Papier mit einer Größe von bis zu 11, 7 x 16, 5 Zoll und A4-Maschinen Papier mit einer Größe von bis zu 8, 3 x 11, 7 Zoll verwenden. Die gebräuchlichsten Maschinen sind diese beiden Typen. Die beste Wahl hängt von der Art und dem Format des Papiers ab, das Sie am häufigsten verwenden.

Scannen

Nahezu alle Bürodrucker verfügen über integrierte Scanner, aber nicht jedes Gerät verfügt über einen automatischen Vorlageneinzug oder Duplex-Scanfunktionen. Dokumenteneinzüge sind ein Muss, wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten scannen möchten. Die Duplexfunktion ermöglicht beidseitiges Scannen. Sie können auch die optische Auflösung des Kopiererscanners überprüfen, wenn Sie sowohl Bilder als auch Word-Dokumente scannen möchten. Für das einfache Scannen von Dokumenten sind 600 Pixel ausreichend, für Grafiken jedoch mindestens 4800 Pixel.

Grafik

Produktionsdrucker haben sehr unterschiedliche Grafikspezifikationen als Bürodrucker. Auf Produktionsdruckern ist eine Auflösung von 2400 x 2400 dpi Standard, und das Farbmanagement ist unerlässlich. Office-Drucker, die hauptsächlich für Word-Dokumente verwendet werden, haben viel niedrigere Auflösungen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Grafikstufe Sie benötigen, wenden Sie sich an einen Vertreter der Kopierermarke, die Sie in Betracht ziehen, und besprechen Sie, wofür Sie den Drucker verwenden. Sie sollten in der Lage sein, ein Modell zu empfehlen, das Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht.

Tintenstrahl gegen Laser

Ob Sie einen Tintenstrahldrucker oder einen Laserdrucker kaufen sollten, hängt wiederum von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Ein Tintenstrahldrucker ist die beste und wirtschaftlichste Option für Unternehmen, die nicht über ein hohes Druckvolumen verfügen oder nur wenige Seiten gleichzeitig drucken. Es ist auch die beste Lösung für Unternehmen, die Farbdruck und hochwertige Bilder benötigen, z. B. Medienunternehmen, Vermarkter und Immobilienunternehmen. Unternehmen, die nicht viel Platz haben, bevorzugen möglicherweise auch einen Tintenstrahldrucker, da sie kleiner und tragbarer sind als Laserdrucker.

Wenn Sie große Druckaufträge haben, bei denen es sich hauptsächlich um schwarzen Text mit minimalen Grafiken handelt, erhalten Sie mit einem Laserdrucker das Beste für Ihr Geld. Ein Laserdrucker bietet den Komfort des Hochvolumendrucks bei hohen Geschwindigkeiten - selbst Low-End-Laserdrucker können bis zu 20 Seiten pro Minute drucken -, sodass niemand Zeit damit verschwendet, auf das Drucken von Dokumenten zu warten. Sie erhalten auch eine anständige Ausgabe mit gestochen scharfem Text und feineren Linien, aber die Bildqualität ist weniger als hervorragend.

Obwohl ein Laserdrucker in der Regel einen höheren Preis hat, sparen Sie auf lange Sicht Geld. Sie müssen nicht so oft Toner kaufen und austauschen wie Tintenpatronen, und es fallen Kosten von etwa 6 bis 8 Cent pro Seite (einschließlich Farbdrucke) an, im Gegensatz zu etwa 10 bis 20 Cent pro Seite für Tintenstrahldrucker Drucker.

Tinte und Toner

Das Erste, was Sie wissen müssen, ist, ob es sich bei Ihrem Gerät um Laser- oder Tintenstrahlgeräte handelt. Laserdrucker verwenden einen pulverförmigen Toner, während Tintenstrahldrucker flüssige Tinte verwenden. Es ist ratsam zu überlegen, wie viel Toner oder Tinte Sie über die Betriebsdauer des von Ihnen gekauften oder geleasten Kopierers kosten. Die Kosten finden Sie in der Regel auf der Website des Unternehmens oder auf dem Datenblatt unter "Verbrauchsmaterial" oder "Zubehör". Um ein genaues Angebot zu erhalten, können Sie sich an einen Vertriebsmitarbeiter wenden. Sie möchten herausfinden, wie viele Seiten aus den einzelnen Patronen oder Stapeln voraussichtlich herauskommen und wie viel Ersatz kostet. Sie können auch Tintennachfüllungen von Drittanbietern als Option in Betracht ziehen, aber stellen Sie zuerst sicher, dass deren Tinte kompatibel ist. Einige Drucker arbeiten nur mit dem firmeneigenen Toner ihrer Marke.

Erinnerung

Die meisten Digitalkopierer verfügen über einen internen Speicher, in dem eine beträchtliche Anzahl von Dokumenten und Scans gespeichert werden kann. Ein internes Laufwerk ähnelt jeder anderen Computerfestplatte. In den technischen Datenblättern sind möglicherweise RAM, Festplatten, SSDs oder Standardspeicher für jedes Modell angegeben. Abhängig von der Größe des Computers kann der RAM-Bereich zwischen 256 MB und 2 GB liegen, und der Speicherplatz kann zwischen 1 GB und 1 TB liegen. Wir empfehlen eine höhere Speicherkapazität, wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl von Bildern oder Druckaufträgen verarbeitet. Je mehr Speicher verfügbar ist, desto schneller kann das Gerät Aufträge verarbeiten.

Kaufen gegen Leasing

Die meisten der von uns in Betracht gezogenen Unternehmen bieten Kopiererkäufe sowie Leasingoptionen an. Dies ist eine große Frage für Unternehmer - und eine, die nicht schnell beantwortet wird. Beide Methoden haben alle Vor- und Nachteile, einschließlich steuerlicher Anreize, Wartungsprobleme, Abschreibungen und Kosten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Leasing oder Kauf für Ihr Unternehmen geeignet sind, lesen Sie unseren Leitfaden für Kauf oder Leasing.

Wartungs- und Serviceverträge

Die durchschnittliche Servicevereinbarung für Digitalkopierer umfasst Toner, Trommeln sowie alle Teile, Wartungen und Reparaturen. Diese sollen Administratoren und Mitarbeiter von der Sorge um den Tonerfüllstand und die Langzeitleistung des Geräts befreien. Walzen, Reinigungsklingen und andere Teile, die mit der Zeit abbrechen oder abgenutzt sind, sind normalerweise abgedeckt. Leider hat "Teile" für jeden Händler eine eindeutige Definition, daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine vollständige Liste der Teile haben, die vor dem Kauf abgedeckt werden. Wartungs- und Serviceverträge finden Sie normalerweise auf den Produktseiten und in den Broschüren. Sie können diese Bedingungen jedoch auch mit einem Vertreter besprechen.

Seriöse Kopiererfirmen

Sich auf einem Kopierer niederzulassen kann wie ein Einkauf für ein Auto sein. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung gefunden haben. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich mit allen darin enthaltenen Funktionen vertraut machen und wissen, welche Sie benötigen. Durch den Vergleich von Kopierern können Sie feststellen, welche Marke und welches Modell für Sie geeignet sind. Es kann hilfreich sein, es auf ungefähr drei Marken einzugrenzen und dann zu bestimmen, welche Ihnen das beste Angebot geben können. Hier sind die Hauptakteure auf dem MFP-Markt, die Sie in Betracht ziehen könnten.

Brother - Das Unternehmen Brother ist bekannt für seine Spezialgewebedrucker und Industrienähmaschinen und produziert und vertreibt auch Multifunktions-Laserkopierer für Privatanwender, KMUs und große Unternehmen. Kleine Brother-MFPs kosten ungefähr 130 US-Dollar und drucken in der Regel 12 Seiten pro Minute. Der von uns für KMU empfohlene All-in-One-Brother-MFC-J6945DW-Tintentank kostet ungefähr 350 US-Dollar bei einer Druckrate von bis zu 22 Seiten pro Minute. Lesen Sie unseren vollständigen Test dieses Druckers auf business.com. Brother-USA.com

Canon - Die kleinen Desktop-Kopierer von Canon sind beliebt für ihr attraktives Design, ihre hochwertigen Scanner und den günstigen Einstiegspreis. Die geschäftsfähigen Canon-Tischcomputer kosten ab etwa 200 US-Dollar, während Bürokopierer je nach Konfiguration und Ausstattung zwischen etwa 750 und weit über 5.000 US-Dollar kosten. Die Produktionsdrucker sind beliebt bei Unternehmen, die High-End-Druck im eigenen Haus benötigen, und das Unternehmen ist dafür bekannt, einige der besten Leasing- und Wartungspakete auf dem Markt anzubieten. USA.Canon.com

Epson - Epson stellt hochwertige Fotodrucker und Stoffdrucker sowie betriebsbereite Multifunktionskopierer her. Die Qualität erstreckt sich über die gesamte Epson-Produktreihe, von der kompakten Serie von Heimbüromaschinen bis hin zu kommerziellen Großformat- und Grafikdruckern. Epson stellt auch spezielle Drucker für den Druck von Beschilderungs- und Kunstreproduktionen sowie Etiketten für das Gesundheitswesen, Punktmatrixbelege und mehr her. Die EcoTank-Drucker sind eine ausgezeichnete Wahl für Kleinstunternehmen, um die Tintenkosten zu minimieren. Die kartuschenfreien Drucker enthalten bis zu zwei Jahre Tinte in der Box und Sportnachfüllbehälter, die mit kostengünstigen Tintenflaschen gefüllt werden können. Epson.com

HP - Die erschwinglichen Multifunktionskopierer von HP sind beliebt, da sie in einer Vielzahl von Konfigurationen erhältlich sind und eine der besten Touchscreen-Schnittstellen aller Druckermarken auf dem Markt aufweisen. Die HP All-in-One-Drucker für Privatanwender kosten ab etwa 40 US-Dollar und drucken je nach Modell zwischen 7, 5 und 10 Seiten pro Minute. Die SMB-Drucker kosten zwischen 120 und 1.000 US-Dollar und können zwischen 20 und 50 Seiten pro Minute drucken. HP bietet auch Unternehmensdrucker für etwa 2.000 bis 6.750 US-Dollar an und kann 30 bis 75 Seiten pro Minute drucken. Die HP All-in-One-Drucker können Dokumente drucken, kopieren, scannen und faxen. HP besitzt auch Samsungs Kopierer-Abteilung, die in den letzten Jahren für formschöne Geräte mit schnellen Scan- und Druckfunktionen bekannt geworden ist. HP-Geräte eignen sich am besten für Standard-SMB-Anforderungen, nicht für den Massen- oder Produktionsdruck. Lesen Sie unseren Bericht auf business.com. Store.HP.com

Konica Minolta - Konica Minolta bietet eine breite Palette an Kopierern, einschließlich multifunktionaler Bürosysteme und Großproduktionsdrucker, die für ihre Fähigkeit bekannt sind, hohe Druckvolumina zu verarbeiten. Die professionellen High-End-Modelle können Schwarzweißdrucke mit bis zu 105 Seiten pro Minute verarbeiten, während die meisten Modelle der Mittelklasse 30 bis 60 Seiten pro Minute liefern. Die neueste Produktreihe des Unternehmens, die Bizhub i-Serie, wurde entwickelt, um die Produktivität und Zugänglichkeit von Büros durch drahtlose Konnektivität, Sprachsteuerung und Sicherheitsfunktionen zu steigern. Die i-Serie verwendet Konica Minoltas polymerisierten Simitri HD-Toner, um eine hohe Druckqualität zu gewährleisten und die Auswirkungen der Drucker auf die Umwelt zu verringern. Lesen Sie unseren vollständigen Test der Konica Minolta Bizhub i-Series auf business.com. KonicaMinolta.com

Kyocera - Wie einige andere Kopiererunternehmen auf dieser Liste bietet Kyocera umfassende Lösungen für den Dokumenten-Workflow mit speziellen Services für Bildungs-, Regierungs-, Gesundheits-, Rechts-, Produktions- und Unternehmensorganisationen. Kyoceras geschäftsorientierte Multifunktions-Kopiergeräte sind bekannt für ihre Langlebigkeit und Fähigkeit, ein hohes Arbeitsvolumen zu bewältigen. Die Maschinen sind leicht zugänglich und leicht zu bedienen. Mit Funktionen wie einem Touchscreen-Bedienfeld, mobiler Zugänglichkeit und geprägten Markierungen (Tasten, die Sie durch Berühren erkennen können) sind diese Drucker für den Benutzer konzipiert. Americas.Kyocera.com

Lexmark - Lexmark stellt Multifunktionskopierer her und bietet branchenspezifische verwaltete Dienste sowie einzigartige Funktionen wie die Pantone-Farbanpassung, die sich ideal für die Markenkonsistenz eignet. Die Enterprise- und SMB-Drucker von Lexmark sind die Hauptprodukte. Es gibt Maschinen für Teams aller Größen mit Funktionen, die ihren Anforderungen entsprechen. Kleine Arbeitsgruppendrucker verfügen über einen Dual-Core-Prozessor und 2, 5 GB Arbeitsspeicher für eine schnellere und effizientere Produktion. Lexmark-Geräte sind standardmäßig mit Wi-Fi-Konnektivität, Sicherheitsfunktionen und einer hervorragenden Touchscreen-Oberfläche ausgestattet, wodurch sie bei Benutzern aller Art beliebt sind. Lexmark.com

Ricoh - Ricoh ist der größte Kopiererhersteller der Welt. Das Unternehmen produziert und vertreibt seine eigenen Kopierer und Drucker unter dem Namen Ricoh und besitzt und betreibt mehrere andere bekannte Kopiererunternehmen, darunter Savin, Hitachi, Lanier und InfoPrint Solutions Company (ehemals IBM Printing Systems Division) der Markenname. Ricohs eigene Bürodrucker sind bekannt für ihre Qualität, Vielseitigkeit, Kapazität, Geschwindigkeit, Grafik und umfassenden Lösungen für Dokumenten-Workflows und verwaltete Druckdienste. Ricoh passt besser zu etablierten KMUs als zu Kleinstunternehmen oder Home Offices. Lesen Sie unseren Testbericht zum Ricoh IM C4500 auf business.com. Ricoh-USA.com

Sharp - Bekannt für Fernseher und Monitore, ist Sharp auch im Druckgeschäft tätig. Es werden in erster Linie Büro- und Produktionsdrucker verkauft, nicht Heimbüros oder Geräte für den persönlichen Gebrauch. Scharfe Kopierer steigern die Effizienz des Arbeitsablaufs durch ein 10, 1-Zoll-Touchscreen-Bedienfeld, mit dem Benutzer Dokumente bearbeiten und Dateien per Fingerdruck neu anordnen können. Die Zuverlässigkeit, die benutzerfreundlichen Oberflächen und die sofort einsatzbereiten Funktionen der scharfen Kopierer machen sie zu einer guten Wahl für Kleinunternehmer, die möglicherweise kein eigenes IT-Team haben. Sharp-world.com

Xerox - Die Multifunktionsdrucker von Xerox sind zuverlässig und bieten Funktionen, die den Anforderungen eines KMU gerecht werden. Sie verfügen über eine benutzerfreundliche Oberfläche, mobile Zugänglichkeit und umweltfreundliche Funktionen wie Energiesparmodi. Die MFP-Geräte bieten dank der Xerox-Farbkorrekturtechnologie eine hervorragende Farbqualität. Unternehmen finden sie einfach zu bedienen und schätzen den exzellenten Kundenservice, den Xerox für alle Produktanfragen bietet. Das Xerox WorkCentre 6515, das für kleine oder private Unternehmen empfohlen wird, ist kompakt und kostengünstig. Lesen Sie unseren vollständigen Test dieses Kopierers auf business.com. Office.Xerox.com