2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-24 11:14
- Open-Source-Software gibt Unternehmen die Flexibilität, eine Dokumentenverwaltungslösung zu erstellen, die für ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignet ist.
- Sicherheitsbewusste Organisationen müssen möglicherweise ihre eigenen Protokolle einbauen.
- Open-Source-Systeme bieten die Möglichkeit, Programme vor dem Kauf einer proprietären Lösung zu testen.
- Konzentrieren Sie sich auf Lösungen, die für Benutzer am besten geeignet sind, und optimieren Sie die Zusammenarbeit.
Die Dokumentenverwaltung ist ein System zum Speichern von Informationen, die für eine Organisation wesentlich sind. Ältere Ausdrucke von Dokumenten können gescannt und dann direkt in das Dokumentenverwaltungssystem hochgeladen werden, wo sie in digitaler Form sicher für alle verfügbar sind.
In vielen Systemen können Benutzer Metadaten und Tags eingeben, die zum Organisieren der Dateien verwendet werden können. Andere Tools können eine Suchfunktion enthalten, damit Teammitglieder weniger Zeit damit verbringen, bestimmte Dokumente aufzuspüren.
Ein wesentlicher Aspekt eines Dokumentenmanagementsystems ist der Workflow. Benutzer sollten in der Lage sein, durch die Dateistruktur zu navigieren und nur minimale Reibungsverluste bei der Zusammenarbeit mit anderen Benutzern zu haben. Darüber hinaus sorgt ein Dokumentenverwaltungssystem, das mobilen Zugriff ermöglicht, für mehr Komfort und Vorteile für Unternehmen.
Für diejenigen, die Dateien als Teil des Workflows scannen, ist es wichtig sicherzustellen, dass es eine Methode zum Hinzufügen und Organisieren von Dateien innerhalb der Benutzeroberfläche gibt. Die Stichwortsuche und ein System für Autoren- und Anzeigeberechtigungen müssen alle in das Framework integriert sein.
Ist Open Source die Lösung für Ihr Unternehmen?
Mit der Open-Source-Dokumentenverwaltungssoftware können Unternehmen auf wichtige Dateien zugreifen, diese überwachen und gemeinsam nutzen. Wenn ein System Open Source ist, ist das Unternehmen dafür verantwortlich, die Lösung für die Benutzer anzupassen und sicherzustellen, dass sie alle von der Open Source-Community erstellten Updates implementieren.
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Unternehmen verfolgen in der Regel eines von zwei Zielen, die sie mit einer Open-Source-Lösung erreichen möchten. Einige Unternehmen möchten Open Source als Testlösung verwenden, um zu testen, ob das System ihren Anforderungen entspricht. Für andere Unternehmen kann dies jedoch das Endziel sein.
Reuben Yonatan, Vorstandsvorsitzender von GetVoIP.com, einer unabhängigen Anbieter-Vergleichsseite, sagte, dass sich aus der Open-Source-Welt eine Menge lohnt.
"Viele Open-Source-Produkte verfügen über zusätzliche Funktionen, z. B. Speicherplatz für Unternehmen oder gehostete Lösungen", so Yonatan. Proprietäre Systeme können für kleine Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellen. "Für viele [Unternehmen] ist es eine gute Gelegenheit, zuerst Open-Source-Software zu testen und dann zu gegebener Zeit ein Upgrade durchzuführen", fügte Yonatan hinzu.
Open-Source-Dokumentenverwaltung ist möglicherweise die richtige Wahl für Unternehmen, die eine eigene Lösung erstellen und anpassen möchten.
Bei der Erstellung unter einer Open-Source-Lizenz kann die Software normalerweise kostenlos verwendet, geändert oder weitergegeben werden. Open-Source-Software wird von einer aktiven Community unterstützt und profitiert von regelmäßigen Eingaben und Änderungen, die das Produkt im Laufe der Zeit verbessern.
Vorteile von Open Source-Dokumentenverwaltungssoftware
Der Hauptvorteil von Open Source-Software ist die Flexibilität. Eine Grundvoraussetzung von Open-Source-Software ist, dass sie verwendet und an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst werden kann. Es untermauert einen Großteil dessen, was mit Softwaresystemen verwendet wird, sodass ein Unternehmen, das mit dem Aufbau eigener Lösungen vertraut ist, Open Source als den besten Weg ansieht.
"Open Source bedeutet, dass jeder den Erfolg der vorherigen Generation verbessern kann", sagte Yonatan. Langfristig führt dieses gemeinsame Wissen und die gemeinsame Anstrengung zu einer besseren Software, von der alle Benutzer profitieren können.
Überlegungen zu Open Source-Lösungen
Eine Open-Source-Dokumentenverwaltungslösung ist möglicherweise nicht für jedes Unternehmen die richtige Wahl.
Es kann bestimmte Funktionen geben, auf die mit einer Drittanbieterlösung schneller (mit weniger Kopfschmerzen) zugegriffen werden kann. Unternehmen müssen auch die Kosten und die Zeit berücksichtigen, die mit der Ausführung der Software selbst verbunden sind, und das Erscheinungsbild der Speicherlösung.
Dokumentenverwaltungssysteme können als lokales oder cloudbasiertes System erstellt werden. Mit der selbst gehosteten Option hat die Organisation die Kontrolle und ist nicht auf einen externen Cloud-Anbieter angewiesen, um den Zugriff oder die Verfügbarkeit von Speicher vor Ort zu gewährleisten.
Natürlich muss ein Unternehmen entscheiden, wie die Unterhaltskosten in das Budget passen, weshalb viele Unternehmen häufig ein Cloud-basiertes System verwenden. Ein IT-Team muss keine lokalen Server warten, und der Speicher wird über die Cloud verwaltet. Natürlich bedeutet jede Ausfallzeit, dass vorübergehend kein Zugriff auf die Dateien besteht. Solche Instanzen sind jedoch selten, und einige Organisationen können möglicherweise eine Hybridoption erstellen, die sowohl lokalen als auch Cloud-Speicher verwendet.
Der größte potenzielle Nachteil bei der Verwendung eines Open-Source-Systems ist laut Jon Lincoln, Business Development Director für die Cloud-basierte Content-Management-Lösung OfficeScope, die Sicherheit.
Sicherheit ist von größter Bedeutung, und Open Source-Software verfügt möglicherweise nicht über die robustesten Funktionen.
"Da die Sicherheit in vielen Branchen ein wichtiges Anliegen ist, müssen Unternehmen berücksichtigen, dass die meisten Open-Source-Dokumentenverwaltungssysteme keine Dokumente verschlüsseln", sagte Lincoln. "Wenn Compliance ein wichtiges Anliegen für Ihr Unternehmen oder Ihre Branche ist, ist die Verwendung von Open Source-Dokumentenmanagement nicht die richtige Wahl, da es keine Funktionen bietet, auf die Sie möglicherweise zurückgreifen müssen, um die Compliance nachzuweisen."
Ein wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, ist die Anwendung der ISO-Zertifizierungsgrundsätze. Die Internationale Organisation für Normung veröffentlicht Standards, die als globaler Maßstab für Unternehmen dienen, wenn es um bestimmte Praktiken und Verfahren geht. Beispielsweise ist die ordnungsgemäße Dokumentation ein wesentlicher Bestandteil der ISO 9001.
Obwohl eine Zertifizierung für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht erforderlich ist, sind angesichts des Zeit- und Kostenaufwands für die Erstellung einer solchen Bezeichnung bestimmte Standards und Verfahren für die Einrichtung der Benutzeroberfläche, die Freigabe von Funktionen und die Sicherheit eines Dokumentenverwaltungssystems von entscheidender Bedeutung.
Bei der Entwicklung einer Lösung, die für Ihr Team am besten geeignet ist, sind weitere praktische Aspekte zu berücksichtigen. Legen Sie beispielsweise fest, ob Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden sollen. Erstellen Sie ein Versionskontrollsystem, damit Benutzer wissen, in welcher Version sie sich befinden, oder haben Sie die Möglichkeit, Änderungen zurückzusetzen. Ein Audit-Trail ermöglicht beispielsweise einem Pfad, den Verlauf der Bearbeitung einer Datei zu verfolgen.
Endeffekt
Ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem ist eine wichtige Komponente dafür, wie ein Unternehmen seine wichtigen Informationen für alle im Team zugänglich und organisiert hält.
Das Open-Source-Dokumentenmanagement bietet Unternehmen viele Optionen, obwohl eine sorgfältige Planung und Vorausschau erforderlich ist, um die Funktionen der verfügbaren Lösungen zu implementieren.
