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  • Vertragsmanagement ist, wenn jemand die Verantwortung für die Verwaltung von Verträgen für Mitarbeiter, Lieferanten oder andere Parteien übernimmt.
  • Vertragsmanager benötigen juristische Kenntnisse, um den Vertragsmanagementprozess korrekt zu leiten.
  • Nicht alle Unternehmen haben Vertragsmanager eingestellt, aber große Verteidigungsunternehmen oder Unternehmen, die häufig mit der Regierung zusammenarbeiten, setzen in der Regel Vertragsmanager ein.

Die Verwaltung von Verträgen ist eine übersehene Form der Verwaltung. Manager interagieren häufig mit Mitarbeitern, und einige dieser Diskussionen und Situationen beziehen sich natürlich auf die Vergütung. Einige dieser Gespräche befassen sich mit dem Vertragsmanagement. In anderen Fällen müssen Unternehmen Vertragsvereinbarungen mit anderen Unternehmen verwalten. Es wird nicht viel darüber gesprochen, aber Vertragsmanagement ist ein wichtiges Geschäftsthema. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie der Vertragsverwaltungsprozess funktioniert, ist es wichtig, die Grundlagen zu verstehen.

Vertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung der Vertragserstellung, -ausführung und -analyse, um die betriebliche und finanzielle Leistung eines Unternehmens zu maximieren und gleichzeitig das finanzielle Risiko zu verringern. Unternehmen stehen immer mehr unter dem Druck, Kosten zu senken und die Unternehmensleistung zu verbessern. Das Vertragsmanagement erweist sich als sehr zeitaufwendiges Element des Geschäfts, was die Notwendigkeit eines effektiven und automatisierten Vertragsmanagementsystems erleichtert.

Die Grundlagen des Vertragsmanagements

Wenn zwei Unternehmen miteinander Geschäfte tätigen möchten, werden in einem Vertrag die von beiden Organisationen eingegangenen Aktivitäten und die Bedingungen festgelegt, über die sie jeweils ihre Teile der Vereinbarung erfüllen. Verträge wirken sich aufgrund des Schwerpunkts auf Einnahmen und Ausgaben in hohem Maße auf die Rentabilität des Unternehmens aus.

Wenn ein Vertrag schlecht formuliert ist, kann eine Organisation unzählige Tausend US-Dollar durch eine einfache technische Maßnahme verlieren, für die sie nicht über die erforderlichen Ressourcen verfügt. Ein effektives Vertragsmanagement kann letztendlich zu einer starken Geschäftsbeziehung führen und langfristig den Weg zu mehr Rentabilität ebnen, aber nur, wenn es richtig verwaltet wird. Es ist eine gute Idee, eine Rechtsabteilung oder einen Anwalt in Vertragsmanagementgespräche einzubeziehen. Der genaue Wortlaut von Verträgen ist für das Vertragsmanagement von entscheidender Bedeutung.

Die Vertragsverwaltung gilt auch für die Verwaltung verschiedener Verträge mit Freiberuflern oder Mitarbeitern. Diese erfordern gelegentlich eine Verwaltung und Änderungen, die beiden Parteien helfen.

Im Allgemeinen umfasst das Vertragsmanagement einige wichtige Phasen. Es gibt die frühen Phasen oder die Pre-Award-Phase. Dies ist die gesamte Arbeit, die ausgeführt wird, bevor ein Vertrag an jemanden vergeben wird, sei es ein Unternehmen oder ein Mitarbeiter. Die mittlere Phase ist, wenn der Prozess vergeben wird. Dies beinhaltet alle Unterlagen, um die Vereinbarung endgültig zu machen. Drittens gibt es die Post-Award-Phase. Hier kommt viel Vertragsmanagement und Wartung ins Spiel.

Diese drei grundlegenden Phasen bieten eine einfache Möglichkeit, das Vertragsmanagement in drei Phasen zu betrachten. Der Prozess ist jedoch komplizierter und kann in mehreren Phasen angezeigt werden, je nachdem, wie detailliert Ihre Ansicht ist. Wir werden später einen tieferen Einblick in den Prozess bekommen.

Elemente eines erfolgreichen Vertragsmanagements

Es reicht nicht aus, dass eine Organisation über Fachkräfte für das Vertragsmanagement verfügt. Die Mitarbeiter müssen mit Prozessen und Software-Begleitern ausgestattet werden, um den steigenden Compliance- und Analyseanforderungen gerecht zu werden. Wenn eine Vertragsmanagementstrategie erfolgreich implementiert wird, können Unternehmen Folgendes erwarten:

  • Die erwarteten geschäftlichen Vorteile und finanziellen Erträge werden realisiert.
  • Der Lieferant ist kooperativ und geht auf die Bedürfnisse der Organisation ein.
  • Die Organisation stößt auf keine Vertragsstreitigkeiten oder Überraschungen.
  • Die Leistungserbringung ist für beide Seiten zufriedenstellend.

Aktivitäten, die ein gutes Vertragsmanagement umfassen

Die Grundlage für das Vertragsmanagement ist die Umsetzung erfolgreicher Aktivitäten nach der Vergabe und im Vorfeld. Während der Pre-Award-Phase sollten sich die Mitarbeiter auf den Grund für den Vertragsabschluss konzentrieren und darauf, ob der Lieferant die Bedingungen der Vereinbarung erfüllen kann.

Zusätzliche Überlegungen sind erforderlich, um zu verstehen, wie der Auftrag nach seiner Vergabe funktioniert. Um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden, ist eine sorgfältige Recherche und eindeutige Bestimmung im eigentlichen Vertrag erforderlich.

Das Vertragsmanagement erfordert ein gewisses Maß an Flexibilität für beide Beteiligten und die Bereitschaft, die Vertragsbedingungen an sich ändernde Umstände anzupassen. Probleme sind unvermeidlich, was bedeutet, dass Unternehmen auf das Unerwartete vorbereitet sein und die Vertragsbedingungen bei Bedarf anpassen können müssen.

Phasen der Vertragsverwaltung

Verträge spielen eine wichtige Rolle in der Krise zum Quartalsende und werden in Phasen unterteilt, um die Anstrengungen zu organisieren und den typischen Vertragsprozess zu strukturieren. Das manuelle Erstellen eines Vertrags kann sehr zeitaufwändig sein. Der Prozess umfasst mehrere der folgenden Schritte:

  1. Erstanträge. Der Vertragsverwaltungsprozess beginnt mit der Identifizierung von Verträgen und zugehörigen Dokumenten, um den Vertragszweck zu unterstützen.
  2. Autorenverträge. Das manuelle Schreiben eines Vertrags ist eine zeitaufwändige Aufgabe, aber durch die Verwendung automatisierter Vertragsverwaltungssysteme kann der Prozess erheblich vereinfacht werden.
  3. Vertragsverhandlung. Nach Abschluss der Vertragsgestaltung sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Versionen des Vertrags zu vergleichen und etwaige Unstimmigkeiten zu vermerken, um die Verhandlungszeit zu verkürzen.
  4. Genehmigung des Vertrages. Die Instanz, in der die meisten Engpässe auftreten, erhält die Genehmigung des Managements. Benutzer können dies vorbeugend bekämpfen, indem sie maßgeschneiderte Genehmigungs-Workflows erstellen, einschließlich paralleler und serieller Genehmigungen, um Entscheidungen schnell zu treffen.
  5. Ausführung des Vertrages. Durch die Ausführung des Vertrags können Benutzer den Signaturprozess mithilfe der elektronischen Signatur und der Faxunterstützung steuern und verkürzen.
  6. Obligation Management. Dies erfordert ein umfangreiches Projektmanagement, um sicherzustellen, dass die zu erbringenden Leistungen von den wichtigsten Stakeholdern erbracht werden und sich der Auftragswert in den frühen Wachstumsphasen nicht verschlechtert.
  7. Überarbeitungen und Ergänzungen. Es ist eine schwierige Aufgabe, alle für die Erstfassung des Vertrags relevanten Dokumente zusammenzutragen. Wenn übersehene Elemente gefunden werden, müssen Systeme vorhanden sein, um den ursprünglichen Vertrag zu ändern.
  8. Prüfung und Berichterstattung. Vertragsmanagement bedeutet nicht einfach, einen Vertrag zu erstellen und ihn dann ohne weitere Überlegungen in den Aktenschrank zu schieben. Vertragsprüfungen sind wichtig, um festzustellen, ob beide Organisationen die Bestimmungen der Vereinbarung einhalten und welche Probleme möglicherweise auftreten.
  9. Erneuerung. Die Verwendung manueller Vertragsverwaltungsmethoden kann häufig dazu führen, dass Verlängerungsmöglichkeiten verpasst werden und Geschäftseinnahmen verloren gehen. Durch die Automatisierung des Prozesses kann eine Organisation Erneuerungsmöglichkeiten identifizieren und neue Verträge erstellen.

Ein Großteil des Vertragsmanagements hängt von diesen neun Schritten ab. Das Management des Vertragslebenszyklus ist von entscheidender Bedeutung. Da verschiedene Vertragsarten ihre verschiedenen Phasen durchlaufen, müssen Vertragsmanager mögliche Änderungen oder Vertragsverletzungen überwachen. Wenn ein Mitarbeiter oder ein Unternehmen mit seinem Vertrag unzufrieden ist, kann es sich lohnen, den Vertrag zu ändern. Es ist wichtig, die vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass beide Seiten des Vertrags zufrieden sind.

Während des Vertragsmanagementprozesses kommt es häufig vor, dass das Lebenszyklusmanagement wichtig wird. Lieferantenleistung und Risikomanagement sind wichtige Überlegungen bei der Verwaltung von Verträgen. Wenn ein Verkäufer beispielsweise seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommt, müssen Sie möglicherweise den Vertrag überarbeiten oder eine Disziplinarmaßnahme durchsetzen.

Vertragsmanagement-Software

Während es in der Regel üblich ist, Verträge manuell über Ordner- und Archivspeicher zu verwalten, ist die Praxis mit Ineffizienzen behaftet, die nur die Gesamteffizienz eines Unternehmens beeinträchtigen können.

Durch die Integration in einen automatisierten Vertragsverwaltungsdienst können unzählige Arbeitsstunden eingespart und die mit der Vertragsverwaltung verbundenen Prozesse automatisiert werden, wodurch ein Mehrwert für ein Unternehmen geschaffen wird.

"Vertragsverwaltungssoftware speichert wichtige Informationen zu Verträgen in Bezug auf Anbieter, Leasingverträge und Lizenzvereinbarungen", sagte Robert Powell, CEO und Gründer von Rob Powell Biz Blog. "Der übergeordnete Zweck von Vertragsmanagement-Software besteht darin, administrative Aufgaben zu rationalisieren, indem für jeden Vertrag ein zentraler und einheitlicher Datensatz erstellt wird."

Die Verwendung von Vertragsverwaltungssoftware erleichtert die Überwachung komplexer Verträge, ohne sich ausschließlich auf Papierkram verlassen zu müssen.

"Der wichtigste Aspekt der Vertragsverwaltungssoftware ist, dass Mitarbeiter an mehreren Standorten an einem Ort auf Verträge zugreifen können", sagte Powell.

Wie werde ich Vertragsmanager?

Nicht alle Universitäten bieten einen Abschluss in Vertragsmanagement an, aber einige Schulen bieten einen Abschluss in Vertragsmanagement an. Diese Ausbildung ist eine Option, aber es gibt auch andere Wirtschaftsabschlüsse, die Sie für den Erfolg in der Branche positionieren. Von dort aus möchten Sie in irgendeiner Form Vertragsmanagementerfahrung hinzufügen.

"Mit einem Bachelor-Abschluss und einigen Jahren Erfahrung in diesem Bereich können Sie sich bei der NCMA (National Contract Management Association) bewerben und die Zertifizierung testen", sagte Jared Weitz, CEO und Gründer von United Capital Source. "Neben Ausbildung und Qualifikation muss ein Vertragsmanager über solide Kommunikations- und Schreibfähigkeiten verfügen und ein scharfes Auge für Organisation und Terminverwaltung haben."

Es kann auch von Vorteil sein, einen Abschluss in Rechtswissenschaften zu haben. Rechtliche Kenntnisse sind für die Verwaltung von Verträgen von entscheidender Bedeutung. Vertragsmanagement und Vertragsverhandlungen basieren auf juristischem Wissen und Fachwissen.

Wenn Sie ein Vollzeit-Vertragsmanager werden möchten, ist es eine gute Idee, sich mit anderen Vertragsmanagern in Verbindung zu setzen, um zu erfahren, wie sie in ihre aktuelle Rolle eingetreten sind. Es gibt keinen festen Weg, Vertragsmanager zu werden, aber Geschäftserfahrung ist wichtig, wenn man Vertragsmanager wird.

Wie viel Geld verdient ein Vertragsmanager?

Verständlicherweise variiert das Gehalt für einen Vertragsmanager je nach Qualifikation und Standort. Laut PayScale beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt eines Vertragsmanagers 80.151 USD. Die Site listet Northrop Grumman Corporation, Accenture und Raytheon Co. als einige der lukrativsten Unternehmen für Vertragsmanager auf.

Vertragsmanager können sich auch zu einem leitenden Vertragsmanager, Vertragsdirektor oder Vertragsadministrator hocharbeiten. Vertragsanalytiker ist ein weiterer gängiger Karriereweg im Bereich Vertragsmanagement.

Die Quintessenz

Vertragsmanager helfen bei der Verwaltung der rechtlichen und finanziellen Aspekte von Verträgen mit Unternehmen oder Mitarbeitern. Für Unternehmen, die häufig vertragliche Vereinbarungen treffen, kann die Einstellung eines Vertragsmanagers eine gute Idee sein.