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  • Alexa for Business ist ein Sprachassistent, mit dem Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern können.
  • Es ermöglicht, dass gemeinsam genutzte Geräte in Ihrem gesamten Büro platziert werden und dass Mitarbeiter auf ihre persönlichen Geräte zugreifen können.
  • Mit den Skills Blueprints von Amazon können Sie maßgeschneiderte Alexa-Skills ohne Programmiererfahrung erstellen.
  • Die beiden unternehmensspezifischen Fähigkeiten, die Sie erstellen können, sind Fragen und Antworten für Unternehmen und Onboarding-Anleitungen.

Während Amazons Alexa ein beliebtes Werkzeug zum Einschalten von Lichtern, zum Abspielen von Musik und zum Speichern Ihrer Einkaufslisten zu Hause ist, bietet es jetzt einige zusätzliche Vorteile am Arbeitsplatz.

Ganz gleich, ob es sich um die Beantwortung von Mitarbeiterfragen oder die Planung von Besprechungen handelt, Alexa for Business erweist sich als nützliches Gerät zur Steigerung der Produktivität im Büro. Einige Fachleute zögern jedoch, den Sprachassistenten zu verwenden, da sie sich nicht sicher sind, wie schwierig und teuer es sein wird, die Aufgaben zu erstellen, die sie implementieren möchten.

Die gute Nachricht für Nicht-Techniker ist, dass Amazon seine eigenen "Skill Blueprints" veröffentlicht hat, mit denen Sie Ihre eigenen Fähigkeiten erstellen können, ohne dass Code erforderlich ist, und das in nur wenigen Minuten kostenlos.

Was ist Alexa for Business?

Alexa for Business ist ein intelligenter Sprachassistent, der Aufgaben für Sie erledigen kann. Während sich Ihre Alexa zu Hause wahrscheinlich auf persönlichere Aufgaben konzentriert, wurde Alexa for Business speziell entwickelt, um Mitarbeitern dabei zu helfen, organisiert zu bleiben, ihre Fragen zu beantworten und die Produktivität zu steigern.

Mit Alexa for Business können Arbeitgeber gemeinsam genutzte Geräte an ihrem gesamten Arbeitsplatz installieren. Sie können beispielsweise in Konferenzräumen platziert und unter anderem zum Starten und Steuern von Konferenzsystemen verwendet werden. Freigegebene Geräte können auch in anderen Bereichen platziert werden, z. B. in öffentlichen Bereichen, Kopierräumen, Lobbys usw. Zu den Alexa-Geräten, die Sie als freigegebene Geräte verwenden können, gehören Echo, Echo Plus und Echo Dot.

Darüber hinaus können Mitarbeiter ihre eigenen Geräte in ihren Büros haben, um die Produktivität zu steigern, indem sie ihre Kalender und Aufgabenlisten verwalten. Bei der Verwendung in persönlichen Bereichen wie einem Büro werden Mitarbeiter als angemeldete Benutzer betrachtet.

Als registrierter Benutzer können Mitarbeiter auf jedem Alexa-Gerät bei der Arbeit oder zu Hause auf Alexa for Business zugreifen. Der Zugriff auf Alexa for Business von zu Hause aus Mit Alexa-Geräten können Mitarbeiter auf ihren Kalender und andere persönliche Fähigkeiten zugreifen, unabhängig davon, ob sie sich in ihrem Büro oder in ihrem eigenen Wohnzimmer befinden.

Das Einrichten von Alexa for Business ist ein einfacher Vorgang. Sie registrieren sich zuerst und richten Ihr Konto in der Alexa for Business-Konsole ein. Anschließend kaufen Sie die Geräte, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Befolgen Sie nach dem Eintreffen die Schritte im Amazon Admin-Handbuch zum Einrichten des Geräts und zum Registrieren einzelner Benutzer.

Die Kosten für Alexa for Business bestehen aus zwei Teilen. Für jedes gemeinsam genutzte Gerät in Ihrem Unternehmen und für die Anzahl der registrierten Benutzer fallen monatliche Gebühren an. Die spezifischen monatlichen Kosten sind:

  • Freigegebene Geräte: 7 US-Dollar pro Gerät
  • Registrierte Benutzer: 3 USD pro Benutzer

Wenn Ihr Unternehmen jedoch nur Alexa for Business in öffentlichen Räumen wie Konferenzräumen und Lobbys nutzen möchte und Mitarbeiter den Service nicht persönlich in ihren Büros oder zu Hause nutzen, müssen Sie keine haben registrierte Benutzer und können nur die monatliche Gebühr für jedes gemeinsam genutzte Gerät bezahlen, das Sie haben.

So verwenden Sie Alexa for Business

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen jeder Größe die Vorteile von Alexa for Business nutzen können. Freigegebene Geräte können an verschiedenen Orten in Ihrem Büro platziert werden. Eine der häufigsten ist in einem Konferenzraum.

Alexa for Business kann in eine Reihe beliebter Videokonferenzgeräte integriert werden, darunter Cisco TelePresence-Systeme, das Cisco Webex Rooms-Kit, die Polycom Group-Serie, Zoom Rooms und die Crestron 3-Serie. Zusätzlich ist Alexa for Business in Polycom Trio 8500 und 8800 integriert. [Suchen Sie Videokonferenzsysteme für Ihr kleines Unternehmen? Schauen Sie sich unsere besten Tipps und Bewertungen an.]

Alexa for Business integriert auch Office365-, Google G Suite- und Microsoft Exchange-Kalender. Durch die Integration können Sie Sprachbefehle verwenden, um Ihre geplante Besprechung nachzuschlagen. Darüber hinaus kann es automatisch an Besprechungen mehrerer Unified Communications-Systeme teilnehmen, darunter Amazon Chime, BlueJeans, Cisco Webex, RingCentral und Zoom.

Zu den spezifischen Funktionen, die Alexa während einer Besprechung ausführen soll, gehört die Aufforderung, eine Besprechung zu starten, an einer Besprechung teilzunehmen, eine Besprechung zu beenden oder bei technischen Problemen die IT-Abteilung anzurufen.

Sie können mit Alexa for Business auch Konferenzräume buchen, herausfinden, wer bestimmte Räume gebucht hat, nachfragen, wann das nächste Meeting in diesem Raum geplant ist, und die Zeit verlängern, die Sie in einem Konferenzraum gebucht haben.

Anmerkung des Herausgebers: Suchen Sie eine Videokonferenzlösung? Füllen Sie den folgenden Fragebogen aus, um mit Anbietern in Verbindung zu treten, die Ihnen helfen können.

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Harsha Reddy, Mitbegründerin und Chefredakteurin von SmallBizGenius.net, überlegte, eine Bürokauffrau einzustellen, die bei Besprechungen helfen und andere Probleme in Ordnung bringen könnte. Stattdessen entschied sich das Unternehmen für Alexa for Business, um einige dieser Aufgaben zu erledigen.

"Wir verwenden Alexa hauptsächlich zum Einchecken in Besprechungen und zur Einhaltung von Zeitplänen sowie zum Einchecken in die Fortschritte verschiedener Prozesse", sagte Reddy. "Wir hatten sie mit unserem Unternehmen Google Kalender und unseren individuellen Arbeitskalendern verbunden."

Mitarbeiter, die angemeldete Benutzer sind, können Alexa auf verschiedene Arten nutzen: Sie können Besprechungen planen und daran teilnehmen, auf unternehmensweite Anwendungen zugreifen, ihren Kalender überprüfen, Aufgabenlisten erstellen, Erinnerungen festlegen und Anrufe tätigen.

Ollie Smith, CEO von Energy Seek, sagte, er habe großen Wert darauf gelegt, Alexa for Business einzusetzen.

"Meiner Erfahrung nach haben meine Mitarbeiter durch die automatisierte Verwaltung von Zeitplänen, Erinnerungsbenachrichtigungen und die Möglichkeit, sich remote in Teamkonferenzgespräche einzuwählen, wesentlich produktiver gearbeitet", sagte Smith. "Darüber hinaus ermöglicht das intuitive System meinen Managern, die Nutzung einzelner Geräte über das zentrale Dashboard zu überwachen, wodurch wertvolle Zeit gespart wird."

Der Digitalvermarkter David Alexander sagte, er habe Alexa in den letzten zwei Jahren in seinem Büro eingesetzt und es als nützlich empfunden. Er glaubt, dass der digitale Assistent Ihren Workflow beschleunigen kann, wenn Sie die richtigen Fähigkeiten einsetzen.

"Die Verwendung von Alexa als digitaler virtueller Assistent kann Ihnen auf jeden Fall Zeit im Büro sparen. Dies hängt jedoch stark von der Art der wiederkehrenden Aufgaben ab, die Sie automatisieren können, und dies ist von Person zu Person unterschiedlich", sagte Alexander. "Ich erwarte, dass in den nächsten ein oder zwei Jahren mehr Enterprise-Suiten und -Funktionen verfügbar sein werden, die die Möglichkeiten von Alexa erweitern werden."

So erstellen Sie Ihre eigenen Alexa-Fähigkeiten

Sie werden wahrscheinlich den größten Nutzen aus Alexa for Business ziehen, wenn Sie die Art von Fähigkeiten entwickeln, die Ihre Geschäftstätigkeit unterstützen. Es gibt zwar viele vorgefertigte Fähigkeiten, die helfen können, aber viele Unternehmen möchten spezifische Fähigkeiten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Während sich einige Unternehmen an Codierungsexperten und -entwickler wenden, hat Amazon das Erstellen eigener privater Fähigkeiten zu einer relativ einfachen Aufgabe gemacht. Mit den "Skill Blueprints" können Personen ohne Programmierkenntnisse private Fähigkeiten erstellen, die nur von ihrer Organisation und ihren Mitarbeitern verwendet werden können.

Laut Amazon handelt es sich bei Alexa Private Skills um sprachgesteuerte Funktionen, die das Alexa-Erlebnis verbessern und gleichzeitig für Mitglieder einer Alexa for Business-Organisation privat bleiben.

"Mit Alexa for Business Blueprints müssen Sie keine einzige Codezeile schreiben, um eine private Fähigkeit für Ihren Arbeitsplatz zu erstellen", schreibt Amazon auf seiner Website. "Wählen Sie einen von Dutzenden benutzerfreundlichen Skill Blueprints aus, fügen Sie Informationen hinzu, z. B. allgemeine Fragen und Antworten für Ihren Arbeitsplatz, und veröffentlichen Sie den Skill als privaten Skill bei Alexa for Business."

Es gibt zwei Haupttypen von Geschäftsfähigkeiten, die Sie erstellen können, ohne Code zu kennen: Fragen und Antworten für Unternehmen und Onboarding-Anleitungen. Mithilfe der Q & A-Fähigkeiten können Sie Fragen und Antworten erstellen, auf die Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Antworten benötigen, z. B. "Wer kümmert sich um unsere sozialen Medien?". oder "Wann ist der Helpdesk verfügbar?"

Mit Blueprints können Sie sich anmelden und eine bestimmte Frage sowie Variationen derselben Frage eingeben, falls jemand sie nicht genau so stellt, wie Sie sie geschrieben haben. Sie tippen auch die Antwort aus. Anschließend können Sie die Benutzeroberfläche anpassen, indem Sie Begrüßungs- und Abschlussnachrichten eingeben. Zuletzt benennen Sie die Fähigkeit und veröffentlichen sie. Im Gegensatz zu öffentlichen Kenntnissen können diese privaten Kenntnisse nur in Ihrer Organisation und von angemeldeten Benutzern verwendet werden.

Der andere Haupttyp von Geschäftsfertigkeiten, die Sie mit Amazon Blueprints erstellen können, sind Onboarding-Anleitungen für neue Mitarbeiter. Anstatt neuen Mitarbeitern einen Link zu einer Website mit allen Informationen oder einem gedruckten Handbuch bereitzustellen, können Sie einen Onboarding-Leitfaden erstellen, mit dem neue Mitarbeiter Alexa einfach die Fragen stellen können, die sie haben.

Zum Beispiel könnte es sein: "Alexa, sag mir, wie ich meine E-Mail auf meinem Handy einrichten soll?" oder "Alexa, wie verschicke ich ein Paket?" Sie können auch Informationen darüber einfügen, wo sich die Dinge im Büro befinden, z. B. in der Cafeteria oder im Kopierraum. Schließlich können Sie Kontaktinformationen für verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter hinzufügen.

Für den Onboarding-Leitfaden fügen Sie alle Fragen ein, die Sie beantworten möchten, und geben dann die Schritte zum Ausfüllen der einzelnen Fragen ein. Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie Begrüßungs- und Beendigungsnachrichten einfügen und dann das Handbuch veröffentlichen.

Sobald Ihre privaten Kenntnisse veröffentlicht wurden, können Sie entscheiden, in welchen Räumen sie verfügbar sein sollen und ob jeder einzelne angemeldete Benutzer von einem seiner Geräte aus auf sie zugreifen soll.

Obwohl diese Technologie zur Steigerung Ihrer Produktivität und zur Erleichterung einiger Ihrer Verwaltungsaufgaben beitragen kann, sollten Sie wissen, welche unternehmensweiten Informationen Sie in Ihre Fähigkeiten einbeziehen.

Aufgrund der jüngsten Erkenntnis von Amazon, dass einige Alexa-Gespräche von Mitarbeitern mitgehört werden, sollten Sie keine vertraulichen Informationen in Ihre Fähigkeiten einbeziehen.