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Microsoft Forms ist eine der einfachsten, aber nützlichsten und leistungsfähigsten Apps in der Microsoft Office-Suite. Es ist ein bisschen unangekündigt, da viele Power-User Word und Excel lieben und sich täglich an diese Apps halten. Trotzdem bietet Forms einige überraschende Funktionen für Unternehmen, die die Art und Weise, wie Sie Informationen sammeln und nachverfolgen, verändern können.

In Formulare können Sie ein Formular oder ein Quiz erstellen. Die beiden mögen ähnlich aussehen, aber der grundlegende Unterschied besteht darin, dass ein Formular zum Sammeln von Informationen oder zum Durchführen einer Umfrage verwendet wird, während ein Quiz zum Testen der Teilnehmer vorgesehen ist und jede Antwort eine bestimmte Anzahl von Punkten enthalten kann. In einem Quiz können Sie dem Teilnehmer auch ein Feedback geben (beispielsweise, ob er die richtige Antwort ausgewählt hat).

Ein Grund, warum Formulare so nützlich sind, ist die einfache Verwendung. Da keine Programmierung erforderlich ist, sind keine Codierungs- und technischen Kenntnisse erforderlich. Sie können einfach Formulare erstellen und die Ergebnisse verfolgen. Formulare können per E-Mail, als Teil einer Website, als Link oder mithilfe eines QR-Codes, den jemand mit seinem Telefon scannen kann, freigegeben werden. Hier sind die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Formulars und zum einfachen Verfolgen der Ergebnisse auf einer überraschend intuitiven Oberfläche.

1. Erstellen Sie ein neues Microsoft Form.

Wenn Sie ein neues Formular erstellen möchten, rufen Sie Forms.office.com auf oder klicken Sie in der Office-App auf das Symbol (entweder in der Desktop-Version oder online). Klicken Sie auf die Option, um ein neues Formular oder ein neues Quiz zu erstellen. Die Benutzeroberfläche sieht an dieser Stelle gleich aus, obwohl das Quiz einige zusätzliche Optionen bietet, z. B. das Hinzufügen der für jede Antwort zugewiesenen Punkte. (Für ein Quiz können Sie auch mathematische Gleichungen hinzufügen.)

Die grundlegenden Schritte sind auch die gleichen. Sie wählen den gewünschten Fragetyp aus, z. B. Multiple Choice, Textantwort, Bewertung, Datumsbereiche und einige andere, technischere Optionen. Die technischeren Formulareinträge werden im Menü angezeigt und enthalten Informationen zum Einordnen von Antworten, eine Tabelle und eine Net Promoter Score-Option. All diese Optionen werden übersichtlich dargestellt und führen Sie durch die Konfiguration der Einstellungen oder fügen bei einem Quiz eine Punktzahl hinzu.

Das Erstaunliche an Microsoft Forms ist, dass Sie an diesem Punkt im Grunde genommen fertig sind - Sie können ultra-einfache Formulare erstellen (z. B. Teammitglieder fragen, an welchem ​​Tag Sie eine Statusbesprechung abhalten sollten) oder unglaublich komplexe Formulare, die Informationen von Bewerbern sammeln. Mit Formularen können Sie Ihre Arbeit nicht speichern, programmieren oder Ihr Formular sogar für den tatsächlichen Gebrauch vorbereiten. Sobald Sie die Fragen und Auswahlmöglichkeiten hinzugefügt haben, sind Sie fertig und können das Formular freigeben.

Dies kann so einfach sein, wie die Option Freigeben auszuwählen und den Link in Ihr Formular zu kopieren. Wenn Sie eine Umfrage zur Zufriedenheit mit Ihrem Unternehmen durchführen möchten, können Sie den Link kopieren und in sozialen Medien freigeben. Sie können auch eine Option auswählen, um das Formular nur für Personen in Ihrer Firma freizugeben, die Zugriff auf Office haben, oder für Personen mit dem Link. Sie können zurückgehen und jedes Formular bearbeiten oder das Thema bei Bedarf anpassen (klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Thema oben rechts).

Es mag so aussehen, als ob der Prozess mehr sein sollte, aber die meisten Formulare brauchen nur ein paar Minuten, um erstellt zu werden, und dann ein paar Minuten, um sie per E-Mail oder auf andere Weise zu teilen.

2. Verfolgen Sie die Ergebnisse.

Wenn das Erstellen eines neuen Formulars einfach ist, ist das Nachverfolgen der Ergebnisse noch einfacher. Für das aktuell ausgewählte Formular klicken Sie auf die Registerkarte Antworten und sehen die Ergebnisse.

Angenommen, Sie erstellen ein neues Formular, in dem Sie Mitarbeiter nach einem neuen Projekt und ihrer Meinung zur Richtung fragen. Sie können alle Antworten anzeigen und ein Diagramm mit den angegebenen Antworten anzeigen. Sie können auch Durchschnittswerte und Einzelwerte für ein Quiz überprüfen.

Mit Microsoft Forms können Sie die Ergebnisse in Excel öffnen - klicken Sie einfach auf die Option in der App. Dadurch werden alle Antworten in einer Tabelle geöffnet, die Sie nach Bedarf überprüfen, freigeben oder sogar bearbeiten können. In einem Tabellenkalkulationsformat können Sie entscheiden, ob Sie die Daten mithilfe eines Diagramms darstellen oder die Antworten aus mehreren von Ihnen erstellten Formularen verfolgen möchten (indem Sie für jedes Formular eine Registerkarte verwenden).

Klicken Sie oben links auf den Namen der Formularanwendung, um weitere Formulare zu verfolgen. Hier können Sie alle von Ihnen erstellten Formulare überprüfen und die Antworten auf die einzelnen Formulare verfolgen. Ein Nachteil, der hier erwähnt werden muss, ist, dass Formulare keine robustere Engine zum Verfolgen einer Gruppe von Formularen bieten - beispielsweise zum Sammeln der Daten aus mehreren Umfragen oder Fragebögen und zum Zusammenfassen aller dieser Informationen in einer Formularzusammenfassung. Wie bereits erwähnt, können Sie dies jedoch manuell in Excel tun.