Wenn Sie im Geschäft arbeiten, sehen Sie professionelles Schreiben möglicherweise nicht als kritisch an. Denn die eigentlichen Herausforderungen sind Gewinnmargen, Mitarbeiterbindung und Marketing. Möglicherweise stellen Sie jemanden ein, der Marketingliteratur oder Social-Media-Inhalte schreibt.
Im Geschäftsleben ist jedoch eine effektive Kommunikation unabdingbar. Ohne eine gute Kommunikation - insbesondere mit Kunden und Geschäftspartnern - laufen Sie Gefahr, ein Projekt zu initiieren, ein neues Produkt zu entwickeln oder eine neue strategische Initiative auf eine Weise zu starten, die zu Sackgassen führt. Kunden werden Ihre Geschäftsziele nicht verstehen, und es ist nur eine schlecht geschriebene E-Mail erforderlich, um ein Gefühl der Verwirrung und Frustration zu erzeugen.
Diese Tipps sollen ab Ihrer nächsten E-Mail einen unmittelbaren Einfluss auf Ihre Kommunikation haben. Sie sind für Menschen gedacht, die bereits mit Aufgaben überlastet sind. Wenn Sie diese grundlegenden Richtlinien befolgen, werden Sie feststellen, dass die Leute verstehen, was Sie meinen und was Sie tun möchten, und sogar effektiver mit Ihnen kommunizieren.
1. Erlernen Sie die Grundlagen des guten Geschäftsschreibens
Es gibt ein ernstes Missverständnis über gutes Geschäftsschreiben. Das Verwenden komplizierter Formulierungen, das Verlassen auf proprietäre Begriffe und das Klingen klug und sachkundig scheinen gute Praktiken zu sein, aber sie verursachen nur Verwirrung. Besser ist es, klar und prägnant zu schreiben. Geben Sie an, was Sie wirklich meinen, und sorgen Sie sich nicht darum, ultra-professionell zu klingen.
Vermeiden Sie am besten komplexe Formulierungen und schreiben Sie mit einer offensichtlichen Nomen-Verb-Konstruktion. Gute schriftliche Kommunikation ist oft kurz und auf den Punkt. Beginnen Sie, indem Sie Ihre Sätze kürzer machen und ein starkes Verb auswählen. Sei direkt. Das beste geschäftliche Schreiben fließt leicht und ist nicht schwer zu lesen oder zu verstehen.
Wenn Sie diesen Rat befolgen und sich an einen klaren und prägnanten Schreibstil halten, könnten Sie versucht sein, diesen Schreibstil nur in "offiziellen" Dokumenten wie einem Marketingplan zu verwenden. Die Wahrheit ist, dass heutzutage alles Schreiben in der Wirtschaft offiziell ist, weil es oft leicht zugänglich ist. In den sozialen Medien könnte man meinen, ein Beitrag oder Kommentar sei ein Wegwerfartikel, den niemand bemerken wird. Das ist der erste Fehler, wenn es um Business Writing geht. Alles ist zugänglich.
Ein weiterer allgemeiner Tipp ist, sich an einen logischen Ablauf zu halten. Möglicherweise wechseln Sie zu einem klaren und prägnanten Schreibstil, und das ist großartig. Wenn Sie jedoch beim Schreiben eines Dokuments herumspringen und keine offensichtliche Struktur für das gesamte Dokument beibehalten, werden Sie den Leser dennoch verwirren. Ein guter Anfang ist eine grobe Gliederung. Es sollte nicht zu detailliert sein - notieren Sie einfach die wichtigsten Punkte, damit Sie sich an eine Roadmap halten können, wenn Sie in der Mitte Ihrer E-Mail, Ihres Artikels oder sogar Ihres sozialen Beitrags sind.
2. Bringen Sie Ihre E-Mails zum Leuchten und versuchen Sie nicht, alles in einer Nachricht zu erklären
Viele von uns senden täglich Dutzende von E-Mails. In der Wirtschaft ist es eine der primären Kommunikationsformen. Während die obigen allgemeinen Tipps für alle Dokumente, Social-Media-Posts und E-Mails gelten, gibt es einige Tipps, die sich speziell auf E-Mails beziehen. Hier ist eine: Halten Sie Ihre Nachricht kurz und einfach. Es ist erstaunlich, wie viele Leute eine lange, komplizierte E-Mail verfassen und denken, dass dies die beste Art der Kommunikation ist. Sie packen alle Details ein, als würden sie eine Schachtel verschicken.
Es ist weitaus besser, die Dinge leicht zu halten - wie ein einseitiger Brief oder weniger. Der Grund ist, dass jeder im Geschäft beschäftigt und abgelenkt ist. Eine gut geschriebene E-Mail ist oft eine, die sich an die Grundlagen hält und genau das abdeckt, was abgedeckt werden muss. Verwenden Sie E-Mail, um die Konversation zu starten, anstatt alle möglichen Variablen einzuschließen. Bei Bedarf können Sie telefonisch oder mit einer Chat-App wie Slack tiefer tauchen. Wenn jemand eine E-Mail von Ihnen erhält, sollte diese leicht zu lesen sein und genau den richtigen Detaillierungsgrad aufweisen.
3. Lesen Sie diese erstaunlichen Bücher, um sie zu studieren
Für alle, die das Handwerk des Schreibens erlernen möchten, ohne einen vollständigen Kurs zu belegen oder einen Hochschulabschluss in diesem Bereich zu erwerben, gibt es ein paar Abkürzungen. Eine ist, so viel wie möglich zu lesen. Je mehr Sie lesen, desto mehr können Sie schreiben. Solange Sie darauf achten, wie eine Geschichte aufgebaut ist und warum Wörter so angeordnet sind, dass sie gut geschriebene Sätze bilden, werden Sie die Grundlagen eines außergewöhnlichen Schreibens fast durch Osmose erlernen.
Vor allem drei herausragende Bücher sorgen für einen sofortigen Schub. Dreyers Englisch: Ein absolut korrekter Leitfaden für Klarheit und Stil ist ein guter Anfang. Benjamin Dreyer, ehemaliger Korrektor und Lektor, erklärt, wie man mit Leichtigkeit schreibt.
Ein weiteres hilfreiches Buch ist Between You & Me: Confessions of a Comma Queen, geschrieben von Mary Norris, einer ehemaligen Lektorin bei The New Yorker. Wieder einmal dienen der luftige Stil und die lustigen Anekdoten in diesem Buch als Vorlage für gutes Geschäftsschreiben.
Betrachten Sie das Buch Arbeiten, um ein wahres Meisterwerk der Recherche und des Schreibens für geschäftliche Zwecke zu erhalten. Dieses herausragende und detailreiche Buch des Pulitzer-Preisträgers Robert A. Caro behandelt die Grundlagen der Recherche, der Befragung und des Schreibens und bietet einige der besten Ratschläge, die Sie zu effektiver Kommunikation lesen können.
4. Erstellen Sie ein Schreibmuster für eine Bewerbung
Es kann vorkommen, dass Sie ein schriftliches Muster für eine Bewerbung einreichen müssen. Alle oben genannten Tipps gelten weiterhin, obwohl einige Dinge zu beachten sind. Zum einen sollte ein Schreibmuster mit größerer Präzision erstellt werden, und das bedeutet, dass es bearbeitet und erneut bearbeitet werden muss. Das beste Schreiben, zumindest in Bezug auf die offizielleren Einreichungen, die Sie für eine Bewerbung oder für Content-Marketing-Zwecke machen könnten, wird gründlich bearbeitet. Es ist ein Meißelprozess, bei dem Sie den Text immer wieder überarbeiten.
Bei jedem Schreibmuster ist es auch eine gute Idee, über die Struktur des Stücks nachzudenken und sich ausreichend mit dem Thema zu befassen. Dies ist eine feine Ausgewogenheit, die genügend Details enthält, um eine vollständige Stichprobe zu erstellen, ohne dass zusätzliche Informationen enthalten sind.
5. Vermeiden Sie diese üblichen geschäftlichen Schreibfehler
Neben dem einfachen und prägnanten Schreiben, dem Vermeiden von Jargon oder komplizierten Begriffen und dem Verfolgen einer offensichtlichen Struktur möchten Sie den Fehler des Amateurschreibens vermeiden.
Ein offensichtlicher Fehler ist die passive Stimme. Verglichen mit der aktiven Stimme ("der Braunfuchs ist über das Protokoll gesprungen") verwendet die passive Stimme eine komplexe Satzstruktur, die schwer zu lesen ist ("das Protokoll wurde vom Braunfuchs übersprungen"). Dieser Schreibfehler ist überraschend häufig und verwirrt die Geschäftskommunikation.
Ein anderes Beispiel könnte naheliegend sein, dass Sie beim Geschäftsschreiben die perfekte Grammatik verwenden sollten, aber zu viele Leute schreiben, ohne über die Regeln nachzudenken. Achten Sie auf gebräuchliche Grammatikfallen wie das Vertauschen Ihrer Pronomen (z. B. "er" und dann "sie", um sich auf dasselbe Thema zu beziehen) oder die Verwendung der falschen Verbform (z. B. "tun" gegen "taten").. Wenn es ein paar gibt, die Sie routinemäßig stören, machen Sie eine Liste von ihnen, damit Sie sich ihrer bewusst bleiben, während Sie bei der Arbeit schreiben.
