Naturkatastrophen sind unvorhersehbar. Ob Sturm, Erdbeben oder andere Katastrophen - die Auswirkungen auf die Umgebung und die Telekommunikationsinfrastruktur können schwerwiegende Folgen für ein kleines Unternehmen haben. Während Sie nur so viel tun können, um sich auf die Folgen einer Naturkatastrophe vorzubereiten und diese zu vermeiden, können Call-Center-Dienste sicherstellen, dass Ihre Telefonleitungen betriebsbereit sind und Ihre Kunden Ihr Unternehmen erreichen können.
Call Center sind im besten Fall professionelle und freundliche Anlaufstellen für Ihre Kunden. Sie führen Telefonanrufe aus, sodass Sie keine Anrufe tätigen müssen, egal ob Sie häufig gestellte Fragen beantworten, Bestellungen entgegennehmen oder sogar Telemarketing-Kampagnen durchführen. Während einer Katastrophe größeren Ausmaßes werden Call-Center zu einer Rettungsleine für den Notfall, sodass Ihr Unternehmen auch dann mit seinen Kunden in Kontakt bleibt, wenn Sie versuchen, Ihr Unternehmen und sich selbst zu schützen, während die Naturkatastrophe andauert.
Wie helfen Call Center-Services Ihrem Unternehmen bei Naturkatastrophen und wie bleiben sie unter denselben Bedingungen betriebsbereit? Besser noch, wie können sie Ihnen helfen, wieder auf die Beine zu kommen, wenn der Sturm sich beruhigt? Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Callcenter-Diensten während und nach einer Naturkatastrophe Hilfe erhalten.
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Die Gefahr von Naturkatastrophen für kleine Unternehmen
Naturkatastrophen treten in allen Regionen in vielfältiger Form auf. Hurrikan, Tornado, Erdbeben oder Feuer - kein kleines Unternehmen ist gegen die Wut von Mutter Natur gefeit, wenn es zuschlägt. Leider denken viele kleine Unternehmen nicht über die Möglichkeit von Naturkatastrophen nach oder erstellen keinen Geschäftskontinuitätsplan, obwohl 40% der kleinen Unternehmen sich nicht erholen, wenn eine Naturkatastrophe eintritt.
Von den Hurrikanen in Florenz und Texas im Jahr 2018 bis hin zu den Bränden und Erdbeben in Kalifornien in diesem Jahr sind Naturkatastrophen wichtige Ereignisse, die das Geschäft ernsthaft stören können. Leider glauben Wissenschaftler, dass die Rate und der Schweregrad von Naturkatastrophen aufgrund des Klimawandels zunehmen. Für die Zukunft stehen wahrscheinlich mehr Dürren, Hurrikane, Überschwemmungen, Erdbeben und Brände in den USA auf dem Programm
"Wir sehen Katastrophen in allen geografischen Regionen, und die Anfälligkeit [für kleine Unternehmen] besteht immer darin, Support-Services, insbesondere Telefondienste, aufrechtzuerhalten", sagte Kathy Gray, Director Business Development bei Xact Telesolutions. "Jeder Bereich hat Schwachstellen, aber wenn Sie klug sind, bereiten Sie sich darauf vor."
Die Vorbereitung auf eine Naturkatastrophe ist von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört, dass Ihr Callcenter oder Ihr Anrufbeantworter für eingehende Anrufe bereit ist. Call-Center-Dienste bearbeiten häufig Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende für kleine Unternehmen sowie Überläufe, wenn das Anrufvolumen während der Geschäftszeiten ansteigt. Selbst wenn Ihr kleines Unternehmen kein Callcenter nutzt, können Sie bei Naturkatastrophen einen Vertrag zur Verwaltung Ihrer Telefonleitungen abschließen.
"Wir haben einen Kunden in Fayetteville, North Carolina, den wir unterstützen, aber normalerweise kümmern wir uns nicht um die Hauptleitung", sagte Gray. "Sie haben ihre Hauptleitung zu uns geleitet, um Anrufe an andere Callcenter im Land zu leiten, um den [Hurrikan Florenz] vorzubereiten."
In der Katastrophenplanung steckt zwar viel mehr, als nur dafür zu sorgen, dass die Telefone weiter klingeln, dies ist jedoch ein wichtiger Aspekt. Kunden außerhalb des betroffenen Gebiets (oder, abhängig von der Art Ihres Unternehmens, innerhalb des betroffenen Gebiets) werden weiterhin versuchen, Ihr Unternehmen zu erreichen, während Sie alle Hände voll zu tun haben, um Ihre Vermögenswerte und sich selbst zu schützen. Während das Geschäft vielleicht das Letzte ist, an das Sie denken, weil die Natur überall um Sie herum Unheil anrichtet, werden viele Kunden dies nicht in Betracht ziehen, wenn sie nicht in der Lage sind, Sie zu erreichen. Ein Call-Center-Service, der Ihre Telefone am Laufen hält, und eine freundliche Empfangsdame auf der anderen Seite sind der Schlüssel, um ihr Geschäft aufrechtzuerhalten und sie zufrieden zu stellen.
Call Center und Disaster Recovery-Dienste
Ein Call-Center-Service ist nicht nur bei Naturkatastrophen praktisch. Nach jeder Art von Naturkatastrophe werden kleine Unternehmen, genau wie die Bewohner des betroffenen Gebiets, mit einem langwierigen und mühsamen Wiederherstellungsprozess konfrontiert sein müssen. Call Center sind nützliche Partner, wenn Sie damit beschäftigt sind, die Teile abzuholen und zur Normalität zurückzukehren.
"Sollte [ein kleines Unternehmen] länger weg sein, als sie sich vorstellen, müssen sie einen Plan mit einem Callcenter haben, das von diesem Partner unterstützt wird, während sie weg sind", sagte Gray.
Sie können ein Callcenter als kurzfristiges Kundendienstpersonal einsetzen, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter arbeitsunfähig sind oder wenn Sie mit den in Ihrer Region laufenden Wiederherstellungsbemühungen beschäftigt sind. Bei besonders großen Katastrophen, bei denen ein Gebiet für lange Zeit durcheinander geraten ist, können kleine Unternehmen sicher sein, dass ihre Callcenter-Partner jedem, der anruft, einen kontinuierlichen Kundenservice bieten.
"Nach dem Hurrikan Katrina waren zum Beispiel die Menschen monatelang arbeitslos", sagte John Coulter, Director Business Development bei Five Star Call Centers. "Wir haben Mitarbeiter eingestellt, um den Kundenservice unserer Kunden zu gewährleisten, während ihre Mitarbeiter wieder auf die Beine kamen und wieder an die Arbeit gingen."
Nach einer Naturkatastrophe gibt es viel zu tun, zum Beispiel Versicherungsansprüche einzureichen, physische Standorte zu bereinigen und alle gestörten Systeme wieder online zu stellen. Viele kleine Unternehmen beteiligen sich auch an Wiederherstellungsbemühungen in der Gemeinde, was die Belastung erhöht, nach einer verheerenden Naturkatastrophe wieder auf die Beine zu kommen. Während all dieser Wiederherstellungsbemühungen müssen die Kunden weiterhin Kontakt mit Ihrem Unternehmen aufnehmen, sodass ein voll funktionsfähiges Callcenter ein Muss ist. Call-Center-Services können diese Notwendigkeit für Ihr Unternehmen erfüllen, während Sie sich mit allen Wiederherstellungsbemühungen beschäftigen.
Wie bleiben Call Center im Katastrophenfall einsatzbereit?
Das Auslagern von Operationen an Call Center im Katastrophenfall ist eine Sache, aber wie können Call Center Störungen ihres eigenen Dienstes vermeiden, wenn sie sich im Herzen einer Katastrophe befinden? Jedes Unternehmen ist anders, aber die besten Call Center verfügen über Redundanzen, um sicherzustellen, dass sie Anrufe umleiten und das Volumen an anderen Standorten im ganzen Land verwalten können.
"Die Art und Weise, wie ein Call Center dieses Volume platzieren sollte, ist über mehrere Standorte hinweg redundant, sodass sie sich nie in einer Position befinden, in der sie nicht für einen Kunden antworten können", sagte Gray. "Wir haben Agenten in 20 Bundesstaaten platziert. Wir haben Rechenzentren, die an drei Stellen in den Bundesstaaten zusammengelegt sind. Wenn also eine Zentrale beeinträchtigt ist, wird die Anrufweiterleitung nur umgeschaltet."
Im Kern verfügen Call Center lediglich über eine größere und redundantere Infrastruktur, die sicherstellt, dass immer ein Standort für die Anrufe Ihres Kleinunternehmens verfügbar ist, selbst wenn sich ein Standort inmitten einer Naturkatastrophe oder einer anderen Störung des Dienstes befindet.
"Kleine Unternehmen verfügen häufig nicht über die Technologie und Redundanz, die wir heute haben", sagte Coulter. "Es ist nicht wirtschaftlich für sie, mehrere Telefonvermittlungen, Generatoren vor Ort und mehrere Standorte zu haben. Call Center haben im Allgemeinen mehrere Telefonanbieter, mehrere Internetanbieter und mehrere Standorte. Wenn es in South Carolina eine Überschwemmung gibt und es weh tut, ist a Ich habe vier Standorte, an denen ich Anrufe weiterleiten und Kunden weiterhin unterstützen kann. " Sie interessieren sich für Call Center und Anrufbeantworter für Unternehmen? Schauen Sie sich unsere besten Tipps an.]
Wenn Sie die Verwaltung Ihrer Telefonleitungen an ein Callcenter oder einen Anrufbeantworterdienst auslagern, können Sie sich auf das Notfallmanagement und einen Notfallwiederherstellungsplan konzentrieren. Unabhängig davon, ob es sich um eine Naturkatastrophe oder eine vom Menschen verursachte Katastrophe handelt, wie z. B. einen Stromnetzausfall, können Ihre Kunden mit Hilfe von Antwortdiensten erreichen, wer Ihre Marke repräsentiert.
Ein Naturkatastrophenplan ist vorhanden
In der Katastrophenplanung ist die Notfallvorsorge der Schlüssel. Es ist am besten, einen Plan zu haben und ihn nicht zu brauchen, als einen zu brauchen und ihn nicht zu haben. Eine Vorbesprechung und der Aufbau einer Beziehung zu einem Call-Center-Dienst ist ein Schritt zur Erstellung eines umfassenden Katastrophenplans, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, auch wenn Sie physisch nicht zu Ihrem Unternehmen gelangen können. Die Aufrechterhaltung der Telefonleitungen ist zwar nur ein Teil eines ganzheitlichen Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, aber ein wichtiger Teil des Puzzles.
"Für jeden geht es darum, vertrauenswürdige Partner zu haben", sagte Coulter. "Vorbereitung ist immer der Schlüssel. Viele Menschen denken erst nach einem Katastrophenfall an Geschäftskontinuität, und dann ist es zu spät. Stellen Sie sicher, dass interne Richtlinien und Verfahren dokumentiert sind, um ein anderes Team zum Laufen zu bringen."
"Mein Rat ist, vorausschauend zu planen - warten Sie nicht, bis die Veranstaltung zu Ihnen kommt", sagte Gray. "Schützen Sie Ihr Unternehmen, vereinbaren Sie einen Plan mit einem Callcenter-Partner und arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der über eine Infrastruktur verfügt, in der Anrufe nicht auf einen Bereich des Landes beschränkt sind."
Egal, ob Sie in einem katastrophengefährdeten Gebiet arbeiten oder durch ein Freak-Ereignis überrascht werden, die Call-Center-Dienste geben Ihnen einen Grund zur Sorge. Wenn Sie versuchen, die Auswirkungen eines massiven Sturms, Erdbebens, Feuers oder einer anderen Katastrophe zu mildern, können Sie zumindest sicher sein, dass Kunden, die Ihr Unternehmen anrufen, von einem professionellen Call-Center-Agenten begrüßt werden, der Ihre Marke freundlich vertritt und hilfsbereit.
