Spezialisten in einer effizienten Organisation arbeiten wie Zahnräder in einem Rad und tun alles, um ein fertiges Produkt oder eine Dienstleistung zu produzieren. Außerhalb der Routine eines Unternehmens gibt es jedoch einige gewaltige Aufgaben, die eine eigene Art von Experten einladen: den Projektmanager.
Was ist ein Projektmanager?
Ein Projektmanager ist die Person, die ein Team koordiniert, um ein Ziel in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen. Solche Projekte können außerhalb der Routine einer Organisation kompliziert und langfristig sein oder die Koordination mehrerer Teams beinhalten.
Wenn dies für Sie wie ein gewöhnlicher alter Chef klingt, beachten Sie, dass ein Projektmanager keine solche Befugnis besitzt, während ein Chef über Einstellungs-, Entlassungs- und Mentoring-Kapazitäten verfügt. Der Hauptunterschied ist jedoch, dass ein Projektmanager nur kurzfristig ist.
"Die Beziehung ist vorübergehend, da das Projekt per Definition endet", sagte Alan Zucker, Gründungsdirektor von Project Management Essentials. Während normale Chefs den laufenden Betrieb oder die Fertigung überwachen, ist die Aufgabe eines Projektmanagers endlich.
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Kompliziert und hohes Risiko
In vielen Branchen sind Projektmanager ebenso unverzichtbar geworden wie IT-Support oder Buchhaltung - vor allem, wenn Großprojekte ihr Brot sind.
"Unternehmen, die ohne mindestens einen großartigen Projektmanager nicht leben können, haben kompliziertere Projekte mit hohem Risiko", sagte Laura Stringer, Direktorin von Ninth Fourth. "Denken Sie an Fertigung, Konstruktion, Technologie, Erfahrung."
Unternehmen wie Google, bei denen Projekte wie der Bau eines fahrerlosen Autos ein kompliziertes und risikoreiches Unterfangen darstellen, beschäftigen möglicherweise Hunderte von Projektmanagern.
Die Nachfrage nach Projektleitern steigt. Laut dem Project Management Institute sind die fünf Branchen mit dem höchsten prognostizierten Wachstum Management- und Professional Services, Produktion, Finanzen und Versicherung, Informationsdienste und Verlagswesen sowie Bauwesen.
Projektmanagement für kleine Unternehmen
Anders als bei Google ist es unwahrscheinlich, dass KMUs genug Projekte haben, um einen internen Projektmanager zu rechtfertigen. Stattdessen werden in vielen Unternehmen unabhängige Auftragnehmer hinzugezogen. Hier sind die folgenden fünf Schritte für ein besseres Projektmanagement hilfreich.
Projektmanagement-Tipps
Der Projektmanagementprozess sollte nicht entmutigender sein als das Projekt selbst. Glücklicherweise müssen Projektmanagement-Experten für alle, die ein Ziel haben, das angegangen werden muss, unabhängig davon, ob Sie sich für die Einstellung eines Auftragnehmers entschieden haben oder nicht, einige wichtige Schritte beachten.
1. Suchen Sie nach Domain-Erfahrung
Erwarten Sie keinen Spezialisten auf Ihrem Gebiet, wenn Sie einen freiberuflichen Projektmanager in Betracht ziehen.
"Projektmanager sind Generalisten, sie haben oft keine detaillierten technischen Fähigkeiten", sagte Zucker. Stattdessen ist es die Aufgabe des Projektmanagers, auf die Spezialisten zurückzugreifen und sich mit ihnen abzustimmen.
Was Arbeitgeber tun können, ist, Projektmanager nicht für ihre Sachkenntnis, sondern für ihre Gebietserfahrung zu betrachten. "Domain" bezieht sich auf die von ihnen verwalteten Bereiche, unabhängig davon, ob es sich um Suchmaschinenoptimierung oder Wolkenkratzerbau handelt. Der Projektmanager hat möglicherweise immer noch keine Antworten - dafür müssen Sie einen Berater einstellen - aber er kennt die Schritte in diesem Prozess.
"Gute Projektmanager kennen die Grenzen ihres technischen Wissens und wissen, wie man die richtigen Fragen stellt", sagte Zucker. "Je mehr Domänenerfahrung der Projektmanager hat, desto besser wissen sie, welche Fragen sie stellen müssen."
2. Priorisieren Sie die Soft Skills
Beachten Sie jedoch, dass das Domänenwissen immer noch zweitrangig ist. Wofür der Projektmanager wirklich da ist, ist seine Führungskompetenz.
"Die Soft Skills sind viel wichtiger", sagte Stringer. "Der Projektmanager muss in der Lage sein, aus jedem Teammitglied die beste Leistung herauszuholen. Er muss möglicherweise als Coach fungieren und dabei allen helfen, zusammenzuarbeiten. Er muss einige harte Gespräche führen, sowohl mit Teammitgliedern als auch mit Stakeholdern. Das alles." braucht soft skills."
Mit dieser spezifischen Kompetenzbilanz entscheiden sich immer mehr Projektmanager für eine Zertifizierung, obwohl der Job dies technisch nicht erfordert. Sein Wert ist unter Fachleuten umstritten.
"Ich bin seit ungefähr sechs Jahren zertifiziert und werde jedes Mal erneuert, jedoch nur aufgrund des wahrgenommenen Werts des Berechtigungsnachweises", sagte Casey Raiford, Direktor für Forschung und Entwicklung bei Plex Solutions. "Ich habe noch nie etwas Spezielles verwendet, was ich gelernt habe … der wahre Wert der Zertifizierung und es ist nicht trivial, zu verstehen, wie man ein Framework für die Umsetzung von Projekten erstellt und implementiert."
Bei der Beauftragung eines Projektleiters bedeutet Zertifizierung laut Stringer jedoch nicht immer eine hohe Leistung.
3. Erstellen Sie eine Projektcharta
Hoffentlich wissen Sie bereits, warum Sie ein Projekt durchführen. Trotzdem ist es gut, Ihre Ziele in Abstimmung mit dem Projektmanager festzulegen. Dies wird oft als Projektcharta bezeichnet.
Eine Charta muss nicht immer offiziell verfasst sein, sagte Zucker, aber Kunden und Projektmanager sollten zumindest die folgenden Fragen beantworten:
- Warum führen wir das aus?
- Was sind unsere Ziele?
- Was sind unsere übergeordneten Ziele?
- Was ist unsere Definition von "erledigt"?
Die Einbeziehung des Projektmanagers in diesen Prozess hat zwei Vorteile. Zum einen haben sie eine bessere Vorstellung davon, welche Erwartungen realistisch sind.
Noch wichtiger ist jedoch, dass beide Parteien dieselbe Definition von Erfolg haben.
"Ein Stakeholder könnte sagen:" Wir möchten den Traffic auf unserer Website erhöhen ", aber er möchte möglicherweise die Conversions steigern oder den Traffic auf eine App lenken", sagte Stringer. "Es ist wichtig, auf den Grund zu gehen, warum wir dieses Projekt durchführen, um zu verstehen, was die Ziele sein sollten."
4. Legen Sie die zu erbringenden Leistungen fest
Sobald die Ziele in der Projektcharta festgelegt sind, müssen bestimmte Messgrößen festgelegt werden, um den Fortschritt zu verfolgen.
Im Projektmanagement werden diese Metriken als Liefergegenstände oder als zu vervollständigende quantifizierbare Güter oder Dienstleistungen bezeichnet. Dies kann genau auf das Ziel ausgerichtet sein (z. B. "Das Haus bauen"), oder es kann ein konkreter Meilenstein auf dem Weg zur Erreichung eines Ziels sein.
In jedem Fall müssen diese im Voraus festgelegt werden, insbesondere aber in letzterem Fall, wenn mehr Variablen zu berücksichtigen sind.
"Die Projektmanager sollten sich im Vorfeld so gut wie möglich darüber einig sein, wie die Ergebnisse aussehen und wann sie fertig sind", sagte Stringer. "Kommunikation ist während des gesamten Projekts so unglaublich wichtig und beginnt von vorn."
5. Bewerten Sie die Projektleistung
Wenn ein Ziel erreicht ist, kann es laut Stringer einfach sein, diesen letzten Schritt zu überspringen.
"Projekte werden gerade fertiggestellt, und alle fahren mit dem nächsten fort, möglicherweise mit einer flüchtigen Bewertung einige Monate später", sagte sie.
Für eine mögliche zukünftige Verbesserung ist jedoch eine Bewertung von entscheidender Bedeutung. Dies kann in zwei Stufen unterteilt werden. Das erste ist mehr Meta - wie ist das Projekt selbst gelaufen? Was hat funktioniert und was nicht? Diese Analysen sind nicht nur für den Projektmanager, sondern auch für den Kunden hilfreich, insbesondere wenn sie in Zukunft ähnliche Aufgaben übernehmen werden.
Die nächste Bewertung ist eine Überprüfung der zu erbringenden Leistungen.
"Sie wollen sehen, wie die Ergebnisse die Nadel bewegt haben", sagte Stringer. "Ob es das Ziel des Projekts war, die Kundenzufriedenheit zu steigern, die Produktionszeiten in einer Fabrik zu verkürzen oder ein heißes neues Produkt auf den Markt zu bringen, Sie werden messen, wie sehr sich etwas geändert hat."
