Telefonkonferenzen waren früher die beliebteste Methode, um Besprechungen mit Kollegen und Kunden an verschiedenen Standorten durchzuführen. Diese Telefonanrufe werden jedoch schnell durch Videokonferenzen ersetzt.
Zuvor waren sie aufgrund der Kosten und Komplexität von Videokonferenzsystemen am besten für größere Unternehmen geeignet. Die heutigen Systeme sind jedoch einfach zu installieren, leicht zu bedienen und relativ billig, was den Einsatz für Unternehmen aller Größenordnungen eröffnet hat.
Jüngste Studien zeigen, dass mehr als 98% der mittleren und großen Unternehmen Videokonferenzlösungen kaufen. Zwei Drittel der kleinen Unternehmen planen, dies auch zu tun.
Eine Zunahme der Remote-Arbeit erhöht den Bedarf an Videokonferenzlösungen. Dieselben Untersuchungen zeigen, dass mehr als 75% der Arbeitgeber Videokonferenzsoftware als Möglichkeit zur Unterstützung von Besprechungen mit Remote-Mitarbeitern wünschen. Weitere drei Viertel geben an, dass sie diese Art von Service benötigen, weil sie mehrere Büros haben.
Videokonferenzen helfen Teams dabei, auf eine Weise zusammenzuarbeiten, die mit Telefonkonferenzen einfach nicht zu vergleichen ist. Beispielsweise können Sie bei einer Videokonferenz physische Gesten und Gesichtsausdrücke sehen und Bildschirme freigeben.
Die neue Einfachheit bei Videokonferenzen hat auch die Tür für eine verstärkte Nutzung geöffnet. Anstatt hauptsächlich Besprechungen in großen Gruppen abzuhalten, können diese Systeme auch problemlos für Einzel-Video-Chats verwendet werden.
Es ist wichtig, den richtigen Videokonferenzdienst für Ihr Unternehmen auszuwählen und die richtigen Fragen zu stellen. Wie viele Teilnehmer nehmen regelmäßig an Ihren Anrufen teil? Müssen Sie andere Anwendungen wie Google Text & Tabellen integrieren, um sie für andere Benutzer freizugeben? Wie oft planen Sie Videokonferenzen? Sie müssen alle diese Faktoren berücksichtigen, bevor Sie sich entscheiden. Eine Plattform mit Dutzenden von Funktionen könnte sich als Geldverschwendung herausstellen, aber ein kostenloser Videokonferenzdienst bietet möglicherweise nicht die Funktionen, die Sie benötigen.
Wenn Sie nach Videokonferenzdiensten für 2019 suchen, finden Sie hier alles, was Sie über diese Lösungen wissen müssen und wie Sie eine auswählen können. Wissen Sie schon, wonach Sie suchen? Besuchen Sie unsere Seite mit den besten Angeboten, um zu sehen, welche wir empfehlen.
Anmerkung des Herausgebers: Suchen Sie eine Videokonferenzlösung? Füllen Sie den folgenden Fragebogen aus, um mit Anbietern in Verbindung zu treten, die Ihnen helfen können
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Mithilfe von Videokonferenzdiensten können Sie sich über einen hochwertigen Video-Feed mit anderen treffen und zusammenarbeiten. Im Gegensatz zu einem Telefonanruf können Sie bei Videokonferenzen die Personen sehen, mit denen Sie sich treffen, als wären Sie im selben Raum.
Auf Videokonferenzdienste kann von zahlreichen Orten aus zugegriffen werden, darunter mit dem Internet verbundene Computer und Smartphones. Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie Videokonferenzen auch an einem bestimmten Ort wie einem Konferenzraum einrichten. Mit dieser Option werden Kameras so eingerichtet, dass sie den gesamten Raum anzeigen, und Mikrofone verstärken diejenigen, die sprechen.
Diese Dienste geben diesen Hosting-Meetings die totale Kontrolle. Mit Videokonferenzdiensten haben Gastgeber die vollständige Kontrolle über ein Meeting. Die Moderatoren entscheiden, wer reden kann, wer auf Video sein kann und wer ihren Bildschirm freigeben kann. Wenn beispielsweise eine Person, die an der Besprechung teilnimmt, eine Präsentation hält, kann der Gastgeber zulassen, dass sie ihren Bildschirm freigibt, damit alle Teilnehmer eine PowerPoint-Präsentation sehen können.
Für diejenigen, die nicht per Video an der Besprechung teilnehmen können, bieten diese Dienste die Möglichkeit, bei Bedarf telefonisch an der Besprechung teilzunehmen. Und während sie nicht sehen können, was los ist, werden sie zumindest hören können, was alle sagen.
Viele Videokonferenzdienste berechnen eine Gebühr pro Host. Wenn Sie also möchten, dass mehrere Mitarbeiter ihre eigenen Besprechungen abhalten, benötigen sie jeweils eine Benutzerlizenz. Mit mehreren Benutzerlizenzen können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Videokonferenzen abhalten. Bei dieser Kostenstruktur zahlen Sie nur für jeden Host. Die Teilnahme an einem Meeting ist für andere kostenlos.
Andere Dienste bieten Pläne an, die die Anzahl der Teilnehmer in jedem Meeting begrenzen. Die Preise für Servicepläne können auch variieren, je nachdem, wie viele Video-Feeds gleichzeitig verwendet werden können oder wie viele andere Funktionen verfügbar sind.
Einige Dienste bieten einen völlig kostenlosen Tarif an. Diese Pläne begrenzen in der Regel die Teilnehmerzahl auf höchstens eine Handvoll und begrenzen häufig die Dauer von Videoanrufen.
Bei kostenpflichtigen Plänen mit einem Pro-Host-Modell können die Kosten zwischen 5 USD pro Host und Monat und nördlich von 50 USD pro Host und Monat liegen. Darüber hinaus erfordern einige Pläne eine Mindestanzahl von Benutzerlizenzen.
Anstatt pro Host zu berechnen, konzentrieren sich einige mehr auf die Anzahl der Teilnehmer einer Videokonferenz. Beispielsweise könnten Sie 145 US-Dollar pro Monat für die Ausrichtung von Videokonferenzen mit bis zu 500 Teilnehmern bezahlen. Diese Art der Kostenstruktur wird häufig von Diensten verwendet, die sich auf die Tools konzentrieren, die ein Unternehmen für die Ausrichtung von Webinaren benötigt.
Wie bei jedem anderen Kauf ist es wichtig zu wissen, was Sie von Ihrem Videokonferenzsystem benötigen, bevor Sie sich für eines entscheiden. Beispielsweise muss ein großes Unternehmen möglicherweise Dutzende von Benutzern gleichzeitig einschließen, während ein kleineres Unternehmen möglicherweise nur Einzelkonferenzen benötigt.
Folgendes sollten Sie bei der Suche nach einer Lösung beachten:
- Teilnehmerzahl: Überlegen Sie, wie viele Teilnehmer regelmäßig an Ihren Konferenzen teilnehmen werden. Bei einigen Diensten können Sie sich kostenlos mit einer Handvoll Teilnehmern verbinden. Wenn Sie also nicht mit vielen Leuten in Kontakt treten müssen, zahlen Sie möglicherweise nicht viel (oder gar nichts). Andere Dienste sind auf die Verbindung einer großen Anzahl von Benutzern spezialisiert. Die Reichweite ist groß, sodass Sie viel Zeit sparen können, wenn Sie wissen, was Sie benötigen, bevor Sie mit der Suche beginnen.
- Video-Feeds: Während viele Videokonferenzdienste über ihre Besprechungen verfügen, können Hunderte, wenn nicht Tausende von Teilnehmern gleichzeitig teilnehmen, sie begrenzen jedoch in der Regel die Anzahl der Videostreams. andere jedoch nicht. Es hilft Ihnen, herauszufinden, wie oder ob der Service Feeds begrenzt, bevor Sie kaufen. Sie möchten auch sicherstellen, dass die Videoqualität erstklassig ist. Einige Dienste bieten HD-Video an, andere nicht.
- Benutzerfreundlichkeit : Lassen Sie sich von einer unfreundlichen Benutzeroberfläche nicht von Ihrem Unternehmen abhalten. Andernfalls starten Sie Präsentationen, ohne dass wichtige Teilnehmer zuschauen müssen, oder verpassen die Gelegenheit, eine Verbindung herzustellen.
- Arten von Besprechungen: Mit einigen High-End-Diensten können Sie je nach Art der Besprechung, die Sie abhalten, verschiedene Räume einrichten. Veranstalten Sie offene Fragen und Antworten, bei denen jeder Feedback geben kann? Halten Sie eine Präsentation oder einen Vortrag und möchten, dass die Teilnehmer stumm geschaltet werden? Ermitteln Sie, welche Arten von Besprechungen in der Regel von Ihnen abgehalten werden. Wenn Sie eine Vielzahl von Besprechungen abhalten, suchen Sie nach einem Dienst, der alle Ihre Anforderungen erfüllt.
- Mobiles Erlebnis: Der springende Punkt bei Videokonferenzen ist die Remote-Verbindung mit Personen. Manchmal bedeutet dies, dass Sie eine Verbindung über mobile Geräte herstellen. Probieren Sie einen Videokonferenzdienst sowohl auf Tablets als auch auf Smartphones aus, um sicherzustellen, dass diese Teilnehmer ein ebenso positives Erlebnis haben wie diejenigen, die über Desktops oder Konferenzraumkonfigurationen eine Verbindung herstellen.
- Video- und Audioaufzeichnung: Manchmal ist es hilfreich, die Highlights eines Meetings für einen späteren Zeitpunkt zu speichern. Video- und Audioaufzeichnungsfunktionen sind unerlässlich, wenn Sie zurückkehren und Besprechungen oder Konferenzen wiedergeben möchten. Darüber hinaus kann ein Online-Archiv vergangener Besprechungen hilfreich sein. Sie können beispielsweise Besprechungsausschnitte für Einführungs- oder Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter speichern. Achten Sie darauf, wie viel Speicherplatz Ihnen zur Verfügung steht. Viele dieser Dienste speichern die Aufzeichnungen in der Cloud und begrenzen den Speicherplatz jedes Benutzers.
- Bildschirmfreigabe: Durch die Bildschirmfreigabe bleiben die Teilnehmer beschäftigt und ein Meeting wird interaktiver. Wenn Sie die Feinheiten einer Präsentation erläutern oder einem Remote-Mitarbeiter den Zugriff auf bestimmte Dokumente zeigen möchten, können Sie mithilfe der Bildschirmfreigabe effizienter vorgehen.
- Raumsysteme: Je nach Bedarf möchten Sie möglicherweise einen Konferenzraum einrichten, der speziell für Videokonferenzen verwendet werden kann. Stellen Sie sicher, dass Sie prüfen, ob der Dienst in Ihr Meetingraum-Setup integriert werden kann. Manchmal muss ein anderer Anbieter hinzugezogen werden, um den Raum mit den richtigen Audio- und Videogeräten auszustatten. In anderen Fällen kann der Videokonferenzdienst selbst die gesamte erforderliche Ausrüstung gegen zusätzliche Kosten bereitstellen.
- Anwendungsintegration: Mit vielen Videokonferenzlösungen können Sie Anwendungen von Drittanbietern wie Microsoft PowerPoint integrieren. Wenn Sie Software, die Sie bereits besitzen, mit einem Videokonferenzsystem verbinden, können Sie Präsentationen und Dokumente importieren. Darüber hinaus verfügen viele Dienste über Funktionen zum Aufzeichnen von Notizen und einige ermöglichen es den Teilnehmern, eigene Notizen hinzuzufügen. Überlegen Sie, welche Anwendungen Sie mit Ihrem Konferenzsystem verwenden und welchen Einfluss die Teilnehmer auf ein Meeting haben sollen. Eine weitere zu berücksichtigende Integration ist Ihr Kalender oder E-Mail-Client. Einige Videokonferenzdienste bieten Plug-ins für Programme wie Google Kalender und Outlook. So können Sie schnell und einfach Besprechungen planen.
- Kundenbetreuung: Vergessen Sie nicht die Qualität der Kundenbetreuung eines Unternehmens. Es lohnt sich, den Kundendienst der Unternehmen anzurufen, die Sie in Betracht ziehen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie Sie behandeln. Wenn etwas schief geht, brauchen Sie einen technischen Support, der schnell und genau reagiert und von Vertretern unterstützt wird, die Sie mit dem Ernst und Respekt behandeln, den Ihr Unternehmen verdient.
Viele Konferenzdienste bieten kostenlose Testversionen an, die zwischen einer Woche und einem Monat dauern. Einige bieten sogar kostenlose Testversionen an, bis eine bestimmte Datenmenge verwendet wird. Es ist nicht nötig, blind zu werden, wenn Unternehmen so viele Testläufe anbieten. Nutzen Sie die kostenlosen Testversionen und stellen Sie sicher, dass ein Service wirklich Ihren Anforderungen entspricht und Ihre Prioritäten zufriedenstellend erfüllt, bevor Sie kaufen.
Die Wirkung von Videokonferenzen auf die menschliche Kommunikation ist fast vergleichbar mit der Wirkung des Telefons, die mehr als eineinhalb Jahrhunderte zuvor erzielt wurde. Und aufkommende Technologien werden Cloud-basierte Videokonferenzen, wie wir sie verstehen, weiter verbessern, da sie im digitalen Zeitalter immer mehr zu einem integralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit werden.
Augmented Reality und Virtual Reality eröffnen die Möglichkeit, über große räumliche Entfernungen hinweg zusammenzuarbeiten, als befänden sich die Teilnehmer physisch im selben Raum. Stellen Sie sich vor, Sie stehen mit Ihren Geschäftspartnern in einem virtuellen Raum und diskutieren Vorgänge in einem Meer von interaktiven Diagrammen, Schaltplänen und Prototypen. Diese Zukunft rückt mit der Weiterentwicklung der Technologie immer näher und sorgt für ein eindringlicheres und wirkungsvolleres Erlebnis.
Künstliche Intelligenz (KI) wird wahrscheinlich auch in Zukunft die Videokonferenzerfahrung verbessern. In einem Artikel, den er für Yale Insights schrieb, sagte Scott Wharton, Vice President und General Manager der Video Collaboration Group bei Logitech, dass sie Technologien entwickeln, die Besprechungsräumen mit mehreren Kameras zugute kommen.
"Wir arbeiten an einer Technologie, bei der Computer Vision und KI die Aufnahme automatisch einrahmen können", schrieb Wharton. "Selbst wenn Sie 20 Personen in einem Raum haben, genau wie Menschen klug genug sind, um zu wissen, wo die Action ist, kann AI herausfinden, welche Person aufsteht und zum Whiteboard geht."
Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Videokonferenzdienst das Richtige für Sie ist, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Empfehlungen. Dort finden Sie Informationen zu den wichtigsten Optionen für verschiedene Arten von Unternehmen, unsere Gründe für die Auswahl der einzelnen Optionen sowie eine umfassende Liste seriöser Videokonferenzdienste.
Zusätzliche Berichterstattung von Adam Uzialko.
Bereit, einen Videokonferenzdienst auszuwählen? Hier ist eine Aufschlüsselung unserer gesamten Berichterstattung:
- Beste Videokonferenzdienste 2019
- Auswählen eines Videokonferenzdienstes: Ein Leitfaden für Käufer
- Bester Videokonferenz-Service für Unternehmen
- Bester Videokonferenzservice für viele Teilnehmer
- Bester günstiger Videokonferenzservice
- Beste Cloud-basierte Tools für die Zusammenarbeit bei Video- und Telefonkonferenzen
