So Wählen Sie Das Richtige Geschäftstelefonsystem Aus

Wenn dies eine Aufgabe ist, die Ihr Kleinunternehmen für 2019 plant, müssen Sie zunächst einige Fragen beantworten, um sich auf den richtigen Weg zu bringen.

Benötigen Sie ein vollständiges Telefonsystem mit physischen Tischtelefonen oder könnte Ihr Unternehmen mit einem virtuellen Telefondienst auskommen, der auf Mobilgeräten basiert?
Wenn Sie Tischtelefone benötigen, welche Art von Service möchten Sie? Sie müssen sich zwischen einem herkömmlichen Festnetz-Telefondienst, der von einer lokalen oder regionalen Telefongesellschaft bereitgestellt wird, und einem VoIP-System (Voice over Internet Protocol) entscheiden, das über das Internet läuft und von einer Vielzahl von Anbietern angeboten wird.
Wenn Sie sich für VoIP entscheiden, möchten Sie das System in Ihrem Unternehmen (vor Ort) unterbringen oder von Ihrem Dienstanbieter hosten lassen (Cloud-basiert)?

Wir helfen Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen. Wenn Sie jedoch bereits wissen, was Sie benötigen, und nur unsere Empfehlungen für die besten Geschäftstelefonsysteme anzeigen möchten, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Empfehlungen.

Anmerkung der Redaktion: Sie suchen Informationen zu Geschäftstelefonsystemen? Nutzen Sie den unten stehenden Fragebogen und unsere Partner werden Sie kontaktieren, um Ihnen die Informationen zukommen zu lassen, die Sie benötigen

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Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, lesen Sie weiter. Wir informieren Sie über die Vor- und Nachteile dieser Arten von Telefonsystemen:

Virtuelle Telefonsysteme
Festnetz
VoIP
Cloud- und lokale Systeme

Virtuelle Telefonsysteme

Virtuelle Telefonsysteme verbinden diejenigen, die eine Hauptgeschäftsnummer anrufen, mit Remote-Mitarbeitern auf ihren Mobil- oder Heimtelefonen.
Diese Systemtypen stellen eine umfassende Anrufweiterleitungslösung dar, bei der eingehende Anrufe anstelle eines Tischtelefons an das Handy oder das Heimtelefon jedes Mitarbeiters weitergeleitet werden, wenn ein Kunde oder Kunde die Haupttelefonnummer anruft.
Diese Systeme umfassen eine Vielzahl von Funktionen, wie z. B. automatisierte Empfangsmitarbeiter, Voicemail, Anrufweiterleitung, Anrufüberwachung, gebührenfreie Nummer und Online-Faxversand.

Vorteile: Mit dieser Art von Service können Unternehmen mit externen Mitarbeitern jederzeit ein professionelles Image präsentieren. Darüber hinaus erhalten Remote-Mitarbeiter Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen des Telefonsystems, die Handys und Telefone zu Hause nicht bieten.

Nachteile: Virtuelle Systeme sind keine vollwertigen Telefonsysteme. Ihre Anrufe werden häufig noch in Ihrem Mobilfunk- oder Heimtelefonnetz verarbeitet. Dies bedeutet, dass Ihnen der Anruf auf dem virtuellen System in Rechnung gestellt wird und Sie die Minuten Ihres Mobiltelefons oder Ihres privaten Telefons verbrauchen. Bei einigen virtuellen Diensten können Sie Anrufe über eine Internetverbindung tätigen, wenn Sie die mobile App des Anbieters verwenden.

Geeignet für: Kleinunternehmen mit externen Mitarbeitern oder Einzelunternehmen.

Traditionelle Festnetzsysteme

Festnetzanschlüsse sind in diesem Fall herkömmliche Telefonsysteme, die in der Regel von einer lokalen oder regionalen Telefongesellschaft unterstützt werden.
Festnetzanschlüsse, auch als PSTN (Public Switched Telephone Networks) bezeichnet, sind analoge Systeme, die über die traditionelle Kupferleitung der Telefongesellschaft betrieben werden.
Um einen Festnetzdienst zu betreiben, benötigen Sie lokale PBX-Hardware (Nebenstellenanlage). Mit dieser Hardware werden mehrere Nebenstellen erstellt und Telefonsystemfunktionen bereitgestellt, z. B. Anrufweiterleitung und Anrufverzeichnisse.
Einige Festnetzsysteme gelten heute als Hybrid mit VoIP-Systemen. Es gibt eine herkömmliche Telefonleitung, die mit dem Datennetz eines Unternehmens verbunden ist. Das Datennetz innerhalb des Unternehmens wird dann verwendet, um jedes einzelne Telefon zu verbinden.
Viele Festnetzsysteme werden von Anbietern von Telefonsystemen aus dem Verkehr gezogen.

Vorteile: Festnetzsysteme sind eine zuverlässige, bewährte Lösung, mit der viele Unternehmen vertraut sind.

Nachteile: Die meisten Telefonanbieter entfernen sich vom Festnetz, was es schwieriger macht, sie nicht nur zu kaufen, sondern auch zu reparieren, falls etwas kaputt geht. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis diese Systeme überholt sind.

Am besten geeignet für: Großunternehmen, die das Budget haben, um für sie zu bezahlen, und ein internes IT-Personal, um sie zu verwalten und zu warten. Notwendig für Unternehmen ohne Highspeed-Internetzugang.

VoIP-Telefonanlagen

Anstelle der Kupferkabel, über die Festnetzanschlüsse geführt werden, verwenden VoIP-Telefonsysteme dieselbe Internetverbindung, die ein Unternehmen bereits verwendet.
VoIP-Systeme bieten einen Funktionsumfang, auf den bisher nur große Unternehmen mit teurer PBX-Hardware zugreifen konnten, z. B. automatische Telefonzentralen, Anrufwarteschlangen und Computerintegration, sodass Voicemails an E-Mail-Postfächer gesendet und Computer in Softphones umgewandelt werden konnten.
Mit VoIP-Systemen können Remote-Mitarbeiter von ihren Mobilgeräten aus auf das Telefonsystem eines Unternehmens zugreifen.

Vorteile: VoIP-Systeme bieten ein ausgeklügeltes Telefonsystem mit allen Extras. Diese Systeme sind einfach einzurichten und zu konfigurieren. Außerdem sind sie erheblich billiger als Festnetzsysteme.

Nachteile: Diese Systeme sind auf Ihre Internetverbindung angewiesen. Wenn Sie sich in einer Community mit fleckigen Internetdiensten befinden, funktioniert diese Art von Telefonsystem nicht für Sie.

Am besten geeignet für: Kleinunternehmen, die die Funktionalität eines hochentwickelten Telefonsystems zu einem angemessenen Preis wünschen, und Unternehmen, die möchten, dass ihre Remote-Mitarbeiter Zugriff auf das Telefonsystem haben.

Wenn Sie sich für ein VoIP-System entscheiden, entscheiden Sie als Nächstes, wie es gehostet werden soll. Während Festnetzsysteme erfordern, dass Sie die erforderlichen Geräte in Ihrem Unternehmen unterbringen, haben Sie bei VoIP-Systemen die Möglichkeit, Ihre Geräte direkt und selbst zu kaufen oder die Geräte bei Ihrem Dienstanbieter zu mieten und vom Anbieter in der Cloud hosten zu lassen. [Siehe verwandte Geschichte: VoIP für Unternehmen: Warum es Sinn macht]

VoIP-Systeme vor Ort

Bei lokalen Systemen befindet sich die gesamte Ausrüstung, einschließlich der PBX-Hardware, die das Telefonsystem am Laufen hält, in Ihrem Unternehmen.
Lokale Systeme erfordern einen hohen Investitionsaufwand, da Sie die Geräte im Voraus kaufen.
Während Sie einmalige Gebühren für die gesamte Hardware mit einem selbst gehosteten System zahlen, zahlen Sie monatliche Gebühren für Ihre SIP-Amtsleitung oder PRI-Leitung, über die Sie Anrufe tätigen und empfangen können.
Ihr IT-Personal ist für die Wartung, Reparatur und Aktualisierung des Systems verantwortlich.

Vorteile: Sie haben immer die Kontrolle über Ihren Service. Sie verlassen sich auf sich selbst, um sicherzustellen, dass es funktioniert und konfiguriert ist, wie Sie möchten.

Nachteile: Es gibt erhebliche Vorabkosten, da Sie die gesamte Ausrüstung kaufen müssen. Darüber hinaus benötigen Sie Mitarbeiter, die das System warten und warten können.

Geeignet für: Unternehmen, die sich in der Cloud nicht wohl fühlen und jederzeit die vollständige Kontrolle über ihr System und den Zugriff auf Geräte wünschen. Geeignet auch für Unternehmen mit einem internen IT-Team, das ein VoIP-System einrichten und warten kann. Darüber hinaus eignen sich lokale Systeme besser für Unternehmen mit behördlichen oder Compliance-Anforderungen, die in der Cloud möglicherweise nur schwer zu erfüllen sind.

Cloud-basierte VoIP-Systeme

Bei Cloud-gehosteten Systemen gibt es keine andere Wartung oder Hardware als Telefone, über die Sie sich Sorgen machen müssen. Der Dienstanbieter verwaltet, wartet und aktualisiert die gesamte PBX-Technologie für Sie.
Die Cloud ermöglicht wachsenden Unternehmen das Hinzufügen neuer Leitungen und den schnellen Zugriff auf neue Funktionen.
Unternehmen zahlen normalerweise eine monatliche Gebühr pro Benutzer.

Vorteile: Es muss keine PBX-Hardware oder ein Wählton-Dienst gekauft und gewartet werden. Ihr Provider übernimmt das für Sie. Sie können das System für Ihr Unternehmen von Ihrem Computer aus einrichten und konfigurieren.

Nachteile: Sie haben keine Kontrolle über die Hardware. Wenn das System ausfällt, müssen Sie sich auf Ihren Provider verlassen, um es so schnell wie möglich zu beheben.

Am besten geeignet für: Wachsende Unternehmen mit einem festen Budget, die kein IT-Personal für den Betrieb und die Wartung der PBX-Hardware haben. Geeignet auch für Unternehmen, die schnellen Zugriff auf neue Funktionen des Telefonsystems wünschen oder mehrere Standorte haben und ihr System auf einer Plattform haben möchten.

Nun, da Sie die Grundlagen kennen, sind Sie möglicherweise bereit, einige Entscheidungen zu treffen. Dann sehen Sie sich unsere besten Angebote für Business-Telefonsysteme an.

Häufig gestellte Fragen zum Business Phone System

Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie überhaupt eine geschäftliche Telefonanlage benötigen oder ob VoIP zu Ihnen passt? Kein Problem. Hier finden Sie einige Fragen und Antworten, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können.

A: Die einfache Antwort lautet ja. Da so viel vom Erfolg eines Unternehmens abhängt, wie es sich darstellt, profitieren alle Unternehmen von einer Art Geschäftstelefonsystem.

Für Unternehmen ist es wichtig, sich stets professionell zu präsentieren. Wenn Kunden und Kunden Sie in einem Geschäftsbereich erreichen, der häufig von einem automatischen Vermittler beantwortet wird, ist dies ein hervorragender Weg, um dies zu erreichen.

Selbst Unternehmen, die kein Geld für ein vollwertiges Telefonsystem ausgeben möchten, können das gesuchte Image mithilfe eines virtuellen Systems präsentieren.

A: Es ist definitiv möglich, in ein virtuelles Telefonsystem zu investieren. Mit einem virtuellen Telefonsystem können Sie Ihr mobiles Gerät verwenden und gleichzeitig ein professionelles Bild präsentieren.

Die einfache Verwendung Ihrer Mobilleitung ohne ein virtuelles System wirft einige Probleme auf. Erstens kann Ihr kleines Unternehmen Ihren Kunden kein professionelles Image vermitteln. Zweitens bieten mobile Leitungen nicht die Funktionen und Tools, die Sie und Ihre Mitarbeiter als besonders wertvoll erachten. Dies umfasst Voicemail an E-Mail, Anrufweiterleitung, Anrufüberprüfung, Wartemusik und Online-Fax.

A: Das Problem mit Festnetzsystemen ist nicht deren Funktionalität. Sie arbeiten immer noch auf einem hohen Niveau. Das größte Problem bei herkömmlichen Festnetztelefonsystemen ist, dass keine neuen Optionen mehr gebaut werden. Dies bedeutet, dass keine neue Technologie für Festnetzsysteme entwickelt wird.

Auch für das Festnetz sind keine neuen Software-Upgrades verfügbar. Dies bedeutet, dass Sie nicht auf viele neue Funktionen zugreifen können.

Schließlich wird es immer schwieriger, Experten zu finden, die Kundendienst und Support für diese Systemtypen leisten, und die Teile, mit denen Festnetzsysteme am Laufen gehalten werden können.

A: Die Entscheidung hängt von den verfügbaren Ressourcen ab. Kleinunternehmer müssen über ihr Budget nachdenken, ob sie ein wachsendes Unternehmen haben, ob sie ein IT-Personal haben, das in der Lage ist, ein internes Telefonsystem zu betreiben und zu warten, und ob sie Zugang zu einer Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung haben.

Bei der Auswahl eines Telefonanbieters für Ihr kleines Unternehmen ist es wichtig, einen Dienst zu finden, der nicht nur die Funktionen und Tools bietet, die Sie für ein Telefonsystem benötigen, sondern auch den Kundensupport bietet, den Sie von einem Lieferantenpartner erwarten.

Wenn Sie ein Cloud-gehostetes System in Betracht ziehen, ist ein Faktor, über den Sie ernsthaft nachdenken möchten, die Verfügbarkeit. Betriebszeit bezieht sich darauf, wie oft das System in Betrieb ist. Wenn das System nicht funktioniert, haben Sie keinen Zugriff auf Ihre Telefondienste. Die besten Anbieter verfügen über zahlreiche Rechenzentren auf der ganzen Welt, um Ausfallzeiten mit dem Service zu minimieren. Fragen Sie bei Gesprächen mit verschiedenen Anbietern nach deren Verfügbarkeitsstatistiken und nach Garantien, die Ihnen Geld zurückgeben, falls der Service länger als den garantierten Betrag pro Monat ausfällt.

A: Bei in der Cloud gehosteten Telefonsystemen fallen im Voraus einige Kosten an. Höchstwahrscheinlich zahlen Sie für IP-Telefone zwischen 50 und 600 US-Dollar. Darüber hinaus erheben einige Anbieter Einrichtungs- und Schulungsgebühren.

A: Viele Anbieter von Cloud-Telefonsystemen bieten Unternehmen die Möglichkeit, einen gemeinsam genutzten Server zu verwenden oder für einen dedizierten Server zusätzlich zu bezahlen. Diese Entscheidung hängt davon ab, ob Sie möchten, dass das System nur Ihnen gewidmet ist, oder ob Sie es als Service auf derselben Plattform kaufen möchten, die der Anbieter allen anderen anbietet.

Kleinere Unternehmen ohne viele spezielle Anforderungen und Anpassungen können in der Regel problemlos einen gemeinsam genutzten Dienst verwenden, während große Unternehmen mit komplexen Anforderungen wahrscheinlich einen dedizierten Server bevorzugen, der die von ihnen gesuchte Servicequalität und den gewünschten Datenschutz bietet.

EIN: Einige Benutzer sind möglicherweise besorgt über die Qualität und den Klang eines VoIP-Systems. Die Technologie ist jedoch so weit fortgeschritten, dass es praktisch unmöglich ist, den Unterschied zwischen Festnetz- und internetbasierten Anrufen zu erkennen.

Um sicherzustellen, dass die Anrufqualität klar und stark ist, muss Ihr Unternehmen gewissenhaft sein, wie Sie Ihr Datennetzwerk einrichten. Sie müssen sicherstellen, dass Sie über genügend Bandbreite verfügen, um Ihr Anrufvolumen zu bewältigen, und dass Ihr Netzwerk so eingerichtet ist, dass Sprachanrufe Vorrang vor anderen Arten von Internetverkehr haben.

A: Während funktionsreiche Telefonsysteme früher nur von großen Unternehmen verwendet wurden, bieten die heutigen VoIP-Optionen kleinen Unternehmen dieselben Vorteile. Im Folgenden sind einige der Funktionen für Anrufe und die Zusammenarbeit aufgeführt, die für Sie am nützlichsten sind:

Voicemail
Voicemail an E-Mail
Voicemail an Text
Voicemail-Transkription
Anrufweiterleitung
Telefongesprächsaufzeichnung
Warteschlangen anrufen
Die Option von sowohl lokalen als auch gebührenfreien Nummern
Interaktive Sprachantwort
Interoffice Instant Messaging
Konferenzgespräche
Automatisierte Begleiter
Durchwahl
Ringgruppen
Verzeichnisverwaltung
Anrufweiterleitung
Internet-Fax
Berichte aufrufen
Anrufüberwachung
Benachrichtigungen über verpasste Anrufe
Videokonferenzen
Online-Besprechungen
Instant Messaging
Simsen
Integration mit gängigen Programmen wie Microsoft Outlook, Salesforce und den Google-Diensten
Internationale Anrufe

A: Die VoIP-Technologie gibt Mitarbeitern die Freiheit, von jedem Ort aus geschäftliche Anrufe entgegenzunehmen und zu tätigen, ohne ein spezielles Mobiltelefon für Unternehmen zu benötigen. VoIP-Systeme für Unternehmen bieten Smartphone-Anwendungen und Mobilitätsfunktionen, mit denen Mitarbeiter jederzeit und überall die volle Funktionalität ihrer Tischtelefone nutzen können.

A: In der heutigen Zeit von abgelegenen Arbeitnehmern und flexiblen Arbeitsvereinbarungen ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter jederzeit erreichbar sind, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Geschäftsinhaber möchten nicht, dass ihre Kunden und Kunden ihre Mitarbeiter bei Bedarf aufspüren müssen oder, schlimmer noch, sie überhaupt nicht erreichen können.

Mobilität sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter immer erreichbar sind. Es gibt ihnen auch die Freiheit, immer verbunden zu sein, ohne ihre persönlichen Telefonnummern mitzuteilen.

EIN: Viele der heutigen Telefonsysteme sind Unified Communications-Systeme. Diese Systeme kombinieren Sprachanrufe, Messaging und Video- oder Online-Besprechungen zu einem Dienst. Sie bieten auch Audiokonferenzen und Online-Faxe an. Viele der heutigen Telefonsystemanbieter bieten diese Dienste auf ihren Plattformen an.

Lösungen, die keine Unified Communications-Systeme sind, bieten nur Sprachanrufe und verwandte Funktionen.

A: Während sowohl lokale als auch gehostete Systeme Organisationen mit mehreren Standorten unterstützen können, kann eine Cloud-gehostete Lösung die Dinge vereinfachen.

Bei in der Cloud gehosteten Systemen müssen Sie keine komplexen PBX-Geräte an jedem Standort installieren. Dies erleichtert nicht nur die Einrichtung, sondern spart auch Geld. Diese in der Cloud gehosteten Systeme können von einer einzigen Online-Plattform aus verwaltet werden, was ihre Verwendung ebenfalls zu einer einfachen Aufgabe macht.