Anonim

Fast jeder hat mit jemandem zusammengearbeitet, der seine Verantwortung nicht ernst genommen hat. Unabhängig davon, ob sie soziale Medien abrufen und Spiele auf der Uhr spielen oder auf unternehmenseigenen Geräten nach unangemessenen Inhalten suchen, gibt es immer Mitarbeiter, die bereit sind, ihre Computerrechte unangemessen zu verwenden.

Mit dem Wachstum der Online-Arbeit haben auch externe Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer zugenommen, was die Notwendigkeit verschärft, die Gerätenutzung der Mitarbeiter im Auge zu behalten. Wenn die Unabhängigkeit der Arbeitnehmer zunimmt, müssen die Arbeitgeber sicherstellen, dass sie ehrlich und produktiv bleiben. Hier kommt die Mitarbeiterüberwachungssoftware ins Spiel.

Mitarbeiterüberwachungssoftware kann die Zeit verfolgen, sensible Daten schützen und die Produktivität einzelner Mitarbeiter überwachen. Es kann Arbeitgebern helfen, problematische Nutzungen wie nicht autorisierte Websuchen oder Software zu identifizieren. Es kann sogar jeden von einem Mitarbeiter getätigten Tastendruck nachverfolgen und Echtzeit-Aufnahmen von dessen Bildschirmen erfassen. Das Beste daran ist, dass eine problematische Verwendung automatisch anhand benutzerdefinierter Regeln und Richtlinien identifiziert werden kann, die Administratoren jederzeit festlegen und bearbeiten können.

Bei Verstößen werden Administratoren automatisch benachrichtigt und mit unterstützender Dokumentation versehen. Einige Mitarbeiterüberwachungssoftware-Anwendungen ermöglichen es Ihren Administratoren sogar, bei Bedarf die Kontrolle über das Gerät eines Mitarbeiters zu übernehmen. Die Mitarbeiterüberwachungssoftware ist ein umfassendes Tool, das Arbeitgebern die Kontrolle zurückgibt und die Rechenschaftspflicht im digitalen Zeitalter wiederherstellt.

Wenn Sie erwägen, Mitarbeiterüberwachungssoftware zu verwenden, sollten Sie zunächst einige Dinge verstehen. Dieser Einkaufsführer hilft Ihnen beim Einstieg und führt Sie zu einer der besten Software zur Mitarbeiterüberwachung, die derzeit auf dem Markt erhältlich ist.

Anmerkung der Redaktion: Sie suchen Informationen zur Software zur Mitarbeiterüberwachung? Verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen. Unsere Partner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die Informationen zukommen zu lassen, die Sie benötigen.

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Was ist Mitarbeiterüberwachungssoftware?

Die Mitarbeiterüberwachungssoftware bietet Administratoren eine Reihe von Tools und Funktionen, mit denen das Verhalten der Mitarbeiter rund um die Uhr verfolgt und aufgezeichnet werden kann. Dazu gehört, auf welche Websites Mitarbeiter zugreifen, welche Nachrichten sie senden, welche Programme sie verwenden und welche Dateien sie öffnen. Die Mitarbeiterüberwachung dient zwei Zwecken: Sie soll sicherstellen, dass Unternehmensrichtlinien und -regeln nicht verletzt werden, und die Produktivität und Verantwortlichkeit der Mitarbeiter gewährleisten.

Preisgestaltung für Mitarbeiterüberwachungssoftware

Mitarbeiterüberwachungssoftware wird in der Regel nach einem Preismodell pro Benutzer und Monat verkauft, obwohl diese Preise manchmal in Form von Jahresabonnements ausgedrückt werden. Viele erfordern eine Mindestanzahl von Benutzern - oder Mitarbeitern, die überwacht werden - die in der Regel fünf beträgt, aber je nach Unternehmen auch erheblich höher sein kann. Es ist jedoch selten, ein Abonnement für eine einzelne Lizenz zu finden.

Mitarbeiterüberwachungssoftware wird in der Regel entweder als lokale Lösung bereitgestellt oder als cloudbasierte Software ausgeführt. Lokale Lösungen kosten in der Regel mehr im Voraus und erfordern die Wartung eines Servers durch ein IT-Team. Sie geben Ihnen jedoch mehr Kontrolle über Ihre Daten. Eine Cloud-basierte Lösung kostet anfänglich weniger und beseitigt den Wartungsaufwand für lokale Lösungen. Cloud-basierte Software erfordert jedoch ein Abonnement pro Benutzer und Monat und bedeutet, dass Sie die Verwaltung und Sicherheit Ihrer Daten einem Dritten anvertrauen.

Die Kosten für die Mitarbeiterüberwachungssoftware können je nach den enthaltenen Funktionen und der Anzahl der erforderlichen Lizenzen erheblich variieren. In unserem Test lag der Preis für Software zwischen 20 US-Dollar pro Benutzer und Jahr und 150 US-Dollar pro Benutzer und Jahr, wobei die meisten zwischen 40 und 60 US-Dollar pro Benutzer und Jahr lagen.

Bei einigen Unternehmen können auch Einrichtungsgebühren anfallen, die bis zu mehreren hundert Dollar betragen können. Fragen Sie nach einer Preisaufschlüsselung, die alle Gebühren und alle vertraglichen Anforderungen wie Stornierungsgebühren oder Gebühren für Softwareupdates enthält.

Schließlich enthalten einige Mitarbeiterüberwachungs-Softwarepakete zusätzliche Tools für zusätzliche Kosten, z. B. mobile Lizenzen oder Geolocation-Tracking. Add-Ons sind nützlich, erhöhen jedoch die Gesamtkosten. Überlegen Sie sich daher, wie sie sich auf Ihr Budget für die Mitarbeiterüberwachung auswirken, bevor Sie kaufen.

So wählen Sie Mitarbeiterüberwachungssoftware aus

Wenn Sie sich für eine Mitarbeiterüberwachungssoftware entscheiden, möchten Sie wissen, welche Funktionen verfügbar sind und welche Sie wirklich benötigen. Eine Lösung mit allen Funktionen unter der Sonne kostet beispielsweise in der Regel mehr und weist eine steilere Lernkurve auf als eine Lösung mit weniger Tools. Sie möchten ein Gleichgewicht zwischen Vollständigkeit und Effektivität sowie Erschwinglichkeit finden, wenn Sie ein knappes Budget haben. Wenn Sie jedoch eine umfassende Lösung suchen, die alles kann, ist eine umfassendere Software genau das Richtige für Sie. Zu den zu berücksichtigenden Funktionen gehören:

  • Webseitenüberwachung: Die Webseitenüberwachung protokolliert die Websites, die ein Benutzer besucht, in der Regel einschließlich des Datums und der Uhrzeit, zu der auf die Webseite zugegriffen wurde. Sie können häufig gesperrte oder potenziell problematische Websites und Website-Kategorien einrichten. Die beste Mitarbeiterüberwachungssoftware markiert diese Instanzen und benachrichtigt den Administrator, wenn auf diese Sites zugegriffen wird. Wenn ein Benutzer diese markierten Websites regelmäßig besucht, wird deutlich, dass er während der Betriebszeit wiederholt auf nicht arbeitsbezogene oder verbotene Inhalte zugreift.
  • Anwendungsüberwachung: Die Anwendungsüberwachung funktioniert ähnlich wie die Webseitenüberwachung, mit Ausnahme von Software. Wenn ein Benutzer beispielsweise zur Firmenzeit spielt oder Programme ausführt, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen, kann ein Administrator die Daten und Zeiten anzeigen, zu denen auf die Programme zugegriffen wurde, und wie lange. Einige Software bietet auch Screenshots oder Aufzeichnungen solcher Aktivitäten.
  • Live-Chat-Überwachung: Die Live-Chat-Überwachung verfolgt im Allgemeinen Live-Chat-Gespräche über eine Reihe von Plattformen, einschließlich Messenger und Social Media. Konversationen mit Datum und Zeitstempel zeigen, wo der Chat stattgefunden hat, wer daran beteiligt war und welche Inhalte der Chat hat.
  • E-Mail-Überwachung: Die E-Mail-Überwachung funktioniert ähnlich wie die Live-Chat-Überwachung, mit Ausnahme der wichtigsten E-Mail-Plattformen. Alle Anhänge werden in der Regel neu erstellt und können von Administratoren angezeigt werden.
  • Überwachung von Wechselmedien : Wechselmedien können ein ernstes Problem beim Schutz sensibler Unternehmensdaten darstellen. Bei vielen Lösungen zur Mitarbeiterüberwachung können Administratoren überprüfen, wann Wechselmedien an Unternehmensressourcen angehängt wurden und welche Dateien heruntergeladen und / oder hochgeladen wurden.
  • Protokollierung von Tastenanschlägen : Die Protokollierung von Tastenanschlägen protokolliert alle Tasten, die ein Benutzer während einer Sitzung in jedem Programm drückt. Datierte und mit einem Zeitstempel versehene Protokolle werden zusammen mit einem Verweis darauf angezeigt, welche Anwendung verwendet wurde und in welcher Datei oder in welchem ​​Browser die Tastenanschläge ausgeführt wurden.
  • Screenshots: Viele Softwarelösungen zur Mitarbeiterüberwachung enthalten regelmäßige Screenshots, mit denen Administratoren einen wörtlichen Einblick in die Mitarbeiteraktivität zu einem bestimmten Zeitpunkt erhalten. Einige zeichnen sogar Video-Snippets auf, damit Administratoren jederzeit genau überprüfen können, was ein Benutzer getan hat.
  • Webcam-Zugriff: Einige Mitarbeiterüberwachungsprogramme bieten Remote-Zugriff auf die Webcam eines Benutzers. Administratoren können Benutzer-Webcams einschalten, um festzustellen, ob der Mitarbeiter am Gerät ist.
  • Berichtsoptionen: Jede Softwarelösung behandelt die Berichterstellung etwas anders. Mit der besten Software können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, die basierend auf Ihren Einstellungen eine einfache visuelle Darstellung erzeugen. Einige Softwareanwendungen erstellen Berichte, in denen die Aktivität und Inaktivitätszeit der Mitarbeiter mit produktiver und unproduktiver Arbeit verglichen werden.

Sie sollten auch die Erfolgsgeschichte des Unternehmens in Bezug auf technischen Support und Kundendienst berücksichtigen, falls Sie jemals auf ein Problem stoßen sollten, das dessen Hilfe erfordert. Ein reaktionsschnelles Unternehmen ist eine äußerst nützliche Ressource, insbesondere für kleine Unternehmen ohne dedizierte IT-Abteilung.

Wissen meine Mitarbeiter, dass sie überwacht werden?

Die meisten Anbieter von Mitarbeiterüberwachungssoftware wissen, dass sich Ihre Mitarbeiter möglicherweise anders verhalten, wenn sie wissen, dass auf ihrem Computer Überwachungssoftware installiert ist. Um eine genaue Darstellung des Verhaltens Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, wenn sie glauben, dass niemand zuschaut, kann die Mitarbeiterüberwachungssoftware normalerweise im Stealth-Modus konfiguriert werden. Im Stealth-Modus wissen Benutzer nicht, dass Software ihr Verhalten aktiv verfolgt und speichert und dass es einer administrativen Überprüfung unterliegt.

Aber was ist, wenn Sie Freiberufler beschäftigen, die ihre eigenen Geräte verwenden? Das Ausführen von Stealth-Überwachungssoftware ist mit Sicherheit problematisch. Für Freiberufler wird die Mitarbeiterüberwachungssoftware häufig mit einem Modus geliefert, der für den Benutzer sichtbar und nur aktiv ist, wenn er sich einloggt, um die Zeit für Ihr Projekt zu verfolgen. Der Rest der Zeit ist frei, was bedeutet, dass freiberufliche Benutzer ihr Gerät frei nutzen können, ohne Angst davor zu haben, beobachtet zu werden. Sie können jedoch ihre Aktivitäten überwachen, wenn sie eine Vergütung von Ihnen erhalten. Arbeitgeber können diesen sichtbaren Modus auch für Vollzeitbeschäftigte verwenden, wenn sie möchten, dass ihre Mitarbeiter wissen, dass ihr Verhalten verfolgt wird.

Kurz gesagt, es liegt normalerweise an Ihnen, wie Sie die Software konfigurieren möchten. Wenn Sie es ausblenden möchten, können Sie Agenten im Stealth-Modus installieren und ausführen. Wenn Sie möchten, dass es sichtbar ist, haben Sie normalerweise auch diese Option. Es tut jedoch nie weh, den Anbieter zu fragen, ob diese Funktionen tatsächlich verfügbar sind.

Datenschutzverpflichtungen

Abhängig davon, wie Sie Mitarbeiterüberwachungssoftware implementieren, übernehmen Sie möglicherweise zusätzliche Datenschutzverpflichtungen. Mit der zunehmenden Verbreitung von Datenschutzgesetzen wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union und dem kalifornischen Verbraucherschutzgesetz (CCPA) steigt auch das Risiko, dass sensible Benutzerinformationen misshandelt werden.

Gleiches könnte für Mitarbeiterdaten gelten, deren Offenlegung unter Umständen gegen Bundesdatenschutzgesetze wie die HIPAA verstößt. Das Verständnis der rechtlichen und ethischen Risiken des Einsatzes von Mitarbeiterüberwachungssoftware ist von wesentlicher Bedeutung. Es ist ratsam, sich mit einem Anwalt über die Auswirkungen der Erfassung potenziell sensibler Mitarbeiterdaten im Rahmen einer Mitarbeiterüberwachungsrichtlinie zu beraten.