Jeder macht Fehler. Deshalb ist eine gute Entschuldigung eines der wichtigsten Instrumente in der Kommunikation am Arbeitsplatz. Wenn Sie einen großen Fehler machen, ist es wichtig, den besten Weg zu finden, sich für das Missgeschick zu entschuldigen, sei es bei Ihrem Chef, Ihren Mitarbeitern oder Kollegen. Vor allem als Manager ist der erste Schritt zur Entschuldigung Ihre Denkweise: Sie müssen Ihre Fehler in den Griff bekommen.
"Besitze es und versuche nicht, es zu verbergen oder jemand anderem die Schuld zu geben", sagte Vicki Salemi, Karriereexpertin bei Monster. "Es ist immer am besten, prägnant zu sein. Streife nicht herum. 'Das ist passiert, ich bin verantwortlich, das werde ich tun, um es zu beheben, und das habe ich gelernt.'"
Es gibt einige universelle Regeln für Entschuldigungen, die jeder bei der Arbeit befolgen sollte, aber es gibt auch einige wichtige Unterschiede für Manager und Peer-to-Peer-Entschuldigungen. Im Allgemeinen ist es keine kluge Strategie, sich für alles zu entschuldigen, was Sie falsch machen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, das Problem anzuerkennen und eine Lösung zu finden. Die Entschuldigung am Arbeitsplatz sollte, obwohl dies in einigen Fällen angebracht ist, nach großen Fehlern erfolgen oder wenn Ihr gesamtes Team oder eine Gruppe von Mitarbeitern Zeuge eines Durcheinanders wird. Laut Salemi kann eine 24-Stunden-Entschuldigung den falschen Eindruck am Arbeitsplatz hervorrufen.
Entschuldigungen können unangenehm sein, aber auch als Fenster in die Unternehmenskultur dienen. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine angemessene Entschuldigung erhalten, die immer noch nicht gut ankommt, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren aktuellen Arbeitsplatz zu analysieren und festzustellen, wie gut er passt. Dies gilt auch, wenn Manager und Mitarbeiter sich entschuldigen (oder sich nicht entschuldigen).
"Chefs stehen nicht über dem Gesetz", sagte Salemi. "Führung kommt von oben nach unten."
In 4 Schritten zur perfekten Entschuldigung
1. Bestätigen Sie, was passiert ist
Das Anerkennen des Ereignisses dient zwei Zwecken: Es validiert die Ideen Ihres Teams zu dem, was passiert ist, und definiert das Durcheinander, sodass die Leute wissen, wofür Sie sich entschuldigen. Dies ist ein sehr einfacher erster Schritt, der jedoch wichtig ist. Ein Teil der Entschuldigung besteht darin, Empathie zu kommunizieren und die andere Partei davon zu überzeugen, dass Sie verstehen, wie Ihr Verhalten andere beeinflusst. Das Erwähnen des Ereignisses bereitet Sie auf eine einfühlsame, einfache Entschuldigung vor.
2. Geben Sie Ihren Fehler zu, aber konzentrieren Sie sich nicht auf Ihre ursprünglichen Absichten
Nachdem Sie das Ereignis bestätigt haben, müssen Sie Ihren Fehler besitzen. Dies ist der wichtigste Teil der Entschuldigung. Oft machen die Leute Ausreden, beschuldigen andere oder übernehmen keine angemessene Verantwortung. Entschuldigung kann umständlich sein, aber wenn Sie Verantwortung übernehmen, werden Ihre Kollegen und Manager Sie auf lange Sicht mehr respektieren. Eine gute Entschuldigung entlarvt den eigenen Charakter. Behandeln Sie die Handlung als genau das: eine Übung mit gutem Charakter.
"Machen Sie mit, was auch immer passiert ist", sagte Tara Vossenkemper, Inhaberin von The Counseling Hub. "Wenn Sie eine ansonsten gute Beziehung zu Ihrem Chef, Angestellten oder Kollegen haben, dient die Übernahme Ihrer Rolle nur dazu, diese Beziehung zu festigen und Vertrauen zwischen Ihnen beiden aufzubauen."
Vossenkemper sagte, dass eine gute Entschuldigung keine ausführlichen Erklärungen darüber beinhaltet, warum das Ereignis passiert ist. Ein Umzug in dieses Gebiet kann Sie in der Entschuldigung stören - Sie möchten sich nicht darauf konzentrieren, warum etwas passiert ist und wie es vorangeht. Besitzen Sie stattdessen Ihren Fehler und fahren Sie fort, wie Sie die Situation verbessern können. Sich auf eine Erklärung zu konzentrieren, kann auch defensiv klingen. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Sie Ihr Stück sagen möchten, und manchmal ist es gerechtfertigt, aber oft kümmert sich die Person, bei der Sie sich entschuldigen, nicht um Ihre ursprünglichen Absichten. Der Fehler ist passiert und es ist an der Zeit, herauszufinden, wie er behoben werden kann.
"Sagen Sie einfach, dass Sie sich für das, was Sie getan haben, entschuldigen und belassen Sie es dabei", sagte Vossenkemper. "Die einzige Erklärung besteht darin, ein metaphorisches Loch zu graben und Ihren Zuhörer defensiv zu machen, als ob Sie versuchen, Ihr Verhalten zu rationalisieren oder zu entschuldigen."
3. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gelernt haben
Das Beste, was Sie während einer Entschuldigung tun können, ist darüber zu sprechen, welche Lektion die Situation Ihnen oder Ihrem Team beigebracht hat. Fehler passieren in der Geschäftswelt, und Salemi sagte, dass einige Unternehmenskulturen tatsächlich zu Fehlern ermutigen, weil sie Wachstumschancen bieten. Indem Sie das, was Sie aus dem Fehler gelernt haben, priorisieren, können Sie die Diskussion auf etwas Positives verlagern. Jeder macht Fehler; Das eigentliche Problem besteht darin, dass derselbe Fehler mehr als einmal passieren kann.
"Chefs und Kollegen möchten wissen, dass wir nicht wieder den gleichen Fehler machen", sagte Bob Graham, Mitbegründer und CEO von Serious Soft Skills. "Zeigen Sie ihnen, dass Sie die Lektion gelernt haben, indem Sie in ein oder zwei Sätzen erklären, welche Lektion Sie gelernt haben."
Laut Graham möchten Manager und Kollegen, dass sich ihre Kollegen weiterentwickeln und lernen. Indem Sie sich auf die Lektion in Ihrer Entschuldigung konzentrieren, können Sie mitteilen, dass Sie ein intelligenter, selbstbewusster Mitarbeiter sind, der mit Verantwortung und Problemen mit der Gnade umgehen kann.
"Eine gute Entschuldigung kann Türen öffnen, nicht schließen", sagte Graham.
4. Schlagen Sie einen Plan oder eine Lösung vor
Nachdem Sie über die Lektion gesprochen haben, die Sie gelernt haben, schlagen Sie einen Plan vor, besprechen Sie eine Lösung oder nennen Sie eine Möglichkeit, wie Sie die Situation verbessern können. Dies ist der zweite Schritt, um die Diskussion vom Fehler weg zu einem positiven Ergebnis zu lenken. Indem Sie Ihre Hilfsbereitschaft kommunizieren, untermauern Sie die Lektion, die Sie aus dem Fehler gelernt haben, durch sinnvolle Maßnahmen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie sich nach einem großen Fehler am Arbeitsplatz in die bestmögliche Position versetzen. Jede Situation ist anders, aber wenn Sie diesen Plan befolgen, werden Ihre Mitarbeiter, Manager oder Mitarbeiter irgendwann vorbeikommen.
Beispiel für eine gute Entschuldigung
Hier ist ein grundlegendes Beispiel für eine gute Entschuldigung, die diesen vier Schritten folgt:
"Hi, Anna. Ich möchte mich für den Fehler im Budget dieses Monats entschuldigen. Ich habe nicht richtig mit dem Team kommuniziert, weshalb die Zahlen nicht zusammenpassen. Ich weiß jetzt, dass ich Bennett und Kiely in all meine Zukunft mit einbeziehen kann Budgetbesprechungen, weil sie wichtige Informationen enthalten. Ich habe die Zahlen angepasst und kann das Budget dieses Monats jetzt erneut einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass dies eine angemessene Vorgehensweise ist. Vielen Dank, dass Sie mit mir daran gearbeitet haben."
Weitere Tipps für eine gute Entschuldigung
Die obigen vier Schritte sind ideal, um eine Entschuldigung zu erstellen. Es gibt jedoch noch einige andere Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich entschuldigen. Diese sind wichtig und hängen mit der Art der Entschuldigung zusammen.
- Halte es kurz und auf den Punkt. Mehrere Experten schlagen vor, Ihre Entschuldigungen schnell und schmerzlos zu halten. Langes Gerede kann die Entschuldigung unangenehm machen und dazu führen, dass die eigentliche Entschuldigung mitten in einer langen Diskussion verloren geht. Verweile nicht bei dem, was passiert ist, und versuche nicht, deine Situation zu erklären. Entschuldigen Sie sich und gehen Sie zu Lektionen und Lösungen über. Danach fahren Sie fort. Es besteht keine Notwendigkeit, sich mit dem, was passiert ist, zu befassen.
- Mach es so schnell wie möglich. Warten Sie nicht, um sich zu entschuldigen. Es ist wichtig, die Situation sofort zu korrigieren, damit jeder weitermachen kann.
- Es ist in Ordnung, wenn es umständlich ist. Entschuldigungen sind peinlich, besonders wenn sie persönlich sind. Nehmen Sie die Unbeholfenheit und Verrücktheit der Situation an. Erinnern Sie sich daran, dass eine ordnungsgemäße Entschuldigung vor allem anderen eine Übung mit gutem Charakter ist. Wie Graham bereits sagte, öffnet manchmal eine Entschuldigung Türen. Wenn Sie sich entschuldigen, machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie sich unbehaglich oder verletzlich fühlen. Es kommt mit dem Territorium.
- Versuchen Sie sich persönlich zu entschuldigen. Manchmal ist es angebracht, sich per E-Mail zu entschuldigen, aber Sie sollten versuchen, sich persönlich zu entschuldigen, wenn Sie einen großen Fehler gemacht haben. Auch wenn es umständlich oder schwierig sein mag, werden Ihre Kollegen Sie dafür respektieren, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich direkt zu entschuldigen. Sie können auch mit einer besseren Lösung gehen - es ist oft einfacher, sich persönlich mit diesen Problemen in Verbindung zu setzen, als per E-Mail. Jeder weiß, wie leer eine "kein Problem" E-Mail-Antwort sein kann.
Wie man sich als Manager entschuldigt
Die obigen Regeln gelten auch für Manager. Diese Tipps bieten einen besseren Einblick, wie sich Manager bei ihrem Team entschuldigen sollten, wenn sie einen Fehler machen. Der wichtigste Aspekt einer Entschuldigung des Managements ist, den Fehler zu besitzen. Führungskräfte müssen mit gutem Beispiel vorangehen. Indem Sie zeigen, dass Sie keine Angst haben, sich zu irren, ermächtigen Sie Ihr Team, dasselbe zu tun.
- Entschuldige dich vor deinem Team. Die allgemeine Regel lautet: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Fehler in der "Öffentlichkeit" machen, sollten Sie sich vor Ihrem gesamten Team entschuldigen. Dies sollte persönlich oder über einen Video-Chat erfolgen (wenn Sie Remote-Mitarbeiter verwalten) und die Diskussion über zukünftige Lektionen und Lösungen anregen. Auch hier kann die Entschuldigung eine Gelegenheit sein, die Unternehmenskultur zu üben und die Vorteile von Fehlern zu nutzen.
- Entschuldige dich privat. Wenn sich ein Vorfall mit einem bestimmten Mitarbeiter ereignet und andere Teammitglieder Zeugen sind, ist es wichtig, sich privat und erneut vor dem gesamten Team bei dieser Person zu entschuldigen. Eine "öffentliche" Entschuldigung kann Ihrem Mitarbeiter gerecht werden und zeigen, dass Sie wissen, was passiert ist. Die private Entschuldigung kann weitere Wunden heilen, die das Ereignis verursacht hat.
