- Biometrische Zeiterfassungssysteme verwenden Fingerabdruck-, Gesichts-, Handflächen- oder Iris-Scans, um die Arbeitszeit aufzuzeichnen.
- In Illinois, Texas und Washington gibt es Gesetze, die regeln, wie die biometrischen Daten erfasst, gespeichert und verwendet werden.
- Unternehmen in diesen Staaten müssen die Gesetze verstehen und sicherstellen, dass sie Richtlinien haben, wie Einwilligungen eingeholt werden, wie die Daten gespeichert werden und wie und wann sie vernichtet werden.
- Mitarbeiter können sich weigern, biometrische Scans bereitzustellen, Arbeitgeber können sie jedoch dafür kündigen.
- Alle Unternehmen sollten sich dieser Gesetze bewusst sein, da in anderen Bundesstaaten ähnliche Gesetze noch ausstehen.
Es gab eine Zeit, in der die Verwendung eines Fingerabdrucks oder eines Gesichts-Scans am Arbeitsplatz hochsensiblen Jobs oder streng geheimen Regierungspositionen vorbehalten war. Heutzutage werden Biometrien jedoch in allen Arten von Unternehmen immer häufiger eingesetzt.
Die Anbindung an Zeiterfassungssysteme trägt zur Steigerung der biometrischen Datenerfassung am Arbeitsplatz bei. Viele der heutigen Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit, die Arbeitszeit der Mitarbeiter per Fingerabdruck, Handfläche, Iris oder Gesichtsabtastung zu erfassen.
Mit zunehmender Bedeutung dieser Systemtypen treten jedoch zahlreiche rechtliche Probleme im Zusammenhang mit ihrer Verwendung auf. Zwar gibt es derzeit nur in einigen Bundesstaaten Gesetze, die regeln, wie Biometrie am Arbeitsplatz eingesetzt werden kann, dies bedeutet jedoch nicht, dass weitere Bundesstaaten dem nicht folgen werden. Vor diesem Hintergrund sagte Kevin Kelly, ein Partner der Labour & Employment Group von Locke Lord, dass alle Unternehmen über diese Probleme informiert sein sollten.
"Unternehmen müssen sich der erheblichen Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Implementierung biometrischer Zeiterfassungssysteme bewusst sein", sagte Kelly. "Die Nichteinhaltung eines ordnungsgemäßen Compliance-Programms durch den Arbeitgeber kann zu erheblicher Haftung führen."
Biometrische Zeiterfassungssysteme
Das Verfolgen der Anwesenheit und der Zeit von Mitarbeitern ist für viele Unternehmen eine wichtige Aufgabe. Ohne genaue Aufzeichnungen könnten Arbeitgeber ihre Angestellten für die Zeit bezahlen, die sie nicht gearbeitet haben.
Viele Arbeitgeber sind sich der enormen Auswirkung bewusst, die sie auf ihr Endergebnis haben können, und haben Papierzeittabellen oder alte Zeitschaltuhren zugunsten digitaler Zeiterfassungs- und Anwesenheitslösungen verworfen. Diese Systeme automatisieren den gesamten Zeiterfassungsprozess. Es speichert detaillierte Echtzeitdaten darüber, wann Mitarbeiter kommen und gehen, und überträgt diese automatisch pünktlich zum Zahltag in eine Abrechnungslösung.
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Diese Art von Systemen reduziert den Zeitdiebstahl von Mitarbeitern. Da Mitarbeiter jeden Tag digital ein- und auschecken müssen, schreiben sie nicht einfach auf, wann sie ihren Tag beginnen und beenden. Dies verhindert, dass Mitarbeiter für die Zeit bezahlt werden, in der sie nicht auf der Uhr sind.
Untersuchungen des Zeiterfassungssystemanbieters TSheets ergaben, dass fast die Hälfte der US-Mitarbeiter Zeitdiebstahl zugibt. Dies kostet die Arbeitgeber mehr als 11 Milliarden US-Dollar pro Jahr.
Mit den heutigen Zeiterfassungssystemen können Mitarbeiter ihre Zeit auf verschiedene Arten verwalten, beispielsweise über Computer, mobile Geräte, PINs sowie Swipe- und Badge-Karten. Alle diese Optionen eröffnen jedoch die Möglichkeit des Kumpelstanzens. Buddy Punching ist, wenn ein Mitarbeiter für einen seiner Mitarbeiter ein- oder aussteigt. Die TSheets-Studie ergab, dass 16% der US-Mitarbeiter Buddy-Stanzen zugeben, was US-Unternehmen jährlich 372 Millionen US-Dollar kostet.
Der beste Weg, um das Stanzen von Freunden zu bekämpfen, ist die Verwendung von biometrischen Uhren. Eine wachsende Anzahl von Zeiterfassungssystemen bietet jetzt eine Form von Biometrie. Biometrische Uhren zwingen die Mitarbeiter, mit einem Fingerabdruck-, Handflächen-, Gesichts- oder Iris-Scan ein- und auszusteigen. Durch das Erfordernis eines solchen Scans entfällt für einen Mitarbeiter die Möglichkeit, einen seiner Mitarbeiter ein- oder auszusteigen, und es wird sichergestellt, dass Arbeitgeber nicht für die Zeit zahlen, die ein Mitarbeiter nicht gearbeitet hat. [Auf der Suche nach einem Zeiterfassungssystem? Schauen Sie sich unsere besten Tipps und Bewertungen an.]
Die Art und Weise, wie diese Scans gespeichert werden und wie Mitarbeiter über die Anforderungen und die Speicherung biometrischer Scans informiert werden, hat jedoch eine Reihe rechtlicher Probleme aufgeworfen.
Aktuelle Gesetze zum biometrischen Zeiterfassungssystem
Gegenwärtig haben drei Bundesstaaten - Illinois, Texas und Washington - spezifische Gesetze in Bezug auf die biometrische Verwendung am Arbeitsplatz.
"Das derzeit heißeste rechtliche Problem ist, dass mehrere Bundesstaaten (Illinois, Washington, Texas) Gesetze verabschiedet haben, die regeln, wie Unternehmen biometrische Informationen (wie Finger- oder Retina-Scans, die üblicherweise von Zeitnehmungssystemen verwendet werden) und ähnliches sammeln, speichern und weitergeben dürfen In vielen anderen Bundesländern steht die Gesetzgebung noch aus ", sagte Lauren Daming, eine Mitarbeiterin der Anwaltskanzlei Greensfelder.
Illinois war das erste Land, das Gesetze zu diesem Thema verabschiedete. Die dortigen Gesetzgeber verabschiedeten das Gesetz über biometrische Datenschutzinformationen von Illinois im Jahr 2008. Das Gesetz von Illinois schreibt vor, dass vor der Erfassung biometrischer Daten eine Einwilligung eingeholt werden muss, und regelt, wie die Daten offengelegt, genutzt, geschützt und aufbewahrt werden.
Texas folgte dem Beispiel im Jahr 2009 und verabschiedete Gesetze, nach denen Unternehmen ihre Zustimmung einholen müssen, wenn sie biometrische Informationen verkaufen, leasen oder weitergeben, und legte fest, wie die biometrischen Informationen gespeichert und geschützt werden. Sie schreibt außerdem vor, dass die biometrischen Daten innerhalb eines Jahres nach ihrer Erfassung vernichtet werden müssen.
Im Jahr 2017 verabschiedete Washington ein Gesetz, das festlegt, wie biometrische Informationen gesammelt, gespeichert und verwendet werden.
Laut Philip Gordon, Co-Vorsitzender der Littler-Arbeitsgruppe für Datenschutz- und Zuverlässigkeitsüberprüfungen, dürfen Arbeitgeber in New York keine Fingerabdrücke von Mitarbeitern verlangen.
"Das New Yorker Arbeitsministerium hat dieses Gesetz in einem informellen Meinungsschreiben dahingehend ausgelegt, dass es für eine biometrische Zeitschaltuhr gilt, dass Mitarbeiter ihren Finger auf einen Scanner legen", sagte Gordon.
Biometrische Arbeitsrechtsstreitigkeiten
Illinois ist der Staat, der die meisten Aktivitäten im Zusammenhang mit dieser Gesetzgebung verzeichnet hat, da es im Gegensatz zu Texas und Washington ein privates Handlungsrecht hat.
"Der Illinois Biometric Privacy Act hat ein privates Klagerecht, das von den Anwälten der Kläger viel Aufmerksamkeit auf sich gezogen hat, da in den letzten Jahren Dutzende Sammelklagen eingereicht wurden", sagte Daming. "Die BIPA sieht gesetzliche Strafen in Höhe von 1.000 USD oder 5.000 USD pro Verstoß vor, die zu erheblichen potenziellen Schäden führen können, da die Anwälte der Kläger argumentieren, dass jeder einzelne Scan des Fingers einer Person zum Ein- oder Ausstempeln eine separate Verletzung der Handlung darstellt."
Eine solche Klage betrifft den Stahlhersteller A. Finkl & Sons Co. aus Illinois. BiometricUpdate.com zufolge sieht sich das Unternehmen einer Sammelklage gegenüber, in der behauptet wird, dass die Mitarbeiter nicht aufgefordert wurden, der Verwendung ihrer Handabdrücke zum Ein- und Ausstempeln zuzustimmen. Darüber hinaus machen sie geltend, dass sie niemals Einzelheiten darüber erhalten hätten, wie diese Informationen gespeichert werden und wann sie vernichtet würden.
Gordon sagte, da Illinois die Vollstreckung durch Privatpersonen im Gegensatz zu Regierungsbehörden und die Beitreibung von gesetzlichen Schäden erlaubt, wurden Sammelklagen gegen mehr als 200 Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in Illinois eingereicht.
Einhaltung der biometrischen Arbeitsplatzgesetze
Um sicherzustellen, dass Sie die biometrischen Gesetze einhalten, müssen Sie zunächst herausfinden, welche Gesetze für Ihr Unternehmen gelten und was diese Gesetze laut Daming erfordern.
"Dann müssen sie eine Bestandsaufnahme der Daten vornehmen, die sie sammeln, speichern oder verwenden, und prüfen, ob es sich nach geltendem Recht um" biometrische Informationen "handelt", sagte Daming. "Dieses Inventar sollte auch untersuchen, wie die Informationen gesammelt werden, wie sie gespeichert werden und wie lange, wie sie geteilt oder weitergegeben werden und für welchen Zweck sie verwendet werden."
Kelly sagte, das Einholen von Einwilligungen sei ein großes Problem, dessen sich Arbeitgeber bewusst sein sollten, insbesondere in Illinois.
"Unternehmen, die biometrische Zeitschaltuhren verwenden, müssen sicher sein, dass sie über ein umfassendes Compliance-Programm verfügen, das alle Anforderungen des geltenden Rechts erfüllt", sagte er. "In Illinois beispielsweise würde ein solches Compliance-Programm unter anderem erfordern, dass der Arbeitgeber die schriftliche Zustimmung jedes Mitarbeiters einholt, bevor er die biometrischen Informationen des Mitarbeiters verwendet."
Arbeitgeber sollten eine vollständige Richtlinie entwickeln, die beschreibt, wie die Informationen gesammelt werden, wofür sie verwendet werden, wie sie gespeichert werden und wie lange und wann sie vernichtet werden, sagte Daming.
"Unternehmen, die biometrische Zeitnehmungssysteme verwenden, sollten auch sicherstellen, dass ihre Versicherungspolicen Schutz für Ansprüche bieten, die unter die biometrischen Datenschutzgesetze fallen könnten", sagte sie. "Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass Dritte, mit denen sie interagieren und Daten austauschen, wie beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen, die geltenden Gesetze einhalten."
Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind oder Mitarbeiter haben, die von einer Gewerkschaft vertreten werden, müssen noch einige andere Faktoren berücksichtigen. Daming sagte, dass diejenigen, die Standorte in mehr als einem Staat haben, Richtlinien entwickeln sollten, die die Anforderungen über Gerichtsbarkeiten hinweg harmonisieren, während diejenigen, die Gewerkschaftsangestellte haben, darüber nachdenken sollten, ob eine vorgeschlagene Richtlinie oder ein geändertes Verfahren in Bezug auf die Zeitschaltuhren Verhandlungsverpflichtungen auslösen oder eine andere Kommunikation mit einem Vertreter erfordern Union.
Mitarbeiteroptionen
Wenn es um Biometrie geht, haben Mitarbeiter nur die Möglichkeit, weder einen Fingerabdruck noch einen Gesichts-Scan bereitzustellen. Dies könnte jedoch sehr gut dazu führen, dass ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verliert.
"Nach dem Gesetz von Illinois, das auf biometrische Zeitschaltuhren anwendbar ist, müssen Mitarbeiter schriftlich zustimmen, bevor ein Arbeitgeber die biometrischen Informationen des Mitarbeiters verwenden kann, und daher kann ein Mitarbeiter die Erteilung einer solchen Zustimmung verweigern", sagte Kelly. "Allerdings können Arbeitgeber eine solche Einwilligung möglicherweise zu einer Beschäftigungsbedingung machen, was bedeutet, dass der Arbeitnehmer ohne eine solche Einwilligung seine Beschäftigung nicht fortsetzen kann."
Gordon sagte, dass Arbeitgeber auch in Situationen, in denen keine Einwilligung erforderlich ist, einen Mitarbeiter gehen lassen können, wenn sie sich weigern, ihren biometrischen Scan bereitzustellen.
"In Gerichtsbarkeiten, in denen Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, die Zustimmung der Arbeitnehmer einzuholen, können Arbeitgeber die Beschäftigung oder Weiterbeschäftigung auch unter Verwendung eines Fingerabdrucks oder von Gesichts-Scans unter der Voraussetzung von Einwänden aus religiösen Gründen konditionieren", sagte Gordon.
Daming sagte, in Fällen, in denen ein Mitarbeiter aus religiösen Gründen ablehnt oder eine physische Verfassung hat, die ihn daran hindert, einen Scan durchzuführen, müssten Arbeitgeber wahrscheinlich eine alternative Methode für das Ein- und Ausstempeln bereitstellen.
Die Zukunft der biometrischen Gesetze
Obwohl die biometrischen Gesetze derzeit nur für Arbeitgeber in einigen Bundesstaaten gelten, geht Gordon davon aus, dass die Datenschutzgesetze im ganzen Land weiter zunehmen werden. Er sagte, dass einige Staaten bereits Gesetze haben, die den Gesetzen von Illinois und Texas nachempfunden sind.
"San Francisco hat kürzlich ein Verbot der Gesichtserkennung durch die Strafverfolgungsbehörden erlassen", sagte Gordon. "Während diese Verordnung nicht für private Arbeitgeber gilt, könnten andere Stadt- oder Landesregierungen in Zukunft erweiterte Verbote erlassen."
Daming stimmt zu, dass die biometrischen Datenschutzgesetze in Zukunft immer weiter verbreitet werden.
