So Wählen Sie Den Richtigen Online-Faxdienst Für Ihr Unternehmen

So wählen Sie einen Online-Faxdienst aus

Es mag nicht wie eine moderne Kommunikationsmethode erscheinen, aber das Faxen ist auch 2019 eine praktikable Technologie. Unternehmen aller Größenordnungen auf der ganzen Welt senden und empfangen nach wie vor Faxe, insbesondere solche, die mit Regierungsbehörden zusammenarbeiten oder im Gesundheitswesen tätig sind.

Faxgeräte wurden jedoch weitgehend durch digitale Lösungen ersetzt, da zahlreiche Unternehmen Online-Faxdienste anbieten, mit denen Sie Faxe über Ihr E-Mail-Konto senden und empfangen können. Anstatt Faxe ausdrucken und zur sicheren Aufbewahrung ablegen zu müssen, können Sie Ihre Faxnachrichten sicher in der Cloud speichern. Mit einigen Diensten können Sie Dokumente bearbeiten und digital signieren. Dadurch wird der Druckaufwand weiter verringert, und Sie sparen Geld für Maschinenwartung, Tinte und Papier.

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen einen Online-Faxdienst in den Arbeitsablauf Ihres Büros integrieren möchten, sollten Sie bei der Auswahl eines Geschäftsfaxdienstes die folgenden Punkte beachten.

Wenn Sie sich für eine Faxlösung entscheiden möchten, lesen Sie unsere Empfehlungen für Online-Faxdienste, die besten Bewertungen und die umfassende Liste der Online-Faxanbieter.

Funktionsweise von Online-Faxdiensten

Traditionelle Faxgeräte arbeiteten jahrzehntelang damit, gescannte Dokumente in einen Audioton zu übersetzen, der dann über Telefonleitungen übertragen wurde. Unternehmen benötigten eine separate Telefonnummer und ein sperriges Gerät, um diese Technologie nutzen zu können. Heutzutage kann online gefaxt werden - ohne dedizierte Telefonleitung und zusätzliche Geräte.

Online-Faxdienste nehmen eine digitale Datei und senden sie unter Verwendung einer speziellen E-Mail-Adresse, die die Faxnummer des Empfängers enthält (z. B. [email protected]) oder über die Website des Anbieters.

Beim Senden von Online-Faxen übersetzt Ihr Diensteanbieter die hochgeladenen Dokumente in das richtige Format, damit das Gerät am anderen Ende sie lesen und sie dann an das Faxgerät Ihres Empfängers senden kann. Ebenso übersetzt der Dienstanbieter beim Faxempfang das Faxdokument in ein digitales Format, das Sie online lesen können, und übermittelt es dann an Ihren E-Mail-Posteingang.

Vorteile von Online-Faxdiensten

Ein Online-Faxdienst ist aus mehreren Gründen eine praktikable Option für ein kleines Unternehmen, der Hauptvorteil besteht jedoch darin, die Kosten niedrig zu halten.

Mit einem Online-Faxdienst müssen Sie kein separates Gerät mit einer eigenen Telefonleitung kaufen, betreiben und warten. Ohne dass Sie Dokumente drucken müssen, bevor Sie sie faxen, können Sie durch das Hochladen von Dateien direkt zum Dienst Zeit und Geld sparen und gleichzeitig Papierverschwendung reduzieren. Beachten Sie auch, dass es möglicherweise nicht sinnvoll ist, in herkömmliche Faxmethoden zu investieren, wenn Ihr Unternehmen nur selten Faxe sendet.

Convenience ist ein weiteres wichtiges Verkaufsargument. Sie müssen nicht in Ihrem Büro oder in der Nähe eines Faxgeräts sein, um Dokumente zu senden und zu empfangen. Das Verwalten Ihrer eingehenden und ausgehenden Faxe mit einem Online-Faxdienst ist so einfach wie der Zugriff auf einen Computer oder das Installieren einer App auf Ihrem Smartphone oder einem anderen mobilen Gerät.

Online-Faxfunktionen und -optionen

Neben der Möglichkeit, Faxe zu senden und zu empfangen, bieten Online-Faxdienste in der Regel eine Reihe von Funktionen, um die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit zu verbessern. Einige Funktionen sind jedoch kostenpflichtig. Einige Dienste bieten eine mobile App, Handy-Benachrichtigungen, Integration in vorhandene Software wie Microsoft Outlook, voreingestellte Lieferzeiten, elektronische Signaturen, anpassbare Deckblätter, die Möglichkeit, mehrere Empfänger gleichzeitig zu faxen und eingehende Faxe an mehrere E-Mail-Adressen weiterzuleiten.

Faxe enthalten häufig vertrauliche Informationen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen mit Gesundheitsdienstleistern oder Regierungsbehörden zusammenarbeitet. Um Ihre Übertragungen zu schützen, bieten die meisten Dienstanbieter eine Form des Datenschutzes an, einschließlich SSL- oder PGP-Verschlüsselung sowie Kennwortschutz. Einige erfüllen auch die HIPAA. Einige Anbieter berechnen zusätzliche Gebühren für diese Funktionen. Daher ist es wichtig, diese vor einer Entscheidung zu überprüfen.

Eine weitere gebräuchliche Option ist die Verwendung einer gebührenfreien oder lokalen Faxnummer. Die meisten Dienste bieten auch Fern- und Auslandsfaxdienste an, allerdings wird häufig eine zusätzliche Gebühr erhoben, die vom Zielland abhängt.

Einige Faxanbieter bieten entweder Nur-Senden- oder Nur-Empfangen-Pläne an, aber viele kleine Unternehmen müssen beides tun. Einige Dienste begrenzen auch die Anzahl der Faxe, die Sie speichern können, während andere die Zeitspanne begrenzen, in der ein Fax archiviert werden kann.

Preise für Online-Faxdienste

Bei der Einführung eines Faxdienstes für Ihr Unternehmen sind viele Optionen zu berücksichtigen. Es ist wichtig zu berücksichtigen, in welchem Umfang Sie den Dienst nutzen möchten und wie viel Sie für das Senden und Empfangen von Faxen ausgeben möchten.

Bei unseren Untersuchungen haben wir festgestellt, dass fast jede Online-Faxlösung mit einem monatlichen Abonnementmodell arbeitet. Die Grundgebühren liegen zwischen 5 und 50 US-Dollar pro Monat, wobei unterschiedliche Servicestufen unterschiedliche Funktionen bieten. Dieser Preis ist in der Regel mit einer festgelegten Anzahl eingehender und / oder ausgehender Faxe verbunden, die von wenigen Seiten pro Monat bis zu Tausenden von Seiten reicht. Wenn Sie mehr Seiten oder Faxe als Ihr Monatslimit senden oder empfangen, belasten Unternehmen Ihr Konto mit Mehrkosten in Höhe von 3 bis 12 Cent pro Seite. Einige Dienste erheben einmalige Einrichtungsgebühren zwischen 10 und 25 US-Dollar.

Als Alternative zu einem Tarif mit einer monatlichen Gebühr bieten einige Faxdienste einen Pay-as-you-go-Tarif an. Bei diesem Modell zahlen Sie keine monatlichen Gebühren, sondern nur für jedes gesendete Fax. Natürlich ist diese Art von Plan für Unternehmen, die nicht jeden Monat viele Faxe senden, am wirtschaftlichsten.

Da das Faxen immer noch weit verbreitet ist, um vertrauliche Dokumente an Kunden oder Lieferanten im Ausland zu senden - einschließlich technisch fortschrittlicher Gebiete wie Japan -, bieten einige Dienste internationale Faxfunktionen gegen eine zusätzliche Gebühr an. Der Preis variiert je nach Standort. Sie können jedoch je nach Land, in das Sie Ihre Dokumente faxen, für jedes von Ihnen gesendete internationale Fax zwischen 2 Cent und ein paar Dollar oder mehr zahlen.

So wählen Sie einen Online-Faxdienst aus

Es stehen zwar viele Faxdienstanbieter zur Auswahl, und die Details sehen möglicherweise ähnlich aus. Bei der Auswahl einer Faxlösung für Ihr Unternehmen sollten jedoch einige wichtige Punkte beachtet werden. Mit den folgenden Tipps können Sie die Faxdienste bewerten und die beste Option für Ihr Unternehmen finden.

1. Beurteilen Sie Ihre Bedürfnisse

Wenn Sie wissen, wie viele Faxe monatlich gesendet und empfangen werden müssen, müssen Sie den richtigen Dienstanbieter finden. Wenn Sie nicht viele Faxe senden, können Sie einen günstigen Tarif mit einem niedrigeren monatlichen Faxlimit wählen. Umgekehrt möchten Sie, wenn Sie viele Faxe senden müssen, ein paar Dollar mehr für ein höheres Limit ausgeben, um Überkosten zu vermeiden. Einige Anbieter bieten "Unternehmenspakete" für Unternehmen an, die jeden Monat ein hohes Faxvolumen senden. Überlegen Sie, was Sie in einem Monat senden und empfangen würden, und wählen Sie einen passenden Plan.

2. Händler kontaktieren

Die Kontaktaufnahme mit Anbietern ist eine gute Möglichkeit, nicht nur das Produkt, sondern auch den Kundenservice zu bewerten. Achten Sie darauf, wie Kundendienstmitarbeiter die Angebote des Unternehmens besprechen. Sind sie über die Kosten im Voraus? Erklären sie kurz und bündig die enthaltenen Funktionen? Versuchen sie offensichtlich, Sie zum Verkauf zu bewegen? Es ist wichtig zu wissen, wie Sie behandelt werden, wenn die Dinge schief gehen, und wenn Sie ein persönliches Gespräch über das Telefon führen, können Sie besser veranschaulichen, wie sich dies auswirken würde.

3. Gebührenstrukturen verstehen

Versteckte Gebühren und unerwartete Kosten sind die schlimmsten. Während die meisten von uns untersuchten Online-Faxdienstanbieter ihr Preismodell auf ihrer Website aufgelistet haben, war es manchmal sehr aufwändig, sich über andere Gebühren zu informieren, z. B. Einrichtungsgebühren, Gebühren für Ferngespräche und Mehrkosten. Informieren Sie sich über die angezeigten und versteckten Kosten. Auch wenn das Unternehmen Sie nicht zur Unterzeichnung eines Vertrags oder einer langfristigen Vereinbarung auffordert, werden Sie für alle Gebühren - einschließlich der Gebühren, die Ihnen unabsichtlich entstehen - haftbar gemacht.

4. Fordern Sie kostenlose Demos an

Die meisten Online-Faxanbieter bieten eine kostenlose Produktdemonstration oder Testphase an. Nutzen Sie dieses Angebot, um den Service zu testen, bevor Sie sich anmelden. Mit einer Demo können Sie herausfinden, welcher Dienst am benutzerfreundlichsten ist, da es große Unterschiede zwischen zwei scheinbar ähnlichen Diensten geben kann. Sie werden nicht wissen, welches das Beste ist, wenn Sie es nicht selbst ausprobieren.

Zusätzliche Berichterstattung von Adam C. Uzialko.