Zwischen schlechten Internetverbindungen, störenden Hintergrundgeräuschen, Teilnehmern, die nicht wissen, was gerade besprochen wird, und Off-Topic-Gesprächen kann eine Videokonferenz schnell aus dem Ruder laufen.
Dank der zunehmenden Remote-Arbeit sind Videokonferenzen für viele Unternehmen schnell zur bevorzugten Besprechungsmethode geworden. Joe Manuele, CEO des Videokonferenzdienstleisters Highfive, sagte, Konferenzgespräche seien unterdurchschnittlich, da sie den Teilnehmern nicht die Möglichkeit geben, diejenigen zu sehen, die sprechen, und die volle Bedeutung dessen zu erfahren, was gesagt wird.
"Wenn Sie jemanden in einem Video von Angesicht zu Angesicht sehen, können Sie verbal und nonverbal kommunizieren und ein Raumgefühl für Remote-Anrufer schaffen, das es ihnen ermöglicht, sich wohl zu fühlen und voll mitzumachen", sagte Manuele.
Wie bei jeder anderen Art von Besprechung möchte jedoch niemand an einer Sitzung teilnehmen, bei der nichts erreicht wird. Alle Videokonferenzen, die Sie abhalten, sollten die Zeit jedes Einzelnen produktiv nutzen.
"Das Ausrichten produktiver Videokonferenzen ist in der heutigen Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung", sagte Manuele. "Wenn Besprechungen zeitraubend werden, führen sie zu Frustrationen für alle Beteiligten und verschwenden Geld für das Geschäft."
Leider seien Video-Meetings oft unproduktiv. Untersuchungen von Highfive ergaben, dass das Starten eines typischen Videoanrufs acht Minuten dauert, während zwei Drittel der Befragten Anrufe mit Audioproblemen führen. Insgesamt sind nur 17% der Arbeitnehmer mit ihren Videokonferenzsystemen zufrieden.
"Dies bedeutet, dass sich die heutigen Mitarbeiter festgefahren fühlen, wenn ihre Technologie nicht funktioniert - und erst recht, wenn das Meeting selbst nicht produktiv ist", sagte Manuele.
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Um Ihnen bei der Ausrichtung produktiver Videokonferenzen zu helfen, haben wir Ratschläge von Personen eingeholt, die regelmäßig solche Konferenzen abhalten und an diesen teilnehmen. Hier sind 10 Tipps, wie Sie die Produktivität in Videokonferenzen am besten steigern können.
1. Bieten Sie verschiedene Serviceoptionen an
Als freiberuflicher Berater für Kleinunternehmen und Kommunikation nimmt Rob Swystun an zahlreichen Videokonferenzen teil. Damit die Besprechungen reibungslos verlaufen, ist er in der Videokonferenzsoftware flexibel. Beispielsweise bevorzugen einige Clients Skype, während andere Zoom verwenden.
"Ich lasse die Kunden immer wählen, damit sie sich wohlfühlen", sagte Swystun. "Dadurch wird sichergestellt, dass keine Zeit mit einem Service verschwendet wird, mit dem sie nicht vertraut sind."
2. Wählen Sie eine geeignete Einstellung
Christopher Westfall Sr., Inhaber von MedicareAgentTraining.com, sagte, die Wahl eines ruhigen und geeigneten Standorts sei für diejenigen von entscheidender Bedeutung, die Videoanrufe von außerhalb des Arbeitsplatzes hosten oder an ihnen teilnehmen.
"Die Umgebung, in der sich der Teilnehmer mit dem Meeting verbinden wird, ist wichtig", sagte Westfall. "Babys weinen, Hunde bellen, Kinder, die durch das Haus rennen, sind nicht förderlich für einen produktiven Austausch."
3. Seien Sie pünktlich
Shannon DeJong, Eigentümer und CEO von House of Who, sagte, es gebe viel Zeitverschwendung, wenn Nachzügler beitreten und sich verpflichtend entschuldigen.
"Dies ist mit erheblichem Aufwand verbunden, da die Pünktlichkeit tief in der Unternehmenskultur verwurzelt ist und sich insbesondere bei konzerninternen Anrufen bemerkbar macht", sagte sie.
Um die Pünktlichkeit von Videokonferenzen zu verbessern, schlägt DeJong vor, die Besprechungen um fünf nach der vollen Stunde oder zu einer anderen ungeraden Zeit zu beginnen, damit die Leute die Startzeit besser berücksichtigen. Sie sagte in der Beschreibung der Tagesordnung: "Wir werden genau um 9.01 Uhr beginnen" oder "Bitte seien Sie pünktlich."
"Wenn die Pünktlichkeit schwierig ist, beginnen Sie die Besprechungen trotzdem pünktlich und setzen Sie die Kultur ein, dass Sie nicht zu spät kommen, aber wenn Sie dies tun, treten Sie leise ein", um alle Smalltalks und Entschuldigungen zu vermeiden ", sagte DeJong.
4. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge
Videokonferenz-Tools wie 360-Grad-Kameras, Bildschirmfreigabe und Hosts für virtuelle Besprechungen sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter den aktuellen Entwicklungen folgen und in Kontakt bleiben können, sagte Frank Weishaupt, CEO von Owl Labs.
"Am wichtigsten ist jedoch, dass diese Tools den Remote-Teilnehmern das Gefühl geben, im Raum zu sein, anstatt nur eine Fliege an der Wand", sagte er. "Remote-Teilnehmer tragen mit größerer Wahrscheinlichkeit zu dem Meeting bei, wenn sie nicht das Gefühl haben, dass ihre Anwesenheit ein nachträglicher Einfall war."
5. Stellen Sie sicher, dass die Technologie ordnungsgemäß funktioniert
Dave Crenshaw, Produktivitäts- und Führungsberater und Ausbilder bei LinkedIn Learning, sagte, dass es wichtig ist, sicherzustellen, dass der Konferenzdienst ordnungsgemäß funktioniert, bevor das Meeting beginnt, um sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich beginnt und reibungslos abläuft.
"Stellen Sie sicher, dass Ihr Gesicht sichtbar und klar ist, dass Sie eine gemeinsame Bildschirmnutzung für eine einfache Zusammenarbeit ermöglichen und dass Hintergrundgeräusche minimiert werden, indem Sie sich in einem ruhigen, privaten Raum befinden", sagte er.
6. Schalten Sie Ihr Video ein
Zu oft schalten Videokonferenzteilnehmer ihren Videostream während Besprechungen nicht ein. Suz O'Donnell, eine Portfolioführerin bei Point B, sagte, dies sei ein riesiger Fehlschlag.
"Das ganze Gespräch ändert sich, wenn dein Gesicht auch auf dem Video zu sehen ist", sagte sie. "Man kann sich gegenseitig sehen, fühlt sich eher wie ein Team und es wird fast jeden davon abhalten, Multitasking zu betreiben."
O'Donnell sagte, Multitasking sei bedeutend schwieriger, wenn andere dich sehen könnten. "Dies bedeutet, dass Ihre Remote-Belegschaft nicht in einem Meeting mit Ihnen sein kann, während Sie gleichzeitig E-Mails abrufen, eine Tabelle fertigstellen oder ihr Telefon überprüfen. Dies kann die Produktivität Ihres Unternehmens beeinträchtigen."
7. Halten Sie alle stumm
Hintergrundgeräusche können während einer Videokonferenz besonders störend sein. Aus diesem Grund ist Ciara Hautau, eine führende Strategin für digitales Marketing bei Fueled, der Ansicht, dass es wichtig ist, dass jeder seinen Ton ausschaltet, wenn er nicht spricht.
"Sie können sich nicht vorstellen, was wir im Hintergrund hören: andere Mitarbeiter unterhalten sich, Menschen tippen, Straßenlärm usw.", sagte sie. "Es ist sehr ablenkend. Stellen Sie sicher, dass nur die Person spricht, die den Ton wiedergibt. Auf diese Weise bleibt die Besprechung fokussierter, und jeder kann klar hören und kommunizieren."
8. Haben Sie eine Agenda
Fast jeder Videokonferenzexperte rät, eine Agenda vorzubereiten und diese vor dem Meeting zu versenden. Eine festgelegte Tagesordnung informiert jeden Teilnehmer genau darüber, was besprochen wird. Auf diese Weise können sie sich darauf vorbereiten, diese Themen abzuwägen.
Daniela Andreevska, Marketingdirektorin bei Mashvisor, sagte, eine Agenda helfe den Leuten, sich auf das Treffen vorzubereiten und die Diskussion mitzuverfolgen.
"Um maximale Produktivität zu erzielen, wird empfohlen, nicht nur die Themen zu behandeln, die Sie benötigen, sondern auch die Zeit, die Sie für die einzelnen Themen einplanen", sagte sie. "Dies zeigt den Teilnehmern die Wichtigkeit jeder Ausgabe und den Detaillierungsgrad, in dem Sie darüber diskutieren möchten."
9. Jemanden beauftragen
Laut Andreevska muss eine Person für die Diskussion verantwortlich sein, damit Ihr Meeting durchgehend organisiert und mit bestimmten Ergebnissen abgeschlossen werden kann.
"Dies muss nicht unbedingt die Person sein, die das Meeting ausrichtet oder organisiert", sagte sie. "Sie können die Aufgabe an Ihren Kollegen delegieren, der über das größte Fachwissen in dem Thema verfügt, auf das sich das Meeting konzentriert."
Davon abgesehen sollte sich der Gastgeber mit dieser Person abstimmen, um bei der Vorbereitung der Tagesordnung zu helfen, sagte sie.
"Wenn Sie zu Beginn des Meetings Gastgeber sind, beginnen Sie das Meeting mit einer Einführung in das Thema und die verantwortliche Person und lassen Sie sie von da an leiten", sagte Andreevska. "Natürlich können Sie eingreifen, wenn Sie feststellen, dass das Meeting den Fokus verliert, aber versuchen, Ihre Eingriffe auf ein Minimum zu beschränken."
10. Halten Sie es professionell
Eine Möglichkeit, um Videokonferenzen produktiv zu halten, besteht darin, am Thema zu bleiben und das nicht arbeitsbezogene Geschwätz einzuschränken, sagte Carlo Borja, Leiter Online-Marketing bei Time Doctor.
