Die Abgabe einer Leistungsbeurteilung kann sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer eine unangenehme Situation sein. Die gute Nachricht ist, dass Sie als Unternehmer oder Manager verschiedene Tipps und Tricks anwenden können, um den Prozess zu vereinfachen, auch wenn Sie einem Mitarbeiter negatives Feedback geben müssen.
1. Geben Sie keinen Monolog ab
Die beste Möglichkeit, eine Leistungsbeurteilung durchzuführen, besteht darin, sie im Gegensatz zu einer Vorlesung gesprächig zu gestalten, so Sherry Ailsworth, Partner und Executive Recruiter bei Chameleon Collective.
"Es ist eine zweiseitige Gelegenheit, die Leistung eines Mitarbeiters zu untersuchen und ihm die Kontrolle zu ermöglichen und einen Beitrag zu leisten, wie er seine Fortschritte verbessern kann", sagte Ailsworth. "Trotzdem haben die Führungskräfte letztendlich die Kontrolle über die Richtung der Leistungsüberprüfung. Es liegt in ihrer Verantwortung, die Ziele einzuhalten, jeden Punkt abzudecken, um Feedback zu bitten und den Mitarbeiter auf ein produktives Meeting zu konzentrieren."
Ailsworth empfahl, die Agenda bereits vor der Leistungsüberprüfung an den Mitarbeiter zu senden und ihn um Feedback zu bitten. Auf diese Weise bieten Sie ihnen Miteigentum an der Unterhaltung an.
"Sie signalisieren auch, dass es ein Gleichgewicht zwischen einigen Lichtblicken und einigen Verbesserungspotentialen geben wird, aber Sie erwarten, dass Sie beide etwas aus dem Dialog lernen", sagte Ailsworth.
2. Vermeiden Sie es, mit einem negativen Ergebnis zu beginnen, aber seien Sie nicht falsch positiv
"Mit" Vorschlägen zur Verbesserung unserer Zusammenarbeit "zu beginnen, klingt viel konstruktiver als zu sagen:" Sprechen wir über die Probleme, die ich mit Ihnen habe ", sagte Ailsworth.
Betrachten Sie diese Beispiele:
- "Ich weiß zu schätzen, wie vorausschauend Sie für unsere Kunden sind, wie zu der Zeit, als Sie Herrn Abbott von ABC Construction zu seinem neuen Bauvertrag beglückwünschten. So nachdenklich!"
- "Ihre Liebe zum Detail ist unglaublich hilfreich. Ihre kurzen Fußnoten im Februar-Verkaufsbericht haben dem CFO eine Stunde Erklärungen erspart. Ich habe Ihre Bemühungen sehr geschätzt."
Mit diesem zusätzlichen Detail werden zwei Dinge erreicht. Zum einen wird Ihr Feedback in einer realen Situation begründet und das Verhalten des Mitarbeiters als wertvoll für Sie und das Unternehmen bestätigt. Zweitens signalisiert es dem Mitarbeiter, dass Sie seiner Arbeit Aufmerksamkeit schenken, so Ailsworth.
"Manager sollten direkt, positiv ohne Schmeichelei und kritisch sein, ohne hart zu klingen", sagte Wendy DeCampos, Senior-Mitarbeiter-Spezialistin für die Stadt West Palm Beach, Florida. "Wenn Mitarbeiter nur das Positive hören, kann es sein, dass sie sich irren, wenn sie glauben, dass sie besser als erwartet abschneiden, was zu erwarteten Leistungssteigerungen oder Beförderungen führen kann."
Wenn die Wahrnehmung nicht übereinstimmt, kann dies zu Enttäuschungen und Entmutigungen führen, fügte DeCampos hinzu. Robert Charming, Head of People bei Kustomer, stimmte zu: "Der Ton sollte für das Leistungsniveau angemessen sein. Ja, es kann sich um ein hartes Gespräch handeln. Ja, es besteht die Gefahr, dass diese Person verloren geht, wenn sie nicht was hört Es ist für alle Beteiligten besser, wenn der Ton für das zu liefernde Feedback geeignet ist."
3. Vermeiden Sie Annahmen oder Übertreibungen
Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus, wenn Sie die Leistung oder das Verhalten eines Mitarbeiters kritisieren. Wenn Sie extreme oder emotionale Sprache verwenden, besteht die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter sofort defensiv wird, warnte Erik Mott, Blogger, Berater und Intrapreneur bei Creatorbase. Dies behindert die Leistungsbeurteilung.
Peggy Myers, Personalleiterin bei Levatas, stimmte dem zu: "Als Manager gibt es keinen Grund, während der Überprüfung defensiv oder emotional zu sein. Sie verfügen über ein gründliches Dokument mit Leistungsbeispielen. Der beste Ansatz ist, sich auf die Diskussion vorzubereiten." Ihre Beispiele für Leistung, feiern die Erfolge und konzentrieren sich auf Bereiche für die Entwicklung."
Ailsworth fügte hinzu, dass das Ergänzen Ihrer Kritik mit harten Daten die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Sie die Kontrolle über das Gespräch verlieren oder, schlimmer noch, dass es zu einer emotionalen Darstellung kommt. Die Wörter "immer" und "nie", die Beispiele für extreme Wörter sind, sollten ebenfalls vermieden werden.
"Wenn beispielsweise einer meiner Mitarbeiter die täglichen Anrufanforderungen nicht erfüllt, ist es unangemessen zu sagen:" Sie tätigen niemals Ihre täglichen Anrufe ", sagte Mavis Norwich, Senior Manager für Vertriebsentwicklung bei der Business-SMS-Plattform Zipwhip. "Ich könnte stattdessen sagen, dass Sie Ihre täglichen Anrufanforderungen durchweg nicht erfüllen."
4. Bleiben Sie beim Thema
Gespräche können leicht in eine andere als die von Ihnen geplante Richtung geführt werden. Bei einer Leistungsbeurteilung ist es entscheidend, dass die Konversation mit den Anforderungen übereinstimmt, die erfüllt werden müssen.
"Anstatt zu fragen: 'Warum bist du so aufgebracht?', Lade sie ein, sich zu öffnen, indem sie fragen: 'Wir scheinen eine Unterbrechung erreicht zu haben. Vielleicht, weil ich dich missverstanden habe. Wirst du mit mir darüber sprechen?'", Sagte Ailsworth. "Die erste Frage zwingt den Mitarbeiter, seine emotionale Verstimmung zu erklären, was Angst erzeugt. Die zweite Frage zwingt Sie, das Problem zu besitzen, und gibt dem Mitarbeiter einen guten Grund, sich zu öffnen. Wenn Sie zuhören, werden Sie beide etwas Wichtiges lernen in der Antwort."
Eine Agenda vorzubereiten und sie vor dem Treffen mit dem Mitarbeiter zu teilen, kann wirklich helfen, fügte Charming hinzu.
"Stellen Sie zu Beginn des Meetings die Erwartungen auf, dass Sie die Themen behandeln möchten, die auf der Tagesordnung stehen", sagte er. "Wenn eine Tangente auftritt, rufen Sie sie vorsichtig als ein Thema auf, das zu einem späteren Zeitpunkt erörtert werden sollte, und setzen Sie die Konversation dann wieder auf die Tagesordnung. Der Manager muss die Konversation vorantreiben, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.""
Es kann hilfreich sein, dem Mitarbeiter mitzuteilen, dass er, wenn er nicht zu den Themen gehört, am Ende der Überprüfung angesprochen wird, wenn Zeit ist, oder dass er eine separate Konversation planen kann.
"Ich persönlich bevorzuge es, dies zu einem anderen Zeitpunkt zu tun", sagte Myers. "Dies ist die Zeit, die speziell für die Erörterung der Leistung des Mitarbeiters vorgesehen ist."
5. Vermeiden Sie geschlossene und zusammengesetzte Fragen
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Leistungsbeurteilungen eine Möglichkeit sind, Ihre direkten Berichte zu leiten. DeCampos und Charming schlugen vor, die folgenden offenen Fragen zu stellen, um die besten Antworten von Ihrem Mitarbeiter zu erhalten:
- Wie denkst du über das, was besprochen wurde? Wie kann daraus ein Aktionsplan für den nächsten Monat / das nächste Quartal / das nächste Jahr gemacht werden?
- Was denkst du über deinen Karriereweg?
- Was sind deine drei Lieblingsfunktionen an deinem Job?
- Was ist deine Leidenschaft?
- Wie denkst du, bist du technisch gesehen gegen deine Rolle?
- Was läuft Was ist nicht
- Denken Sie, Sie sind dort, wo Sie technisch sein müssen?
"Fragen können ein Gespräch anregen", sagte Charming. "Offene Fragen können besser sein, um sich selbst zu reflektieren und herauszufinden, wie jemand denkt." Geschlossene Fragen können dem Prüfer helfen, eine Unterhaltung genauer zu steuern. "Das Variieren dieser Fragen und die Art und Weise, wie sie dargestellt werden, ist eine Fähigkeit, die jedoch nützlich sein kann, um ein Gespräch voranzutreiben."
Myers erkennt an, dass offene Fragen während einer Überprüfungsdiskussion ein offenes Gespräch unterstützen. "Teilen Sie Ihr Feedback zu einem Thema mit und fragen Sie die Mitarbeiterin:" Wie fühlen Sie sich in diesem Bereich aufgeführt? ", Sagte sie. "Seien Sie auch neugierig. Sie können neue Fähigkeiten oder Interessen über diesen Mitarbeiter erlernen, die die Zukunft mit der Organisation gestalten könnten."
6. Scheuen Sie sich nicht vor hartem Feedback und Verbesserungsmöglichkeiten
"Leistungsüberprüfungen sind eine Gelegenheit, sich mit einem direkten Bericht zusammenzusetzen und eine offene, einfühlsame Diskussion darüber zu führen, was gut läuft (die Pluspunkte) und Verbesserungsmöglichkeiten (die Deltas)", sagte Charming.
Er fügte hinzu, dass es viel einfacher ist, positives Feedback zu geben und Dinge hervorzuheben, die gut laufen. "Jeder hört gerne, wie großartig sie sind. Es ist viel schwieriger und sogar beängstigend, weniger als positive Nachrichten zu liefern. Wenn Sie jedoch vor hartem Feedback zurückschrecken, tun Sie dem Einzelnen einen Nachteil, indem Sie es nicht betonen." Ein Bereich, in dem sie weiter wachsen können, der sie nicht nur behindert, sondern auch die gesamte Organisation behindert."
Tipps für negatives Feedback
1. Vermeiden Sie Überraschungen
Es sollte keine Überraschungen in den Leistungsbeurteilungen geben, sagte Myers, besonders wenn es um negatives Feedback geht. "Die Leistungsbeurteilung sollte eine interaktive Diskussion sein. Das erstmalige Hervorheben von Bereichen für Verbesserungen oder Leistungsprobleme ist für den Mitarbeiter nicht fair, da dies in seiner Beschäftigungsbilanz vermerkt wird, bevor er die Möglichkeit hat, die Probleme zu beheben und zu verbessern. Es ist auch demotivierend für den Mitarbeiter, das ganze Jahr hart zu arbeiten, nur um von negativen Rückmeldungen überrascht zu werden."
2. Liefern Sie es privat
Es ist auch eine gute Idee, Kritik oder negatives Feedback mit einer Art Leistungserwartung zu verknüpfen und eine Personalisierung der Diskussion zu vermeiden.
"Anstatt beispielsweise einem Mitarbeiter mitzuteilen, dass er nach dem Mittagessen mit der Dateneingabe schlampig wird, erklären Sie, dass die Fehlerquote in den letzten beiden Stunden des Tages 40% über den Erwartungen liegt", sagte Myers. "Es ist viel einfacher, eine positive Diskussion zu führen, wenn Erwartungen besprochen werden, anstatt Urteile zu fällen."
3. Kritik konstruktiv und einfühlsam äußern
Niemand mag es kritisiert zu werden, nur um kritisiert zu werden. Auf der anderen Seite macht es niemandem Spaß, Kritik zu üben, nur um es zu tun. Es hilft in keiner Weise einer Situation.
"Eine Kritik mit klaren Handlungselementen, wie man am besten vorankommt, kann einen enormen Unterschied im Ergebnis eines Gesprächs bewirken", sagte Charming. "Überlegen Sie vor der Abgabe von Feedback, wie es aufgenommen wird. Binden Sie die Kritik nach Möglichkeit an die eigenen Ziele und Stärken der Person. Dies verleiht dem Gespräch Wert und richtet das Feedback darauf aus, wie sie wachsen möchte."
4. Gleichen Sie das Negative mit dem Positiven aus
Wenn Sie den Mitarbeitern die schlechten Nachrichten über ihre Leistung übermittelt haben, weisen Sie sie auf ihre guten Eigenschaften hin. "Unabhängig von der Leistung eines Mitarbeiters", sagte Ailsworth, "sollten Führungskräfte in der Lage sein, die positiven Eigenschaften oder Beiträge hervorzuheben, die es wert sind, angesprochen zu werden."
Das Wissen, was während einer Leistungsüberprüfung zu sagen ist und was nicht, kann zu einer fruchtbaren Diskussion mit dem Mitarbeiter führen, die zu einer bedeutenden Änderung der Leistung oder des Verhaltens eines Mitarbeiters in der Zukunft führen kann.
