Fokus und Konzentration sind heutzutage ein heißes Gut, mit Social Media, offenen Bürolayouts und kurzen Aufmerksamkeitsspannen am Arbeitsplatz. Laut einer Umfrage von Udemy aus dem Jahr 2018 geben mehr als 70% der Beschäftigten an, sich von der Arbeit abgelenkt zu fühlen, und 16% geben an, dass sie sich fast immer unkonzentriert fühlen.
Laut einer Infografik von Atlassian handelt es sich bei den Hauptverursachern um übermäßige E-Mails, sinnlose Besprechungen und ständige Unterbrechungen, wobei die sozialen Medien auf einem knappen vierten Platz landen.
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Der durchschnittliche Mitarbeiter überprüft seine E-Mails 36-mal pro Stunde und benötigt 16 Minuten, um sich nach der Bearbeitung einer neuen E-Mail neu zu konzentrieren. Viele Mitarbeiter nehmen an über 60 Meetings pro Monat teil, bei denen 91% der Mitarbeiter sagen, sie hätten geträumt. Die meisten Mitarbeiter benötigen zwei Stunden pro Tag, um sich von Störungen durch Mitarbeiter zu erholen.
All diese verlorene Arbeit kostet amerikanische Unternehmen mehr als 650 Milliarden US-Dollar pro Jahr und führt zu Teufelskreisen der Mitarbeiterunzufriedenheit: Produktivitätsverluste führen zu einem längeren Arbeitstag, der Stress und Frustration verursacht und zu mangelndem Engagement führt.
Die Mitarbeiter werden von allen Seiten abgelenkt, aber der am meisten diskutierte Täter ist das Smartphone. [Interessiert an Lösungen zur Mitarbeiterüberwachung für Ihr Unternehmen? Schauen Sie sich unsere besten Tipps und Bewertungen an, um zu sehen, was es gibt.]
Smartphones bei der Arbeit
Es gibt widersprüchliche Meinungen darüber, ob Smartphones die Produktivität am Arbeitsplatz steigern oder verringern - fast 60% der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass ein Handheld ihre Produktivität steigert, während 35% behaupten, dass die Geräte die Ablenkung während des Arbeitstages erhöhen.
Es kommt darauf an, wie das Gerät verwendet wird. Wenn Sie Ihr Smartphone ausschließlich für Produktivitätszwecke verwenden, z. B. zum Verwalten Ihres Kalenders oder zum Herstellen einer Verbindung mit Clients, ist dies wahrscheinlich mehr nützlich als schädlich.
Mit all diesen Produktivitäts-Apps sind soziale Medien jedoch die ultimative Ablenkung. Über 55% der Mitarbeiter gaben an, dass soziale Medien bei der Arbeit entweder eine "gewisse" oder eine "erhebliche" Ablenkung darstellen.
Es kann allzu einfach sein, von Ihren E-Mails zu Facebook zu springen, selbst wenn Sie sich sagen, dass es nur darum geht, die allgegenwärtigen Benachrichtigungsblasen loszuwerden. Als nächstes haben Sie 25 Minuten damit verbracht, durch Ihren Newsfeed zu scrollen.
"Es wird erwartet, dass die Mitarbeiter während des gesamten Arbeitstages mit zahlreichen Ablenkungen überschwemmt werden", sagte Dean Debnam, CEO von Workplace Options. "Für die Mitarbeiter ist es wichtig, einen Weg zu finden, um den Arbeitsalltag in Einklang zu bringen und sich zu konzentrieren."
Möglicherweise können Sie die Mitarbeiter zunächst bitten, für telefonische Benachrichtigungen "Nicht stören" -Perioden festzulegen (außer natürlich in Notfällen). Sie können Mitarbeitern auch empfehlen, ihre Telefone außer Sichtweite zu platzieren - z. B. in einer Tasche oder einer Schublade.
Es gibt Apps, mit denen Sie die Nutzung Ihres Telefons nachverfolgen können. Auf diese Weise können Sie sich ein Bild davon machen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter möglicherweise verschwenden.
Das Internet bei der Arbeit
Ein Mitarbeiterüberwachungssystem in Ihrem kleinen Unternehmen könnte eine Antwort auf das Problem abgelenkter Mitarbeiter sein. Ein Programm wie Activity Monitor gibt Ihnen Einblick in die Online-Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter. Es zeigt an, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbracht haben, welche Websites sie besucht haben, welche Dateien sie heruntergeladen haben und wie viele IM-Chats sie durchgeführt haben.
Bevor Sie eine solche technologische Überwachung implementieren, müssen Sie eine offizielle Unternehmensrichtlinie für die arbeitsfreie Nutzung der Unternehmensausrüstung erstellen. Transparenz ist immer eine gute Praxis - überlegen Sie, wie sich Ihre Überwachung an den Unternehmenszielen ausrichtet und wie Sie dies tun werden.
Laut einer von Dtex Systems durchgeführten Umfrage "wären 77% der beschäftigten Amerikaner weniger besorgt darüber, dass ihr Arbeitgeber ihre digitalen Aktivitäten auf persönlichen oder von ihnen zur Ausführung von Arbeiten verwendeten Arbeitsgeräten überwacht, sofern sie dies transparent machen und zulassen im Voraus wissen."
Darüber hinaus bestehen rechtliche Bedenken hinsichtlich der Überwachung des Online-Verhaltens. Auf einem Firmencomputer wird praktisch keine Privatsphäre erwartet, aber Sie müssen vorsichtig sein, welche Arten von Daten Sie erfassen und wie Sie diese Daten speichern. Sie möchten nicht gegen Datenschutzgesetze wie HIPAA verstoßen. Sollte es beispielsweise zu einem Datenverstoß kommen, könnten Sie für einen Rechtsstreit anfällig werden.
Weitere Ideen zur Bekämpfung von Ablenkungen am Arbeitsplatz
Wie sollten Unternehmen dieses Problem angehen? Es gibt keine einfache Antwort.
"Dies ist eine große Frage", sagte Nancy Snell, eine zertifizierte professionelle Business-Coach. "Probleme müssen kulturell angegangen werden und von oben nach unten beginnen."
Viele Unternehmen wenden keine E-Mail- oder Sitzungstage an oder haben strenge Richtlinien bezüglich der Verwendung von Mobiltelefonen bei der Arbeit. Einige nutzen eine Kultur der Flexibilität und der Fernarbeit, um die Mitarbeiter bei Bedarf bei der täglichen Anpassung ihrer Arbeitsumgebung zu unterstützen.
Brad Killinger, Chief Learning Officer, empfiehlt die Einführung einer "goldenen Stunde", in der Unternehmen für eine Stunde ein fokussiertes Arbeitsumfeld schaffen, in dem die Mitarbeiter gebeten werden, Apps, Chat und Benachrichtigungen zu blockieren, die Telefonnutzung einzuschränken, E-Mails zu vermeiden und das Internet zu nutzen kibosh bei Besprechungen und verweigern den Zugriff von außen auf Besucher usw."
Eine goldene Stunde kann einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern jährlich mehr als 400 Millionen US-Dollar einbringen und laut Killinger die Sicherheit und das Engagement der Mitarbeiter verbessern.
Rhett Power at Inc. empfiehlt Arbeitgebern, den Vorrang ihrer Mitarbeiter vor dem Präsentismus zu legen. In diesem Fall kommt ein Mitarbeiter zur Arbeit, um physisch da zu sein, und nicht, um qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Senden Sie die Nachricht, dass die Erledigung der Aufgabe am wichtigsten ist, egal ob sie von einem Schreibtisch oder von der Couch aus erledigt wird.
Sie können auch Zeitmanagement-Workshops als Teil Ihres Einarbeitungsprozesses einbeziehen und in regelmäßigen Abständen Auffrischungsschulungen anbieten, um den Mitarbeitern dabei zu helfen, wichtige Produktivitätsfähigkeiten aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
Der wichtige Teil jeder Strategie zur Ablenkungsbekämpfung besteht darin, das Mikromanagement von Mitarbeitern zu vermeiden und sie misstrauisch zu machen oder zu beobachten. Konzentrieren Sie sich weiterhin darauf, Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, das zu tun, was für sie am besten ist, und bedenken Sie, dass die Bedürfnisse variieren.
Möglicherweise haben Sie einen Mitarbeiter, der während der Arbeit Hintergrundgeräusche benötigt, und ein anderer Mitarbeiter muss möglicherweise stündlich aufstehen und herumlaufen. Wenn es um Konzentration geht, gibt es keine Einheitslösung.
