Mit den technologischen Fortschritten des 21. Jahrhunderts ist die Schaffung eines papierlosen Büros zu einem höchst erreichbaren Ziel geworden. Obwohl die Umstellung Ihres Büros Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt, überwiegen die Vorteile des papierlosen Betriebs bei weitem die Nachteile.
Marty Basher, Experte für Heimorganisation bei ModularClosets.com, sagte, die Schaffung eines papierlosen Büros könne nicht nur der Umwelt, sondern auch Ihrem Unternehmen helfen.
"Papierlos zu arbeiten ist eine hervorragende Methode, um den Zugriff auf Dokumente zu beschleunigen, die Organisation zu verbessern, die Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten, Speicherplatz zu sparen, Zeit zu sparen, Geld zu sparen und die Freigabe von Dokumenten unternehmensweit und weltweit zu ermöglichen", sagte Basher gegenüber Business Aktuelles Täglich.
Obwohl Sie aus rechtlichen oder historischen Gründen einige Materialien aufbewahren müssen, können Sie Ihren ökologischen Fußabdruck dank der Vielzahl mobiler Anwendungen, Online-Software und digitaler Speicherplattformen erheblich verringern.
Das Reduzieren Ihrer Papierdokumente erfordert Planung. Definieren Sie zunächst, was "papierlos" für Ihr Unternehmen bedeutet, und erstellen Sie realistische, erreichbare Ziele. Das Setzen intelligenter Ziele erhöht Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Übergang. Sie können diese Ziele festlegen, indem Sie ermitteln, welche Papierprozesse noch vorhanden sind und wer die Hauptnutzer von Papier sind.
Machen Sie den Übergang schrittweise
Die Umstellung auf ein papierloses Büro wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Es sollte ein langsamer, schrittweiser Prozess sein. Durch den langsamen Zusammenschluss können Sie neue Verfahren ordnungsgemäß implementieren und Ihren Mitarbeitern Zeit zur Anpassung geben. Möglicherweise müssen während des Anpassungszeitraums einige papierlose Systeme mit Ihren alten Systemen zusammenarbeiten.
Samuel Johns, Bürovorsteher und HR-Spezialist bei Resume Genius, schlug beispielsweise vor, die Papiermenge, die jeder Mitarbeiter drucken kann, mithilfe eines Druckerkreditsystems auf Null zu reduzieren.
"Denken Sie daran, es ist nicht zu erwarten, dass Ihr Unternehmen die Verwendung von Papier vollständig einstellen wird", sagte Johns. "Einige Dinge müssen noch gedruckt werden, beispielsweise ein Tastaturkürzel-Spickzettel oder ein Sitzplan, damit sie sich daran erinnern können, wer wo sitzt. Streben Sie stattdessen eine Reduzierung um 80 oder 90 Prozent an."
Obwohl die Umstellung einige Zeit in Anspruch nehmen wird und Sie Ihr Ziel möglicherweise nicht ganz erreichen, bemühen Sie sich ständig, die Mitarbeiter mit digitalen Alternativen bekannt zu machen und sie so weit wie möglich von Papier zu befreien.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein
Das Erstellen eines papierlosen Büros ist keine Ein-Personen-Aufgabe. Da es die Anstrengungen Ihres gesamten Teams erfordert, um einen erfolgreichen Übergang herbeizuführen, sollten Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Fragen Sie nach Vorschlägen für digitale Plattformen und ermutigen Sie zu Feedback während des Übergangs. Letztendlich sind es Ihre Mitarbeiter, die mit dem neuen System leben und sich daran anpassen müssen.
"Sie können es Spaß machen, grün zu werden", sagte Basher. "Haben Sie Wettbewerbe für die besten Ideen und fördern Sie Innovationen. Verschwendung bedeutet Kosten, also lassen Sie die Prämien zu ihnen zurückkehren. Der Baum, den sie heute retten, kann der Scheck sein, den sie morgen erhalten - natürlich elektronischer Scheck."
Erstellen Sie eine Büroumgebung, die die Änderung berücksichtigt. Recyceln und begrenzen Sie den Papierverbrauch, indem Sie nicht vertrauliche Dokumente erneut drucken oder beidseitig drucken. Überlegen Sie, wie Sie den Übergang zu einem entspannten und produktiven Prozess gestalten können.
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Überprüfen und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
Viele Teile Ihres Geschäftsmodells können digitalisiert werden. Laut Cory Porteous, Director Marketing und Inbound Business Development bei Office Interiors, gibt es jedoch normalerweise einige Prozesse in jeder Organisation, die den größten Teil des verschwenderischen Drucks ausmachen. Finden Sie heraus, was die Hauptschuldigen sind und konzentrieren Sie sich zuerst auf sie.
" Wählen Sie basierend auf den Ergebnissen Ihrer Druckbewertung den einen Geschäftsprozess aus, der den größten Teil Ihres Drucks generiert, und führen Sie dann eine schrittweise Analyse durch", sagte Porteous. "Durch die Überprüfung von jeweils nur einem Geschäftsprozess können Sie vermeiden, dass Ihr Team überfordert wird, und bessere Ergebnisse erzielen."
Buchhaltung, Dokumentensignaturen, Spesenabrechnung und Zeiterfassung gehören zu den wichtigsten Geschäftsfunktionen, die digitalisiert werden können. Hier finden Sie einige Software und Services für jede Kategorie, die Ihnen dabei helfen können, papierlos zu werden.
Buchhaltungssoftware: Mit dieser Software können Sie Ihre Geschäftsfinanzen sicher verfolgen und überwachen.
- FreshBooks
- QuickBooks
- Xero
Weitere Informationen finden Sie in unseren besten Angeboten für Buchhaltungssoftware.
E-Signatur-Dienste: Anstatt eine schriftliche Unterschrift auf Papier zu verlangen, können Ihre Mitarbeiter und Kunden mit E-Signatur-Diensten Dokumente digital signieren.
- Adobe Reader
- Hightail
- Vorschau
Ausgabenverfolgungs-Apps: Mithilfe einer Ausgabenverfolgungs-App können Sie Ihre Ausgaben für Kleinunternehmen digital organisieren und überwachen.
- Concur
- Expensify
- Wally
Weitere Informationen finden Sie in diesen fünf Apps zur Kostenerfassung.
Digitale Zeiterfassungssysteme: Mithilfe von Zeiterfassungssystemen können Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter digital erfassen.
- Stratustime
- TSheets
- uAttend
Weitere Informationen finden Sie in unseren Empfehlungen zu Zeiterfassungs- und Anwesenheitssystemen.
Ändern Sie Ihre Dokumentenverwaltungsgewohnheiten
Wenn Sie die Art und Weise ändern, in der Sie Dokumente erstellen und verwalten, können Sie den ökologischen Fußabdruck verringern. Gehen Sie papierlos mit digitalen Alternativen.
"In den meisten Unternehmen besteht einer der Hauptgründe für das Drucken von Dokumenten darin, dass die Vorschriften für das Führen von Aufzeichnungen eingehalten werden oder dass sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen können", sagte Porteous. "Beide Gründe können durch ein effektives Dokumentenmanagementsystem gelöst werden."
Einige wichtige Geschäftsfunktionen, die geändert werden können, sind Scannen, Faxen und Dokumentationsverwaltung. Das Scannen und Faxen von Dokumenten ist eine großartige Möglichkeit, um eine digitale Kopie Ihrer Informationen zu erhalten. Von dort aus können Sie papierlose Dokumentationsverwaltungsdienste nutzen, um Ihre digitale Präsenz fortzusetzen.
Scannen von Apps: Mit dem Scannen von Apps können Sie Notizen, Dokumente, Bilder und mehr scannen, sodass sie alle an einem digitalen Ort gespeichert sind.
- CamScanner
- Evernote Scannable
- FineScanner
Faxdienste: Mit Faxdiensten können Sie Faxe per E-Mail senden und empfangen und digital speichern.
- GotFreeFax
- Nextiva
- RingCentral
Weitere Informationen finden Sie in unseren besten Angeboten für Online-Faxdienste.
Dokumentenverwaltungssoftware und -dienste: Unabhängig davon, ob Sie sich für ein selbst gehostetes oder ein Cloud-gehostetes System entscheiden, kann ein Dokumentenverwaltungssystem als digitaler Aktenschrank fungieren.
- eFileCabinet
- FileHold Express
- M-Files
Weitere Informationen finden Sie in unseren besten Angeboten für Dokumentenverwaltungssoftware und -services.
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Nutzen Sie die Cloud
Eine bequeme Option für den papierlosen Betrieb ist die Verwendung von Cloud-basierten Anwendungen. Mit diesen Plattformen können Sie Informationen über die Cloud erstellen, speichern und darauf zugreifen, im Gegensatz zu physischen Dokumenten oder einem internen Server.
Das Sichern Ihrer Dokumente mit seriösen Cloud-basierten Anwendungen kann das Risiko eines Datenverlusts minimieren. In der Cloud können Sie auch gemeinsam genutzte Dateien erstellen, in denen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Projekt arbeiten können.
Während einige Plattformen wie Google Drive und Microsoft OneDrive kostenlos sind, sind andere kostenpflichtig. Informieren Sie sich über Ihre Optionen, bevor Sie eine Plattform zum Speichern und Sichern Ihrer Daten auswählen. Nach dem Übergang zu einer Cloud-basierten Anwendung können alle entsprechenden physischen Dateien und Papiere recycelt werden. Porteous betonte jedoch die Bedeutung der Sorgfaltspflicht, bevor drastische Änderungen vorgenommen wurden.
"In den meisten Ländern erfüllt eine Cloud-basierte Kopie eines Dokuments alle Compliance-Anforderungen. Sie sollten jedoch die lokalen Gesetze überprüfen, bevor Sie Dokumente vernichten, die für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen erforderlich sind", sagte Porteous.
Dies sind einige Cloud-basierte Plattformen für die papierlose Speicherung:
- BigMIND von Zoolz
- Karbonit
- Ich fahre
Weitere Informationen finden Sie in unseren besten Angeboten für Cloud-Speicherlösungen.
Wechseln Sie zur papierlosen Abrechnung
Der Erhalt von Unterstützung durch externe Institutionen, Anbieter usw. kann für die Schaffung eines papierlosen Büros von entscheidender Bedeutung sein. Fordern Sie papierlose Kontoauszüge an, sprechen Sie mit Anbietern über digitale Rechnungsoptionen und informieren Sie Kunden über Bestell-E-Mails.
Mithilfe dieser papierlosen Optionen können Sie Ihre Buchhaltung organisieren und nachverfolgen. Darüber hinaus können Sie Belege in Ihr Smartphone scannen und in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, um Spesenabrechnungen zu erstellen oder Steuern einzureichen.
"Nahezu alle Unternehmen, Versorger und Banken verfügen bereits über ein System zur elektronischen Rechnungsstellung und zum virtuellen Versand von Abrechnungen", sagte Basher. "Alles, was Sie tun müssen, ist zu fragen. Wenn es sich um ein kleineres Unternehmen handelt, für dessen Einrichtung ein Push erforderlich ist, fordern Sie es auf, die Rechnung per E-Mail zu versenden, anstatt sie zu versenden."
Wenn Sie sich bemühen, Ihre Anbieter über diese Änderungen zu informieren, können Sie Ihre Geschäftstätigkeit verbessern.
Bilden Sie neue Gewohnheiten und verfolgen Sie Ihre Änderungen
Während Ihr natürlicher Instinkt darin besteht, mit ein wenig Arbeit einen Stift und ein Stück Papier zu greifen, kann es schnell zur gängigen Praxis werden, sich den papierlosen Optionen zuzuwenden. Haben Sie keine Angst, technische Fortschritte zu begrüßen.
Verfolgen Sie beim Übergang Ihres Unternehmens in ein papierloses Büro Ihre Änderungen. Basher schlug vor, Drucker mit Codes zu verwenden, um die Nutzung zu verfolgen, und ein Diagramm zu erstellen, in dem Ihre besten Sparer und schlechtesten Straftäter aufgeführt sind. Belohnen Sie gutes Verhalten, wenn sich neue Gewohnheiten bilden.
Denken Sie daran, Ihre Fortschritte auf dem Weg zu ändern, um sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Die Auswahl realistischer Ziele hilft Ihnen, Ihr Büro auf Kurs zu halten und Fortschritte zu erzielen.
Trainieren Sie, wann immer Sie können, digitale Dienste auszuwählen - aber erzwingen Sie sie nicht. Es mag einige Zeit dauern, aber es wird sich irgendwann wie eine zweite Natur anfühlen.
