Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme können Unternehmen auf vielfältige Weise zugute kommen. Bei so vielen Auswahlmöglichkeiten kann es jedoch schwierig sein, herauszufinden, welches System Ihren Anforderungen am besten entspricht. Wenn Sie 2019 nach einem Zeiterfassungssystem suchen, finden Sie hier alles, was Sie darüber wissen müssen, was es ist, was es bietet und wie Sie eines auswählen können.
Wenn Sie bereits wissen, wonach Sie suchen, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Empfehlungen. Dort finden Sie auch eine vollständige Liste der für Sie möglicherweise geeigneten Zeitnehmungssysteme.
Was sind Zeiterfassungssysteme?
Mithilfe von Zeiterfassungssystemen können Mitarbeiter über Zeitschaltuhren, mit dem Internet verbundene Computer, mobile Geräte und Telefone elektronisch ein- und aussteigen. Einige Lösungen bieten auch die Möglichkeit, Textnachrichten, Social-Media-Programme wie Twitter und andere Kommunikationsprogramme wie Slack ein- und auszublenden. Wenn ein Mitarbeiter ein- oder auscheckt, werden die Daten sofort an eine Software übertragen, die sie nahtlos in Ihre Gehaltsabrechnungslösung importieren kann.
Diese Systeme verfolgen nicht nur, wann Mitarbeiter kommen und gehen. Sie überwachen auch mobile Mitarbeiter über Geolocation und Geofencing, verwalten die bezahlte Freizeit (PTO), erstellen Mitarbeiterpläne, liefern detaillierte Arbeitsberichte und geben Echtzeitdaten darüber, wer arbeitet, wer nicht, wer spät auftaucht und wer sich nähert im Laufe der Zeit.
Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme bieten Self-Service, mit dem Mitarbeiter viele Zeiterfassungsaufgaben selbst erledigen können, einschließlich der Überprüfung der geleisteten Arbeitsstunden, ihrer aktuellen und zukünftigen Zeitpläne und ihrer PTO-Abgrenzungen.
Viele dieser Systeme bieten sowohl Cloud-basierte als auch lokale Lösungen an. Die lokalen Systeme werden auf Servern in Ihrem Unternehmen gespeichert, während die cloudbasierten Systeme von Ihrem Zeiterfassungssystemanbieter verwaltet werden und online abgerufen werden.
Vor-und Nachteile
Der größte Vorteil dieser digitalen Systeme besteht darin, dass keine manuellen Zeitkarten erforderlich sind. Die gesamte Zeit wird elektronisch erfasst und die Berechnungen für Sie durchgeführt. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und gibt der Person, die für die Zusammenfassung aller dieser Informationen verantwortlich war, die Möglichkeit, an anderen Aufgaben zu arbeiten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Systeme alle Ihre Zeitbedürfnisse - Anwesenheit der Mitarbeiter, Zapfwelle und Terminplanung - in einem Programm verwalten. Dies kann sowohl kosteneffektiv als auch produktivitätssteigernd sein, da die Mitarbeiter keine Zeit damit verschwenden, zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln, um eine Auszeit zu beantragen oder ihre Zeitpläne zu überprüfen.
Der größte Nachteil von Zeiterfassungssystemen besteht darin, dass sie teurer sind als die alte manuelle Methode, bei der Mitarbeiter ihre Stunden täglich aufschreiben oder auf einer Zeitkarte auf Papier ein- und ausschreiben. Ein weiterer möglicher Nachteil besteht darin, dass Arbeitgeber häufig gezwungen werden, die Wahrnehmung einzudämmen, dass es eine Form des Mikromanagements ist, die Mitarbeiter nach ihrer Zeit zu fragen.
Anmerkung der Redaktion: Sie suchen Informationen zu Zeiterfassungssystemen? Verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen. Unsere Partner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die gewünschten Informationen zukommen zu lassen:
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Kosten
Die Kostenstruktur von Zeiterfassungssystemen hängt davon ab, ob Sie sich für eine Cloud-basierte oder eine lokale Lösung entscheiden. Cloud-basierte Systeme verursachen weniger wiederkehrende monatliche Kosten, während für lokale Systeme höhere einmalige Gebühren anfallen.
Mit lokalen Systemen zahlen Sie alle Ihre Kosten im Voraus. Sie können damit rechnen, mehrere hundert bis mehrere tausend Dollar für die Software, die Lizenzen für jeden Mitarbeiter und die Installation zu zahlen. Danach fallen keine monatlichen Gebühren für den Service an. In den einmaligen Kosten sind jedoch in der Regel keine laufenden Support- oder Softwareupdates enthalten.
Für ein Cloud-basiertes System erheben die meisten Dienste eine Gebühr pro Benutzer zwischen 1 und 10 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Einige Dienste berechnen auch eine monatliche Grundgebühr oder eine monatliche Mindestgebühr.
Einige Anbieter erheben eine einmalige Einrichtungs- und Implementierungsgebühr. Im Gegensatz zu lokalen Systemen sind jedoch alle Software-Upgrades und Supportleistungen in Ihren monatlichen Kosten enthalten.
Ein weiterer Kostenfaktor für eine der beiden Optionen ist eine Zeitschaltuhr. Viele Zeiterfassungssysteme arbeiten mit einer Reihe von Zeitschaltuhren. Diese Zeitschaltuhren können mit PINs, Wisch- oder Annäherungsausweisen oder biometrischen Daten wie Fingerabdrücken oder Gesichtsabtastungen verwendet werden. Die Komplexität der ausgewählten Uhr bestimmt die Kosten. Die Preise reichen in der Regel von ein paar Hundert für eine einfache Uhr bis zu mehreren Tausend für eine ausgeklügelte biometrische Uhr.
Was ist in einem Zeiterfassungssystem zu beachten?
Bei so vielen Systemen auf dem Markt kann es schwierig sein, das richtige für Ihr Unternehmen zu finden. Wenn Sie nach einem System suchen, sollten Sie nach Ansicht von Experten auf Folgendes achten:
- Flexible Zeiterfassungsoptionen: Suchen Sie nach einem System, mit dem Mitarbeiter ihre Stunden auf verschiedene Arten erfassen können, z. B. über einen mit dem Internet verbundenen Computer, ein Smartphone, ein Tablet, eine Zeitschaltuhr, ein Telefon oder Textnachrichten.
- Genaue Zeiterfassung: Die besten Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme stellen sicher, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für die tatsächliche Arbeitszeit bezahlen, nicht für die Stunden, für die sie arbeiten.
- Nachverfolgung aller Zeitprobleme: Stellen Sie sicher, dass Sie ein System auswählen, das alle Ihre zeitlichen Anforderungen erfüllt und nicht nur Mitarbeiter ein- und aussteigen lässt. Dies umfasst alle Mitarbeiter Zeitplan und PTO-Management. Für Unternehmen, die ihren Kunden in Rechnung stellen, wie lange sie an ihren Projekten arbeiten, empfiehlt sich möglicherweise ein System mit Auftragsverfolgung, das protokolliert, wie lange Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten.
- Mobile Kompatibilität: Da viele Mitarbeiter und Manager außerhalb des Büros arbeiten, möchten Sie ein System, das mit mobilen Geräten kompatibel ist und von überall zugänglich ist. Dazu gehören Lösungen, mit denen Remote-Mitarbeiter nicht nur ein- und aussteigen können, sondern auch ihren Standort nachverfolgen können, damit Arbeitgeber wissen, dass sie von dem Ort aus arbeiten, an dem sie arbeiten sollen. Geotechnologie kann für Arbeitgeber äußerst wertvoll sein, um entweder die Ein- und Ausstiege von Mitarbeitern einzuschränken oder die genauen Standorte zu erfassen, an denen sie ihre Schicht beginnen und beenden.
- Benutzerfreundlichkeit: Suchen Sie nach einem System, das einfach zu bedienen ist, über eine übersichtliche Oberfläche verfügt und die Selbstbedienung der Mitarbeiter ermöglicht. Das System sollte nicht schwer zu erlernen sein und auf keinen Fall stundenlanges Training erfordern.
- Integrationen: Wählen Sie ein System, das in die von Ihnen bereits verwendeten Anwendungen und Software integriert ist, z. B. Ihre Personal- und Gehaltsabrechnungsprogramme.
- Proaktive Warnungen: Einige Systeme bieten Benachrichtigungen an, wenn sich Mitarbeiter Überstunden nähern oder vergessen, ein- oder auszusteigen. Dies kann bei der Kostenkontrolle hilfreich sein.
- Audit-Trail-Funktionen: Die Möglichkeit, die ursprünglichen Arbeitszeittabellendaten sowie alle von einem Manager oder Vorgesetzten vorgenommenen Änderungen anzuzeigen, kann bei einem Audit von Bedeutung sein.
Nachdem Sie die Grundlagen erarbeitet haben, können Sie möglicherweise entscheiden, welches Zeiterfassungssystem für Sie am besten geeignet ist. Um mehr über die Optionen zu erfahren, die unserer Meinung nach für verschiedene Unternehmenstypen am besten geeignet sind, informieren Sie sich in unseren Empfehlungen über Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme.
FAQs zu Zeiterfassung
Sie haben noch Fragen zu Zeiterfassungssystemen? Hier finden Sie einige Fragen und Antworten, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können.
F: Inwiefern unterscheiden sich Zeiterfassungssysteme von herkömmlichen Zeitschaltuhren und Zeitkarten?
A: Der größte Unterschied ist, dass alles digitalisiert und automatisiert wird. Herkömmliche Zeitschaltuhren und Zeitkarten erfordern für alles die manuelle Eingabe von Daten. Zeit- und Anwesenheitssysteme benötigen nur einen Knopfdruck, damit alle Informationen mit Ihrer Software synchronisiert werden können. Diese Software lässt sich dann nahtlos in Ihre Gehaltsabrechnungslösung integrieren. Dadurch werden doppelte Einträge und Rätselraten vermieden. Darüber hinaus protokollieren Zeiterfassungssysteme die Stunden, Jobcodes und Informationen zu Pausen und Zapfwellen digital und in Echtzeit.
F: Welche Arten von Zeitschaltuhren sind mit Zeiterfassungssystemen kompatibel?
A: Es gibt keine einfachen Punch Timeclocks mehr. Die heutigen Zeitschaltuhren erfassen die Zeit auf verschiedene Arten, beispielsweise über Lochkarten, Magnetkarten, Barcodes, PINs und biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtsabtastungen.
F: Gibt es einen Unterschied zwischen einem Zeiterfassungssystem und einem biometrischen System?
A: Jedes Zeiterfassungssystem, das mit einer biometrischen Zeitschaltuhr arbeitet, ist ein biometrisches System. Da nahezu jede Zeit- und Anwesenheitslösung, die mit physischen Zeitschaltuhren arbeitet, biometrische Optionen bietet, gibt es kaum einen Unterschied zwischen den beiden. Biometrische Zeitschaltuhren werden in der Regel von Unternehmen verwendet, die sich mit dem Stanzen von Freunden beschäftigen.
Die einzigen Zeiterfassungssysteme ohne biometrische Optionen sind Systeme ohne biometrische Zeitschaltuhren, bei denen die Mitarbeiter auf Computer und Mobilgeräte angewiesen sind. Jedoch bieten sogar einige dieser Systeme jetzt Fingerabdruckscanner an, die an Computer angeschlossen werden, oder verwenden Programme, die Mitarbeiterfotos mit einer Computerkamera aufnehmen, um biometrische Optionen zu integrieren.
F: Müssen Sie eine Zeitschaltuhr mit einem Zeiterfassungssystem verwenden?
A: Nein. Einige Unternehmen bevorzugen, dass Mitarbeiter nur über einen Computer, eine mobile App oder ein Telefon ein- und aussteigen. Wenn Sie keine Zeitschaltuhr verwenden, können Sie die Kosten senken, da sie zwischen ein paar hundert und mehreren tausend Dollar kosten.
F: Sind Zeiterfassungssysteme nur für Unternehmen mit stündlichen Mitarbeitern geeignet?
A: Während es den Anschein hat, als wären Zeiterfassungssysteme nur für Unternehmen mit Stundenarbeitern erforderlich, können Unternehmen mit Angestellten auch eine Reihe von Vorteilen daraus ziehen. Ein System, das nachverfolgt, wie lange Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten, kann bei Arbeitsprognosen helfen. Darüber hinaus können Unternehmen mit Angestellten die PTO-Verwaltungsaspekte des Systems zu schätzen wissen.
F: Wie funktionieren Zeiterfassungssysteme für Remote-Mitarbeiter?
A: Diese Systeme verwenden GPS-Technologie, um entfernte Mitarbeiter über mobile Geräte zu überwachen. Einige Systeme verwenden Geofencing, um zu begrenzen, wo Mitarbeiter ein- und aussteigen können, während andere mithilfe der Geolokalisierung genau aufzeichnen, wo sich die Mitarbeiter beim Ein- und Aussteigen befinden. Die Systeme können die Geolokalisierung auch verwenden, um Mitarbeiter den ganzen Tag über zu verfolgen, nicht nur dort, wo sie ihre Schicht beginnen und beenden.
F: Wie lassen sich Zeiterfassungssysteme in Gehaltsabrechnungssysteme integrieren?
A: Zeiterfassungssysteme lassen sich in Abrechnungssysteme integrieren, indem Sie Ihre Zeiterfassungs- und Anwesenheitsdaten per Knopfdruck in Ihr Abrechnungsprogramm übertragen. Dies reduziert Fehler und rationalisiert den gesamten Abrechnungsprozess.
F: Wie verwalten Zeiterfassungssysteme bezahlte Freizeit?
A: Zeiterfassungssysteme verwalten die Zapfwelle auf verschiedene Arten. Sie können nachverfolgen, wie viel Freizeit die Mitarbeiter verdient und genutzt haben, sowie Rückstellungen für Krankheit, Urlaub, Trauer und jede andere Art von Freizeit, die sie möglicherweise erhalten.
Einige Zeiterfassungssysteme übernehmen auch den Antrags- und Genehmigungsprozess. Auf diese Weise können Mitarbeiter direkt im System um eine Freistellung bitten, und Manager können diese Anforderungen entweder genehmigen oder ablehnen.
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