Vor allem in der Hotellerie, im Einzelhandel und in Schnellrestaurants war die Bereitschaftsplanung die Norm, die es den Mitarbeitern erschwerte, die Bezahlung vorherzusehen, eine gesunde Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben herzustellen oder sogar die voraussichtliche Stundenzahl zu bestimmen jede Woche arbeiten.
Als Reaktion auf diese Schwierigkeiten wenden viele Städte ein neues Gesetz an, das als vorausschauende Terminplanung bezeichnet wird. Ein Arbeitgeber muss einen Arbeitnehmer im Voraus über seinen Arbeitszeitplan informieren. Diese Gesetze sollen den Mitarbeitern zwar eine "nach Treu und Glauben" erstellte Schätzung ihres bevorstehenden Zeitplans geben, sie stellen jedoch auch die Geschäftsinhaber vor neue Herausforderungen.
Hier erfahren Sie, was Sie über Predictive Scheduling, das Gesetz und darüber wissen müssen, wie Sie ein Programm implementieren können, das sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihrem Unternehmen zugute kommt.
Was ist vorausschauende Planung?
Vorausschauende Planung ist, wenn ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter seinen Zeitplan im Voraus zur Verfügung stellt. Für Mitarbeiterpläne, die häufig schwanken, Teilzeitbeschäftigte, die keine vollen Arbeitswochen arbeiten, oder Mitarbeiter, die für einen Stundensatz arbeiten, kann die vorausschauende Planung dazu beitragen, einen vorhersehbaren Zeitplan zu erstellen und den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre erwartete Bezahlung für einen wöchentlichen oder monatlichen Zeitraum besser abzuschätzen.
Predictive Scheduling ist vor allem eine Antwort auf die Herausforderungen, die mit der Bereitschaftsplanung verbunden sind, einer Methode zur Personalverwaltung, die bei Bedarf auf Stundenarbeitskräfte zurückgegriffen hat, um Kundenströmen in unregelmäßigen Abständen Rechnung zu tragen. Die Bereitschaftsplanung bot den Geschäftsinhabern Flexibilität, jedoch auf Kosten vorhersehbarer Mitarbeiterpläne.
In den letzten Jahren haben sich Gesetze und Vorschriften zur vorausschauenden Terminplanung durchgesetzt, insbesondere in Branchen, in denen Teilzeitbeschäftigung und Mindestlohnpositionen im Vordergrund stehen.
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Wie wirkt sich die vorausschauende Planung auf den Mitarbeiter aus?
Jeder Mitarbeiter, der einem unvorhersehbaren Arbeitszeitplan unterworfen war, weiß, wie schwierig dies sein kann. Ohne ein stabiles Gehalt oder eine strukturierte Vereinbarkeit von Beruf und Familie können Mitarbeiter häufig wichtige Dinge im Zusammenhang mit der Arbeit nicht einplanen, z. B. Kinderbetreuung oder medizinische Termine. Mit der Gesetzgebung zur vorausschauenden Terminplanung sollen diese Herausforderungen gemildert werden, indem den Mitarbeitern ein Zeitfenster für den bevorstehenden Arbeitszeitplan eingeräumt wird, indem die Bereitschaftsplanung insgesamt verboten wird, und die Arbeitgeber verpflichtet werden, den Mitarbeitern ein oder zwei Wochen im Voraus einen Ausgleich für Bereitschaftsschichten anzubieten das kommt nie zustande.
"[Predictive Scheduling] -Gesetze bieten stündlichen Mitarbeitern faire Chancen und die Möglichkeit, eine beispiellose Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu erreichen", sagte Steven Power, globaler Präsident von Deputy. "Wenn die Mitarbeiter ihren Zeitplan im Voraus kennen, haben sie mehr Kontrolle darüber, wie sie ihr Leben planen sollen. Dies ist insbesondere für Arbeitnehmer mit familiären Verpflichtungen und anderen laufenden Verpflichtungen erforderlich. Die Vorhersehbarkeit führt zu einer Mitarbeiterbindung und kann ein Segen für die Einstellung von Talenten sein."
Predictive Scheduling und das Gesetz
Viele Städte und mehr als ein Dutzend Bundesstaaten haben Vorschriften zur vorausschauenden Planung vorgeschlagen oder erwägen Gesetze, die eine Richtlinie zur vorausschauenden Planung schaffen würden. In San Francisco beispielsweise müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ihre Pläne mindestens zwei Wochen im Voraus vorlegen und diese Pläne nicht mit einer Frist von weniger als sieben Tagen ändern. Das Gesetz von San Francisco schreibt auch vor, dass Bereitschaftskräfte für zwei bis vier Stunden Schicht bezahlt werden, unabhängig davon, ob sie einberufen werden oder nicht.
Seattle verlangt ebenfalls eine 14-tägige Ankündigung von Zeitplänen sowie eine Entschädigung für Zeitplanänderungen, nachdem Arbeitszeitpläne veröffentlicht wurden. In New York City müssen die Arbeitgeber ihre Zeitpläne mindestens 72 Stunden vor Schichtbeginn veröffentlichen und alle Einzelhandelsmitarbeiter mindestens 20 Stunden pro zweiwöchigem Zeitraum einplanen. Zu den Staaten, die vorausschauende Planungsgesetze verabschiedet haben, gehören auch New York, Kalifornien, Washington und Illinois sowie mehrere andere.
Während die Gesetzgebung zur vorausschauenden Planung von Stadt zu Stadt und von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich ist, wird sie in der öffentlichen Ordnung immer häufiger angewendet. Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, die Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen, die Ihre lokalen und landesweiten Aktivitäten regeln. Andernfalls kann es zu Geldstrafen und Rechtsstreitigkeiten kommen. [Interessiert an Zeiterfassungssoftware für Ihr kleines Unternehmen? Schauen Sie sich unsere besten Tipps und Bewertungen an.]
Welche Branchen sind am stärksten von Predictive Scheduling betroffen?
Predictive Scheduling-Gesetze sind speziell auf Unternehmen in Branchen ausgerichtet, in denen Bereitschaftsplanung, Stunden- und Mindestlohnbeschäftigung am häufigsten sind. Das Gesetz konzentriert sich auch auf jene Branchen, die einen Teil ihrer stündlichen Angestellten für Schwankungen der Aktivität reservieren, wie zum Beispiel Einzelhandelsgeschäfte in der Ferienzeit, Restaurants, die Spitzenzeiten vorweggenommen haben, und saisonale Geschäfte in der Hotellerie.
Predictive Scheduling bietet Arbeitgebern Vorteile
Predictive Scheduling kommt jedoch nicht nur den Mitarbeitern zugute, sondern auch den Geschäftsinhabern in diesen Branchen. Die Annahme einer Richtlinie für vorausschauende Terminplanung geht über die Einhaltung von Vorschriften hinaus und bietet manchmal auch Vorteile für die Arbeitgeber. Zum Beispiel hilft ein effektives Voraussageprogramm den Arbeitgebern, Mitarbeiter zu rekrutieren und zu halten, was den Umsatz und die mit der Ausbildung neuer Mitarbeiter verbundenen Kosten senkt.
"Eine vorhersehbarere Planung kann auch zu glücklicheren und engagierteren Mitarbeitern führen", sagte Atif Siddiqi, Gründer und CEO von Branch. "Ohne die zusätzlichen Bedenken eines unvorhersehbaren Zeitplans ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Mitarbeiter unter Stress leiden, der sich auf ihre Arbeitsproduktivität auswirkt. Dies kann auch zu einem Rückgang der Fluktuation für Arbeitgeber führen, da die Kosten für den Austausch eines stündlichen Mitarbeiters etwa 2.500 US-Dollar betragen."
Die prädiktive Planung stellt in vielen Fällen eine Anpassung an die derzeitige Praxis dar. Sie stellt jedoch auch eine Routine dar, mit deren Hilfe Manager Spitzen und Einbrüche in der Geschäftstätigkeit effektiver vorhersehen und planen können.
Nutzung von Zeiterfassungssoftware für die vorausschauende Planung
Die Implementierung einer Richtlinie für die vorausschauende Planung könnte zunächst einige besondere Herausforderungen mit sich bringen. Mithilfe einer sorgfältigen Planung und schnellen Entwicklung von Software, einschließlich Algorithmen für maschinelles Lernen, können viele Arbeitgeber jedoch feststellen, dass dies einfacher ist, als es sich anhört.
"Für Kleinunternehmer, die manuelle Planungsprozesse verwenden, kann die Einführung dieser Gesetze zu Verwirrung führen, die das Risiko einer Nichtbeachtung birgt, und die Konsequenzen einer Behebung der Nichtbeachtung können teuer sein", sagte Power.
Für diese Unternehmen empfahl Power die Umstellung von manuellen Planungsprozessen auf Online-Personalplanungssoftware, wodurch die Einführung einer Richtlinie für vorausschauende Planung vereinfacht werden kann.
"Die meisten Planungsprogramme können automatisch terminiert werden, wodurch sichergestellt wird, dass der Arbeitgeber alle Gesetze an allen Standorten einhält", sagte Power. "Die Online-Plattform ermöglicht es Mitarbeitern außerdem, ihre Arbeitspläne von jedem Ort aus zu überprüfen und zu ändern sowie zusätzliche Schichten aufzunehmen, wenn sie berechtigt sind. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Macht und Kontrolle über ihre Arbeitspläne, was zu einer insgesamt glücklicheren und produktiveren Belegschaft führt."
Teilen Sie die Änderungen auch Ihrer Belegschaft mit und schulen Sie sie in der Verwendung von automatisierten Systemen, die Sie möglicherweise implementieren, um sie zu unterstützen. Wie bei allen wesentlichen Änderungen der Geschäftsprozesse ist auch hier die Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Transparenz kann dazu beitragen, Ihre Mitarbeiter bei Änderungen zu entlasten und Hindernisse bei der Anpassung an das neue System abzubauen.
Predictive Scheduling wird nicht verschwinden
Da Predictive Scheduling zunehmend im lokalen und staatlichen Recht verankert ist, ist es ein unvermeidbarer Aspekt für die Geschäftstätigkeit in den Branchen, auf die es heute Einfluss hat.
Anstatt die neuen Anforderungen zu missbilligen, werden Arbeitgeber, die vorausschauendes Planen bevorzugen und Softwarelösungen implementieren, um nicht nur die Belastung zu verringern, sondern vorausschauendes Planen zu einem effektiveren Teil ihrer Geschäftstätigkeit zu machen, Erfolg haben.
