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Eine Leistungsbeurteilung kann sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber einen Mehrwert schaffen. Es hat das Potenzial herauszustellen, was funktioniert und was nicht, Bereiche für Wachstum zu identifizieren und für die Zukunft zu planen. Eine starke Rezension kann jedoch schwierig zu schreiben sein. Dies gilt insbesondere für Manager, denen häufig nicht genügend Anleitung gegeben wird, wie eine effektive und umfassende Überprüfung aussieht.

Hinzu kommt, dass kleine Unternehmen häufig mit begrenzten Ressourcen zu kämpfen haben. Die Zeit und das Personal, die erforderlich sind, um genaue Leistungsüberprüfungen für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern durchzuführen, erfordern nach jüngsten Schätzungen von Bloomberg BNA im Idealfall eine Vollzeitbeschäftigung von 14 Mitarbeitern.

Sogar ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern (oder weniger) benötigt eine Vollzeitkraft, die Leistungsdaten von Managern zusammenstellt, die durchschnittlich drei Stunden für jede Mitarbeiterüberprüfung aufwenden.

Performance-Management-Software kann helfen

Um die finanzielle Belastung für kleine Unternehmen zu verringern, können Sie Performance-Management-Software in Ihren jährlichen Überprüfungsprozess integrieren. Unternehmen wie Insperity, Nämlich und ADP TotalSource sind HR-Plattformen, die kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei helfen, ihren Mitarbeitern effektiv Feedback zu geben.

Ein Qualitätsmanagementsystem bietet Echtzeitberichte und eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Management. Die Plattformen erleichtern Ihnen den Abschluss des Prozesses und speichern die Ergebnisse zur späteren Überprüfung, was zu einer stärkeren Bindung und Bindung der Mitarbeiter führt. Aber auch in einem solchen Programm müssen Sie wissen, was Sie sagen sollen und wie Sie es sagen sollen.

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1. Geben Sie regelmäßig informelles Feedback.

Während Leistungsüberprüfungen in der Regel ein- oder zweimal im Jahr stattfinden, sollte das Feedback nicht auf diesen kurzen Zeitraum beschränkt sein. Sie sollten das ganze Jahr über einheitliche Bewertungen anbieten, damit es keine Überraschungen gibt.

"Überraschen Sie Ihre Mitarbeiter nicht bei einer Leistungsbeurteilung", sagte Erika Rasure, stellvertretende Professorin für Wirtschafts- und Finanzdienstleistungen an der Maryville University. "Dies sollte nicht das erste Mal sein, dass sie von Ihnen hören, dass sie nicht die erwartete Leistung erbringen. Schreiben Sie klar und deutlich, [und] senden Sie Kalendereinladungen, und legen Sie die Erwartungen und den Ton für die Besprechungen fest."

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie ständig Aufzeichnungen über die Leistung Ihrer Mitarbeiter machen - insbesondere, wenn keine Leistungsüberprüfungen in Sicht sind.

"Die Mitarbeiter verdienen eine solide Einschätzung ihrer Arbeit für den gesamten Berichtszeitraum", sagte Gary Schneeberger, Gründer und Präsident von ROAR. "Viel zu viele Leistungsbeurteilungen basieren nur auf dem, woran sich der Manager in den letzten Wochen erinnern kann, bevor die Bewertungen der Personalabteilung zu verdanken sind. Manager müssen absichtlich Notizen machen und diese einreichen."

Vernachlässigen Sie nicht Ihre Leistungsträger. Wenn Sie nur Probleme ansprechen oder sich auf die Mitarbeiter konzentrieren, die nicht so gut abschneiden wie andere, verpassen Sie die Gelegenheit, denen zu danken, die Innovation, Kreativität und Kultur in Ihrem Unternehmen prägen. Obwohl sie möglicherweise nicht so viel Anleitung benötigen wie andere Mitarbeiter, können diese Personen ihre Leidenschaft oder Motivation verlieren, wenn sie nicht gelegentlich erkannt werden.

"Wertvolle Mitarbeiter, die ihre Arbeit gut und erfolgreich erledigen, sind in Leistungsbeurteilungszyklen oft nicht das vorrangige Anliegen, was dazu führt, dass keine Gelegenheit zur Kommunikation darüber besteht, wie sehr das Unternehmen die Motivation und die Ergebnisse der Leistungsträger schätzt", sagte Rasure. "Eine unerwartete E-Mail mit der Aufschrift" Weiter so ", ein kurzer Telefonanruf oder ein Text senden ein konsistentes Signal an Ihren Mitarbeiter, dass Sie darauf achten und dessen Wert legen, was er tut."

2. Sei ehrlich.

Kein Arbeiter ist perfekt und es wird immer Raum für Verbesserungen geben. Entscheiden Sie, was es wert ist, angesprochen zu werden, und zögern Sie nicht, dies zu tun. Wenn es ein Problem gibt, von dem Sie wissen, dass es Sie und Ihr Team betrifft, vermeiden Sie es nicht. Wenn Sie auf Zehenspitzen um das Motiv herumgehen, gelangen Sie nicht weiter.

James R. Bailey, Professor für Führung an der George Washington University School of Business, ermutigte dazu, ehrlich (aber nicht brutal) mit den Arbeitern umzugehen. Stellen Sie Feedback so bereit, wie Sie es erhalten möchten, wenn Sie der Mitarbeiter wären. Die Diskussion ist entscheidend und unvermeidlich, also wählen Sie einen geeigneten Ansatz und bleiben Sie dabei.

"Wenn jemand ein schlechter Darsteller ist und Sie es nicht direkt ansprechen, wissen Sie, dass alle anderen im Büro wissen, dass die Person ein schlechter Darsteller ist, und [Mitarbeiter] werden Sie als schwach oder feige bezeichnen, weil Sie die Situation nicht angegangen haben." Sagte Bailey.

Manager sollten auch Klarheit demonstrieren und erwarten, sagte Leon Rbibo, Präsident von Laguna Pearl. "Es muss auf beiden Seiten des Tisches kristallklare Klarheit herrschen, sowohl in Bezug auf die Erwartungen, die der Manager an den künftigen Mitarbeiter stellt, als auch in Bezug auf die Anforderungen, die der Mitarbeiter an den Manager stellt."

Ohne Klarheit, sagte Rbibo, wird nichts, was Sie während der Evaluierung besprechen, die Situation verbessern, und Sie werden feststellen, dass Sie bei der nächsten Leistungsüberprüfung dieselben Themen diskutieren. Also sei klar, sei ehrlich und denke daran, dass sich nichts ändern wird, wenn es nicht angesprochen wird.

3. Mach es von Angesicht zu Angesicht.

Die schriftliche Besprechung sollte einen kurzen, aber direkten Überblick über die Diskussionspunkte geben und ein differenzierteres persönliches Gespräch ermöglichen. Vereinbaren Sie ein Meeting in einem Café oder außerhalb des Büros, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter überprüfen, planen Sie einen Video-Chat, damit Sie weiterhin ein Live-Gespräch führen können. Dieser Ansatz lässt Raum für Diskussionen und Rückmeldungen und verhindert Missverständnisse.

"Der einzige Weg, um Leistungsbeurteilungen abzugeben, ist ein persönliches Gespräch mit ausreichend Zeit, um diese zu präsentieren und zu verarbeiten, zuzuhören und zu antworten", sagte Bailey. "Es ist einfach zu wichtig, sich an E-Mail oder Telefon zu wenden. Wenn Sie dies tun, wird ein Signal gesendet, dass Sie sich nicht genug für das Thema interessieren und sich nicht einmal die Zeit nehmen, sich zu treffen."

Nehmen Sie sich die Zeit, um Lösungen für diese Probleme zu erörtern, und fordern Sie die Mitarbeiter auf, zu den von Ihnen angesprochenen Problemen Stellung zu nehmen.

4. Verwenden Sie konkrete Beispiele.

Stellen Sie sicher, dass Sie klare Beispiele haben, auf die Sie sich beziehen können, wenn Sie Verbesserungsmöglichkeiten oder Dinge besprechen, die ein Mitarbeiter gut gemacht hat. (Deshalb ist es wichtig, über einen längeren Zeitraum Notizen zu machen.)

"Wenn Sie nichts zu erwähnen haben, dann sprechen Sie anekdotisch", sagte Rbibo. "Dies verhindert Klarheit und Verständnis. Wenn ein Mitarbeiter in bestimmten Schlüsselleistungsbereichen ins Hintertreffen gerät, zeigen Sie auf ein oder zwei spezifische Beispiele und sprechen Sie an, wie Sie möchten, dass diese in Zukunft anders gehandhabt werden."

Wenn Sie Beispiele haben, zeigt dies dem Mitarbeiter, dass Sie aufmerksam sind, und Ihre Erwartungen werden gewürdigt.

5. Beenden Sie mit einer positiven Note.

Verlassen Sie die Überprüfung nicht ohne gegenseitiges Verständnis und Respekt und lassen Sie keine Mitarbeiter das Gefühl haben, in der Dunkelheit zu stecken.

"Nutzen Sie den Überprüfungsprozess als Gelegenheit, um erreichbare Ziele zu setzen, die spezifisch auf die Erwartungen des Mitarbeiters zugeschnitten sind, die er nicht erfüllt. Der Mitarbeiter hat jedoch das Gefühl, über einen klaren, vernünftigen Aktionsplan zu verfügen, mit dem er wieder auf Kurs kommen kann", sagte er Rasure.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen und Ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen, wird eine in erster Linie gute Bewertung zusätzlich gefördert oder die Stimmung Ihrer Mitarbeiter nach einer etwas negativen Bewertung verbessert. Positive Verstärkung und konstruktives Feedback können den Arbeitnehmern das Vertrauen und den Antrieb geben, die sie für eine bessere Leistung benötigen.

6. Wählen Sie Ihre Wörter sorgfältig aus.

Achten Sie genau darauf, wie Sie Ihre Bewertungen formulieren. Anhand der folgenden fünf Wörter und Ausdrücke können Sie die Beiträge eines Mitarbeiters anhand von James E. Neals Buch Effective Phrases for Performance Appraisals (Neal Publications, 2009) wirkungsvoll hervorheben.

  • Leistung: Fügen Sie dies in eine Redewendung ein, z. B. "Erzielt ein optimales Leistungsniveau mit / für …".
  • Kommunikationsfähigkeiten: Sätze wie "Erwartungen effektiv kommunizieren" oder "Gruppengespräche erleichtern" sind für einen Mitarbeiter von großer Bedeutung.
  • Kreativität: Das Schätzen der kreativen Seite der Mitarbeiter kann zu glücklicheren und motivierteren Mitarbeitern führen. Versuchen Sie in einer Leistungsbewertung, "nach kreativen Alternativen zu suchen", gefolgt von bestimmten Beispielen und Ergebnissen.
  • Verbesserung: Mitarbeiter hören gerne, dass sie sich verbessern und dass dies bemerkt wird. "Wächst weiter und verbessert sich" und "plant ständig Verbesserungen" sind zwei konstruktive Ausdrücke, die in einer Leistungsbeurteilung verwendet werden sollten.
  • Managementfähigkeit: Führungsqualitäten und die Fähigkeit, andere zu managen, sind der Schlüssel zum Erfolg der Mitarbeiter. Das Einbeziehen von Ausdrücken wie "Bietet Unterstützung bei organisatorischen Veränderungen" hat für Ihren Mitarbeiter einen hohen Stellenwert.

Richard Grote, Autor von „How to be Good at Performance Appraisals“(Harvard Business Review Press, 2011), sagte, dass Arbeitgeber sich für eine messungsorientiertere Sprache entscheiden sollten, anstatt Begriffe wie „gut“oder „ausgezeichnet“zu verwenden.

In einem Interview mit Hcareers.com stellte Grote fest, dass Handlungswörter wie "übertrifft", "zeigt", "greift", "erzeugt", "verwaltet", "besitzt", "kommuniziert", "überwacht". "Direktiven" und "Erfolge" sind sinnvoller.

Implementieren von Leistungsverwaltungssoftware

Beherrschung Ihrer Sprache und Herangehensweise sind Ihre ersten Schritte. Die tatsächlichen Kosten für Leistungsüberprüfungen in Ihrem Unternehmen ergeben sich aus der Zeit, die Manager und HR-Mitarbeiter für das Sammeln und Schreiben des Materials aufwenden, das als Grundlage für jede Überprüfung dient. Und hier kann Performance-Management-Software Abhilfe schaffen.

Abhängig von Ihren Personalanforderungen können Sie ein offenes API-System einbinden oder den gesamten Prozess an Dritte auslagern. Unternehmen wie Namely bieten eine offene API-Plattform an, mit der Sie die Software an die Größe und den Umfang Ihrer Personalanforderungen anpassen können.

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Mit dieser Art von System können Manager und HR-Mitarbeiter Ziele festlegen und überwachen sowie benutzerdefinierte Überprüfungen erstellen. Außerdem werden automatisch Antworten von Managern, Mitarbeitern und Kollegen für den Überprüfungszyklus angefordert. Sie erstellen einen Prozess für eine mitarbeiterzentrierte Überprüfung, die als "360-Überprüfung" bezeichnet wird. Mitarbeiter können die maßgeschneiderte API-Plattform verwenden, um viele ihrer Personalanforderungen selbst zu erfüllen. Dies spart Ihrem Team jede Woche Stunden.

Die andere Methode, mit der Kosten eingespart werden können, ist eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) wie Insperity oder ADP TotalSource. Diese Option ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen, die ihre Personalkosten senken möchten. Sie ermöglicht es Ihnen, Leistungsbeurteilungen und andere Personalaufgaben über eine Vereinbarung zur Mitarbeit auszulagern - eine vertragliche Vereinbarung, bei der der Anbieter die Verantwortung für zugewiesene Aufgaben übernimmt.

Mit den Apps des Unternehmens können Manager und Mitarbeiter in Echtzeit auf Gehaltsabrechnungen, Zeit und Vorteile zugreifen. PEOs haben außerdem den zusätzlichen Vorteil, dass sie eine umfassende Palette an professionellen HR-Vorteilen anbieten können, einschließlich der Einhaltung der neuesten Arbeitsvorschriften.

Beispiele für Leistungsüberprüfungen

Ihre Verantwortung als Coach

Schneeberger erinnerte sich an eine Praktikantin, die sich weigerte, ihre Bewertung anzunehmen, weil die Bewertungen nicht alle "über den Standards" lagen.

"Ihr Grund für den Protest war, dass sie sich wirklich anstrengte", sagte er. Da Schneeberger wusste, dass ihr Freund ein Basketballspieler war, fragte er den Praktikanten, ob er aufgrund seiner harten Arbeit bei jedem Training automatisch anfangen sollte, und sie schwieg.

"Ich wies darauf hin, dass mein Job derselbe war wie sein Trainer - um ihr zu helfen, besser zu werden, damit sie im übertragenen Sinne von der Bank ins Spiel kommt, als sie ihre Karriere begann. Ich musste ihr beibringen, wie sie besser wird - und ich könnte das nicht tun, wenn sie schon perfekt wäre. "

Mittagsauswertung

Sergei Brovkin, Gründer und Direktor von Collectiver, erinnerte sich an einen Manager, der sehr informelle und wenig hilfreiche Bewertungen abgegeben hatte. "[Er] würde es einmal im Jahr tun, während er zu Mittag isst und an E-Mails arbeitet", sagte er. "Das war einer der Gründe, warum ich das Unternehmen verlassen habe."

Falsche Positivität

Mike Cox, Präsident von Cox Innovations, sprach von einer Zeit, in der er als Personalleiter tätig war und ein Kollege mit der Entscheidung zu ihm kam, einen Mitarbeiter zu kündigen. Bei der Überprüfung der Leistungsbeurteilungen des Mitarbeiters konnte Cox keine Anzeichen für eine schlechte Leistung oder Fehler feststellen.

"Mir wurde gesagt, dass der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Überprüfung eine schlechte Leistung erbrachte, aber für ein laufendes Projekt als sehr wichtig eingestuft wurde. Daher wurde ihm eine ungenau positive Überprüfung erteilt, um zu vermeiden, dass der Mitarbeiter während eines kritischen Zeitraums im Projekt demotiviert wird . " Cox riet davon ab, den Mitarbeiter zu kündigen, bis eine faire Bewertung vorliegt. Der Mitarbeiter wurde ohnehin gekündigt und wegen unrechtmäßiger Kündigung verklagt, was zu einer kostspieligen Abrechnung für das Unternehmen führte.