Es kann selbst für versierte Kleinunternehmer schwierig sein, über Änderungen der Umsatzsteuergesetze auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie die Änderungen der Gesetzgebung aus dem letzten Jahr hinzufügen, sehen Sie sich mit zahlreichen Komplikationen konfrontiert, insbesondere wenn Sie im E-Commerce tätig sind.
Aus dem Bericht von Vertex Inc. zum Jahresende geht hervor, dass sich im Jahr 2018 619 normale Umsatzsteuersätze geändert haben. Aus demselben Bericht geht hervor, dass es in den letzten 10 Jahren 5.886 neue und geänderte Umsatzsteuersätze gegeben hat. Dies ist eine Menge Gesetzgebung für Kleinunternehmer, die nachverfolgt werden müssen. Einige dieser Änderungen führen dazu, dass Unternehmen in Staaten steuerpflichtig werden, in denen sie zuvor nicht steuerpflichtig waren.
Laut der Small Business Administration: "Als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen Sie die Umsatzsteuer festsetzen, einziehen und innerhalb der vorgeschriebenen Zeit an die zuständigen Behörden weiterleiten." Mit Ausnahme von Großhandelsartikeln, Rohstoffen und Verkäufen an gemeinnützige Organisationen müssen US-Einzelhandelsunternehmen Umsatzsteuern auf die von ihnen verkauften Waren erheben. Dies bedeutet, dass diese Unternehmen die sich ständig weiterentwickelnden Rechtsvorschriften verstehen und überwachen müssen.
Während das Konzept der Umsatzsteuer einfach genug ist, sind es die ständigen Änderungen, die es kleinen Unternehmen schwer machen. Das Urteil des Obersten Gerichtshofs in South Dakota gegen Wayfair Inc. fügte Komplikationen für E-Commerce-Unternehmen hinzu, die auf nationaler Ebene Geschäfte tätigen. Die Entscheidung ermöglichte es den Staaten, den Verkäufern außerhalb des Staates Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen, was bedeutet, dass Sie keine physische Präsenz in einem Staat benötigen, um die Mehrwertsteuer zu zahlen. In South Dakota kann der Staat Umsatzsteuern für jedes Unternehmen erheben, das Waren oder Dienstleistungen im Wert von mehr als 100.000 US-Dollar liefert oder 200 Transaktionen pro Jahr durchführt. Diese Änderungen kamen zu den Hunderten anderer Umsatzsteueränderungen in den USA im Jahr 2018 hinzu, die sich auf stationäre Einzelhändler auswirken. [Interessiert an Online-Steuersoftware? Schauen Sie sich unsere besten Tipps an.]
"Dies ist eine große Veränderung in der Welt der Umsatzsteuern", sagte Judah Fish, CEO der Saltwater Tax Group. "Viele Gesetze der Bundesstaaten werden sich wahrscheinlich in den kommenden Monaten ändern, da die Bundesstaaten die Online-Verkäufer verpflichten werden, Umsatzsteuer zu erheben und eine ihrer größten Einnahmequellen wiederherzustellen."
Anmerkung der Redaktion: Sie suchen Informationen zu POS-Systemen? Nutzen Sie den unten stehenden Fragebogen und unsere Partner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die Informationen zukommen zu lassen, die Sie benötigen:
Käuferzone Widget
Fisch, den wir im Juli 2018 interviewt haben, war richtig. Die Staaten setzen diese Gesetze um, von denen viele Ende 2018 oder Anfang 2019 in Kraft getreten sind. Einige Staaten setzen diese Gesetze immer noch für die Erhebung von Umsatzsteuern ein, aber viele haben ihre Online-Umsatzsteuersätze bereits geändert. Es ist wichtig, die Richtlinien der Steuerbehörde zu befolgen, in diesen Fällen für jeden Staat, und Ihre Umsatzsteuerpraktiken entsprechend anzupassen.
Fish glaubte, andere Staaten würden Steuern erheben, indem sie ähnliche Parameter wie in South Dakota für den Mindestumsatz in US-Dollar und die zur Durchsetzung der Steuer erforderlichen Transaktionen festlegten. Andere Experten hatten ähnliche Vorhersagen. Wir haben gesehen, dass dies passiert ist, aber einige Bundesstaaten haben die Bedingungen in South Dakota geändert. Einige dieser Umsatzsteuersätze sind für Online-Unternehmen schwieriger zu überwachen, während andere den in South Dakota gegen Wayfair festgelegten Bedingungen ziemlich nahe kommen.
Wenn Ihr kleines Unternehmen drei Produkte im Wert von 15 USD per Post an einen Kunden im ganzen Land verschickt, müssen Sie sich über diese Umsatzsteuergesetze keine großen Sorgen machen. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass ein Staat ein Gesetz schafft, bei dem Käufe so gering sind, dass eine Umsatzsteuer gezahlt wird. Unternehmen, die größere Mengen verkaufen, müssen dies jedoch beachten, insbesondere, wenn in den nächsten Monaten neue Vorschriften erlassen werden. Online-Händler müssen sich der sich ändernden Gesetze bewusst sein.
Anpassung an neue Umsatzsteuergesetze für den E-Commerce
"Neben den offensichtlichen Änderungen, die aus buchhalterischer Sicht vorgenommen werden müssen, wird ein großer Teil der Auswirkungen dieser Entscheidung technologischer Natur sein", sagte Christian Gainsbrugh, der Gründer von LearningCart. "Viele Leute halten Umsatzsteuerberechnungen für selbstverständlich, aber das Verwalten und Berechnen dieser Sätze hinter den Kulissen ist keine Kleinigkeit."
Große Online-Einzelhändler haben in diesem Szenario einen Vorteil gegenüber kleineren Verkäufern, da Unternehmen wie Amazon Geld und Mitarbeiter in diese Probleme stecken können, um sich schnell auf sich ändernde Gesetze und Compliance-Probleme einzustellen. Laut Gainsbrugh wird es kleinen Unternehmen mit weniger Ressourcen schwerer fallen, die unterschiedlichen Umsatzsteuergesetze einzuhalten.
"Obwohl einige Bundesstaaten wie Maryland einen einheitlichen pauschalen Umsatzsteuersatz haben, basieren einige wie South Dakota auf der Stadt und andere Staaten wie Washington berechnen die Umsatzsteuer auf der Grundlage des Landkreises, in dem sich der Käufer befindet", sagte er. "Mit der Art und Weise, wie Kreisgrenzen gezogen werden, könnte man buchstäblich einen Kunden auf einer Straßenseite mit einem Steuersatz und auf der anderen Straßenseite mit einem völlig anderen Steuersatz haben."
Technologie kann kleinen Unternehmen in dieser schwierigen Situation helfen. Bestimmte POS-Systeme lassen sich in Buchhaltungssoftware integrieren, die in der Lage ist, unterschiedliche Gesetze zur Umsatzsteuer zu verarbeiten. Shopify, Square, Clover, PayPal und Vend bieten zusätzlich zu ihren POS-Diensten Umsatzsteuerlösungen an. [Interesse an Kassensystemen? Schauen Sie sich unsere besten Tipps an.]
"Wie der Oberste Gerichtshof feststellte, gibt es Softwarelösungen, mit denen kleine Unternehmen diese Verpflichtungen in mehreren Staaten erfüllen können", sagte Mike Dillon, der Präsident von Dillon Tax Consulting. Dillon teilte diese Gedanken in einem von TaxJar veranstalteten Webinar mit.
Für Online-Händler ist es entscheidend, über Software zur Bewältigung der Komplexität vieler verschiedener Umsatzsteuergesetze zu verfügen. Für kleine Unternehmen, die die Mindestumsatzschwellen erreichen, sind gründliche Vorbereitungen erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie mit den Umsatzsteuernuancen der einzelnen Bundesstaaten umgehen können. Dies kann auch bedeuten, dass Sie in Staaten, in denen Ihr Unternehmen zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet ist, eine Umsatzsteuererlaubnis beantragen müssen. In einem Staat steuerpflichtig zu werden, und es ist wichtig, die Herausforderung direkt anzunehmen, anstatt so zu tun, als würde Ihr E-Commerce-Geschäft auf die gleiche Weise funktionieren. Mehrwertsteuer ist nicht das Ende der Welt, aber Sie müssen diese gesetzlichen Richtlinien befolgen.
Dies kann für Unternehmen, die in Staaten verkaufen, deren Umsatzsteuergesetz noch nicht an die Entscheidung von South Dakota gegen Wayfair Inc. angepasst wurde, schwierig sein. Glücklicherweise haben viele Staaten Pläne angekündigt, ihre Online-Umsatzsteuergesetze zu ändern. Die meisten Staaten haben in den letzten Monaten Änderungen vorgenommen, daher ist diese Besorgnis wesentlich weniger belastend als vor einigen Monaten. Dies sind die Staaten, deren Änderungen am 1. April 2019 oder später in Kraft treten:
- Kalifornien
- Pennsylvania
- Rhode Island
- Virginia
Diese Staaten haben mit der Erhebung von Umsatzsteuern nach der Entscheidung von South Dakota gegen Wayfair begonnen oder werden dies bald tun. Zum Glück weichen sie nicht wesentlich von den Richtlinien in South Dakota gegen Wayfair ab. Unabhängig davon hat fast jeder Bundesstaat im ganzen Land beschlossen, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten und Mehrwertsteuer für Online-Unternehmen zu erheben.
Die Änderungen in Kalifornien traten am 1. April 2019 in Kraft. Dies ist eine wichtige Neuigkeit, da für alle Unternehmen, die Waren im Wert von über 100.000 US-Dollar online an kalifornische Kunden verkaufen, die kalifornische Nutzungssteuer gilt. Bei 200 oder mehr separaten Transaktionen in Kalifornien unterliegen Online-Verkäufer ebenfalls der Steuer. Dies bedeutet, dass Kalifornien die in South Dakota v. Wayfair festgelegten Richtlinien genau befolgt.
Wenn ein Bundesstaat seine Gesetze noch nicht aktualisiert hat, können sich E-Commerce-Unternehmen auf diese ungewissen Situationen vorbereiten, indem sie ihre vorherigen jährlichen Verkaufszahlen in jedem Bundesstaat einsehen und die Mindestumsatzschwelle in South Dakota von 100.000 US-Dollar und 200 Transaktionen als Richtlinie verwenden. Viele Staaten haben die im Fall des Obersten Gerichtshofs festgelegten Währungsrichtlinien befolgt. In anderen Bundesstaaten werden die genauen Standards nicht immer wie in South Dakota festgelegt, aber Sie können diese Zahlen als Leitfaden für die Vorbereitung verwenden. Wenn Sie diesen hypothetischen Schwellenwert überschreiten, sollten Sie die Umsatzsteuergesetze in diesem Bundesstaat genau überwachen, um die Konformität zu gewährleisten.
Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie Waren im Wert von mehr als 100.000 US-Dollar verkaufen oder mehr als 200 Transaktionen pro Jahr in einem Bundesstaat durchführen, in dem die Gesetze seit dem Urteil South Dakota gegen Wayfair nicht angepasst wurden, sollten Sie häufig die Steuergesetze überprüfen Zustand für Änderungen. Wenn Sie in einem Bundesstaat durchschnittlich 10 Transaktionen für 200 US-Dollar pro Jahr durchführen, lohnt es sich nicht, sich die Zeit zu nehmen, um die Umsatzsteuerrichtlinien des Bundesstaates zu überprüfen. Priorisieren Sie die Staaten, in denen Sie am meisten verkaufen.
Auch wenn Sie sich der aktuellen Veränderungen durch South Dakota gegen Wayfair bewusst sind, sollten Sie während Ihrer gesamten Karriere das Prinzip der Wachsamkeit gegenüber Änderungen der Umsatzsteuergesetze befolgen.
"Obwohl es verlockend sein mag, etwas auszusetzen, gibt es für viele Unternehmen keine schnelle Lösung", sagte Gainsbrugh. "Letztendlich wird das Planen und Beibehalten der Konformität ein fortlaufender Prozess sein und etwas, das zu einem festen Bestandteil Ihres Geschäfts werden muss."
Online-Händler sollten nicht zu viel Wert darauf legen, dass mehr Staaten im Zusammenhang mit E-Commerce Umsatzsteuern erheben, da die Informationen für diese Unternehmen leicht verfügbar sind. Es ist eine Frage der Zeit, die Gesetze zu befolgen. Wenn Sie Mehrwertsteuer von Kunden erheben, müssen Sie die Steuer an den Staat zurücküberweisen. Nichtbeachtung kann zu Verstößen gegen gesetzliche Richtlinien führen.
Zu vermeidende Compliance-Fehler
"Wir alle machen Fehler", sagte Scott Peterson, Vizepräsident für Steuerpolitik und Regierungsbeziehungen der USA bei Avalara. "Wenn Sie als kleines Unternehmen Umsatzsteuern einreichen, ist das ganz einfach. Schließlich sind Sie wahrscheinlich kein Umsatzsteuerexperte."
Peterson teilte drei häufige Fehler, die kleine Unternehmen in Bezug auf die Erhebung von Umsatzsteuern machen:
1. Fehler beim Verfolgen verschiedener Regeln für verschiedene Zustände. Wie oben erwähnt, hat jeder Staat seine eigenen Regeln und Verfahren. Möglicherweise haben Sie es mit mehreren Fälligkeiten, Anmeldungshäufigkeiten, Formaten, Verspätungen und anderen Variablen zu tun, und es kann leicht sein, sie zu vertauschen, sagte Peterson.
"Um sicherzustellen, dass Sie es für jeden Staat richtig machen, müssen Sie auch über die neuesten Anforderungen informiert sein, die sich ändern können und müssen", fügte er hinzu.
2. Melden falscher Nummern. In vielen Bundesstaaten müssen Sie Sammlungen nach der örtlichen Gerichtsbarkeit aufschlüsseln, was eine weitere Komplexitätsebene schafft. Peterson bemerkte, dass es sorgfältiger Berechnung und Überprüfung bedarf, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zahlen richtig machen.
3. Nicht einreichen, weil Sie keine Steuern eingezogen haben. Denken Sie nicht, dass Sie keine Steuererklärung für diesen Berichtszeitraum einreichen müssen, wenn Sie keine Steuer erhoben haben. In den meisten Staaten müssen Sie jeden Berichtszeitraum einreichen, auch wenn Sie nichts gesammelt haben. Das Nichtbeachten dieser Anforderung könnte zu verspäteten oder nicht eingereichten Strafen führen, sagte Peterson.
Compliance-Fehler warten auf Sie, aber eine ordnungsgemäße Verwaltung der Umsatzsteuerpflichten und die Aufrechterhaltung der Informationen bieten Ihnen die beste Chance, Probleme zu vermeiden. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Steuererklärungen korrekt sind. Die Überwachung der verschiedenen Trends und die Zusammenarbeit mit Experten für Umsatzsteuersätze ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass die Steuererklärungen Ihres Unternehmens korrekt sind. Wenn Sie ein Einzelhändler sind, müssen Sie sich der sich ändernden Gesetzgebung bewusst sein.
Tipps zum Verwalten der E-Commerce-Umsatzsteuer
Eines der besten Dinge, die Sie tun können, um Ihre Umsatzsteuerpflichten im Auge zu behalten, ist es, akribische Aufzeichnungen zu führen, sagte Luca CM Melchionna, ein geschäftsführendes Mitglied von Melchionna PLLC. Mit einer guten Buchhaltungslösung können Sie Ihre Rechnungen und Verkäufe nachverfolgen, sodass Sie genau wissen, woher Ihre Verkäufe stammen.
"Seien Sie sicher, mit einem Rechtsanwalt und einem CPA mit Erfahrung in diesem Bereich zu arbeiten", sagte Melchionna. "In vielen Bundesstaaten bestehen immer wieder Umsatzsteuer-Meldepflichten. Es ist wichtig, dass kleine Einzelhändler bei jedem Verkauf eine einwandfreie Dokumentation führen."
Peterson stimmte zu und fügte hinzu, dass es wichtig sei, Ihre spezifischen Anmeldungshäufigkeiten und Fälligkeitstermine zu verfolgen.
"Wenn Sie sich bei einem Bundesstaat anmelden, sollte Ihnen eine Ablagefrequenz (monatlich, vierteljährlich, jährlich oder auf andere Weise) zugewiesen werden", sagte er. "Diese Häufigkeiten haben jeweils ihre eigenen Fälligkeitstermine. Obwohl der Fälligkeitstermin offiziell derselbe Tag des Monats in jedem Berichtszeitraum ist, können diese aufgrund von Feiertagen, Wochenenden usw. schwanken. Daher ist es wichtig, die genauen Daten zu überprüfen und nicht nur davon ausgehen, dass Sie wissen, wann sie sind."
Die Verwaltung der Umsatzsteuer für E-Commerce ist machbar, erfordert jedoch viel Aufwand. Die Zusammenarbeit mit kompetenten Technologie- und Umsatzsteuerexperten ist eine Möglichkeit, Ihrem Unternehmen bei der Bewältigung der Arbeitslast zum Erfolg zu verhelfen. Es ist wichtig, bei den verschiedenen Rechtsvorschriften nicht ins Hintertreffen zu geraten.
Ihr Unternehmen sollte sich auch darum bemühen, neue Umsatzsteuergenehmigungen zu erhalten, die Sie möglicherweise benötigen. Wenn Sie in Kalifornien vor der jüngsten Gesetzgebung Hunderttausende von Dollar an Waren verkauft haben, möchten Sie eine Umsatzsteuererlaubnis erhalten, um diese Praxis fortzusetzen. Wenn Sie in einem Bundesstaat Umsatzsteuer zahlen müssen, benötigen Sie eine Umsatzsteuererlaubnis.
Was kommt als nächstes?
Vor einigen Monaten mussten sich Online-Verkäufer auf Änderungen der staatlichen Vorschriften vorbereiten. Inzwischen haben die Staaten viele Änderungen vorgenommen, und Kleinunternehmer müssen entsprechend reagieren. Ob dies bedeutet, Ihr POS-System zu ändern, Ihre Buchhaltungspraktiken anzupassen oder mit Steuerexperten zu sprechen, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Unabhängig davon, wie Ihr E-Commerce-Geschäft auf die Änderungen reagiert, ist es wichtig, dass Sie reagieren, bevor Sie hinter den Änderungen zurückbleiben.
Es gibt immer das Potenzial für neue Änderungen. Ihr Unternehmen sollte die Umsatzsteueränderungen weiterhin überwachen, da es allein im letzten Jahr über 600 Änderungen gab. Laut Vertex Inc. wurden in den letzten zehn Jahren durchschnittlich 588 Änderungen pro Jahr vorgenommen. Daher ist es wichtig, Trends und Änderungen zu folgen. In den USA wird es jedes Jahr Änderungen der Umsatzsteuer geben, und Ihr Unternehmen muss sein Bestes tun, um den Nachrichten zu folgen und mit diesen Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur die Änderungen überwachen, sondern bei Bedarf auch in jedem Bundesstaat, in dem Sie geschäftlich tätig sind, eine Umsatzsteuererlaubnis beantragen müssen. Die Befolgung solcher Details stellt sicher, dass Sie ordnungsgemäß auf die Umsatzsteuerregelung für E-Commerce reagieren.
Die Umsatzsteuer für E-Commerce-Unternehmen kann ein entmutigendes Thema sein. Mit der richtigen Technologie und Forschung können Sie jedoch sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den sich ständig ändernden Steuergesetzen folgt.
