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Wenn es um die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen geht, ist es normalerweise die beste Wahl, in ein Gehaltsabrechnungssystem zu investieren oder mit einem Buchhalter zusammenzuarbeiten. Mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind endlose administrative und steuerliche Aufgaben verbunden, die eine echte Belastung darstellen können. Laut dem Pitch der großen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister ist es besser, Zeit für das Wachstum Ihres Unternehmens zu verwenden, als die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bearbeiten. Dennoch verarbeiten viele kleine Unternehmen ihre eigene Gehaltsabrechnung.

Wenn Sie daran interessiert sind, die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell durchzuführen und monatlich ein paar Dollar an Gebühren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einzusparen, müssen Sie einige Schritte ausführen. Beachten Sie, dass dies abhängig von der Größe Ihres Unternehmens ein sehr komplizierter Prozess sein kann.

Wenn Sie noch kein Experte für Lohn- und Steuerrecht sind, können Probleme mit dem IRS auftreten. In diesem Leitfaden finden Sie einige umsetzbare Schritte. Sie sollten sich jedoch an einen Buchhalter oder einen Lohn- und Gehaltsspezialisten wenden, um sicherzustellen, dass Sie die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Anforderungen des Bundes und der Bundesstaaten erfüllen. Dieser Leitfaden enthält eine grundlegende Übersicht und anschließend eine detaillierte schrittweise Anleitung zum manuellen Ausfüllen der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens.

Anmerkung der Redaktion: Sie suchen Informationen zu Gehaltsabrechnungssystemen? Verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen, und unsere Lieferantenpartner werden Sie mit den benötigten Informationen kontaktieren:

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Grundlegende Schritte zur Abrechnung

Zeigen Sie diese grundlegenden Schritte als Roadmap für Ihren Gehaltsabrechnungsprozess an. Es gibt viele Details, so dass es leicht sein kann, sich in den Details zu verlieren. Wenn Sie Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung haben und eine schnelle Auffrischung benötigen, können diese ersten Schritte eine schnelle Ressource sein. Wenn Sie nach einem tieferen Tauchgang suchen, scrollen Sie weiter bis zur vollständigen Aufschlüsselung. Am Ende dieser Geschichte finden Sie auch eine Liste mit Ressourcen. Wenn Sie also einen schnellen Einblick in etwas benötigen, finden Sie diese Links unten auf der Seite.

  • Bevor Sie mit der Berechnung des Entgelts beginnen:
    • Holen Sie sich eine Mitarbeiter-EIN-Nummer
    • Legen Sie staatliche oder lokale Steuernummern fest
    • Sammeln Sie Steuer- und Finanzinformationen für Mitarbeiter
      • W-4-Formen
      • 1099 Formulare (wenn Sie Vertragsarbeiter beschäftigen)
    • Richten Sie einen Abrechnungsplan ein
      • Wählen Sie den richtigen Abrechnungsplan für Ihr Unternehmen
      • Steuerzahlungstermine festlegen
    • So verarbeiten Sie die Abrechnung manuell:
      • Überprüfen Sie die Stundenpläne der Mitarbeiter
      • Bestimmen Sie die Bezahlung von Überstunden
      • Bruttolohn berechnen
      • Abzüge ermitteln
      • Nettolohn berechnen
      • Ausstellen von Zahlungen an Mitarbeiter über die von ihnen bevorzugte Versandart: Scheck, direkte Einzahlung usw.
    • Was ist nach jeder Zahlungsperiode zu beachten?
      • Führen Sie Aufzeichnungen zur Gehaltsabrechnung
      • Achten Sie auf mögliche Fehleinschätzungen und Fehler
      • Sie müssen dem IRS neue Mitarbeiter melden

So verarbeiten Sie die Gehaltsabrechnung

Schritt 1: Stellen Sie Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer fest

Der erste Schritt, den Sie bei der Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung unternehmen müssen, ist die Ermittlung Ihrer Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) und die Ermittlung Ihrer staatlichen und lokalen Steueridentifikationsnummern. Diese Kennungen werden von der Regierung verwendet, um die Lohnsteuern Ihres Unternehmens zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen erfüllen. Wenn Sie Ihr EIN nicht kennen oder nicht haben, können Sie es auf der IRS-Website einrichten. Für Ihre staatlichen und lokalen Steuernummern müssen Sie Ihren Bundesstaat und Ihre Gemeinde durchgehen. [Sie interessieren sich für ein Gehaltsabrechnungssystem für Ihr kleines Unternehmen ? Schauen Sie sich unsere Bewertungen und besten Tipps an.]

Schritt 2: Sammeln Sie relevante Mitarbeitersteuerinformationen

Bevor Sie mit der Abrechnung beginnen, müssen Ihre Mitarbeiter verschiedene Steuerformulare ausfüllen, damit Sie Zulagen und andere Steuerdetails berücksichtigen können. Diese Formulare umfassen W-4, I-9 (falls es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt) und W-2. Es gibt verschiedene staatliche und lokale Formulare, die Sie bereitstellen müssen. Diese hängen jedoch davon ab, wo Ihr Unternehmen tätig ist. Wenn Sie vertraglich gebundene Mitarbeiter haben, müssen Sie 1099 bereitstellen.

Schritt 3: Wählen Sie einen Abrechnungsplan

Sobald Sie über die relevanten steuerlichen und rechtlichen Informationen zum Einrichten der Personalabrechnung verfügen, können Sie einen Zeitplan auswählen, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Es gibt vier Hauptpläne: monatlich, halbmonatlich, zweiwöchentlich und wöchentlich. Es ist wichtig, eine vollständige Aufschlüsselung jedes Plans zu verstehen, bevor Sie entscheiden, welcher für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Wenn Sie einen Zeitplan ausgewählt haben, richten Sie einen Kalender mit Zahltagen ein und notieren Sie die Tage, an denen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln müssen, damit Ihre Mitarbeiter an dem festgelegten Tag ihr Geld erhalten. Bauen Sie wichtige vierteljährliche Steuertermine, Feiertage und jährliche Steuererklärungen ein. Denken Sie daran, dass Sie dies zu Beginn eines jeden Jahres tun müssen. Sie möchten auch die bevorzugte Versandmethode für jeden Mitarbeiter festlegen. Viele Unternehmen bieten zum Beispiel sowohl Schecks als auch Direkteinzahlungsoptionen an.

Schritt 4: Bruttolohn berechnen

Nachdem Sie eine Gehaltsabrechnung und einen Arbeitszeitplan festgelegt haben, können Sie mit der Verarbeitung Ihrer ersten Gehaltsabrechnung beginnen. Dazu müssen Sie das Bruttoentgelt jedes Mitarbeiters berechnen. Das Bruttogehalt eines Mitarbeiters ergibt sich aus der Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Vergütungszeitraum arbeitet, multipliziert mit seinem Stundensatz. Berechnen Sie zunächst die Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Lohnzeitraum gearbeitet hat, und notieren Sie die Überstunden. Die zusätzliche Zeit muss in Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz zu einem höheren Satz ausgezahlt werden. Wenn ein Stundenarbeiter mehr als 40 Stunden pro Woche einstellt, müssen Sie anderthalb Stunden oder den Stundenlohn eines Mitarbeiters plus den halben Lohn bezahlen.

Hier ist ein Beispiel für die Berechnung des Bruttolohns.

  • Arbeiter A hat 50 Stunden für Ihre wöchentliche Lohnperiode gearbeitet und verdient 10 US-Dollar pro Stunde.
  • 40 Stunden x 10 USD / Stunde = 400 USD
  • 10 Stunden x 15 USD / Stunde (anderthalb Stunden) = 150 USD
  • Bruttolohn = 550 USD

Schritt 5: Bestimmen Sie die Abzüge jedes Mitarbeiters

Sammeln Sie Informationen aus den W-4s Ihrer Mitarbeiter, den Anforderungen von Bund und Ländern, den Versicherungsanforderungen und den Leistungsanforderungen, um die Abzüge der einzelnen Mitarbeiter zu ermitteln. Dies ist der Punkt, an dem die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen vonstatten geht. Jedes Bundesland ist anders und verlangt von kleinen Unternehmen unterschiedliche Steuern. Sie müssen daher die Richtlinien Ihres Bundeslandes überprüfen, bevor Sie diesen Schritt ausführen. Hier ist eine grundlegende Liste einiger hypothetischer Anforderungen:

  • Bundessteuern
  • Soziale Sicherheit
  • Staatliche Steuern
  • Lokale Steuern
  • Medicare
  • 401 (k) Beiträge
  • Arbeitnehmerentschädigungsbeitrag
  • Andere Vorteile

Schritt 6: Berechnen Sie den Nettolohn und bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter

Nehmen Sie das Bruttogehalt jedes Mitarbeiters und ziehen Sie die Abzüge von diesem Betrag ab. Was übrig bleibt, ist das Nettoentgelt des Mitarbeiters oder das Entgelt zum Mitnehmen. Dies ist, was Sie jedem Mitarbeiter per Einzahlung oder Scheck auszahlen müssen, je nachdem, was Ihre Mitarbeiter bevorzugen und was Sie bereitstellen können. Die Abzüge, die Sie vorhalten müssen, und die Sie mit Ihren Lohnsteuern zahlen müssen, je nach festgelegtem Zeitplan monatlich oder vierteljährlich.

Sobald Sie das Nettogehalt jedes Mitarbeiters festgelegt haben, können Sie Ihre Mitarbeiter am geplanten Zahltag auszahlen.

Schritt 7: Führen Sie Gehaltsnachweise und stellen Sie sich auf Fehler ein

Während Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln, ist es wichtig, Ihre Transaktionen zu Steuer- und Compliance-Zwecken zu protokollieren. Wenn ein Mitarbeiter die Zahlung bestreitet oder der IRS eine Art von Dokumentation benötigt, müssen Sie Unterlagen bereithalten. Insbesondere im Fall eines Mitarbeiters, der einen Gehaltsscheck beanstandet, ist es wichtig, Aufzeichnungen zu führen, einschließlich der Zahlung seit Jahresbeginn, damit Sie alle auftretenden Probleme lösen können.

Schritt 8: Andere Überlegungen

Denken Sie daran, dass Sie die Steuern Ihres Unternehmens vierteljährlich und jährlich einreichen müssen. Es ist wichtig, einen Buchhalter zu konsultieren, um zu verstehen, wie Ihre Lohnsteuern in diesen Aspekt Ihrer Geschäftstätigkeit passen. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass Sie alle Neueinstellungen melden müssen, die Sie vornehmen. Wenn Sie mit einer Gehaltsabrechnungslösung oder einem Buchhalter arbeiten, liegt dies normalerweise nicht in Ihrer Verantwortung.

Ressourcen

Die manuelle Verarbeitung der Gehaltsabrechnung kann schwierig sein. Daher können diese Ressourcen zusätzliche Unterstützung bieten, wenn Sie mit der Gehaltsabrechnung beginnen.

  • IRS-Quellensteuerrechner
  • Abrechnungsschritte nach SBA
  • Payroll FAQs
  • Nachschlagen der Arbeitgeberidentifikationsnummer
  • Anwendung der Arbeitgeberidentifikationsnummer
  • Aufschlüsselung der staatlichen Lohnsteuer
  • Richtlinien für die Aufzeichnung und Berichterstattung
  • Richtlinien für IRS-Aufzeichnungen

Lohnbuchhaltung nutzen

Wenn Sie eine Partnerschaft mit einem Buchhalter eingehen oder sich für die Gehaltsabrechnungssoftware anmelden, müssen Sie keinen dieser Schritte ausführen. In einer Abrechnungslösung müssen Sie relevante Mitarbeiterinformationen eingeben und Stunden genehmigen. Die Plattform berechnet alle Abzüge, Brutto- und Nettolöhne automatisch. Gehaltsabrechnungsdienstleister verfügen normalerweise über Webportale, in denen sich Ihre Mitarbeiter anmelden können, um Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente zum Jahresende anzuzeigen und ihre Informationen zu aktualisieren.