Telefonkonferenzen bieten eine großartige Gelegenheit für die Zusammenarbeit mit Kollegen oder Kunden. Wenn sie jedoch nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden, können sie für die Beteiligten mit einer Verschlimmerung enden. Unabhängig davon, ob Sie störende Hintergrundgeräusche hören müssen oder ein Anrufer das Meeting monopolisiert. Wenn Sie während eines Konferenzgesprächs keine ordnungsgemäße Etikette einhalten, kann dies dazu führen, dass die Zuhörer schnell auflegen müssen.
Barbara Mitchell, Personal- und Managementberaterin und Autorin von The Big Book of HR und The Essential Workplace Conflict Handbook, sagte, Telefonkonferenzen seien ein wertvolles Instrument in einer zunehmend virtuellen Geschäftswelt.
"Ein Konferenzgespräch scheint zwar nur ein weiteres Telefonat zu sein, ist es aber nicht", sagte Mitchell. "Telefonkonferenzen benötigen einige Richtlinien, um erfolgreich zu sein."
Frühere Untersuchungen der Personalfirma OfficeTeam von Robert Half haben ergeben, dass es zu den größten Verstößen gegen die Etikette von Telefonkonferenzen gehört, über andere zu reden, nicht aufmerksam zu sein und zu viel Lärm zu machen. Insbesondere sagten fast 40 Prozent der Mitarbeiter in der Studie, dass das gleichzeitige Sprechen mehrerer Teilnehmer das störendste Verhalten bei einer Telefonkonferenz ist, während ein Viertel der Anrufer mit übermäßigem Hintergrundgeräusch am störendsten ist.
Joanne Blake, Business-Etikette-Experte und CEO von Style for Success, sagte, die Vorbereitung sei der Schlüssel für die Ausrichtung einer produktiven Telefonkonferenz.
"Viele der folgenden Fauxpas können beseitigt werden, wenn die Grundregeln im Voraus festgelegt oder regelmäßig überprüft werden", sagte sie.
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Verbessern Sie Ihre Telefonkonferenzen
Sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer die Agenda hat, ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass der Anruf reibungslos verläuft. Der Veranstalter der Besprechung sollte laut Blake vor der Besprechung eine Tagesordnung festlegen und diese mit den Teilnehmern teilen. Darüber hinaus sollten die Teilnehmer die Tagesordnung vor Beginn des Meetings sorgfältig prüfen.
Mitchell stimmte zu, dass eine Agenda wichtig ist. "Fordern Sie Punkte für die Tagesordnung an und senden Sie sie mindestens 24 Stunden im Voraus, damit alle vorbereitet sind", sagte sie.
Sobald eine Besprechung beginnt, ist es wichtig, dass jeder weiß, wer spricht. Jacqueline Whitmore, Business-Etikette-Expertin und Gründerin der Protokollschule von Palm Beach, sagte, es könne äußerst frustrierend sein, wenn die Zuhörer nicht wissen, wer spricht.
"Wenn Sie mit jemandem sprechen, der Sie oder die Leute in Ihrem Unternehmen nicht kennt, ist es hilfreich zu wissen, wer spricht", sagte Whitmore. Sie sagte, wenn andere nicht wissen, wer Sie sind, bevor Sie Ihre Gedanken teilen, sollten Sie sagen: "Dies ist [Ihr Name]." Sie müssen dies nicht jedes Mal tun, wenn Sie während des Anrufs sprechen, sagte Whitmore, aber zumindest in der Anfangsphase.
Wie aus der OfficeTeam-Studie hervorgeht, sind Hintergrundgeräusche ein weiterer großer Fauxpas für Konferenzgespräche. Laut Blake sollten Konferenzleiter und Teilnehmer den Ort, an dem sie anrufen, sorgfältig auswählen.
"Wählen Sie einen ruhigen Ort, egal ob Sie ein Teilnehmer oder die Person sind, die den Anruf leitet", sagte sie. "Wenn Sie von zu Hause aus anrufen, sind bellende Hunde und herumlaufende Kinder zu hören. Schließen Sie also Ihre Tür und drücken Sie die Stummschalttaste, wenn Sie nicht sprechen."
Whitmore sagte, die Teilnehmer sollten verstehen, wie sie ihre Lautstärke regeln können, um störende Geräusche während des Meetings zu vermeiden.
"Sie wollen Umgebungsgeräusche ausschließen", sagte sie. "Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man die Stummschalttaste verwendet."
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass jemand für das Meeting verantwortlich ist. Es sollte keine allumfassende Situation sein, sagte Mitchell. Sie schlägt vor, denjenigen zum Vermittler zu machen, der den Anruf einleitet.
"Wenn Sie über diesen Anruf entscheiden möchten, bitten Sie jemanden, sich Notizen zu machen, und senden Sie anschließend eine Follow-up-E-Mail mit den vereinbarten Bedingungen, genau wie bei einem persönlichen Treffen", sagte Mitchell.
Eine weitere Hauptbeschwerde bei Telefonkonferenzen ist, dass die Teilnehmer manchmal nicht voll beschäftigt sind. Viele glauben, dass sie, da sie nicht gesehen werden können, wie in einem persönlichen oder Video-Meeting, anderen Aufgaben nachgehen können, wie zum Beispiel anderen Aufgaben nachgehen, essen, tippen oder in Schubladen stöbern, sagte Blake.
"Wenn Sie abgelenkt sind, können Sie stolpern, wenn Sie zum Sprechen aufgefordert werden", sagte sie.
Sie sollten auch allen mitteilen, ob Sie den Anruf frühzeitig abbrechen müssen.
"Wenn Sie den Anruf aus irgendeinem Grund absetzen müssen, lassen Sie den Moderator wissen, dass Sie gehen, damit wir Sie nicht anrufen und Zeit verschwenden", sagte Mitchell.
Schließlich möchten Sie die Besprechung auf der geplanten Länge halten. Es ist wichtig, die Zeit jedes Einzelnen zu respektieren und sich zur festgelegten Zeit zu verabschieden.
"Es wird als respektlos angesehen", sagte Blake, dass er Telefonkonferenzen nicht pünktlich beenden wollte. "Es wirkt sich auf die Produktivität aus und kann dazu führen, dass Sie als schlechter Zeitmanager auftreten."
Die Wichtigkeit der Telefonkonferenz Etikette
Es ist wichtig, die Etikette für Konferenzgespräche auf den neuesten Stand zu bringen, da Whitmore trotz der zunehmenden Anzahl von Videokonferenzen nicht davon ausgeht, dass Konferenzgespräche in Kürze beendet werden.
"Es ist ein sehr nützliches Werkzeug", sagte Whitmore. Sie fügte hinzu, dass sich nicht jeder mit Videotechnik wohl fühle, während für Konferenzgespräche lediglich ein Telefon abgenommen und einige Nummern gewählt werden müssen.
"Abhängig vom technischen Stand Ihrer Teilnehmer wissen diese möglicherweise nicht, wie sie arbeiten sollen (Videokonferenzdienste)", sagte Whitmore. "Konferenzgespräche sind also sehr einfach, um alle zu motivieren. Für die meisten Menschen ist es viel einfacher."
Wenn Sie einen Ausschlag von schlechtem Benehmen und unproduktiven Telefonkonferenzen bemerken, schlägt Mitchell vor, eine Task Force zusammenzustellen, um herauszufinden, wie die Anrufe in Zukunft funktionieren.
