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Die Gehaltsabrechnung ist eine wesentliche Funktion eines jeden Unternehmens. Als Arbeitgeber ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ihre Arbeitnehmer entlohnt werden. Das bedeutet, dass Sie eine Art Lohn- und Gehaltsabrechnungsmethode benötigen, um die geleisteten Arbeitsstunden nachzuverfolgen, Steuerabzüge zu gewähren und Ihre Arbeitnehmer zu bezahlen. Obwohl es das Rückgrat vieler Unternehmen ist, wird manchmal übersehen, für welches Abrechnungssystem Sie sich entscheiden und wie es funktioniert.

Das Verständnis, warum ein Abrechnungssystem erforderlich ist, die mit der Abrechnung verbundenen Kosten, das Einrichten und das Finden der besten Lösung können den Unterschied zwischen einem intuitiven Cloud-basierten System und einer verwirrenden Plattform ausmachen, die Kopfschmerzen verursacht.

Warum ist ein Abrechnungssystem notwendig?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, benötigen Sie ein Abrechnungssystem. Unabhängig davon, ob es sich um eine Cloud-basierte Lösung oder einen manuellen Prozess handelt, benötigen Sie ein System, mit dem Sie die Stunden nachverfolgen, Abzüge verstehen und Zahlungen an Ihre Mitarbeiter leisten können. Die Übernahme eines manuellen Prozesses kann für ein wachsendes kleines Unternehmen ein großer Zeitverlust sein. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, müssen Sie deren Stunden und Preise manuell nachverfolgen. Dann müssen Sie sowohl das Bundes- als auch das Landessteuerrecht untersuchen, damit Sie den korrekten Steuerbetrag von jedem Gehaltsscheck abziehen können.

Nach all dem müssen Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, die Ausgaben für das laufende Jahr verfolgen und die Auszahlungszeit im Auge behalten. Es gibt verschiedene Verantwortlichkeiten und Faktoren, die bei der manuellen Verarbeitung der Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen sind. Wenn Sie versuchen, an der Gehaltsabrechnung zu arbeiten und Ihr Unternehmen zu führen, ist es leicht, überfordert zu werden.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisiert viele dieser Prozesse und stellt Ihren Mitarbeitern sogar Online-Portale zur Verfügung, in denen wichtige Zahlungsinformationen wie Steuerabzüge, 401 (k) -Abhebungen und andere Leistungsaufschlüsselungen angezeigt werden. Noch wichtiger ist, dass Unternehmensinhaber sich darauf konzentrieren können, ihr Unternehmen eher auf administrative Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung zu konzentrieren.

Was kosten Abrechnungslösungen?

Um die richtige Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu finden, müssen Sie Ihren Umsatz einschätzen und verstehen, welche Art von System Sie benötigen und sich leisten können. Bei der Abrechnung gibt es zwei Standardkostenstrukturen: monatliche Zahlungen und Abrechnungszahlungen. Die monatlichen Vergütungsstrukturen setzen sich aus einer monatlichen Grundgebühr und einer Gebühr pro Mitarbeiter zusammen. Diese Grundgebühren liegen zwischen 30 und 150 US-Dollar pro Monat und die Angestelltengebühren zwischen 2 und 15 US-Dollar pro Monat. Eine monatliche Pauschalgebühr ermöglicht unbegrenzte Gehaltsabrechnungen ohne zusätzliche Kosten.

Wenn Sie viele Verträge haben oder 1099 Mitarbeiter, bedeutet dies, dass Sie diese ohne zusätzliche Kosten für Ihr Unternehmen bezahlen können. Preisstrukturen pro Mitarbeiter bedeuten, dass Sie bei jeder Gehaltsabrechnung eine Gebühr sowie eine Gebühr pro Mitarbeiter zahlen. Diese Abrechnungsgebühren können zwischen 10 und 100 US-Dollar pro Lauf variieren. Die Personalkosten liegen normalerweise zwischen 2 und 15 US-Dollar. Als Arbeitgeber können diese Kosten den Unterschied zwischen dem Drehen der Räder auf der Gehaltsliste der Mitarbeiter und dem Zeitaufwand für die Führung Ihres Unternehmens ausmachen.

Wie ermitteln Sie das beste Abrechnungssystem für Ihr Unternehmen?

Wie bei der Auswahl eines Unternehmensdienstes müssen Sie zunächst die Anforderungen Ihres Unternehmens bewerten. Bei der Auswahl eines Gehaltsabrechnungsdienstes sind mehrere wichtige Punkte zu beachten:

  • Welche Funktionen benötigen Sie? Dies kann Funktionen wie mehrere Zahlungsoptionen, Pfändungszahlungen, Verwaltung der bezahlten Freizeit, Verwaltung der Arbeitnehmerentschädigung, Arbeitslosenversicherung und detaillierte Gehaltsabrechnungen umfassen. Eine der wichtigsten Funktionen, mehrere Zahlungsoptionen, bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter per Bankeinzug, Scheck oder Kreditkarte bezahlen können.
  • Welche Kostenstruktur passt am besten zu Ihrem Unternehmen? Wenn Sie die Gehaltsabrechnung nur zweiwöchentlich oder halbmonatlich durchführen, kann es für Ihr Unternehmen sinnvoll sein, pro Gehaltsabrechnung zu zahlen. Wenn Sie mehrmals im Monat eine Gehaltsabrechnung durchführen müssen, ist es möglicherweise besser, sich für eine monatliche Gebühr zu entscheiden.
  • Müssen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware mit Zeiterfassungssoftware oder HR-Software integrieren? Einige Lösungen lassen sich besser integrieren als andere.
  • Bietet die Gehaltsabrechnungslösung Mitarbeitern einen Self-Service-Zugang? Die Mitarbeiter sollten sich anmelden und Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare zum Jahresende und einige Funktionen zur Gehaltsabrechnung anzeigen können.
  • Benötigen Sie Ihren Lohn- und Gehaltsspezialisten, um die Freistellung Ihrer Mitarbeiter zu verwalten?
  • Benötigen Sie Ihren Lohn- und Gehaltsspezialisten, um der Regierung in Ihrem Namen Neueinstellungen zu melden?

Sobald Sie eine bessere Vorstellung von der Art der Dienstleistung haben, die Sie benötigen, können Sie einige der Hauptakteure kennenlernen. Business News Daily überprüfte mehr als 70 Lohnbuchhalter, um festzustellen, welche die besten für kleine Unternehmen waren. Nach unseren Recherchen sind OnPay, Intuit, Gusto und SurePayroll die besten Unternehmen für kleine Unternehmen. Auf unserer Schwestersite Business.com finden Sie eine vollständige Aufschlüsselung der besten Angebote sowie Bewertungen anderer führender Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister.

Welche kostenlosen Abrechnungsoptionen gibt es?

Während die besten Unternehmen kleine Unternehmen für ihre Dienstleistungen bezahlen, gibt es einige kostenlose Lösungen, die sich ideal für kleine Unternehmen eignen. Es gibt verschiedene Online-Optionen wie Payroll4Free.com, Wave und eSmart Paycheck. Bevor Sie sich für einen kostenlosen Gehaltsabrechnungsdienstleister entscheiden, müssen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse abschätzen und einen auswählen, der zu Ihrem Unternehmen passt. Viele kostenlose Anbieter sind situationsspezifisch und bieten Dienstleistungen für internationale Unternehmen, Unternehmen mit unabhängigen Auftragnehmern und sehr kleine Unternehmen an.

Wie funktioniert die Gehaltsabrechnung?

Die Lohnbuchhaltungssoftware automatisiert alle notwendigen Anforderungen für eine genaue Abrechnung. Sie berechnen automatisch den korrekten Betrag, den Ihre Mitarbeiter für jede Gehaltsperiode erhalten sollten, basierend auf der Anzahl der Stunden, die sie gearbeitet haben. Wenn Sie Angestellte haben, protokolliert die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware auch die Angestellten und bezahlt sie korrekt. Der größte Vorteil der Verwendung von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware besteht darin, dass Steuern automatisch von den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter abgezogen werden. Sie müssen sich keine Sorgen machen, ob Sie Lohnsteuern zahlen oder die Löhne Ihrer Mitarbeiter falsch ausweisen müssen. Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen geben Ihnen eine 100-prozentige Garantie. Wenn also ein Fehler auftritt, übernimmt das Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen die Verantwortung und Ihr Unternehmen ist nicht mit dem IRS verbunden. Da Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme einen automatisierten Prozess durchlaufen, können Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren.

Wie richten Sie ein Abrechnungssystem ein?

Als Arbeitgeber müssen Sie sich als Erstes mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, um ein Gehaltsabrechnungssystem für Ihr Unternehmen einzurichten. Sie können mit einem Verkäufer zusammenarbeiten, um den richtigen Plan für Ihr Unternehmen zu erhalten. Ihre Mitarbeiter müssen die erforderlichen Formulare ausfüllen und einbezogen werden, und Ihr Unternehmen muss wichtige Steuerinformationen festlegen. Sobald Sie die erforderlichen Unterlagen erledigt haben, können Sie mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, um die Art der Vergütung für Ihr Unternehmen festzulegen und die Informationen zur Vergütung der Mitarbeiter zu skizzieren. Beachten Sie, dass einige Unternehmen möglicherweise Gebühren für die Einrichtung des Systems verlangen.

Wie lernst du, mit einem Gehaltsabrechnungssystem umzugehen?

Ähnlich wie beim Einrichten Ihrer Software hängt das Erlernen des Systembetriebs von dem Unternehmen ab, mit dem Sie zusammenarbeiten. Das Ausführen der Gehaltsabrechnung über eine Softwareanwendung umfasst in der Regel grundlegende Aufgaben wie die Genehmigung von Zeitkarten durch den Manager (oder den Eigentümer) und die Festlegung eines Tages oder einer Uhrzeit für die Ausführung der Gehaltsabrechnung. Wenn Sie mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das Ihren Anforderungen entspricht und in der Branche einen guten Ruf hat, sind diese Gehaltsabrechnungsdienste intuitiv und recht einfach zu bedienen. Viele Unternehmen werden auch Ansprechpartner für grundlegende Fragen und Unterstützung zur Verfügung stellen.

Wie kann mir die Lohnbuchhaltungssoftware bei der Lohnbuchhaltung helfen?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware berechnet automatisch die staatlichen und bundesstaatlichen Steuern und zieht diese vom Lohn Ihres Mitarbeiters ab. Es wird auch Lohnsteuerzahlungen an die Regierung abwickeln. Fragen Sie das Unternehmen, mit dem Sie eine Partnerschaft eingehen möchten, nach dieser Funktion. Die meisten Unternehmen bieten Unterstützung bei der Zahlung von Lohnsteuern, einige jedoch möglicherweise nicht. In jedem Fall besteht einer der Hauptvorteile der Zusammenarbeit mit einem Lohnbuchhaltungssoftwareanbieter darin, sich keine Gedanken über Steuern machen zu müssen. Steuerrecht und Arbeitnehmerbesteuerung sind immer auf Änderungen ausgelegt. Personalabrechnungsunternehmen haben Teammitglieder, die diese Änderungen überwachen und in Ihrem Unternehmen umsetzen. Diese Art von Aufmerksamkeit kann Sie konform halten und Sie müssen keine Zeit damit verbringen, sich mit dem Steuerrecht zu befassen.

Ist die Personalabrechnung eine Personal- oder Finanzfunktion?

Die Personalabrechnung ist sowohl in der Personal- als auch in der Finanzabteilung tätig. Es handelt sich um eine Finanzierung, da die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine der Gemeinkosten Ihres Unternehmens ist. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist auch eine Funktion der Personalabteilung, da sie die Nachverfolgung von Arbeitsstunden, Anträgen auf Freistellung und Informationen zu Leistungen umfasst. Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen lassen sich nahtlos in vorhandene Zeiterfassungssoftware und Personalmanagement-Tools integrieren. Einige Unternehmen wie ADP bieten möglicherweise ihre eigenen Versionen dieser Dienste an, um Ihr Gehaltsangebot zu ergänzen.

Wie migrieren Sie Ihre Daten zwischen Lohnbuchhaltern?

Wenn Sie bereits mit einem Online-Gehaltsabrechnungsdienstleister zusammenarbeiten und zu einem neuen Dienst wechseln möchten, ist dies mit minimalem Aufwand möglich. Die beste Zeit für einen Wechsel ist normalerweise das Ende eines Quartals oder der Beginn des Jahres, aber dies ist keine in Stein gemeißelte Anforderung. Bevor Sie sich auf den Wechsel vorbereiten, wenden Sie sich an Ihren neuen Gehaltsabrechnungsdienstleister (oder an einen potenziellen neuen Dienstleister) und fragen Sie um Rat. Abhängig von der spezifischen Situation Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, Ihren neuen Lohnbuchhalter zu fragen, wann die beste Zeit für einen Wechsel ist, welche Informationen während des Wechsels priorisiert werden sollten und wie lange der Wechsel dauern wird. Laut Insperity gibt es einige grundlegende Informationen, die Sie beim Wechsel bereithalten sollten:

  • Namen, Anschriften und Sozialversicherungsnummern der Arbeitnehmer
  • Abzugs- oder W-4-Informationen
  • Bankverbindung der Mitarbeiter
  • Ihre Bundes-, Landes- und sonstige Steuernummer
  • Gesamtzahlen für das laufende Jahr und das laufende Quartal
  • Ungültige Schecks
  • Kopien Ihrer Steuerformulare aus dem Vorquartal