Jedes Jahr verlieren US-Arbeitgeber 11 Milliarden US-Dollar durch Zeitdiebstahl. Ein Großteil davon kommt von Mitarbeitern, die jeden Tag einige Minuten stehlen, was mit einem detaillierten Zeiterfassungssystem verhindert werden kann.
Das Verfolgen der Zeit und der Anwesenheit von Mitarbeitern ist häufig ein übersehener Geschäftsprozess. Obwohl es nicht glamourös ist, ist es wichtig, den Überblick zu behalten, wann Ihre Mitarbeiter arbeiten. Ihr Unternehmen möchte maximale Produktivität gewährleisten, dh Sie möchten verhindern, dass Mitarbeiter über ihre Anwesenheit lügen. Neben einem für Ihre Bedürfnisse geeigneten Zeiterfassungssystem ist es wichtig, die richtige Zeitschaltuhr für Ihr Unternehmen zu finden.
Da die Anzahl der verfügbaren Zeit- und Anwesenheitslösungen von Jahr zu Jahr zunimmt, mangelt es Ihrem Unternehmen nicht an Zeitschaltoptionen. Sie können entweder eine eigenständige Zeitschaltuhr oder ein Zeiterfassungssystem mit Zeitschaltuhrfunktionen auswählen. Es hängt weitgehend von Ihrem Unternehmen ab und was Ihrer Meinung nach für die Überwachung Ihrer Mitarbeiter am sinnvollsten ist.
Anmerkung der Redaktion: Interessiert an einem Zeiterfassungssystem für Ihr Unternehmen? Füllen Sie den folgenden Fragebogen aus, um mit Anbietern in Verbindung zu treten, die Ihnen helfen können
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Die Auswahl der richtigen Zeitschaltuhr zur Verhinderung von Zeitdiebstahl hängt auch vom Vertrauensniveau ab, das Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen. Einige Unternehmen interessieren sich möglicherweise nicht dafür, ob die Mitarbeiter jeden Tag um 16:55 Uhr aussteigen und 17:00 Uhr auf die Arbeitszeittabelle setzen. Andere Unternehmen schätzen diese fünf Minuten Produktivität jeden Tag. Für diejenigen, die einen allgemeinen Überblick über die Arbeit der Mitarbeiter erhalten möchten, gibt es viele einfache Zeitschaltuhr-Lösungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nahe an den erwarteten Stunden pro Woche arbeiten. Für Unternehmen mit strengeren Richtlinien sind möglicherweise präzisere Optionen wie biometrische Zeitschaltuhren am besten geeignet.
Arten von Zeitschaltuhren
Hier einige der verschiedenen Arten von Zeitschaltuhren sowie deren Vor- und Nachteile.
Lochkarte
Die Lochkarte ist die ursprüngliche Art der Zeitschaltuhr, und einige Unternehmen verwenden sie noch immer. Bei diesen Uhren legen die Mitarbeiter ihre Zeitkarte in eine Uhr und die Zeit wird auf eine Karte gestempelt. Ein Manager zeichnet die Zeitstempel dann manuell in der Personalabrechnung auf. Diese eigenständigen Uhren lassen sich nicht mit cloudbasierten Zeiterfassungssystemen verbinden. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihren Vorlieben kann dies ein Nachteil sein.
Magnetstreifen / Barcode / RFID
Diese Zeitschaltuhren funktionieren mit einem System von Anmeldeinformationen, die ein Mitarbeiter mit sich führt. Dies kann eine Ausweiskarte mit einem Magnetstreifen sein, den sie zum Eintakten streichen. Bei Barcode-Uhren scannen Mitarbeiter den Barcode der Karte, um ihn beim Ein- und Austakten aufzuzeichnen. Es gibt auch Lesegeräte, die RFID (Radio-Frequency Identification) verwenden, mit denen Benutzer ihre Karte oder ihren Anhänger am oder in der Nähe des Scanners abtippen können.
Näherungskarten werden häufig mit RFID-Zeitschaltuhren verwendet. Diese Karten können in einigen Fällen aus einer Entfernung von bis zu einem Meter gelesen werden, sodass Mitarbeiter ihre Karten einfacher scannen können, als wenn sie einen Magnetstreifen in eine Zeitschaltuhr stecken würden, um hinein- und herauszuwischen. Nachteile dieser Art von Zeitschaltuhr sind, dass Mitarbeiter ihre Anmeldeinformationen zu Hause vergessen, ihre Anmeldeinformationen verlieren oder sie stehlen lassen. Einige Arten von Anmeldeinformationen, z. B. Magnetstreifen, nutzen sich mit der Zeit ab und müssen ersetzt werden. Näherungskarten können Ihnen dabei helfen, den Verschleiß durch Magnetstreifen zu vermeiden.
PIN / Passwort
Diese Uhren sind mit einem Ziffernblock ausgestattet, und die Mitarbeiter geben täglich bei Ankunft und Abreise eine persönliche Identifikationsnummer (PIN) oder ein personalisiertes Passwort ein. Viele PIN-Uhren funktionieren mit Magnetkarten oder Barcode-Karten für die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das Problem tritt auf, wenn ein Mitarbeiter seine Anmeldeinformationen verliert oder vergisst. Es besteht auch die Möglichkeit von Manipulationen, wenn Mitarbeiter ihre Mitarbeiter auffordern, ihre PIN einzugeben, wenn sie zu spät zur Arbeit kommen oder nicht da sind.
Biometrisch
Biometrische Zeitschaltuhren sind am beliebtesten bei Unternehmen, die sich Gedanken über "Buddy-Stanzen" machen, wenn Mitarbeiter für Mitarbeiter ein- oder aussteigen. Nach Angaben von TSheets kostet das Stanzen von Freunden die US-Arbeitgeber jährlich 373 Millionen US-Dollar. Biometrische Zeitschaltuhren basieren normalerweise auf Fingerabdrücken der Mitarbeiter, sodass die Wahrscheinlichkeit von Betrug gering ist. Viele dieser Zeitschaltuhren verwenden USB-Fingerabdruckleser, um Mitarbeiter in die Arbeit einzuscannen. Biometrische Zeitschaltuhren und USB-Fingerabdruck-Lesegeräte eignen sich für Unternehmen, deren Personal oder Technologie nicht ausreicht, um die Zeitschaltuhren zu überwachen.
Wie bereits erwähnt, sind biometrische Zeitschaltuhren ideal, um das Stanzen von Freunden zu begrenzen. Unternehmen, die Zeitdiebstahl befürchten, tendieren möglicherweise zu biometrischen Zeitschaltuhren. Es gibt auch ausgefeiltere Optionen als Fingerabdruckscanner, z. B. Gesichtserkennung oder Iris-Scannen. Der Hauptnachteil von biometrischen Zeitschaltuhren ist die unterschiedliche Scannerqualität. Billigere Modelle greifen das Thema möglicherweise nicht richtig auf, was zu falschen Negativen führt. Fingerabdruckscanner müssen häufig gereinigt werden, um positive Scans zu erhalten und hygienisch zu bleiben. Wenn diese Zeitschaltuhren ausfallen, kann dies ein Hindernis für Unternehmen sein, da die Technologie repariert oder gereinigt werden muss.
"Es ist ziemlich schwierig, diese Systeme zu umgehen, aber sie haben auch Nachteile, besonders wenn sie nicht sehr genau sind oder wenn Ihre Mitarbeiter ein paar Minuten brauchen, um ein- und auszusteigen", sagte Ravi Dehar, Leiter Wachstum bei Homebase.
Online / mobil
Viele Arbeitgeber verzichten heutzutage auf Wanduhren, um die Mitarbeiter mit ihren Computern oder Smartphones ein- und auschecken zu lassen. Bei den meisten Zeiterfassungssystemen erfassen Mitarbeiter, wann sie im Online-System ankommen und wann sie abreisen.
Viele Gehaltsabrechnungsdienste wie ADP verfügen über mobile Anwendungen, die Mitarbeiter herunterladen und dann zum Ein- und Ausstempeln verwenden können. Dies ist nützlich für Mitarbeiter, die remote arbeiten und keinen Zugriff auf die Zeitschaltuhr des Unternehmens haben. Zu den Apps gehört eine Geofencing-Technologie, mit der der Standort eines Mitarbeiters beim Ein- und Aussteigen erfasst wird. Dies ist auch nützlich, um Aufzeichnungen zu speichern. Gemäß dem Fair Labour Standards Act sollte jeder Arbeitgeber mindestens drei Jahre Lohn- und Gehaltsnachweise und mindestens zwei Jahre Zeitkartendaten aufbewahren.
"Der einfachste Weg, dies zu speichern, ist natürlich digital", sagte Dehar. "Als zusätzlichen Bonus erhalten Sie einen Zeitkarten-Bearbeitungsverlauf, sodass Sie sehen können, wer welche Änderungen vorgenommen hat, falls jemand eine Arbeitsbeschwerde einreicht."
Der potenzielle Nachteil dieser benutzerfreundlichen und zeitsparenden Option ist Zeitdiebstahl. Wenn Mitarbeiter ihre eigenen täglichen Zeiterfassungen online einreichen, ist es einfacher, täglich einige Minuten zu stehlen. Wiederum ist es einigen Unternehmen vielleicht egal, ob ein Mitarbeiter um 16:57 Uhr ausscheidet und um 17:00 Uhr anruft, wenn er eine gute Leistung erbringt. Für diejenigen, die sich hier und da einige Minuten Sorgen machen, kann es jedoch ein wenig mehr Mühe kosten, die Zeit zu überprüfen, die Mitarbeiter in den Job stecken, wenn sie eine mobile oder Online-Zeitschaltuhr verwenden, insbesondere wenn diese Mitarbeiter entfernt sind.
IVR
Dank der interaktiven Sprachantwort können Mitarbeiter über das Telefon ein- und aussteigen. Mitarbeiter rufen eine festgelegte Nummer an und befolgen mehrere Eingabeaufforderungen, um ihre Zeiten aufzuzeichnen. Diese Arten von Systemen sind immer noch verfügbar, sind jedoch mit mobilen Smartphone-Anwendungen veraltet.
Wenn Sie sich für eine biometrische Uhr oder eine Uhr mit Mitarbeiterausweiskarten entscheiden, sollten Sie eine Uhr auswählen, die im Offline-Modus betrieben wird, um Energie zu sparen.
Kiosk-Modi auf Tablets
Unternehmen können mobile Geräte wie Tablets als Zeitgeber einsetzen, um Geld zu sparen. Es gibt viele Anwendungen, mit denen Sie Tablets - sowohl Android- als auch iPads - im Kioskmodus ausführen können, sodass sie nur für eine Anwendung verwendet werden können.
Nur der Administrator des Geräts kann das iPad entsperren, um die normalen Einstellungen wiederherzustellen. Sie können es also in der Nähe des Büroeingangs anbringen und nur Ihre Zeitschaltuhr-Anwendung ausführen lassen. Wenn Sie nach der einfachsten Lösung suchen, kann dies eine gute Wahl sein.
Zugangskontrolle
Für den Fall, dass Ihr Unternehmen ein Zeitschaltuhrsystem und ein Zugangskontrollsystem verwendet, gibt es einige Produkte, die beides leisten. Durch die Kombination von Zutrittskontrolle und Anwesenheitskontrolle können Ihre Mitarbeiter beide Aufgaben mit einer Handlung erledigen. Wenn ein Mitarbeiter seine Schlüsselkarte, sein Passwort oder einen biometrischen Scan verwendet, um ein Gebäude zu betreten, kann das System diese Zeit protokollieren und als Zeitstempel verwenden.
Sie können auch ein Anti-Passback-Kontrollsystem benötigen, bei dem die Mitarbeiter ihre Anmeldeinformationen zum Verlassen eines Gebäudes verwenden müssen. Dies dient als Ausbuchung. Das System wird häufig mit einer eigenständigen Zeitschaltuhr gekoppelt, die für Pausen verwendet wird.
Wenn Sie mehr über Zeiterfassungssysteme erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Zeiterfassungskauf. Wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Auswahlmöglichkeiten und sehen Sie, welche wir empfehlen, zusammen mit einer vollständigen Liste der Systeme, die für Sie möglicherweise funktionieren.
