Bester Gehaltsabrechnungsservice Für Kleinstunternehmen

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-24 11:14

Nach umfangreichen Recherchen und Analysen ist OnPay unsere Wahl für 2019 für den besten Online-Gehaltsabrechnungsservice für sehr kleine Unternehmen.

Sehr kleine Unternehmen haben spezielle Bedürfnisse. Mittelständische und große Unternehmen haben Abteilungen oder engagierte Mitarbeiter, die sich um die Gehaltsabrechnung kümmern können. Sie können sogar Lohnexperten sein. Ein sehr kleines Unternehmen kann diese Art von Mitarbeitern wahrscheinlich nicht unterstützen. Unternehmer versuchen möglicherweise, Abrechnungsaufgaben zu übernehmen, was zu einem langsamen Wachstum des Unternehmens oder zu kostspieligen Fehlern führen kann, wenn sie kein Experte sind. Sehr kleine Unternehmen benötigen eine Lösung für die Gehaltsabrechnung, die einfach zu bedienen und zu erlernen ist.

Die Benutzeroberfläche der Software sollte leicht zu bedienen sein, um die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen und Anpassungen vorzunehmen. Die besten Dienste machen die eigentliche Aufgabe, die Gehaltsabrechnung für jede Gehaltsperiode durchzuführen, so einfach wie ein paar einfache Schritte. Auf diese Weise können sich Kleinunternehmer darauf konzentrieren, ihr Geschäft zu führen, anstatt routinemäßige administrative Arbeiten auszuführen. OnPay aktiviert alle diese Kontrollkästchen. Die Software verfügt über eine saubere Oberfläche, die jeder erlernen kann, und die Gehaltsabrechnung kann in nur wenigen Minuten ausgeführt werden.

Sehr kleine Unternehmen möchten auch eine umfassende Gehaltsabrechnungslösung. Es muss sowohl die Lohn- als auch die Lohnsteuerverantwortung übernehmen. Da Inhaber von Kleinstunternehmen wahrscheinlich nicht alle Feinheiten der Lohnsteuer kennen, sollte der Dienst außerdem die Gewähr bieten, dass die Steuererklärungen korrekt sind und die Zahlungen pünktlich erfolgen.

OnPay übernimmt alle Lohnsteuerpflichten. Von jedem Gehaltsscheck wird der richtige Betrag einbehalten, die erforderlichen Unterlagen werden ausgefüllt und eingereicht, und die Steuerzahlungen werden in Ihrem Namen an die zuständigen staatlichen und bundesstaatlichen Stellen geleistet. Darüber hinaus bietet OnPay eine Steuergarantie dafür, dass alle Arbeiten pünktlich und korrekt ausgeführt werden.

Andere Aspekte eines Gehaltsabrechnungssystems, die sehr kleine Unternehmen benötigen, sind ein erschwinglicher Preis und ein reaktionsschneller Kundenservice, der zur Verfügung steht, um Unterstützung zu leisten, wenn Unternehmer dies benötigen. OnPay erfüllt auch diese Kriterien gut.

Um zu verstehen, wie wir unsere Top-Angebote ausgewählt haben, finden Sie unsere Methodik und eine umfassende Liste von Online-Gehaltsabrechnungsdiensten auf unserer Seite mit den besten Angeboten.

Anmerkung der Redaktion: Sie suchen Informationen zu Gehaltsabrechnungssystemen? Verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen. Unsere Partner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die Informationen zukommen zu lassen, die Sie benötigen:

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OnPay-Preise

OnPay hat einen Serviceplan für alle Benutzer. Das Unternehmen berechnet eine monatliche Grundgebühr von 36 USD pro Monat plus 4 USD pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu anderen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten, für die in der Regel abgestufte Preisoptionen mit unterschiedlichen Funktionen angeboten werden, umfassen die monatlichen Gebühren von OnPay alle Funktionen, die das Unternehmen anbietet.

Die einzige andere Gebühr, die möglicherweise anfällt, bezieht sich auf Steuerformulare zum Jahresende. OnPay berechnet pro Mitarbeiter 5 USD zuzüglich Versandkosten für das Drucken und Versenden von Steuerformularen zum Jahresende an Ihr Unternehmen oder 6 USD zuzüglich Versandkosten pro Mitarbeiter für das Versenden von Formularen direkt an jeden Mitarbeiter. Sie können jedoch W-2s ohne zusätzliche Kosten selbst drucken.

Es bestehen keine langfristigen Verträge mit OnPay. Sie zahlen Monat für Monat und können jederzeit kostenlos kündigen. Es gibt keine jährlichen Gebühren oder zusätzlichen Gebühren für das Einbehalten, Überweisen oder Einreichen von Lohnsteuern. Alle Neukunden erhalten den ersten Servicemonat kostenlos.

Wir finden es gut, dass OnPay die Preisgestaltung transparent macht. Auf der Website des Unternehmens werden alle Kosten klar und deutlich dargestellt. Außerdem ist ein Preisrechner enthalten, der Ihre genaue monatliche Gebühr anhand der Anzahl Ihrer Mitarbeiter ermittelt. Bei einigen von uns in Betracht gezogenen Gehaltsabrechnungsdiensten müssen Sie ein Preisangebot einholen, während andere nur einen Kostenvoranschlag vorlegen und keine Preisangaben machen, bis Sie sich zu ihrem Service verpflichten.

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OnPay-Funktionen

OnPay kann alle Gehalts- und Lohnsteuerbedürfnisse Ihres Unternehmens abwickeln. Der Service ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Abrechnungen pro Monat für W-2-Mitarbeiter und 1099 Vertragsarbeiter. Mit der Option, die Personalabrechnung jederzeit auszuführen, können Sie mehrere Abrechnungspläne für verschiedene Arten von Mitarbeitern erstellen. Zum Beispiel können Vertragsarbeiter wöchentlich und Angestellte alle zwei Wochen bezahlt werden.

Mit OnPay können Mitarbeiter per Scheck, Prepaid-Debitkarte oder Direkteinzahlung bezahlt werden. Bei direkter Einzahlung werden die Mitarbeiter zwei Tage nach jedem Gehaltslauf bezahlt. Sie können Schecks für Mitarbeiter auch mit jedem Standarddrucker ausdrucken. (Sie müssen keine spezielle Software herunterladen, um Schecks auszudrucken.)

OnPay übernimmt die Lohnsteuerverantwortung. Der Service berechnet monatlich Ihre Lohnsteuer, verarbeitet die erforderlichen Zahlungen und zahlt für Sie lokale, staatliche und bundesstaatliche Steuerbehörden. Darüber hinaus erstellt und archiviert das Unternehmen vierteljährliche und jährliche Lohnabrechnungen. Am Jahresende generiert OnPay W-2- und 1099-Formulare.

Die Gesellschaft garantiert ihre Steuerleistungen. Wenn OnPay einen Fehler in Bezug auf Ihre Steuern macht, z. B. wenn Sie den falschen Betrag zahlen oder nicht rechtzeitig zahlen, werden die Probleme behoben und die anfallenden Bußgelder oder Zinsen gezahlt.

Der Service verwaltet auch alle Lohnabzüge. Die Abzüge werden bei jedem Gehaltslauf berechnet und auf der Gehaltsabrechnung jedes Mitarbeiters aufgeführt. Das System erlaubt so viele Arten von Lohnabzügen, wie Sie möchten, einschließlich der folgenden:

Standard-Dollarbetrag oder prozentuale Abzüge
Ziel- oder Kreditabzüge, die automatisch enden
401 (k), IRA und andere Pensionsbeiträge
§ 125 oder (Vorsteuer-) Krankenversicherungsabzüge

OnPay lässt sich in verschiedene Buchhaltungsanwendungen wie QuickBooks, QuickBooks Online und Xero sowie in eine Reihe anderer Programme integrieren: Kabbage, When I Work, Humanity, Amerikas bestes 401k, Guideline, Zenefits, ThinkHR und PosterElite.

Ein weiterer Vorteil von OnPay besteht darin, dass die Freistellung der Mitarbeiter durch Nachverfolgung von Nebenantriebs-, Urlaubs- und Krankengeldbeträgen verwaltet wird. Die Zeit kann pro Zahlungsperiode, jährlich oder stündlich, angesammelt werden. PTO-Richtlinien können auch zu einem bestimmten Zeitpunkt, z. B. zu Beginn des Jahres oder am Jahrestag des Mitarbeiters, aufgelaufen sein. Die aufgelaufenen und verbleibenden Stunden sind für Mitarbeiter in ihren Paystubs und online sichtbar.

OnPay bietet verschiedene Zusatzleistungen an, darunter Leistungen zur Mitarbeiterversicherung, Arbeitnehmerentschädigungspläne, eine Online-Personalbibliothek und 401 (k) -Pensionspläne.

Benutzerfreundlichkeit

OnPay ist ein Cloud-basierter Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst, für den keine Software installiert oder gewartet werden muss und auf den online von überall zugegriffen werden kann.

Um die Personalabrechnung durchzuführen, melden Sie sich beim System an, klicken auf die Registerkarte Personalabrechnung und wählen die zu bezahlenden Mitarbeiter aus. Sie addieren die Stunden, die jeder Mitarbeiter gearbeitet hat, und überprüfen, ob die entsprechenden Abzüge für Kranken- und Altersleistungen einbehalten werden. Sie haben auch die Möglichkeit, Boni oder Provisionen für Mitarbeiter hinzuzufügen. OnPay ermöglicht einmalige Änderungen von Zahlungsraten und Abzugsbeträgen.

Das System berechnet sofort den Gehaltslauf und zeigt die Gesamtsummen zur Überprüfung an. Wenn alles in Ordnung ist, wird die Personalabrechnung ausgeführt. Sie können dann Schecks selbst ausdrucken oder das Geld direkt auf das Bankkonto Ihrer Mitarbeiter oder auf Prepaid-Debitkarten einzahlen lassen.

Das Hinzufügen von Mitarbeitern zum System ist ebenfalls ein einfacher Vorgang. Sie beginnen, indem Sie grundlegende Details zum Mitarbeiter eingeben, einschließlich Name, Adresse, Geburtsdatum und Startdatum. Anschließend fügen Sie Informationen zu ihrem Lohnsatz hinzu, z. B. wie oft sie bezahlt werden, ob sie stündlich oder als Angestellte beschäftigt sind, wie viel sie bezahlt werden und Bundes- und Landeseinbehalte. Sobald diese Informationen eingegeben wurden, wird der Mitarbeiter automatisch in der Liste der Mitarbeiter gespeichert und kann mit der Auszahlung beginnen.

Alternativ können sich die Mitarbeiter selbst an Bord holen. Sie können sich beim System anmelden und alle wichtigen Details selbst eingeben.

Wenn Sie Daten von Ihrem alten Gehaltsabrechnungsdienst übertragen, kann OnPay einen Teil dieser Arbeit für Sie erledigen. Sie geben OnPay Ihre aktuellen Gehaltsdaten und ein Mitarbeiter richtet Ihr neues Konto ein und hat es innerhalb von drei Werktagen einsatzbereit.

Um sicherzustellen, dass Sie die Gehaltsabrechnung rechtzeitig durchführen, können Sie E-Mail-Erinnerungen bis zu 14 Tage vor Ihrem Zahltag einrichten. OnPay sendet Mitarbeitern eine E-Mail, sobald die Gehaltsabrechnung abgeschlossen ist, damit sie nach ihren Gehaltsschecks suchen oder auf ihren Bankkonten nach der direkten Einzahlung suchen können.

Wir finden es gut, dass das System fünf Arten von Benutzerzugriffsebenen für Benutzer mit unterschiedlichen Rollen im gesamten Unternehmen bietet:

Besitzer: Dies ist der Besitzer des Kontos, der vollen Zugriff auf das System hat.
Genehmigende: Sie haben uneingeschränkten Zugriff auf das Konto, können jedoch keine anderen Benutzer löschen.
Controller: Sie haben ähnliche Zugriffsrechte wie die Genehmigenden, können jedoch keinen Gehaltslauf genehmigen.
Manager: Sie haben ähnliche Zugriffsrechte wie die Controller, können jedoch nur Mitarbeiter anzeigen und bearbeiten, denen sie zugewiesen wurden.
Mitarbeiter: Sie können auf Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare zum Jahresende und andere Informationen für ihr Konto zugreifen. Dies sind lebenslange Konten, auf die ein Mitarbeiter auch nach seinem Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen zugreifen kann.

Neben der Online-Anmeldung können Administratoren und Mitarbeiter über mobile Geräte auf das System zugreifen. OnPay bietet eine mobilfreundliche Website mit Touchscreen-Kompatibilität. Es kann verwendet werden, um auf die Abrechnungshistorie zuzugreifen. Mitarbeiterinformationen anzeigen und bearbeiten; Stunden eingeben; und Berechnen, Überprüfen und Übermitteln von Gehaltsläufen. Mitarbeiter können ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare zum Jahresende einsehen.

Kundendienst

Wir waren sehr beeindruckt von der Unterstützung, die wir von OnPay erhalten haben. Wir haben das Unternehmen mehrmals angerufen und uns als Geschäftsinhaber ausgeben, der an Gehaltsabrechnungsdiensten interessiert ist.

Bei unserem ersten Anruf wurden wir von einer Führungskraft anstelle eines typischen Kundendienstmitarbeiters begrüßt. Obwohl wir hörten, dass wir nur nach Informationen für ein potenzielles neues Geschäft suchten, nahm sich die Führungskraft Zeit, um unsere Fragen zu beantworten, anstatt uns an jemanden weiterzuleiten.

Während unseres fast 30-minütigen Anrufs beantwortete die Führungskraft jede unserer Fragen klar und umfassend. Er nahm sich auch die Zeit, um zu erklären, wie das Unternehmen gegründet wurde und warum es sich von anderen Dienstleistungen abhebt. Während andere Unternehmen, mit denen wir gesprochen haben, uns davon zu überzeugen versuchten, dass ihr Service der beste ist, konzentrierte sich OnPay auf seine Angebote und nicht auf die Konkurrenz.

Bei den folgenden Anrufen erhielten wir das gleiche hohe Serviceniveau, obwohl wir mit Vertretern und nicht mit Führungskräften des Unternehmens sprachen. Während unserer Follow-up-Anrufe waren die Vertreter freundlich und hilfsbereit. Sie beantworteten alle unsere Fragen gründlich und am Ende unserer Gespräche hatten wir ein klares Verständnis für die Funktionsweise des Systems.

Zu keinem Zeitpunkt hat jemand bei OnPay versucht, uns dazu zu bringen, uns für den Service anzumelden. Sie beantworteten einfach unsere Fragen und ermutigten uns, zurückzurufen, wenn wir daran interessiert waren, weiterzumachen.

OnPay bietet Kundenservice von Montag bis Freitag zwischen 9 und 20 Uhr (ET). Zusätzlich zum persönlichen Support bietet die OnPay-Website einen Knowledge Center-Bereich mit einer Reihe von Schulungsleitfäden zur Verwendung des Systems.

Einschränkungen

Ein möglicher Nachteil von OnPay ist, dass es keine eigene mobile App hat. Einige Unternehmen bevorzugen den Zugriff auf ihr Gehaltsabrechnungssystem über eine App, obwohl die Website für Mobilgeräte geeignet ist.

Ein weiterer kleiner Nachteil ist, dass die Zusendung der Jahresendformulare an Sie oder Ihre Mitarbeiter kostenpflichtig ist. Sie können sie jedoch jederzeit ausdrucken und kostenlos selbst verteilen.

Wir waren enttäuscht, dass wir beim Better Business Bureau keine Unterlagen über OnPay oder dessen Muttergesellschaft Payroll Center Inc. finden konnten. Wir hätten gerne gesehen, wie es um die Erbringung von Dienstleistungen für Verbraucher bestellt ist und welche Beschwerden gegebenenfalls gegen das Unternehmen erhoben wurden.