Durch den weit verbreiteten Einsatz von Technologie in kleinen Unternehmen ist Dokumentenmanagement ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen im Jahr 2019. Durch das Verschieben von Papierdokumenten in Online-Dateien erhalten Ihre Unterlagen und wichtigen Dokumente ein weiteres Maß an Sicherheit und Schutz. Wenn Ihr Unternehmen dies noch nicht getan hat, empfiehlt es sich, physische Unterlagen in ein digitales Format zu verschieben, um Ihre Dokumente in Zukunft besser zu schützen.
Das Schützen von Dokumenten durch Verschieben in digitale Form wird als bewährte Methode angesehen, erfordert jedoch die richtige Ausrüstung. Dokumentenscanner sind eine der entscheidenden Hardwarekomponenten für ein gutes Dokumentenmanagement.
Was ist ein Dokumentenscanner?
Dokumentenscanner sind Geräte, die Dokumente in digitale Informationen umwandeln. Am häufigsten werden diese Scanner in Unternehmen verwendet, um wichtige Dokumente in digitale Daten umzuwandeln. Dokumentenscanner können in kleinen Umgebungen oder großen Unternehmen eingesetzt werden. Es gibt viele Arten von Dokumentenscannern, sodass die Tools für eine Vielzahl von Unternehmen nützlich sind.
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Da Unternehmen und Privatpersonen versuchen, Dateien zur sicheren Aufbewahrung in digitale Formate zu verschieben, spielen Dokumentenscanner eine wesentliche Rolle in diesem Prozess. Sie sind möglicherweise nicht der glamouröseste Kauf, aber Ihr Unternehmen sollte nachforschen, bevor es entscheidet, welcher Scanner für Ihre Dokumentenverwaltungsstrategie am besten geeignet ist.
Bevor Sie einen Scanner kaufen, sollten Sie herausfinden, wie Sie Ihre Dokumente verwalten. Unsere Einkaufsanleitung für Dokumentenmanagementsysteme ist eine gute Informationsquelle, die Sie vor einer detaillierten Untersuchung von Dokumentenscannern lesen können.
Arten von Dokumentenscannern
tragbar
Tragbare Dokumentenscanner sind in der Regel kleiner und billiger als Desktop-Scanner. Sie können tragbare Scanner für Handheld-Modelle für nur 50 US-Dollar und für solche, die nicht klein genug für Handhelds sind, für weniger als 100 US-Dollar finden. Die teureren tragbaren Scanner nähern sich dem 300-Dollar-Bereich.
Wie der Name schon sagt, sind tragbare Scanner einfach zu transportieren. Wenn Sie zu einem spontanen Geschäftstreffen unterwegs sind, können Sie den Scanner schnell aus der Tasche nehmen und die angezeigten Dokumente digital speichern. Ein tragbarer Scanner ist eine effiziente Alternative zum Herausziehen des Telefons und zum Aufnehmen einiger Fotos, um die Dokumente zu speichern.
Verschiedene Arten von tragbaren Scannern umfassen tragbare, drahtlose und faltbare Scanner. Beachten Sie, dass die Qualität des Scans je nach verwendetem Scanner variieren kann. Bei teureren WLAN-Modellen werden möglicherweise Bilder mit höherer Auflösung erstellt als bei einem Handscanner, der weniger als 100 US-Dollar kostet. Wie bei den meisten Geschäftsentscheidungen hängt der beste Kauf von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie wöchentlich Hunderte oder Tausende von Dokumenten scannen, ist ein kleiner tragbarer Handscanner wahrscheinlich nicht die effizienteste Wahl. Es kann auch perfekt für kleinere Unternehmen funktionieren. Die Entscheidung hängt von Ihren Bedürfnissen und einer Kosten-Nutzen-Analyse ab.
Vorteile:
- Klein kann für kleinere Unternehmen perfekt sein
- Billiger als Desktop-Scanner
- Einfach zu transportieren
Nachteile:
- Nicht ideal zum Scannen großer Dokumentenmengen
- Die Auflösung / Bildqualität kann schlechter sein als bei Desktop-Scannern
- Keine gute Option für einige große Unternehmen
Desktop
Desktop-Scanner unterscheiden sich von tragbaren Scannern dadurch, dass sie viel größer und stationär sind. Sie werden keinen großen Desktop-Drucker in die Stadt schleppen wollen, um Dokumente bei einer Besprechung zu scannen. Während dies für einige Firmen möglicherweise nicht ideal ist, bieten große Desktop-Dokumentenscanner auch viele Vorteile.
Die Funktionen von Desktop-Scannern können hohe Druckgeschwindigkeiten und Automatisierung umfassen. Einige Desktop-Scanner können auch Fehler automatisch korrigieren. Wenn Sie zum Beispiel ein Dokument auf eine Weise einlegen und die folgende Seite verkehrt herum einlegen, kann das Gerät den Fehler erkennen und trotzdem alles richtig ausspucken, indem Sie die Seite oder die Bilder drehen. Dies kann für große Unternehmen eine Menge Kopfschmerzen ersparen.
Die Scan-Geschwindigkeit und die Möglichkeit, beidseitige Bilder zu scannen, sind zwei weitere Vorteile vieler Desktop-Dokumentenscanner. Während diese Scanner tendenziell teurer sind - viele fortschrittliche Modelle kosten weit über 400 US-Dollar -, können die Vorteile für größere Vorgänge enorm sein.
Vorteile:
- Schnelles Scannen
- Eine Vielzahl von Funktionen
- Ideal für größere Firmen
Nachteile:
- Sperrig
- Teurer als tragbare Dokumentenscanner
- Kann für kleinere Firmen zu kompliziert sein
Verschiedene Arten von Desktop-Dokumentenscannern umfassen Flachbett-, Einzelblatt- und Unternehmensscanner. Einige für Unternehmen entwickelte Dokumentenscannermodelle können mehr als 5.000 USD kosten.
Preisgestaltung
Die Preise für Dokumentenscanner variieren enorm, basierend auf einigen Faktoren. Berücksichtigen Sie die folgenden Bereiche, wenn Sie versuchen, Ihren realistischen Preis für einen Dokumentenscanner abzuschätzen:
- Portable vs. Desktop
- Druckgeschwindigkeit
- Größe des Scanners
- Verwendungszweck
- Firma, die den Scanner verkauft
Tragbare Dokumentenscanner sind im Allgemeinen kleiner und billiger. Sie sind gut für unterwegs. Desktop-Dokumentenscanner sind größer und teurer. Sie sind in der Regel für Menschen von Nutzen, die Massen von Dokumenten innerhalb ihres eigenen Büroraums scannen.
Größere Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, mindestens 1.000 US-Dollar für Desktop-Dokumentenscanner auszugeben. Der endgültige Preis hängt von den Funktionen, der Gesamtgröße und der Komplexität des Scanners ab. Wenn Sie einen Dokumentenscanner für ein Unternehmen suchen, kann der Preis pro Scanner über 5.000 USD liegen. Es ist auch möglich, Desktop-Dokumentenscanner zu finden, die für knapp 400 US-Dollar erhältlich sind, obwohl diese Modelle für Unternehmen gedacht sind, die kleiner sind als große Unternehmen.
Kleinere Unternehmen können nur 50 US-Dollar für einen funktionierenden und effektiven tragbaren Dokumentenscanner ausgeben. Mittelständische Unternehmen ohne großen Scanbedarf entscheiden sich möglicherweise für größere tragbare Scanner, die für knapp 200 US-Dollar verkauft werden. Die Entscheidung hängt letztendlich davon ab, was Ihr Unternehmen von einem Dokumentenscanner benötigt. Unternehmen, die viele Dokumente und Bilder scannen, sollten sich wahrscheinlich die Desktop-Dokumentenscanner ansehen. Kleinere Vorgänge, die von Bildern und Scannen abhängen, wie beispielsweise ein kleines Fotografieunternehmen, können ebenfalls die Investition in einen Desktop-Dokumentenscanner lohnen.
FAQs zu Dokumentenscannern
Dokumentenverwaltung und Scannen von Dokumenten können für jemanden, der mit dem Prozess oder der Branche nicht vertraut ist, ein verwirrendes Konzept sein. Wenn Sie nach zusätzlichen Anleitungen suchen, sollten Sie diese Fragen berücksichtigen, wenn Sie mit der Suche nach Dokumentenscannern beginnen.
F: Können kleine Unternehmen vom Kauf eines Dokumentenscanners profitieren?
A: Dokumentenscanner sind nicht für jedes Unternehmen erforderlich, aber kleine Unternehmen können von dem Tool profitieren, insbesondere wenn das Unternehmen häufig Dokumente scannt.
F: Was kann ich für einen Dokumentenscanner erwarten?
A: Dies hängt vom Typ des von Ihnen erworbenen Scanners ab. Tragbare Dokumentenscanner können zwischen 50 und 300 US-Dollar liegen, während Desktop-Dokumentenscanner zwischen 300 und 400 US-Dollar für ein billiges Modell und mehreren tausend US-Dollar für ein Hochleistungsmodell liegen können.
F: Sind Dokumentenscanner einfach zu bedienen?
A: Die Komplexität variiert je nach Scanner. Im Allgemeinen sind Dokumentenscanner einfach zu bedienen, und Sie sollten nach den ersten Anwendungen den Überblick behalten.
F: Wo soll ich nach Dokumentenscannern suchen?
A: Brother, Fujitsu, Kodak, Canon und Epson sind angesehene Unternehmen, die zu wartende Dokumentenscanner verkaufen. Andere Unternehmen bieten ebenfalls gute Optionen an. Es besteht keine Notwendigkeit, sich nur auf diese fünf zu verlassen. Eine schnelle Google-Suche nach Dokumentenscannern bietet eine Vielzahl von Optionen für verschiedene glaubwürdige Unternehmen.
F: Benötigt mein Unternehmen einen internen Dokumentenscanner?
A: Nicht unbedingt. Wenn Sie keine großen Anforderungen an das Scannen von Dokumenten haben, gibt es ein Argument für den Besuch eines FedEx-, Heft-, UPS- oder ähnlichen Standorts zum Scannen von Dokumenten. Wenn Sie sich andererseits einen Dokumentenscanner leisten können, sind der zusätzliche Komfort und die zukünftigen Einsparungen möglicherweise die anfänglichen Kosten wert.
Nachteile beim Kauf eines Dokumentenscanners
Es gibt einige zwingende Gründe, den Kauf eines Dokumentenscanners für Ihr Unternehmen zu vermeiden.
- Keine Notwendigkeit: Wenn Sie Dokumente nicht regelmäßig scannen müssen, ist ein Scanner möglicherweise ein unnötiger Geschäftsaufwand.
- Hoher Preis: Einige kleinere Unternehmen scheuen sich möglicherweise, ein paar hundert (oder tausend) Dollar für einen Dokumentenscanner auszugeben.
- Platzbeschränkungen: Ein Unternehmen, das von einem Coworking Space oder einem kleinen Büro aus operiert, verfügt möglicherweise nicht über den Platz, um problemlos einen Dokumentenscanner hinzuzufügen, insbesondere in den größeren Versionen.
