Erinnern Sie sich an die Tage, als Aktenschränke an jeder Wand des Büros standen? Oder ist es immer noch so, dass Papieraufzeichnungen wertvolle Flächeninhalte aufnehmen und es schwierig machen, organisiert zu bleiben? Glücklicherweise verfügen wir in der heutigen digitalen Welt über eine Dokumentenverwaltungssoftware, die sowohl die Organisation als auch den Zugriff auf Unternehmensdokumente verbessert.
Aber wo soll ich bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems anfangen? Immerhin ist es ein überfülltes Feld mit vielen verschiedenen Anbietern. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Grundlagen von Dokumentenverwaltungssystemen zu verstehen und eine Roadmap für den Beschaffungsprozess zu erstellen. Wenn Sie eine zuverlässige Auswahlliste wünschen, können Sie sich auch immer über unsere besten Angebote für Dokumentenverwaltungssoftware informieren.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Dokumentenmanagementsysteme sind im Wesentlichen elektronische Aktenschränke, auf deren Grundlage Ihr Unternehmen alle digitalen und Papierdokumente organisieren kann. Beliebige Ausdrucke von Dokumenten können einfach mit einem Scanner direkt in das Dokumentenmanagementsystem hochgeladen werden. Mit Dokumentenverwaltungssystemen können Benutzer häufig Metadaten und Tags eingeben, mit denen alle gespeicherten Dateien organisiert werden können.
Die meisten Dokumentverwaltungsprogramme verfügen über eine integrierte Suchmaschine, mit der Benutzer selbst in den umfangreichsten Dokumentbibliotheken schnell navigieren können, um auf die entsprechende Datei zuzugreifen. Auch sensible Dokumente speichern? Keine Sorge - die meisten Dokumentenverwaltungssysteme verfügen über Berechtigungseinstellungen, die sicherstellen, dass nur das entsprechende Personal auf privilegierte Informationen zugreifen kann.
Dies sind einige der wichtigsten Funktionen zur Dokumentenverwaltung:
- Speicherung verschiedener Dokumenttypen, einschließlich Textverarbeitungsdateien, E-Mails, PDFs und Tabellenkalkulationen
- Schlagwortsuche
- Berechtigter Zugriff auf bestimmte Dokumente
- Überwachungstools, um festzustellen, welche Benutzer auf welche Dokumente zugreifen
- Versionierungstools, mit denen Änderungen an Dokumenten nachverfolgt und alte Versionen wiederhergestellt werden können
- Steuert, wann veraltete Dokumente gelöscht werden können
- Unterstützung für mobile Geräte für den Zugriff auf, die Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten
Anmerkung der Redaktion: Sie suchen ein Dokumentenverwaltungssystem für Ihr Unternehmen? Wenn Sie nach Informationen suchen, die Ihnen bei der Auswahl der für Sie richtigen Informationen helfen, verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen, damit unsere Schwestersite BuyerZone Ihnen kostenlos Informationen von verschiedenen Anbietern zur Verfügung stellt:
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Die Auswahl des richtigen Dokumentenverwaltungssystems beginnt mit einer genauen Einschätzung Ihrer organisatorischen Anforderungen. Eine der größten Entscheidungen, die Sie auf Anhieb treffen müssen, ist, ob Sie eine lokale oder eine cloudbasierte Lösung wünschen. Jeder Systemtyp bietet dieselbe Funktionalität, es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede in der Art und Weise, wie Wartungsarbeiten durchgeführt und Daten gespeichert werden.
Vor-Ort-Dokumentenverwaltungssystem
Für eine lokale Lösung müssen Sie Ihre eigenen Server und Speicher verwenden, was bedeutet, dass Sie Ihre eigenen Wartungsarbeiten durchführen müssen. Sie sind auch für die Sicherheit aller Ihrer Daten verantwortlich. Daher ist es wichtig, diese zu sichern. Diese Option ist in der Regel für größere Unternehmen mit dedizierten IT-Ressourcen aufgrund der höheren technischen Anforderungen sinnvoll. Sie haben jedoch auch die direkte Kontrolle über Ihr eigenes System. Der technische Support und Softwareupdates des Anbieters hängen normalerweise davon ab, ob Sie ein Jahresabonnement kontinuierlich erneuern.
Vorteile : Der größte Vorteil eines selbst gehosteten Dokumentenverwaltungssystems besteht darin, dass Sie immer die Kontrolle über Ihr System haben und sich nicht darauf verlassen können, dass jemand anderes es am Laufen hält. Sie sind auch nicht vom Internet abhängig. Wenn Ihre Online-Verbindung unterbrochen wird, haben Sie weiterhin Zugriff auf alle Ihre Dokumente.
Nachteile: Der Nachteil sind die hohen Vorabkosten sowie die zusätzlichen jährlichen Kosten für Software-Updates. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Sie über ein ordnungsgemäßes Sicherungssystem verfügen, da Ihre Dateien nicht automatisch in der Cloud gespeichert werden. Ein weiterer möglicher Nachteil ist, dass nicht alle selbst gehosteten Systeme sowohl mit Windows- als auch mit Mac-Computern funktionieren. viele sind nur mit dem einen oder anderen kompatibel.
Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem
Cloud-basierte Software wird von Ihrem Anbieter gehostet und Ihrer Organisation online zur Verfügung gestellt. Cloud-basierte Lösungen erheben in der Regel eine monatliche oder jährliche Gebühr, die alle Wartungs- und Softwareupdates umfasst. Je nachdem, welches System Sie auswählen und welche Funktionen Sie benötigen, kann der Preis für Cloud-basierte Systeme zwischen einigen US-Dollar pro Benutzer und Monat und über 100 US-Dollar liegen.
Vorteile : Die größten Vorteile bestehen darin, dass Sie kein IT-Team benötigen, um die Software zu installieren und ordnungsgemäß zu betreiben, und dass keine hohen Vorabkosten anfallen. Sie können auf diese Systeme auch von jedem Ort aus zugreifen, der über Online-Zugriff verfügt, und Sie müssen Ihre Dateien nicht sichern, da sie automatisch in der Cloud gespeichert werden.
Nachteile: Sie sind dem Provider ausgeliefert, um das System am Laufen zu halten. Wenn Ihr Provider ein Problem mit seinem Rechenzentrum hat, können Sie möglicherweise erst dann auf Ihre Dateien zugreifen, wenn die Situation behoben ist. Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, können Sie nicht auf Ihre Dateien zugreifen. Cloud-Lösungen haben normalerweise auch Speichergrenzen.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenverwaltungssystem
Dokumentenverwaltungssysteme können umfangreich und komplex sein. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, lesen Sie diese Liste mit häufig gestellten Fragen.
F: Sind Dokumentenverwaltungssysteme nur für große Unternehmen wertvoll, oder können auch kleine Unternehmen davon profitieren?
A: Auch wenn sie möglicherweise nicht über die große Anzahl von Dateien verfügen, die größere Unternehmen benötigen, können kleine Unternehmen dennoch von Dokumentenverwaltungssystemen profitieren.
F: Ich sehe häufig Verweise auf Dokumentenverwaltungssysteme, Dokumentenverwaltungssoftware und Dokumentenverwaltungslösungen. Was sind die Unterschiede?
A: Trotz der unterschiedlichen Namen erfüllen alle die gleichen Aufgaben. Die Begriffe können synonym verwendet werden, um dieselben Plattformen zu beschreiben.
F: Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Speicher und Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystemen?
A: Während Cloud-Speicher lediglich als Speicherort für Dokumente in der Cloud dient, sind cloudbasierte Dokumentenverwaltungssysteme wesentlich robustere Lösungen, mit denen Unternehmen ihre wichtigen Dokumente verwalten können.
F: Wie werden Dokumente im System gespeichert?
A: Sie können Dateien auf verschiedene Arten hinzufügen, z. B. indem Sie sie von Ihrem Computer hochladen und Papierdokumente direkt in das System scannen.
F: Wie finden Sie Dokumente im System, nachdem sie abgelegt wurden?
A: Diese Systeme bieten viele Möglichkeiten zum schnellen Auffinden von Dokumenten, einschließlich der Suche nach dem Titel der Datei, dem Namen des Autors und dem Zeitpunkt, zu dem sie zum System hinzugefügt wurden. Darüber hinaus können Sie mit vielen dieser Lösungen nach Inhalten in jeder Datei oder nach Dateityp suchen.
F: Funktionieren Dokumentenverwaltungssysteme mit anderen Programmen, die ich bereits verwende?
A: Die meisten Systeme bieten Integrationen für Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks und mehrere andere beliebte Programme. Einige enthalten auch eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API), die benutzerdefinierte Integrationen ermöglicht.
F: Können Sie mit Dokumentenverwaltungssystemen nicht nur besser organisiert sein, sondern auch auf andere Weise arbeiten?
A: Ja, und eine Möglichkeit sind Workflow-Tools, mit denen Unternehmen Aufträge und Projekte auf Kurs halten können. Diese Tools, die in einigen Systemen enthalten sind, benachrichtigen Mitarbeiter, wenn sie bestimmte Aufgaben bearbeiten müssen, und stellen sicher, dass keine Aufgaben im Posteingang eines Mitarbeiters verloren gehen.
F: Haben bei Dokumentenverwaltungssystemen alle Benutzer Zugriff auf jede Datei?
A: Die meisten Dokumentenverwaltungssysteme unterliegen Sicherheitsbeschränkungen, mit denen gesteuert werden kann, welche Mitarbeiter auf welche Dateien zugreifen können. Dies stellt sicher, dass die Mitarbeiter nur die Dokumente sehen, die sie benötigen. Zum Beispiel können Personalverträge so eingestellt werden, dass sie nur HR-Mitarbeitern und nicht jedem Mitglied der Organisation zur Verfügung stehen.
F: Was passiert, wenn mein Unternehmen von einer Katastrophe heimgesucht wird? Gehen die im System gespeicherten Dateien und Dokumente für immer verloren?
A: Ein großer Vorteil der Cloud-basierten Lösungen ist, dass Ihre Daten außerhalb des Unternehmens sicher gespeichert werden. Bei lokalen Lösungen sind jedoch häufig Ihre eigenen Server und Speicher erforderlich. Daher ist es wichtig, alle Ihre Daten zu sichern.
Worauf Sie in einem Dokumentenverwaltungssystem achten sollten
Bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems sind einige wichtige Funktionen zu beachten. Besprechen Sie Ihre Bedürfnisse ausführlich mit allen Vertriebsmitarbeitern, die Sie kontaktieren, und stellen Sie sicher, dass Sie die technischen Spezifikationen und Preise schriftlich erhalten. Wir empfehlen sicherzustellen, dass jedes Dokumentverwaltungssystem, das Sie in Betracht ziehen, Folgendes umfasst:
- Dateistruktur : Das System sollte eine benutzerfreundliche Dateistruktur bieten, die für Benutzer sinnvoll ist, z.
- Suchen: Sie möchten eine Vielzahl von Optionen zum schnellen Auffinden von Dateien. Sie sollten in der Lage sein, nicht nur nach dem Dateinamen, sondern auch nach dem Inhalt der Datei, dem Datum der letzten Änderung, dem Dateityp und vielem mehr zu suchen.
- Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte für die Mitarbeiter einfach zu bedienen sein. Wenn es zu schwierig ist, erhalten Sie kein vollständiges Buy-in vom Personal, was Ihre täglichen Abläufe stört und zu Verwirrung führt.
- Mobiler Zugriff: Sie möchten ein Dokumentenverwaltungssystem, auf das immer über Smartphones und Tablets zugegriffen werden kann.
- Integration: Das System sollte sich problemlos in die Programme integrieren lassen, die Sie bereits verwenden, z. B. Ihren E-Mail-Client und Ihre Kundenbeziehungsverwaltungssoftware. Fragen Sie nach offenen APIs, wenn Sie eine Lösung mit einem Vertriebsmitarbeiter besprechen.
- Scannen: Die Lösung sollte mit einer Vielzahl von Scannern kompatibel sein.
- Sicherheit: Das System sollte es Ihnen ermöglichen, einzuschränken, wer bestimmte Ordner und Dateien sehen kann. Sie sollten in der Lage sein, Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter festzulegen.
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