2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-24 11:14
Unsere Recherche und Analyse von Dokumentenmanagementsystemen im Jahr 2019 veranlasst uns, eFileCabinet als das beste kostengünstige Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen zu empfehlen. Wir haben eFileCabinet aus den Dutzenden von Dokumentenverwaltungssystemen ausgewählt, die wir in Betracht gezogen haben.
Um unsere vollständige Methodik und eine umfassendere Liste von Dokumentenverwaltungssystemen zu lesen, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Empfehlungen.
Warum eFileCabinet?
Für kleine Unternehmen mit kleinem Budget ist es wichtig, Geld zu sparen. Preiswert bedeutet jedoch nicht viel, wenn die Software billig ist und die wesentlichen Funktionen fehlen, die Sie benötigen. Für Dokumentenmanagementsysteme benötigen kleine Unternehmen Zugriff auf eine benutzerfreundliche Plattform, optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) für gescannte Dokumente sowie Tools zur Workflow-Automatisierung und Zusammenarbeit. Diese Funktionen sind entscheidend für den Erfolg Ihres Dokumentenmanagementsystems.
eFileCabinet bietet eine kostengünstige Lösung, die die wichtigsten Funktionen nicht beeinträchtigt. Kleinunternehmen können eFileCabinet weiterhin als relativ umfassende Plattform für das Dokumentenmanagement nutzen, ohne die Bank zu sprengen.
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Benutzerfreundlichkeit
eFileCabinet hat eine gewisse Lernkurve, ist aber immer noch relativ einfach zu bedienen. Die Benutzeroberfläche ähnelt einem E-Mail-Posteingang wie Microsoft Outlook und kann auf die gleiche Weise navigiert werden. Auf der linken Seite des Bildschirms verfügt eFileCabinet über eine anpassbare Ordnerstruktur, in der alle Ihre Dokumente organisiert sind. Mit der Software können Benutzer eine Vorschau von Dokumenten und Anmerkungen in einem Vorschaufenster anzeigen.
Die Benutzeroberfläche selbst ist elegant, modern und minimalistisch. Es gibt jedoch mehrere Fenster und Symbole, für deren Erlernen neue Benutzer einige Zeit benötigen. Die Lernkurve ist nicht sehr steil, aber einige Benutzer müssen möglicherweise ein wenig geschult werden, um die weniger intuitiven Aspekte des Systems zu verstehen. Die Implementierung von eFileCabinet sollte jedoch den täglichen Arbeitsablauf nicht verlangsamen, sobald Ihre Mitarbeiter mit dem System vertraut sind.
Preisgestaltung
eFileCabinet Online bietet mehrere Pläne für kleine Unternehmen, die sich nach Speicherplatz und Funktionen unterscheiden. (Jeder dieser Pläne wird jährlich in Rechnung gestellt.) Ausführliche Informationen finden Sie auf der Preisseite des Unternehmens.
- Basic, 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat: Das Basic-Preispaket enthält 25 GB Speicherplatz sowie eine sichere gemeinsame Nutzung von Dateien. Dieser Plan ist im Vergleich zu den anderen relativ dünn, bietet jedoch eine praktikable Lösung zu einem sehr wettbewerbsfähigen Preis.
- Vorteil, 30 USD pro Benutzer und Monat, mindestens 3 Benutzer: Das Vorteilspreispaket baut auf den Angeboten des Basisplans auf, erweitert den Speicherplatz auf 1 TB Daten und umfasst die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien, das Sidekick-Workflow-Automatisierungstool sowie benutzerdefinierte und voreingestellte Vorlagen. Benutzer Check-In und Check-Out, Profil-Tagging, E-Signatur-Tools, Audit-Trail-Funktionen und mobiler Zugriff.
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Business, 55 USD pro Benutzer und Monat: Das Business-Paket wird als bester Wert von eFileCabinet vermarktet und bietet die größte Auswahl an Funktionen unter den Preispaketen. Zusätzlich zu den im Advantage-Plan verfügbaren Funktionen bietet das Business-Paket 5 TB Speicherplatz sowie Geschäftsprozessautomatisierung, OCR-Erfassung (Zoned Optical Character Recognition), Onboarding-Tools, Genehmigungen für Manager / Administratoren und die erforderliche Cloud-basierte Plattform Mehrere Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass Dateien immer geschützt sind. Alle Dokumente werden in zertifizierten Rechenzentren des Unternehmens gespeichert, die PCI-konform der Stufe 1 sind. Für maximalen Schutz werden Dokumente während der Übertragung verschlüsselt. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie einem Drittverwalter vertrauen, der Ihre Dokumente überwacht und verwaltet.
eFileCabinet lässt sich auch in Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage und Foxit integrieren und bietet API-Integration auf Advantage-Ebene und höher.
Kundendienst
Wir waren mit dem Kundenservice von eFileCabinet zufrieden. Bei unserem ersten Anruf haben wir mit einem Vertreter gesprochen, der sich die Zeit genommen hat, um sicherzustellen, dass wir ein klares Verständnis des Systems haben. Wir diskutierten die Preisgestaltung, den Zugriff auf die Cloud-basierte Lösung, ihre Funktionen, die Funktionsweise der mobilen App, die Menge des enthaltenen Speichers und die Sicherheitsmaßnahmen des Rechenzentrums.
Benutzer des Systems können sich von Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 18:00 Uhr (MST) per Live-Chat, Telefon oder E-Mail an das Support-Team wenden. Es gibt auch ein integriertes Benutzerhandbuch, in dem häufig gestellte Fragen beantwortet werden, z. B. das Erstellen von Aktenschränken und Ordnern sowie das Freigeben und Speichern von Dokumenten. Darüber hinaus bietet die Website mehrere Videos zur Verwendung des Systems und einen umfangreichen FAQ-Bereich.
Einschränkungen
Während eFileCabinet eine kostengünstige Option, den Basisplan, anbietet, sind die umfassendsten Funktionen nur über das Business-Paket verfügbar, das das teuerste Paket ist, das das Unternehmen anbietet. Mit 55 USD pro Benutzer und Monat ist dieser Plan mit den Kosten anderer von uns bewerteter Dokumentenverwaltungsunternehmen vergleichbar.
Für kleine Unternehmen mit kleinem Budget, die die zentralsten Funktionen eines Dokumentenverwaltungssystems benötigen, bietet eFileCabinet eine umfassende Softwareanwendung, die den Anforderungen und Arbeitsabläufen der meisten kleinen Unternehmen gerecht wird. Darüber hinaus bieten die teureren Pläne den kleinsten Unternehmen die Möglichkeit, im Zuge ihrer Skalierung und der Erweiterung ihres Budgets zu wachsen. Damit ist eFileCabinet die beste Wahl für ein kostengünstiges Dokumentenverwaltungssystem.
Im Jahr 2018 haben wir eFileCabinet zu unserer besten Wahl für Remote-Mitarbeiter ernannt. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum wir eFileCabinet 2018 als unsere beste Wahl ausgewählt haben, lesen Sie unseren vorherigen Bericht hier.
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