Anonim

Unsere Recherche und Analyse von Dokumentenmanagementsystemen im Jahr 2019 veranlasst uns, Alfresco Content Services als das beste Dokumentenmanagementsystem für die Zusammenarbeit zu empfehlen. Wir haben uns aus Dutzenden von Dokumentenmanagementsystemen für Alfresco Content Services entschieden. Um unsere vollständige Methodik und eine umfassendere Liste von Dokumentenverwaltungssystemen zu lesen, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Empfehlungen.

Warum Alfresco Content Services?

Alfresco Content Services ist das beste Dokumentverwaltungssystem für die Zusammenarbeit, da es speziell für die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern entwickelt wurde. Zusätzlich zu den wichtigsten Funktionen, nach denen wir in einem Dokumentenverwaltungssystem gesucht haben, verwaltet Alfresco Content Services Tools zur Workflow-Automatisierung, z. B. eine Metadatenregel-Engine, sowie einfache Tools zum Erstellen und Bearbeiten von Inhalten.

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Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Alfresco Content Services erleichtert das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten direkt im System. Die Integration in Google Text & Tabellen und Microsoft Office, mit denen neue Dokumente erstellt, hochgeladen und kategorisiert werden können, ohne das System zu verlassen, ist eine hervorragende Funktion für die Zusammenarbeit, die die Fähigkeit der Teams unterstützt, innerhalb von Alfresco eng zusammenzuarbeiten. In ähnlicher Weise kann auf Dokumente mit diesen vertrauten Programmen zugegriffen werden, sobald sie sich im System befinden, was es jedem berechtigten Benutzer erleichtert, Dokumente im laufenden Betrieb zu bearbeiten.

Alfresco Content Services bietet auch Workflow-Tools, z. B. Aufgaben, die Teammitgliedern und Managern helfen, den Überblick über ihre Verantwortlichkeiten und Fortschritte zu behalten. Manager können einen Aufgabenworkflow für jedes Dokument starten und bestimmte Aktionselemente auswählen, z. B. "Dokumente zur Überprüfung senden" oder "Dokumentgenehmigung anfordern". Diese Aufgaben können dann anderen Benutzern im System mit Fälligkeitsdatum und Prioritätsstufe zugewiesen werden. Alle am Workflow beteiligten Benutzer werden benachrichtigt, sobald die Aufgaben abgeschlossen sind. Mit Workflows in Alfresco Content Services können Teams rund um die Uhr gemäß einer festgelegten Verantwortungsstruktur zusammenarbeiten, auch wenn Manager nicht angemeldet sind.

Zusätzlich zu den Cloud-basierten und lokal gehosteten Optionen ist Alfresco Content Services in einem Hybridmodell verfügbar, mit dem Ihr Team gleichzeitig in der Cloud und hinter Ihrer eigenen Firewall auf Unternehmensservern arbeiten kann.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzeroberfläche von Alfresco ist relativ einfach und es fehlt ein Teil der intuitiven Navigation, nach der wir in unserem Testbericht gesucht haben. Es ist ein komplexes System mit viel Tiefe, dessen differenziertere Aspekte wahrscheinlich einige Zeit in Anspruch nehmen werden, um es zu beherrschen.

Wie viele andere Dokumentenverwaltungssysteme zeigt Alfresco auf der linken Seite des Dashboards eine Ordnerstruktur an. Bei Inhalten, die bereits im System vorhanden sind, funktioniert die Navigation ähnlich wie bei Windows, sodass vorhandene Dokumente leicht gefunden werden können.

Oben auf der Benutzeroberfläche befinden sich Registerkarten für Start, Eigene Dateien, Freigegebene Dateien, Sites, Aufgaben, Personen, Repository und Verwaltungstools. Diese Registerkarten navigieren zu separaten Fenstern im System. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben, im Vergleich zu Dokumentenverwaltungssystemen, die hauptsächlich über ein zentrales Dashboard navigiert werden. Auf der Registerkarte Repository fügen Benutzer dem System Inhalte hinzu und legen fest, wie diese organisiert werden.

Trotz der Lernkurve verfügt Alfresco über einige nützliche Funktionen, die die Erstellung von Inhalten vereinfachen. Beispielsweise können Benutzer durch die Integration in Google Text & Tabellen neue Dokumente direkt über die Alfresco-Plattform erstellen, anstatt vorhandene Dokumente von außerhalb des Systems hochzuladen. Die Integrationen machen es einfach, in Alfresco zu arbeiten, ohne die Software zu verlassen. Sie können diese Dokumente auch direkt als Microsoft Office-Dateien von Alfresco herunterladen.

Eigenschaften

Alfresco Content Services bietet einige der nützlichsten Funktionen, nach denen wir in einem Dokumentenverwaltungssystem gesucht haben, einschließlich der optischen Zeichenerkennung (OCR) beim Einscannen neuer Dokumente und Indexierungs-Tools, mit denen Benutzer Dokumente entsprechend kategorisieren und organisieren können.

Alfresco enthält auch benutzerdefinierte Vorlagen, mit denen Vorlagen für Ordnerstrukturen erstellt werden können, die einfach zu duplizieren sind. Diese Funktion ist nützlich, um standardisierte Workflows einzurichten, die den Vorlieben Ihres Teams und der Unternehmenskultur entsprechen, und um Dokumente auf eine allgemein erkennbare Weise zu organisieren.

Wie die anderen führenden Dokumentverwaltungssysteme, die wir geprüft haben, verfügt Alfresco über ein robustes Tool für Inhaltsmetadaten, mit dem Benutzer alle Dateien mit Kennzeichnungen versehen können, nach denen andere Mitglieder Ihres Teams problemlos suchen können. Das Hinzufügen von Schlüsselwörtern, Kategorien und Beschreibungen zu Dokumenten erleichtert das Auffinden. Administratoren können auch Regeln für bestimmte Dokumente festlegen und die entsprechenden Metadaten basierend auf bestimmten Auslösern automatisch auf die Dateien anwenden.

Sobald Metadaten auf ein Dokument angewendet wurden, können die Teammitglieder die Suchfunktion verwenden, um es zu suchen und darauf zuzugreifen. Die Suchfunktion enthält ein Feld für Schlüsselwörter, Dateinamen, Dokumenttitel, Beschreibung und Upload-Datum.

Preisgestaltung

Die Produkte und Dienstleistungen von Alfresco sind Teil einer größeren digitalen Geschäftsplattform, können jedoch einzeln erworben werden. Der Preis des Alfresco Document Management Systems richtet sich nach der Größe Ihres Unternehmens und dem Umfang der von Ihnen benötigten Dienstleistungen.

Das Unternehmen bietet drei verschiedene Stufen an, deren Preis je nach Ihren Bedürfnissen variiert.

  • Starter Edition: Diese Version unterstützt bis zu 100 Named User. Es kann in Microsoft Outlook, Records Management und Salesforce CRM integriert werden.
  • Business Edition: Diese Version unterstützt bis zu 300 benannte Benutzer mit der Option, weitere hinzuzufügen. Es unterstützt dieselben Add-Ons wie die Starter-Edition sowie das Alfresco-Tool für die Medienverwaltung, die Dokumentumwandlungs-Engine und die Medienumwandlungs-Engine.
  • Enterprise Edition: Diese Version unterstützt bis zu 1.000 benannte Benutzer mit der Option, weitere hinzuzufügen. Es unterstützt dieselben Add-Ons wie die Business Edition sowie die Index-Engine und die Tools zur Inhaltsverschlüsselung von Alfresco.

Um ein individuelles Angebot für Ihr Unternehmen zu erhalten, wenden Sie sich mit Ihren spezifischen Anforderungen an die Alfresco-Verkaufsabteilung.

Kundendienst

Unser Kundenservice bei Alfresco war positiv. Sowohl der Live-Chat des Unternehmens als auch der Telefonvertreter führten uns durch das Produkt und stellten die Punkte klar, die wir in der Unternehmensdokumentation gefunden hatten. Nach dem Anruf haben sie uns Links zu weiteren Ressourcen zum Erlernen von Alfresco Content Services weitergeleitet. Wir wurden nicht dazu gedrängt, sofort eine Kaufentscheidung zu treffen, und der Vertreter am Telefon blieb beschäftigt, als wir erklärten, dass wir zu diesem Zeitpunkt lediglich den Markt testen, um herauszufinden, was für unser hypothetisches Unternehmen gut geeignet sein könnte.

Für Alfresco ist ein Abonnement für den Kundensupport erforderlich, wie bei vielen anderen Anbietern von Dokumentenverwaltungssystemen, die wir geprüft haben. Das Jahresabonnement beinhaltet rund um die Uhr Zugriff auf das Alfresco-Supportportal und selbstgeleitete Materialien sowie Web-, E-Mail- und Telefonsupport.

Einschränkungen

Es gibt eine gewisse Lernkurve, um sich mit allen verfügbaren Funktionen wirklich wohl zu fühlen. Ein wenig Übung und Schulung ist erforderlich, um die Tools für die Zusammenarbeit und Funktionen zur Workflow-Automatisierung, wie z. B. die Metadatenregeln, optimal zu nutzen. Sobald die Benutzer jedoch mit der Software vertraut sind, sind die Funktionen von Alfresco für die Zusammenarbeit äußerst effektiv.

Eine weitere mögliche Einschränkung ist die Preisgestaltung des Systems. Die Preise schwanken je nach Größe Ihres Unternehmens und Umfang Ihrer Anforderungen. Aufgrund der begrenzten Informationen, die wir über unser hypothetisches Geschäft anbieten konnten, konnten wir kein Standardangebot von der Verkaufsabteilung erhalten. Das Unternehmen bietet jedoch eine 14-tägige kostenlose Testversion seiner Cloud-basierten Version an, mit der Sie bestimmen können, was Sie für den angegebenen Preis erhalten, bevor Sie entscheiden, ob sich der Kauf lohnt.

Bereit, ein Dokumentenverwaltungssystem zu wählen? Hier ist eine Aufschlüsselung unserer gesamten Berichterstattung:

  • Dokumentenmanagementsysteme: Ein Leitfaden für Käufer
  • Beste Dokumentenverwaltungssoftware und -systeme 2019
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