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Unsere Untersuchung und Analyse von Dokumentenverwaltungssystemen im Jahr 2019 veranlasst uns, M-Files als das beste Dokumentenverwaltungssystem insgesamt zu empfehlen. Wir haben M-Files aus Dutzenden von Dokumentenverwaltungssystemen ausgewählt, die wir in Betracht gezogen haben. Um zu erfahren, wie wir zu unseren besten Angeboten gekommen sind, und um eine umfassende Liste von Dokumentenverwaltungssystemen zu erhalten, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Angeboten.

Warum M-Files?

M-Files ist eine benutzerfreundliche, umfassende Dokumentenverwaltungssoftware, die digitale Ablagefunktionen und Produktivitätssysteme umfasst. M-Files bietet Funktionen sowohl für kleine Unternehmen als auch für Unternehmen und ist somit eine skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen. Die Software kann viele Dokumente speichern und bietet ein einfaches Klassifizierungssystem, um die Dinge zu organisieren. Darüber hinaus verfügt es über effektive Suchfunktionen, mit denen Benutzer schnell das genaue Dokument finden, nach dem sie suchen.

M-Files wird unter Windows und Mac OS unterstützt, Linux-Benutzer können jedoch über die webbasierte Version auf M-Files zugreifen. Unterstützte Webbrowser sind Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer und Safari. Die mobile Anwendung von M-Files wird unter iOS 9 und höher sowie unter Android 4.4 und höher unterstützt.

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Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzeroberfläche von M-Files ist einfach zu navigieren und entspricht dem vertrauten Windows Explorer-Layout auf PCs. Es enthält Funktionen, mit denen die meisten Benutzer vertraut sind, z. B. das Kopieren und Freigeben von Dateien mit einem einfachen Rechtsklick und Ziehen und Ablegen. Durch die Nachahmung der vertrauten Benutzeroberfläche von Windows werden die Kosten und der Aufwand für die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Verwendung von M-Files verringert, sodass eine schnelle Inbetriebnahme nach der Implementierung der Software erleichtert wird.

Mac-Benutzer werden eine Menge Crossover mit der M-Files-Oberfläche von Mac Finder sehen. Ein wesentlicher Unterschied besteht jedoch darin, dass nicht dieselbe Art der Ordnerkategorisierung erforderlich ist. Stattdessen enthalten Dokumente Metatags. Diese Metatags können verwendet werden, um das Suchen und Auffinden bestimmter Dokumente zu vereinfachen.

Nach der Installation dieser Plattform wird M-Files als zusätzliches Laufwerk auf Ihrem Computer angezeigt. Wie bei jedem anderen Laufwerk können Benutzer Dateien in M-Files ziehen und ablegen. Benutzer können auch auf in M-Files gespeicherte Dokumente zugreifen und diese auf ein beliebiges anderes Laufwerk kopieren, um bei Bedarf lokale Kopien zu erstellen. Benutzer können Dokumente auch aus jedem anderen Programm direkt in M-Files erstellen und speichern, genau wie bei jedem anderen Laufwerk.

Eigenschaften

M-Files arbeitet mit Ihrem Scanner zusammen. Es untersucht gescannte Dokumente mit optischer Zeichenerkennung (OCR), die den Metatag-Prozess automatisiert und gescannte Dateien für Sie kategorisiert. Benutzer können bei Bedarf zusätzliche Metatags manuell hinzufügen. Der Automatisierungsprozess ist besonders nützlich für Unternehmen, die von einem Papierarchiv zu einem digitalen wechseln, da Tausende von Papierdokumenten ohne großen Personalaufwand schnell in einen organisierten digitalen Aktenschrank konvertiert werden. Nachdem die Dokumente nach der OCR-Funktion von M-Files sortiert und auf der Plattform gespeichert wurden, können sie durchsucht werden. In M-Files ist eine Suchmaschine integriert. Durch Eingabe einiger Schlüsselwörter können Sie sogar gescannte Dokumente finden.

Workflow-Automatisierungsfunktionen, einschließlich Überprüfungs- und Genehmigungsbenachrichtigungen für Verträge, Standardarbeitsanweisungen und Automatisierung der Dateikategorisierung, können in das System programmiert werden, damit Ihr Büro reibungslos funktioniert. Durch die Rationalisierung der Workflows hilft diese Dokumentenverwaltungsanwendung den Mitarbeitern, sich auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren und die Effizienz und Produktivität zu steigern, insbesondere bei großen Dokumentenmigrationsprojekten.

Die Versionierung ist ein weiteres sehr nützliches Feature der Software. Bei der Versionierung wird der Verlauf jedes Dokuments aufgezeichnet, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem es zuletzt geöffnet wurde, wer es geöffnet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Die Versionierungsfunktion erleichtert das Erfassen der Entwicklung von Dokumenten erheblich und bietet häufig einen Dokumentverlauf, der bis zum Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments zurückreicht.

Die Plattform verfügt über eine Berechtigungsfunktion, mit der Administratoren verschiedene Zugriffsebenen für bestimmte Benutzer festlegen können. Zum Beispiel benötigen Manager in der Personalabteilung möglicherweise Zugriff auf jeden Mitarbeitervertrag, während der typische Mitarbeiter dies nicht tun würde. M-Files bietet eine Reihe von Berechtigungen, mit denen Administratoren den Zugriff und die Bearbeitungsmöglichkeiten an die spezifische Rolle jedes Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens anpassen können. Sie können auch bestimmten Benutzern, z. B. einem Manager oder einer Führungskraft, Priorität vor anderen Benutzern, z. B. Einsteigern, mit der Berechtigungsfunktion von M-Files einräumen.

Benutzer können bestimmte Dateien für die Offline-Verwendung festlegen, wenn sie davon ausgehen, dass sie keinen Internetzugang haben. Dateien können für die Offline-Verwendung nach Projekt, Dateityp oder Client festgelegt werden. Sobald Dateien festgelegt wurden, sind sie auf dem Laptop oder dem Mobilgerät eines Benutzers verfügbar. Alle Änderungen, die vorgenommen werden, während der Benutzer offline ist, werden automatisch für alle Benutzer synchronisiert, sobald der Netzwerkzugriff wiederhergestellt ist.

Die Freigabe von Dateien für Kollegen, Kunden und relevante Dritte erfolgt ebenfalls einfach und nahtlos direkt in der M-Files-Benutzeroberfläche, sodass bei jeder Aktualisierung eines Dokuments weniger E-Mail-Anhänge gesendet werden müssen. M-Files lässt sich auch in Microsoft Outlook integrieren, sodass Benutzer E-Mail-Anhänge einfach direkt auf das M-Files-Laufwerk übertragen können.

Preisgestaltung

Der Preis von M-Files richtet sich nach den Anforderungen Ihres Unternehmens, nach der Anzahl der Benutzer, die Sie dem System hinzufügen möchten, und danach, ob Sie sich für ein lokales System, ein Cloud-System oder einen Hybrid entscheiden.

Während M-Files ein gutes System für kleine und mittelständische Unternehmen ist, insbesondere für Unternehmen, die in naher Zukunft eine Skalierung erwarten, gaben Vertreter an, dass der Mindestpreis bei etwa 1.000 USD beginnt. Dieser Preis macht es wahrscheinlich zu einer besseren Wahl für Unternehmen, obwohl es viele Funktionen gibt, die mit M-Files für das Geld einhergehen.

Glücklicherweise können Sie eine Testversion der Anwendung herunterladen, um festzustellen, ob M-Files für Ihr Unternehmen geeignet ist, bevor Sie sich zum Kauf entschließen.

Kundendienst

Unsere Interaktionen mit Kundendienstmitarbeitern waren positiv. Sie gaben sachkundige und direkte Antworten auf unsere Fragen und waren in Bezug auf die Preisgestaltung transparent. Als wir den Umfang unseres hypothetischen Kleinunternehmens und Budgets beschrieben, waren sie ehrlich in ihrer Einschätzung, dass ihr Programm möglicherweise nicht zu unserem Budget passt, aber sie haben uns trotzdem unterstützt und waren glücklich, das Produkt für uns zu demonstrieren.

Sie können Vertreter per Telefon, E-Mail und Live-Chat erreichen. Zusätzlich zu diesen Kundenunterstützungskanälen bietet M-Files eine umfassende Wissensdatenbank mit Datenblättern, häufig gestellten Fragen (FAQs) und Leitfäden. Die Site beherbergt auch ein Community-Forum, in dem Sie andere Benutzer zu Problemen und Lösungen befragen können.

Einschränkungen

M-Files ist eine Mischung aus Cloud-Speicher und lokalem Speicher, dh Sie können von nahezu jedem mit dem Internet verbundenen Gerät über einen Browser auf Ihre Dokumente zugreifen. Sie müssen jedoch weiterhin Software installieren und dem Gerät (und anderen Anwendungen) die Berechtigung erteilen, um M-Files als Speicherort für Dokumente zu erkennen.

Während die Benutzeroberfläche vertraut erscheint, können einige Aspekte, wie die Tatsache, dass Ordner nicht erforderlich sind, einige Benutzer abschrecken.

Eine weitere Facette der Software, die eine leichte Lernkurve aufweist, besteht darin, dass M-Files mehrere Metatags in einem Dokument katalogisiert, um es zu kategorisieren. Um das Auffinden des Dokuments mithilfe der Suchmaschine von M-Files zu vereinfachen, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter jedoch Ihre eigenen speziellen Tags hinzufügen, insbesondere, wenn Ihr Unternehmen mit einem hohen Dokumentenvolumen zu tun hat. Diese Art der Ablage ist möglicherweise etwas gewöhnungsbedürftig für diejenigen, die an traditionelle Methoden zur Organisation digitaler Dokumente gewöhnt sind.

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  • Dokumentenmanagementsysteme: Ein Leitfaden für Käufer
  • Beste Dokumentenverwaltungssoftware und -systeme 2019
  • Bestes kostengünstiges Dokumentenmanagementsystem
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Zusätzliche Berichterstattung von Chad Brooks und Andreas Rivera.