Unternehmen haben viele Möglichkeiten, wie oft sie ihre Mitarbeiter bezahlen. Ob wöchentlich, alle zwei Wochen oder einmal im Monat, es gibt viele Faktoren, die Unternehmer berücksichtigen müssen, wenn sie entscheiden, wie oft sie eine Gehaltsabrechnung durchführen. Unternehmensgröße, gesetzliche Anforderungen, Gehaltsbudget, ob Angestellte oder Stundenlohn sind nur einige der wichtigsten Überlegungen.
Abrechnungspläne
Es gibt vier verschiedene Abrechnungspläne, aus denen Sie auswählen können.
- Wöchentlich: Die Bezahlung erfolgt wöchentlich. Dies ist normalerweise der teuerste Zeitplan für Arbeitgeber.
- Zweiwöchentlich: Die Angestellten werden alle zwei Wochen bezahlt, normalerweise an einem Freitag. Es ist der zweitteuerste Lohnplan.
- Halbmonatlich / Zweimonatlich: Diese Gehaltsliste wird oft mit zweiwöchentlich verwechselt. Mitarbeiter werden jedoch zweimal monatlich bezahlt, normalerweise am 1. und 15. oder am 15. und 31.. Dies ist die zweitbilligste Abrechnungsmethode.
- Monatlich: Die Mitarbeiter werden am Ende eines jeden Monats bezahlt. Dies ist zwar der am wenigsten bevorzugte Zahlungsplan für Arbeitnehmer, für Arbeitgeber jedoch die kostengünstigste Option.
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Angestellte im Vergleich zu stündlichen Angestellten
Laut Steffi Wu, einer Sprecherin des Online-Gehaltsabrechnungsdienstleisters Gusto, wirkt sich der in Ihrem Unternehmen beschäftigte Arbeitnehmertyp - Gehalt im Vergleich zum Stundenlohn - auch erheblich auf Ihre Gehaltsabrechnung aus. "Unternehmen, die meistens stündliche Angestellte beschäftigen, arbeiten beispielsweise häufiger mit der Gehaltsabrechnung", sagte Wu gegenüber Business News Daily.
Laurent Sellier, Vice President und Business Leader von QuickBooks Payroll, sagte, dass Angestellte, die in jeder Periode einen festgelegten Betrag erhalten, am besten halbmonatlich bezahlt werden.
Gehaltslisten für kleine und große Unternehmen
Sellier fügte hinzu, dass die Gehaltsliste eines Unternehmens auch von der Gesamtgröße des Unternehmens abhänge. Kleinere Unternehmen, die weniger Arbeitnehmer beschäftigen, kommen möglicherweise häufiger mit Gehaltsabrechnungen davon. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens können sich Ihre Anforderungen jedoch ändern.
"Wenn Unternehmen größer werden und mehr Mitarbeiter beschäftigen, ist eine zweiwöchentliche Gehaltsabrechnung aus einer Reihe von Gründen, einschließlich Kosteneinsparungen, in der Regel der bevorzugte Zeitplan und vereinfacht die Abstimmung", sagte Sellier.
Rechtliche Anforderungen
Es gibt sowohl Bundes- als auch Ländervorschriften, denen Kleinunternehmer folgen müssen, wenn sie entscheiden, wie oft Mitarbeiter bezahlt werden sollen. Diese Gesetze legen andere wichtige Lohn- und Gehaltsanforderungen wie Mindestlohnsätze und Überstunden fest. Laut Sellier schreibt das Gesetz über faire Arbeitsnormen nicht vor, wie oft ein Unternehmen Arbeitnehmer bezahlen kann, solange Arbeitgeber Arbeitnehmer für die geleistete Arbeitszeit bezahlen. Er stellte jedoch fest, dass die einzelstaatlichen Gesetze variieren können.
"Die meisten Staaten legen entweder einen wöchentlichen, zweiwöchentlichen oder halbmonatlichen Zahltag fest", sagte Sellier. "In Staaten wie Nebraska und Pennsylvania kann der Arbeitgeber beispielsweise Zahltage festlegen. In Arizona müssen die Arbeitgeber jedoch die Arbeitnehmer zweimal im Monat im Abstand von 16 Tagen bezahlen."
Die Kosten für die Gehaltsabrechnung
Laut Wu bestimmen kostenbezogene Faktoren wie der Cashflow des Geschäfts und verfügbare Abbuchungspläne normalerweise die Abrechnungspläne. Da es keinen einheitlichen Ansatz für die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen gibt, hängen Ihre Kosten von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. von den steuerlichen Anforderungen, der Anzahl der Mitarbeiter, den Servicepaketen und manchmal von Ihrer aktuellen Gehaltsabrechnungshäufigkeit.
Die Kosten für die Ausführung der Gehaltsabrechnung übersteigen die Gebühr, die Ihnen die Gehaltsabrechnungsfirma berechnet. Beachten Sie, dass zusätzliche Verwaltungskosten anfallen, die von Ihnen zu tragen sind. Zu den Zusatzgebühren, die bei jeder Gehaltsabrechnung anfallen, gehören unter anderem Druckschecks, Dateneingabe und Gebühren für die direkte Einzahlung.
Komplikationen
Als Inhaber eines Kleinunternehmens sind Sie mit einigen Risiken konfrontiert, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst bearbeiten oder wenn ein Mitarbeiter die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen durchführt. Die drei größten Gefahren sind:
- Fehlklassifizierung: Laut Sellier klassifizieren Arbeitgeber manchmal den Typ des Arbeitnehmers, für den sie eine Gehaltsabrechnung führen, falsch. Zum Beispiel könnten Sie jemanden als Auftragnehmer bezahlen, wenn das Gesetz vorschreibt, dass er als Angestellter bezahlt werden soll. Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, die Klassifizierungen der Mitarbeiter zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie bei der Klassifizierung und Bezahlung der Mitarbeiter korrekt und konform sind.
- Überstunden falsch kalkulieren: Das Management von Überstunden kann für viele Arbeitgeber eine Herausforderung sein, sagte Sellier. Dies beinhaltet, dass Überstunden entweder nicht oder falsch bezahlt werden. Um eine Fehleinschätzung von Überstundenzahlungen zu vermeiden, sollten Sie die Arbeitsstunden und die Überstundenvergütung ordnungsgemäß überwachen.
- Verspätete Zahlung: Die rechtzeitige Abrechnung von Gehältern ist eine häufige Schwierigkeit und kann für kleine Unternehmen besonders schwierig sein. Dies kann vermieden werden, indem Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern.
Laut Wu können viele Komplikationen mithilfe eines Gehaltsabrechnungssystems gemindert werden, das die schwierige Arbeit für Sie erledigt. Dies umfasst die Auswahl eines Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems, mit dem Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisieren und Steuern zahlen können.
Beachten Sie bei der Festlegung, wie oft in Ihrem Unternehmen eine Gehaltsabrechnung durchgeführt werden soll, dass Sie das Gehalt und die Stundenlöhne der Mitarbeiter unterschiedlich hoch ansetzen können. Dies kann abhängig von Ihrem Unternehmen erforderlich sein.
