Sollte Ihr Kleines Unternehmen Einen Digitalkopierer Kaufen Oder Leasen?

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-24 11:14

Für Unternehmen mit hohem Druck- und Kopierbedarf und großen Arbeitsgruppen ist ein Laserdrucker (oder Digitalkopierer) sinnvoll. Diese Geräte gibt es in verschiedenen Ausführungen. High-End-Modell-Laserdrucker / -kopierer sind in jeder Hinsicht groß: Sie nehmen häufig viel Platz in Anspruch, unterstützen eine Reihe von Papierformaten, bewältigen hohe Druckvolumina - und haben häufig einen entsprechenden hohen Preis. Maschinen können von den niedrigen Tausenden bis zu mehr als 10.000 US-Dollar reichen.

Für eine Einzelperson oder ein Unternehmen kann dies ein großer Budgeteinbruch sein. Die anfängliche Investition beinhaltet weder die laufenden Kosten eines Laserdruckers wie Tonerersatz und Papier noch die unvermeidlichen Wartungs- und Reparaturkosten.

Die hohen Preise und der laufende Wartungsaufwand veranlassen viele kleine Unternehmen, einen Laserdrucker zu leasen. In der Welt der Drucktechnologie wird Leasing allgemein als "verwalteter Druckdienst" bezeichnet, zu dem viele Produkte und Dienstleistungen außerhalb des Druckers gehören.

Leasing eines Druckers: Einführung verwalteter Druckdienste

Sie können einen Drucker / Kopierer im herkömmlichen Sinne leasen, aber im Laufe des letzten Jahrzehnts hat sich die Idee des Leasings in das verwandelt, was Branchenexperten als verwaltete Druckdienste bezeichnen. Managed Print Services gehen über das reine Leasing hinaus und bieten eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Druckeranforderungen. Dies bedeutet häufig, dass die Leasingkosten mit den Kosten für Wartung, Papier und Toner gebündelt werden, sodass Unternehmen ein All-in-One-Paket für ihren Leasingvertrag erhalten.

Big Data und IoT haben die verwalteten Druckdienste noch weiter vorangetrieben. Daten können Ihre Drucknutzung bis auf Abteilungsebene verfolgen. Abhängig vom Hersteller oder Lieferanten können verwaltete Druckdienste Verbrauchsmaterialien, vorbeugende Wartung, Vor-Ort-Support, Abrechnung und Nutzungsverfolgung und mehr umfassen. Für Unternehmen mit begrenzter IT-Bandbreite bietet ein Managed Services Lease einen Weg zu einer optimierten Verwaltung (und dies ist nur weniger mühsam).

Arten von Leasingverträgen für Geschäftsausstattung

Es gibt zwei Haupttypen von Leasingverträgen für Geschäftsausstattung: Operating-Leasing und Capital-Leasing.

• Operating-Leasingverhältnisse: Die meisten Unternehmen wählen Operating-Leasingverhältnisse, auch als Fair-Value-Leasingverhältnisse bezeichnet, da sie niedrigere monatliche Zahlungen bieten als Capital-Leasingverhältnisse. Wenn ein Unternehmen ein Operating-Leasing für einen Kopierer oder Drucker erhält, mietet es im Wesentlichen die Ausrüstung, sodass der Vermögenswert niemals in die Bilanz des Leasingnehmers aufgenommen wird. Wenn der Mietvertrag endet, hat der Mieter die Möglichkeit, den Kopierer zu kaufen. Die Rückkaufkosten werden jedoch vom Vermieter basierend auf den Vertragsbedingungen, den Abschreibungen, dem Verschleiß, der neuen Technologie und der Marktnachfrage berechnet. Im Allgemeinen sind Operating-Leasing-Verträge am sinnvollsten für Unternehmen, die keinen Kopierer oder Drucker besitzen möchten, sondern stattdessen fortlaufend aktuelle Modelle leasen möchten.
• Capital Leases: Manchmal als Buyout-Leasing in Höhe von 1 USD bezeichnet, sind Capital Leases die seltenere Wahl für Unternehmen. Wenn ein Unternehmen eine Leasingvereinbarung für ein Gerät abschließt, ist dies eher ein Darlehen für das Geld als eine Miete für das Gerät. Die gezahlten Zinsen und Kapitalbeträge gehen in die Kosten des Kopierers ein, und der Kopierer übernimmt die Kosten für das Gerät Bilanz des Leasingnehmers. Die monatliche Rate für ein Capital Lease ist höher, da 100 Prozent der Kosten für die Ausrüstung finanziert werden. Ein Capital Lease bietet jedoch einen Vorteil für Leasingnehmer, die einen späteren Kauf planen, da die Buyout-Kosten zum Zeitpunkt der Unterzeichnung im Vertrag festgelegt sind. Im Allgemeinen sind Leasingverträge für Unternehmen am sinnvollsten, die einen Drucker oder Kopierer kaufen und besitzen möchten, ohne den gesamten Kauf im Voraus zu tätigen.

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Vorteile des Leasing

• Vermeiden von Veralterung: Leasing von Geräten ist eine einfache Möglichkeit, Veralterung zu vermeiden, die für einige Unternehmen ein Hauptanliegen und für andere ein Problem darstellt. Unternehmen, die nur einfache Drucker und Kopierer benötigen, sind in der Regel weniger von Veralterung betroffen als Unternehmen, die auf hochspezialisierte Drucker mit speziellen Hightech-Funktionen angewiesen sind.
• Niedrige Vorabkosten: Mit Leasing können Unternehmen nicht nur Drucker mit geringen Vorabkosten erwerben, sondern auch Kredite sparen. Viele kleine Unternehmen haben nur eingeschränkten Zugang zu Krediten und möchten diese nach Möglichkeit nicht in Anspruch nehmen. Leasing-Ausrüstung ist ein Weg, um das zu tun.
• Kein Ärger: Wenn ein Unternehmen Drucker anmietet, gibt es keinen Ärger beim Wiederverkauf oder bei der Entsorgung. Leasing ist auch deshalb praktisch, weil die meisten Ausrüstungsanbieter Wartungspläne anbieten, die im Leasing selbst enthalten sein oder separat bezahlt werden können. Unternehmen mit begrenztem IT-Personal wählen Leasing häufig nur zu Wartungszwecken.

Nachteile des Leasing

• Teurer: Das Leasing von Ausrüstungsgegenständen wäre kein Geschäft, wenn es nicht rentabel wäre, und der Grund dafür ist, dass der Leasingnehmer Zinsen zahlt. Am Ende einer Mietdauer haben die meisten Mieter mehr als den tatsächlichen Wert des Kopierers gezahlt. Selbst in Miet-zu-Eigen-Szenarien, z. B. bei Leasingverträgen, zahlt der Leasingnehmer / spätere Käufer in der Regel mehr als den Marktwert für den Drucker. Viele Unternehmen zahlen nicht nur mehr für die tatsächlichen Kosten des Druckers, sondern auch mehr für Wartungspläne. Wenn ein Wartungsplan im Mietvertrag enthalten ist, der nicht separat erworben wurde, zahlt der Mieter Zinsen für den Kopierer und den Wartungsplan.
• An einen Vertrag gebunden: Für kleine Unternehmen, insbesondere für Start-ups, kann es negativ sein, an einen Druckervertrag gebunden zu sein. Wenn sich Unternehmen verändern und wachsen, ändern sich auch ihre Druckanforderungen. Ein Drucker, den das Unternehmen gemietet hat, als es nur 10 Mitarbeiter hatte, ist möglicherweise nicht für einen 75-Personen-Arbeitsplatz geeignet. In ähnlicher Weise überschätzen einige Kleinunternehmer, was sie in einem Drucker oder Kopierer benötigen, und bleiben am Ende mit einem Leasingvertrag für etwas unnötig teures hängen.

Vorteile des Einkaufs

• Günstiger: Der Kauf eines Druckers oder Kopierers ist auf lange Sicht fast immer günstiger als die Anmietung eines Druckers oder Kopierers. Unternehmen, die den Zinsbetrag für Waren und Dienstleistungen minimieren möchten, entscheiden sich normalerweise für den Kauf über Leasing.
• Amortisationsinvestition: Auch wenn ein Drucker eine Wertminderung darstellt, kann ein gebrauchter Drucker verkauft werden, wenn er nicht mehr benötigt wird, wohingegen ein geleaster Drucker dies nicht kann.
• Keine Verträge: Wenn ein Unternehmen einen Drucker kauft, ist es nicht an einen Vertrag mit einem Drittanbieter gebunden.
• Flexible Wartung: Ein geleaster Drucker ist Eigentum des Vermieters, was bedeutet, dass der Mieter vertraglich keine Art von Wartung durchführen darf. Dadurch ist der Mieter dem Vermieter ausgeliefert, wenn etwas kaputt geht. Wenn ein Unternehmen Geräte besitzt, kann der Manager oder Eigentümer den Techniker seiner Wahl sofort einstellen, um die Drucker des Unternehmens ohne Bedenken oder Zustimmung von außen zu warten.

Nachteile des Einkaufs

• Anfängliche Kosten: Die Kosten für den Kauf eines Druckers sind für einige kleine Unternehmen zu hoch. Unternehmen, die hochspezialisierte Industriedrucker und -kopierer benötigen, leasen oftmals anstatt zu kaufen, da solche Maschinen Tausende von Dollar kosten können und teuer in der Reparatur aus eigener Tasche sind.
• Wiederbeschaffungskosten: Wenn ein gekaufter Drucker veraltet ist oder nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert, muss er von der Firma, die ihn besitzt, ersetzt werden. Diese Art von unerwarteten Kosten im Zusammenhang mit Abnutzung (sowie Veralterung) ist für einige Geschäftsinhaber ein Hauptanliegen.
• Schwerer beizubehaltende einheitliche Standards: Unternehmen mit mehreren Niederlassungen entscheiden sich manchmal für die Anmietung von Geräten, da es einfacher ist, an jedem Standort die gleichen Standards beizubehalten. Wenn die Kaufoptionen nicht zentralisiert sind, können die Kosten und der Stand der Technik in den verschiedenen Branchen sehr unterschiedlich ausfallen.

Steuerliche Auswirkungen von Leasing und Kauf

Es gibt steuerliche Konsequenzen für den Kauf und das Leasing von Druckern. Drucker schreiben Vermögenswerte ab, die steuerlich geltend gemacht werden können, aber es können auch viele Geräte-Leasingverträge geltend gemacht werden. Sowohl geleaste als auch eigene Drucker unterliegen dem Steuerabzug gemäß § 179, wenn Unternehmen Steuern einreichen. Wenden Sie sich daher am besten an den Buchhalter Ihres Unternehmens, bevor Sie eine endgültige Kauf- oder Leasingentscheidung treffen.