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Multitasking bedeutet, ständig zwischen Aufgaben zu wechseln. Manchmal kann dies Ihre Produktivität beeinträchtigen. Es wurden unzählige Studien durchgeführt, um die Auswirkungen von Multitasking auf das Gehirn und die Produktivität zu bestimmen. Eine Studie der Stanford University aus dem Jahr 2009 von Clifford Nass ergab, dass schwere Multitasker weniger mental organisiert waren, Schwierigkeiten hatten, von einer Aufgabe zur anderen zu wechseln, und es schwierig war, relevante von irrelevanten Details zu unterscheiden.

Seitdem hat sich mehr Forschung entwickelt, die die Idee unterstützt, dass Multitasking möglicherweise nicht der beste Weg ist, um so viele Aufgaben wie möglich im Laufe des Tages zu erledigen. Es kommt auf unsere Fähigkeit zur Fokussierung an - wir sind am effektivsten, wenn wir unsere Aufmerksamkeit auf eine Sache zu einer Zeit konzentrieren. Eine kürzlich durchgeführte Studie des Bryan College ergab, dass die gleichzeitige Abstimmung mehrerer Aufgaben die Leistung der Mitarbeiter beeinträchtigt. Die globalen Gesamtkosten belaufen sich auf 450 Millionen US-Dollar pro Jahr.

Andy Kerns, Creative Director bei Digital Third Coast, sagt, dass viele Leute glauben, Multitasking konzentriere sich auf mehr als eine Aufgabe gleichzeitig, was eigentlich unmöglich ist. Was wirklich passiert, ist, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit von einer Sache zur nächsten verlagern - Musik, E-Mail, Chat-Benachrichtigungen - alle paar Sekunden, ohne jemals bei einer Aufgabe vollständig anwesend zu sein, sagte er.

Denken Sie daran, dass diese Ansichten zum Thema Multitasking am Arbeitsplatz am wichtigsten sind. In einigen Szenarien können Multitasks ausgeführt werden, ohne dass die gewünschte Gesamtleistung beeinträchtigt wird. Essen und Laufen zum Beispiel können immer noch ohne ein katastrophales Ende erreicht werden. Das Falten von Wäsche und Fernsehen, obwohl es auch als Multitasking betrachtet wird, hat kaum dasselbe Gewicht wie das Senden von SMS während der Fahrt. Beides wirkt sich auf das Lernen und Arbeiten aus, aber wie bei den meisten Dingen bestimmt die Situation, wann Multitasking angebracht ist und wann Sie sich jeweils auf eine Sache konzentrieren sollten.

"Der Nutzen oder die negativen Auswirkungen von Multitasking auf die Produktivität sind subjektiv und hängen von der jeweiligen Aufgabe ab", sagte Rachel Gauthier, Praxisleiterin für Gesundheitssoftware und -dienste bei The Tolan Group. "Ich bin ein großartiger Multitasker an den Wochenenden, wenn ich mit Wäsche jongliere, Fußböden reinige und mein Haus wieder in Ordnung bringe."

Andererseits sagte sie, wenn Sie eine Telefonkonferenz, eine Kunden-E-Mail und ein Gespräch mit einem Kollegen führen, kann dies zu einem fürchterlichen Durcheinander führen.

Die negativen Auswirkungen von Multitasking

Unser Gehirn kann nicht mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig bewältigen. Mit dem Aufkommen von Smartphones kann dies bedeuten, dass Sie während der Arbeit SMS schreiben oder Musik hören, was unsere Produktivität beeinträchtigen kann. Unabhängig davon, was Sie tun, beeinträchtigt Multitasking Ihre Effizienz in gewissem Maße.

"Multitasking kann aus mehreren Gründen die Effizienz beeinträchtigen: Es braucht Zeit, um zwischen den Gängen umzuschalten, und der Prozess des Umschaltens der 'Arbeitssätze' von Informationen kann zu Fehlern und Irrtümern führen", sagte Bob Schafer, Vizepräsident für Forschung bei Lumosity. "Effizient im Multitasking zu sein, bedeutet wirklich nur zu versuchen, diese Kosten so gering wie möglich zu halten."

Laut der Bryan College-Studie wechseln Millennials 27-mal pro Stunde von Plattform zu Plattform. Darüber hinaus senkt Multitasking den IQ bei kognitiven Aufgaben um 15 Punkte und verringert die emotionale Intelligenz und die Gehirndichte im Laufe der Zeit.

"Wir wünschen uns ständige Anregungen, schnelle Belohnungen und jede Menge Abwechslung. Deshalb hüpfen wir in der modernen, digitalen Umgebung herum und versuchen, eine Menge Dinge wirklich schnell auf einmal zu erledigen", sagte Kerns. "Die Ergebnisse sind auf jeder Ebene schlecht - schlampige Arbeit, schlechte Entscheidungen, erhöhter Stress, mangelnde Kreativität usw."

Er fügte hinzu, dass Multitasking unproduktiv ist, weil weniger Qualitätsarbeit produziert wird, mehr Fehler gemacht werden und mehr Geld verloren geht.

Effizienter arbeiten

Der erste Schritt, um produktiver zu werden, besteht darin, eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die erledigt werden müssen, die Zeit für die Erledigung der Aufgaben einzuplanen und sich ganz einer Aufgabe zu widmen, ohne dass Sie von einem Smartphone oder einer E-Mail abgelenkt werden. Gauthier sagte, es könnte nützlich sein, in einiger Zeit einen Zeitplan für Unterbrechungen aufzustellen.

"Es ist nicht perfekt - denn seien wir ehrlich, nichts ist perfekt - aber es spart Zeit, um herauszufinden, was erledigt werden muss, was sich wie eine Leistung anfühlt", sagte sie.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Begrenzung von Ablenkungen. Schafer sagte, es sei auf jeden Fall wichtig, Prioritäten zu setzen und Ihre Arbeit zu planen, aber Sie sollten sich auch darauf konzentrieren, wenn Sie dies tun. "Vermeiden Sie es, so viele mentale Änderungen an unnötigen Dingen vornehmen zu müssen. Schalten Sie Benachrichtigungen stumm, vermeiden Sie Ablenkungen von außen. Wenn Sie mentale Änderungen vornehmen müssen, wechseln Sie nicht hin und her."

Schafer sagte, wenn Sie Aufgaben wechseln müssen, notieren Sie sich, was an der aktuellen Aufgabe wichtig ist, bevor Sie zu einer neuen wechseln. Auf diese Weise können Sie wichtige Informationen aus der vorherigen Aufgabe loslassen und sich voll und ganz auf Ihren nächsten Job konzentrieren. Da Sie eine Zusammenfassung der wichtigen Informationen haben, verlieren Sie im Laufe des Tages mit geringerer Wahrscheinlichkeit den Überblick über Ihre Gedanken.

So helfen Sie Ihrem Team, Multitasking zu vermeiden

Eines der besten Dinge, die Sie tun können, um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter Multitasking betreiben, ist die Förderung von Pausen. Wenn ein Mitarbeiter von Aufgaben ohne Pause in seiner Arbeit überfordert ist, fühlt er sich mehr zu Multitasking gezwungen. Um dies zu vermeiden, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich den ganzen Tag über zu entspannen.

Sie können auch eine Kultur des langsameren, aber zielgerichteteren Denkens aufbauen. Multitasking ist oft eine Folge von äußeren Ablenkungen und Stressfaktoren. Es muss passieren und sollte nicht bestraft werden. Ermutigen Sie jedoch andere Methoden, wie langsameres und vorsichtigeres Denken.