Was Sind Lohnsteuern?

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-11-26 12:31

Die pünktliche und genaue Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist ein wichtiger Schlüssel, um sie zu motivieren. Um dies zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre i's gepunktet sind und die t's gekreuzt sind, wenn Sie die Gehaltsabrechnung für jede Gehaltsperiode durchführen.

Eine Schlüsselkomponente, um genau herauszufinden, wie viel Ihre Mitarbeiter in jeder Gehaltsperiode auf ihren Gehaltsscheck erhalten sollen, ist die korrekte Bestimmung, wie viel Geld für solche Dinge wie staatliche und bundesstaatliche Einkommenssteuer, Sozialleistungen und Lohnsteuer einbehalten werden soll.

Als Geschäftsinhaber ist es wichtig, ein vollständiges Verständnis für jede Komponente der Einbehaltungsrechte Ihres Mitarbeiters zu haben. Während Sie wissen, wofür die Einbehaltung von Vorteilen ist, sind Sie sich über den Zweck der Lohnsteuer möglicherweise nicht so sicher. Wenn Sie wissen, was Lohnsteuern sind, wie sie funktionieren und welche Konsequenzen es hat, wenn Sie sie nicht bezahlen, können Sie die richtigen Schritte einleiten, um Ihr Geschäft besser zu verwalten.

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"Lohnsteuern sind Veranlagungen für die Arbeitnehmerentschädigung, die die Regierung vom Arbeitgeber erhebt", sagte Michael Law, Wirtschaftsprüfer bei Canopy.

Die Lohnsteuer wurde Anfang der 1940er Jahre eingeführt, um der Regierung die Finanzierung bestimmter Sozialprogramme zu ermöglichen. Anstatt die Arbeitnehmer, die ihre Steuern möglicherweise pünktlich entrichten, direkt zu besteuern, hat die Regierung beschlossen, die Arbeitgeber zu verpflichten, bestimmte Beträge von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einzubehalten.

"Der Grund dafür ist, dass Arbeitgeber aufgrund der tieferen Ressourcen leichter Ziele erreichen als Millionen von nicht konformen Steuerzahlern", sagte Anthony Parent, Inhaber des Steuerrechts und Unternehmenssteuerberatungsunternehmens Parent & Parent LLP.

Dies bedeutet, dass Kleinunternehmer dafür verantwortlich sind, die entsprechenden Steuern von den Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter einzubehalten. Unternehmer können diesen Prozess selbstständig abwickeln, sich von einem Steuerfachmann unterstützen lassen oder einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst beauftragen lassen, um alle ihre Lohn- und Gehaltssteuerpflichten zu erfüllen.

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Die Lohnsteuern bestehen aus zwei Hauptteilen. Es gibt den Teil des Gehaltsschecks eines Arbeitnehmers, der vom Arbeitgeber einbehalten wird, sowie Beiträge, die der Arbeitgeber leisten muss.

Laut Gesetz werden diese Zahlungen für verschiedene Programme verwendet, einschließlich Sozialversicherung und Medicare. In den Lohnsteuern sind auch Einkommensteuern enthalten.

"Staaten und einige Orte haben auch Lohnsteuern und enthalten oft solche Dinge wie die staatliche Invalidenversicherung", sagte Law. "Wenn einer Ihrer Mitarbeiter mehr als 200.000 US-Dollar verdient, wird eine zusätzliche Medicare-Zusatzsteuer erhoben."

Zusätzlich zur Quellensteuer auf den Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers müssen die Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge und Medicare-Beiträge angleichen und andere Zahlungen wie staatliche und bundesstaatliche Arbeitslosensteuern ausstellen.

Sonya Muenchen, Gründerin von The Payroll Gal, ist seit mehr als 20 Jahren eine Lohnsteuerberaterin für Kleinunternehmen. Sie sagte, es sei wichtig für Unternehmer, genau zu verstehen, wofür sie verantwortlich sind.

"Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, … die Zeit im Auge zu behalten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung anhand der Steuerbescheinigungen der Mitarbeiter zu berechnen und wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich einen Lohn- und Gehaltsscheck zu hinterlegen", sagte sie.

Als die Unternehmen in das Jahr 2019 eintreten, gibt es ein paar neue Lohnsteuerprobleme, die sie kennen sollten. Wenn es um Sozialversicherungssteuern geht, wird ein Großteil des Gehalts für Sozialversicherungsnehmer einbehalten. Bisher wurde die Sozialversicherungssteuer nur auf die ersten 128.400 USD des Gehalts eines Mitarbeiters erhoben. Im Jahr 2019 wird dieser Betrag auf 132.900 USD erhöht.

Laut der Society of for Human Resource Management wird die steuerpflichtige Lohnobergrenze für die soziale Sicherheit in der Regel jedes Jahr auf der Grundlage eines Anstiegs des nationalen Durchschnittslohns angehoben.

Laut Gesetz hängt die Häufigkeit von Lohn- und Gehaltssteuerzahlungen in der Regel von der Größe Ihres Unternehmens, der Häufigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Art Ihres Arbeitgebers ab.

"Haushaltsarbeitgeber mit geringen Gehaltsabrechnungen haben die geringsten Einlagenanforderungen mit jährlichen Einlagen", sagte Law. "Diejenigen mit größeren Gehaltslisten müssen entweder monatlich oder halbwöchentlich Einzahlungen leisten."

Das Gesetz besagt, dass Unternehmen, die das Pech haben, in einem staatlich deklarierten Katastrophengebiet erwischt zu werden, ihre erforderlichen Zahlungen für einen kurzen Zeitraum lockern müssen.

Es ist zwar möglich, Lohnsteuern selbst zu bezahlen, aber es kann kompliziert sein - insbesondere, wenn es darum geht, Zahlungen im Auge zu behalten und den richtigen Geldbetrag einzubehalten.

"Der solide und doch grundlegende Rat, den ich Geschäftsinhabern gebe, ist, eine Gehaltsabrechnungsfirma zu gründen und sich daran zu gewöhnen, alles zu hinterlegen, was sie Ihnen zur Hinterlegung sagen", sagte Parent.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die Lohnsteuern Ihrer Mitarbeiter verwalten und sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen den IRS-Richtlinien entspricht:

• Tun Sie es selbst: Sie können die Lohnsteuer für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vervollständigen. Dieser Prozess beinhaltet die Analyse des W-4-Steuerformulars jedes Mitarbeiters, die Berechnung der Zulagen, die Bezugnahme auf die Einkommenstabellen und die Durchführung grundlegender Berechnungen, um den richtigen Geldbetrag einzubehalten. Beachten Sie, dass Sie die Quellensteuer für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Bundes und der Bundesstaaten berechnen müssen.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste: Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste von Drittanbietern verwalten die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter. Diese Services sind vollständig auf die Einhaltung von Steuervorschriften, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und verschiedene andere Funktionen abgestimmt. Diese Unternehmen verdienen Geld mit einer monatlichen Gebühr oder mit den Zinsen des Geldes, das sie für Lohnsteuern sammeln. Die Preise für Gehaltsabrechnungsservices beinhalten in der Regel sowohl eine monatliche Pauschalgebühr als auch eine Mitarbeitergebühr. Die monatlichen Grundkosten liegen im Allgemeinen zwischen 20 und 100 US-Dollar pro Monat, wobei die Gebühren pro Mitarbeiter zwischen 1 und 15 US-Dollar liegen.
• Arbeit mit einem Steuerfachmann: Neben der Arbeit mit einem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst können Sie auch mit einem Steuerfachmann zusammenarbeiten. München zum Beispiel arbeitet mit Unternehmen an der Lösung von Gehaltsproblemen. Sie können sich auch mit einem Buchhalter über die Erledigung von Lohnsteuern unterhalten, obwohl er Sie möglicherweise an einen Lohnabrechnungsdienst verweisen kann.

Wenn Sie in eine Dienstleistung investieren oder mit einem Steuerfachmann zusammenarbeiten, anstatt sich selbst um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu kümmern, können Sie weniger Zeit für den Geschäftsbetrieb und mehr Zeit für die Bearbeitung wichtiger Projekte und Probleme in Ihrem Unternehmen aufwenden.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsteuern an die richtigen Agenturen gezahlt werden und dass es keine leichte Aufgabe für Kleinunternehmer ist, diese pünktlich zu erledigen. Wenn Sie Ihre Zahlungen nicht pünktlich leisten, drohen Ihnen hohe Bußgelder, die Schließung Ihres Unternehmens und möglicherweise die Notwendigkeit, Zeit hinter Gittern zu verbringen.

Das Gesetz besagt, dass jedes Geld, das Sie den Gehaltsschecks Ihres Mitarbeiters für Lohnsteuern vorenthalten, der Regierung gehört.

"Sie sind treuhänderisch verpflichtet, diese Gelder an die zuständige Regierungsbehörde abzugeben", sagte Law. "Sie werden nicht für die Treuhandbeziehung entschädigt, aber Sie werden bestraft, wenn Sie den fälligen Betrag nicht zu 100 Prozent des Betrags übersteigen, der hätte gezahlt werden müssen."

Wenn Sie nicht die richtigen Lohnsteuern zahlen oder Zahlungen später als geplant einreichen, wird Ihnen der IRS wahrscheinlich einen Besuch abstatten.

"Sollten Sie bei der Zahlung der Lohnsteuer in Verzug geraten, erhalten Sie IRS-Mitteilungen und schließlich einen persönlichen Besuch von der IRS", sagte Law. "Wenn Sie die Lohnsteuern nicht bezahlen, führt dies dazu, dass die IRS Ihr Unternehmen schließt und möglicherweise zu einer Gefängnisstrafe kommt."

Elternteil sagten, dass das IRS konkurrenzfähig werden kann, wenn es zu fehlenden Lohnsteuern kommt. Die Struktur der Lohnsteuern führt dazu, dass die Regierung viel Geld verpasst, wenn ein Unternehmen nicht den richtigen Betrag einbehält. Das bedeutet, dass die IRS-Mitarbeiter immer auf dem Laufenden sind, ob Sie Ihren Steueranteil zahlen.

"Ein Revenue Officer wird wahrscheinlich beauftragt und eine genaue und persönliche Überprüfung Ihrer Angelegenheiten vornehmen", sagte Parent. "Viele Leute, einschließlich mir, denken, dass es wirklich eine Sache des Teufels ist, Gehaltsabrechnungen zu überspringen, um über die Runden zu kommen."

Lohnsteuern sind ein wichtiger Teil Ihres Geschäfts. Es mag zwar einfach sein, sich auf Ihre täglichen Abläufe zu konzentrieren und wichtige organisatorische Aspekte zu vergessen, aber die Lohnsteuer muss Ihr Unternehmen einbringen. Sie sollten in Betracht ziehen, entweder mit einem Gehaltsabrechnungsdienst zusammenzuarbeiten oder mit einem Steuerfachmann zusammenzuarbeiten, um Ihr Unternehmen vor dem IRS zu schützen.