Wie Und Warum Sie Den Buchhalter Ihres Unternehmens Prüfen Sollten

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-11-26 12:31

Als Kleinunternehmer haben Sie viele Aufgaben zu bewältigen. Es kann verlockend sein, sich aus den Finanzen Ihres Unternehmens zu befreien, um etwas von Ihrem Teller zu nehmen - besonders wenn Buchhaltung und Buchhaltung nicht Ihre Stärken sind. Sie sollten jedoch an den Finanzen Ihres Unternehmens beteiligt bleiben.

Wenn Sie jemanden einstellen, der Ihnen bei den Finanzen hilft, sollten Sie Ihren Buchhalter prüfen? Die kurze Antwort lautet ja. Wenn Sie sich an den Prozessen Ihres Buchhalters beteiligen, sollten Sie sich theoretisch über den Stand Ihrer Finanzen im Klaren sein. Es ist jedoch immer eine gute Idee, Stichproben durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Bücher ausgeglichen sind und Ihr Buchhalter das richtige Protokoll befolgt.

Neben der Durchführung von Stichprobenprüfungen gehören zum Beispiel das Überprüfen von Rechnungskopien vor dem Signieren von Schecks, um sicherzustellen, dass alles legitim ist, und das Senden von Stichprobenanfragen, um Quittungen für unechte Gelder zu erhalten oder Bankabstimmungen zu überprüfen, zu den guten Regeln. Eine andere gute Faustregel ist, finanzielle Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verteilen, damit nicht nur eine Person alle finanziellen Aufgaben übernimmt. Beispielsweise könnten Sie bei allen Schecks Gegensignaturen benötigen. [Suchen Sie die beste Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen? Schauen Sie sich unsere besten Tipps an.]

Möglicherweise möchten Sie eine andere Person einstellen, um die Bücher zu überprüfen. Dies wird auch als Controller bezeichnet. Wenn Sie sich einen Controller leisten können, ist es eine gute Wahl, einen CPA zu mieten. Sie können nicht nur die Arbeit Ihres Buchhalters überprüfen, sondern ein CPA ist auch ein Steuerexperte, was Ihr Buchhalter höchstwahrscheinlich nicht ist. Ein CPA kann Ihre Finanzunterlagen gründlich überprüfen, um sicherzustellen, dass alles mit Ihren Steuererklärungen übereinstimmt und Abzüge findet, die Sie möglicherweise übersehen haben.

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Ihrem Buchhalter und Ihrem CPA zu gewährleisten, empfiehlt GrowthForce, ein Dienstleister für Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling, interne Kontrollen einzurichten, um klare Erwartungen zu erfüllen und die Transparenz zwischen Ihrem Buchhalter, Ihrem CPA und Ihnen zu wahren. Entwickeln Sie beispielsweise ein Verfahrenshandbuch und Service Level Agreements (SLAs), um die Prozesse und Verfahren für die Abschlüsse zu skizzieren, die Ihr Buchhalter und Ihre CPA erstellen und freigeben sollten, sowie die Zeitpläne, Formate und Methoden für alle zu erbringenden Leistungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch Prozesse zum Schließen der Bücher jeden Monat einbeziehen. AccountingDepartment.com empfiehlt, sich am Ende des Monats mit Ihrem Buchhalter zu treffen, um das Hauptbuch zu überprüfen, alle Transaktionen mit Kreditkartenauszügen, Kontoauszügen sowie Bank- und sonstigen Belegen abzugleichen und sicherzustellen, dass alles verbucht wird und der Buchbestand ausgeglichen ist. Sobald sie ausgeglichen sind, schließen Sie die Bücher, damit keine weiteren Änderungen vorgenommen werden können. [Finden Sie den Unterschied zwischen einem Buchhalter und einem Buchhalter heraus.]

Wenn Ihr Buchhalter remote arbeitet, empfiehlt AccountingDepartment.com, dass Sie dem Verfahrenshandbuch die richtigen Sicherheitsprotokolle hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass die verwendeten Passwörter schwer zu hacken sind, sperren Sie ihren Computer, wenn sie sich von ihrem Schreibtisch entfernen, und lassen Sie Ihren Buchhalter auf einem sicheren Server arbeiten, auf dem das Drucken oder Herunterladen von Dateien nicht möglich ist.