Niemand mag es, beschäftigt zu arbeiten, und die Mitarbeiter fühlen sich dadurch unwichtig. Unternehmen sollten ihre Ressourcen optimal nutzen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter Aufgaben ausführen, die den Endzielen des Unternehmens dienen.
"Beschäftigte Arbeit ist definiert als Aufgaben, die Teammitglieder nicht unmittelbar für das Unternehmen von Nutzen sind", sagte Bill Chase, Senior Vice President Marketing bei DentalPlans.com. "Es gibt jedoch bestimmte Aufgaben, die wie eine geschäftige Arbeit erscheinen, z. B. die Dateneingabe, die dem Unternehmen tatsächlich einen hohen Mehrwert bieten."
Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie beschäftigte Arbeiten identifizieren und von Tag zu Tag reduzieren können.
1. Lassen Sie die geschäftige Mentalität hinter sich
Die Leute lieben es, über ihre vollen Terminkalender zu sprechen, aber das ist nicht immer etwas, worüber sie sich rühmen müssen.
"Ich glaube, dass vielbeschäftigte Arbeit das Ergebnis einer veralteten Kultur ist, deren Leistung eher davon abhängt, wie viel Zeit Sie bei der Arbeit verbracht haben als von der Qualität dieser Arbeit", sagte Shane Green, Präsident von SGEi. "Wenn ich mit Managern spreche, die mehr als 12 Stunden am Tag arbeiten, frage ich immer, warum. Wenn Sie sich mit deren Zeitplan und Arbeit beschäftigen, werden Sie häufig viel zu tun haben."
Anstatt sich zu fragen, ob Sie beschäftigt sind (weil die Antwort immer Ja lautet), fragen Sie, womit Sie beschäftigt sind. Wenn Sie mit Arbeiten beschäftigt sind, die Ihrem Geschäftsergebnis nicht helfen, dann sind Sie mit Arbeiten beschäftigt. [Artikel zum Thema lesen: Fall der Montage? 5 Tipps für mehr Produktivität]
2. Stellen Sie sicher, dass sich alle auf derselben Seite befinden
Damit Ihr Team so effizient wie möglich ist, müssen alle mit den Unternehmenszielen auf einer Seite sein.
"Ergebnisorientiert zu sein und auf die Organisation der Arbeit zu achten, sind beide Schlüsselfaktoren", sagte Chase. "Klar definierte Ziele erleichtern es den Teammitgliedern, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, und zu bestimmen, welche Aufgaben nicht auf die definierten Ziele abzielen."
Chase führt wöchentliche Teambesprechungen durch, um die Aufgabenlisten zu überprüfen, damit die Arbeit nicht wiederholt wird und jedes Team auf ein Ziel hinarbeitet.
3. Notieren Sie sich Ihre Verantwortlichkeiten und überprüfen Sie die Aufgaben
Wenn Sie die Ziele festgelegt haben, notieren Sie sich Ihre Verantwortlichkeiten und überprüfen Sie jede Aufgabe. Green empfiehlt, jede Aufgabe in eine der folgenden Kategorien einzuteilen, sie dann zu delegieren, zu sichern, zu erledigen oder zu verzögern.
- Delegieren: Wenn eine Aufgabe erforderlich ist, Ihre Zeit jedoch nicht optimal genutzt wird, delegieren Sie sie.
- Dump it: "Wenn diese Aufgabe keinen Unterschied macht oder jemand anderes es nicht merkt, wenn sie nicht erledigt wird, dann dump it", fügte Green hinzu. "Es ist eine großartige Übung, alle sechs Monate herauszufinden, ob noch Aufgaben, Berichte oder Prozesse erforderlich sind, insbesondere, wenn neue Technologien oder Software verfügbar werden."
- Tun Sie es: Erledigen Sie wertvolle Aufgaben, die sich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken.
- Verzögern Sie es: "Dies ist eine Aufgabe, die erledigt werden muss, aber nicht dringend ist und erledigt werden kann, wenn es die Zeit erlaubt", sagte Green.
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4. Verwenden Sie Software, um Projekte zu verfolgen
Während die Führungskräfte eines Unternehmens versuchen sollten, vielbeschäftigte Arbeit zu eliminieren, ist einige Arbeit, die anscheinend vielbeschäftigt ist, unvermeidlich. Führungskräfte sollten diese Arbeit gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilen, damit sich niemand unterschätzt fühlt.
"Wir verwenden Jira, um unsere Marketing-, Kreativ-, Entwicklungs- und sogar einige Kundendienstaufgaben zu optimieren", sagte Chase gegenüber Business News Daily. "Mit diesem Programm können wir sehen, wem welche Projekte zugewiesen wurden, und wir können ganz einfach [Projekte] einer anderen Person zuweisen oder die Fristen nach Bedarf anpassen."
