Vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen sich darauf verlassen haben, dass ihre Telefonsysteme ausschließlich Anrufe tätigen und entgegennehmen. Viele Anbieter von Telefonsystemen haben ihre Dienste zu Unified Communications-Systemen ausgebaut, mit denen die Mitarbeiter auf vielfältige Weise von einem Ort aus mit den Mitarbeitern außerhalb und innerhalb des Büros in Verbindung treten können.
Das Konzept von Unified Communications (UC) sieht ein in der Cloud gehostetes Unternehmenskommunikationssystem vor, das über mehrere Kanäle und Geräte hinweg funktioniert.
"Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Geschäftstelefonsystem, das nur das Tätigen und Empfangen von Anrufen ermöglicht, vereint Unified Communications Telefondienst, Videokonferenzen, Team-Messaging, SMS, Fax und andere Kommunikationstools auf einer einzigen integrierten Plattform", sagte Jose Pastor, Senior Vice President Präsident des Produktmanagements bei RingCentral.
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Das Wachstum von VoIP (Voice over Internet Protocol) und Cloud-gehosteten Diensten hat Unified Communications Wirklichkeit werden lassen. Vor VoIP und der Cloud waren herkömmliche Telefonsysteme auf Nebenstellensysteme angewiesen, die sich in jedem Unternehmen befanden.
John Pope, Senior Vice President für Unified Communications und Collaboration bei LogMeIn und ehemaliger CEO von Jive (das jetzt Teil der Marke LogMeIn ist), sagte, die typische Konfiguration eines herkömmlichen Telefonsystems umfasse einen Computerserver, eine manuelle Steuerkarte und mehrere Leitungen das mit dem öffentlichen System verbunden ist. Diese Leitungen wurden dann mit einem internen Vermittlungssystem verbunden, das Anrufe an die einzelnen Telefonleitungen aller Teilnehmer weiterleitete. [Sind Sie daran interessiert, das richtige Geschäftstelefonsystem für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden ? Schauen Sie sich unsere besten Tipps und Bewertungen an.]
"Wenn das kompliziert klingt, liegt es daran", sagte Papst.
Da alle Kommunikationstools in diesen Systemen auf dem Internet basieren, um Daten hin und her zu bewegen, benötigt UC laut Papst lediglich eine Internetverbindung und einen Computer oder ein IP-Telefon. "Dieses vereinfachte und einheitliche Angebot senkt die Kosten und bietet leistungsstarke Funktionen, die über den einfachen Wählton hinausgehen."
Vorteile von Unified Communication-Systemen
Angesichts der zunehmend mobilen Belegschaft von heute ist es ein wichtiger Faktor für die Beliebtheit von UC-Systemen, Mitarbeitern von überall aus die Möglichkeit zu geben, mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren. Ob Videokonferenzen mit Kunden oder Instant Messaging mit Kollegen - UC-Systeme bieten eine große Auswahl an Tools, mit denen die Kommunikationswege für die Mitarbeiter aufrechterhalten werden können. [Suchen Sie einen Videokonferenzdienst für Ihr kleines Unternehmen? Unsere besten Tipps und Bewertungen können helfen.]
Papst sagte, da der traditionelle 9-zu-5-Arbeitstag der Vergangenheit angehört, sind Tools, die die Kommunikation von jedem Gerät zu jeder Zeit ermöglichen, in der heutigen schnelllebigen, technisierten Welt von entscheidender Bedeutung.
"Zwischen mobilen und fortschrittlichen Collaboration-Technologien arbeiten die Mitarbeiter heute mehr denn je problemlos und erfolgreich außerhalb des Büros", sagte er. "Es ermöglicht mehr Flexibilität, mehr Globalisierung und vor allem eine bessere Kommunikation."
All diese Kommunikationstools sind für die Mitarbeiter von großem Vorteil, und das Angebot aller Tools in einem Paket macht die Attraktivität von UC-Systemen aus.
"Flexibilität und Wahlmöglichkeiten bei der Kommunikation der Mitarbeiter sind wichtig, aber es ist entscheidend, diese Kommunikationstools in eine einheitliche Erfahrung zu integrieren, um den digitalen Mitarbeitern von heute eine nahtlose Benutzererfahrung zu bieten", sagte Pastor.
Jüngste Untersuchungen von RingCentral haben ergeben, dass viele Mitarbeiter von einer "App-Überlastung" betroffen sind. Die Studie ergab, dass Arbeitnehmer heutzutage im Durchschnitt regelmäßig vier Kommunikations-Apps verwenden. Fast 70 Prozent der Arbeitnehmer verschwenden bis zu 60 Minuten pro Tag - das entspricht 32 Tagen pro Jahr -, um zwischen diesen Apps zu wechseln.
Die Untersuchung ergab, dass die Mitarbeiter erkennen, wie wertvoll der Zugriff auf alle ihre Kommunikationsmittel von einer Plattform aus ist. Zwei Drittel der Befragten wünschen sich eine einzige Plattform für ihre gesamte Kommunikation. Als Hauptvorteile werden ein besserer Workflow, eine höhere Produktivität und eine Reduzierung des Chaos genannt.
Papst glaubt, dass sich der Zugriff auf all diese Kommunikationsmittel von einem Standort aus positiv auf die Innovation, Produktivität und Effizienz eines Unternehmens auswirkt.
"Zu den Vorteilen, die Ihre Unternehmenskultur und -kommunikation grundlegend verändern und zu einem rasanten Wachstum Ihres Unternehmens führen können, gehören optimierte Kommunikation, erhöhte Mobilität, überlegene Zuverlässigkeit, verbesserte Kundeninteraktionen, verbesserte Sicherheit, verbesserte Mitarbeiterkultur, erweiterte Funktionalität und Zugriff auf wichtige Daten und Tools, die sich auf die Entwicklung auswirken werden ", sagte er.
Kosteneinsparungen sind ein weiterer Vorteil von UC-Systemen. Anstatt dass Ihr Unternehmen jedes dieser Tools separat bezahlt, bündeln UC-Anbieter sie zu deutlich geringeren Kosten.
"Unternehmen können durch Investitionen in Unified Communications-Systeme Zehntausende von Dollar einsparen", sagte Pastor.
Die Zukunft von Unified Communications
Während UC-Systeme ein breites Spektrum an Funktionen bieten, gibt es noch viel Raum für Wachstum.
Eine Möglichkeit, wie Pastor diese Dienste in Zukunft weiterentwickeln kann, ist die stärkere Integration in Programme und Apps, die Unternehmen bereits nutzen. Als Beispiel verweist er auf eine aktuelle RingCentral-Integration in Salesforce, mit der die Benutzer der Software Anrufe mit nur einem Klick einleiten können, ohne Salesforce jemals verlassen zu müssen.
"UC-Systeme werden weiterentwickelt, um die Geschäftskommunikation nahtloser und enger in bestehende Geschäftsabläufe zu integrieren", sagte er.
Papst glaubt, dass das Aufkommen von Technologien wie dem Internet der Dinge, künstlicher Intelligenz, Informationstechnologie und mobilen Lösungen die Verwendung von UC-Systemen nur noch erweitern wird
"Sprachassistenten werden intelligenter und durch natürliche Sprachverarbeitung und kontinuierliches maschinelles Lernen angetrieben", sagte er. "Wir werden auch eine sofortige Transkription und mehr kontextbezogene Informationen durch künstliche Intelligenz sowie die fortgesetzte Integration von UC-Systemen in die Office-Produktivitätssoftware sehen."
Die Erweiterung dieser Systemtypen wird auch das Wachstum von Unternehmen verändern. Papst schlägt vor, dass Unified Communications zu mehr globaler Expansion führen wird.
