So Implementieren Sie Ein System Für Elektronische Patientenakten

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-11-26 12:31

Der Übergang der Gesundheitsbranche von Papierakten zu elektronischen Patientenakten war ein steiniger, kurvenreicher Weg. Während elektronische Patientenakten (Electronic Health Records, EHR) bei einigen Gesundheitsdienstleistern zum Scheitern verurteilt waren, ist ihre Implementierung für die Gewinnmaximierung und die Bereitstellung eines modernen Versorgungsstandards für Ihre Patienten von entscheidender Bedeutung.

Weniger Phasen der Einführung der EMR sind schwieriger als die Umsetzungsphase. In dieser Phase treten die meisten Probleme auf und Verknüpfungen können später zu katastrophalen Problemen führen. Eine misslungene EHR-Implementierung kann Ihren Umsatzzyklus über Monate hinweg schädigen, das Vertrauen der Patienten verringern und Ihre Beziehungen zu anderen Gesundheitsdienstleistern beeinträchtigen. Darüber hinaus kann eine fehlerhafte Implementierung zu Strafen durch die Bundesregierung führen, wenn Ihre vorläufigen Aufzeichnungen nicht den behördlichen Standards entsprechen.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Arztpraxis bei der Umstellung auf ein neues EHR-System ein Krisenszenario vermeidet.

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Implementierungsschritte

Der erste Schritt beim Einrichten eines neuen EHR besteht in einer Systemkonfiguration, die für die genaue Darstellung der Details Ihrer Arztpraxis und der Patienteninformationen in der Software unerlässlich ist. Das bedeutet, dass Sie an den Standorten Ihrer Praxis und bei den Anbietern programmieren, die das System verwenden werden. Sie müssen auch den klinischen Workflow Ihrer Praxis entwerfen, einschließlich der Erstellung klinischer Vorlagen. Vorlagen sind erforderlich, um die in den bundesstaatlichen Vorschriften festgelegten Standards für eine sinnvolle Verwendung und ein Berichterstattungssystem für die Arztqualität zu erfüllen. Das Befolgen dieser Regeln ist wichtig, um sicherzustellen, dass für Ihre Praxis keine Medicare-Zahlungsstrafen anfallen.

Während der Systemkonfigurationsphase wird Ihre EHR in Ihr Praxismanagementsystem (PM) integriert, sofern dies nicht bereits geschehen ist. Außerdem werden in dieser Phase alle in Ihrem alten System gespeicherten Daten auf die neuen migriert.

"Eine wichtige Komponente bei der Einrichtung eines vollständigen PM- und EHR-Systems ist der Datenimport aus dem Altsystem in das neue System", sagte der EHR-Berater Adam Siegel in einem früheren Interview gegenüber Business News Daily. "Ein neues Softwaresystem konvertiert Patienten nicht automatisch von einem System zu einem anderen. Dies ist ein komplexer Prozess, der von technischen Experten erleichtert werden muss."

Die Registrierung und der Nachweis, wie Sie bezahlt werden, hängen in gewissem Maße von der Reaktionsfähigkeit der Zahler ab. Der Wechsel der Zahlerregistrierung von einem Praxismanagementsystem zu einem anderen dauert bestenfalls ein paar Wochen, und im schlimmsten Fall kann sich der Prozess einige Monate hinziehen. Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie genügend Zeit in den Implementierungsprozess einbeziehen, falls der Registrierungs- und Anmeldeschritt länger als erwartet dauert.

"Die Registrierung und die Beglaubigung sind für eine genaue und konsistente Zahlung durch Versicherungsunternehmen von entscheidender Bedeutung", sagte Siegel. "Der Prozess kann in Abhängigkeit von der Reaktionsfähigkeit des Zahlers und der Darstellung der Praxis als Gruppe oder als einzelner Anbieter ausgearbeitet werden."

Der richtige Schritt ist entscheidend, um einen reibungslosen Betrieb für Ihr zukünftiges Ertragszyklusmanagement sicherzustellen, einschließlich des Eingangs genauer, konsistenter und fristgerechter Zahlungen von Versicherungsunternehmen. Trotzdem möchten Sie nicht, dass Ihr "Go Live" -Datum verschoben wird, was den Betrieb Ihrer Arztpraxis behindern würde.

Selbst die beste Software auf dem Markt ist nutzlos, ohne dass Mitarbeiter wissen, wie man sie richtig einsetzt. Die Schulungen variieren je nach dem spezifischen Arbeitsablauf Ihrer Praxis, den verschiedenen Rollen Ihrer Mitarbeiter und ihren Präferenzen für den Umgang mit dem neuen System. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Der Schlüssel besteht jedoch darin, kurz vor dem Start des neuen EHR mit dem Training zu beginnen, damit die Mitarbeiter so viele Informationen wie möglich behalten.

"Das Training wird am besten innerhalb von ein paar Wochen nach dem Go Live-Termin durchgeführt", sagte Siegel. "Dies stellt sicher, dass neue Arbeitsabläufe und Prozesse für die Mitarbeiter neu sind. … Die Mitarbeiter interagieren ständig mit ihren [Praxisverwaltungs-] und EHR-Systemen. Es ist wichtig, dass sie das neue System übernehmen und nach Wegen suchen, es so effizient wie möglich zu nutzen wie möglich."

Die Schulungsoptionen reichen vom selbstgesteuerten Fernunterricht, der am günstigsten und einfachsten ist, bis hin zu Vor-Ort-Schulungen, die von Lehrern geleitet werden und ein umfassendes persönliches Programm darstellen. Zum selbstgesteuerten Fernunterricht gehören das Lesen von Benutzerhandbüchern und das Ansehen von Anleitungsvideos, mit denen Sie Ihren Mitarbeitern den Umgang mit dem neuen System beibringen können. Die Schulung vor Ort kostet natürlich mehr, da ein professioneller Integrator in Ihre Praxis fährt, um Ihre Mitarbeiter zu schulen, aber es stellt sicher, dass auch große Mitarbeiter Einzelgespräche mit einem erfahrenen Ausbilder führen, der die Vor- und Nachteile kennt das neue System. Siegel empfahl, weniger robuste Lösungen für Praxen mit weniger Personal zu wählen und große Praxen oder Krankenhäuser vor Ort zu schulen.

Auch bei bester Planung können Probleme auftreten. EHR-Software ist komplex und weitreichend. Seien Sie also bereit, Fehler zu beheben und Risiken zu minimieren. Siegel formuliert dies so: "Der Implementierungsprozess als zentrales Prinzip besteht darin, den Umsatz über einen Kanal zu stoppen und ihn über einen anderen neu zu starten."

Dies ist natürlich eine heikle und riskante Sache. Hier einige Vorschläge, um sich vor möglichen Problemen bei der Implementierung zu schützen.

Wählen Sie ein System mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche: Jedes EHR-System kann die Abläufe in Ihrer Arztpraxis optimieren oder behindern. Um sicherzustellen, dass das neue System den gewünschten Effekt erzielt, stellen Sie sicher, dass die Benutzeroberfläche des von Ihnen ausgewählten Systems intuitiv und einfach zu erlernen ist. Dies erleichtert Ihren Mitarbeitern den Umstieg und steigert die Effizienz Ihres Systems, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

Einbindung Ihrer Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess: Um festzustellen, wie gut Ihre Mitarbeiter auf das neue System vorbereitet sind, sollten Sie sie in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Finden sie bestimmte Schnittstellen freundlicher als andere? Wie sieht ihr bevorzugter Workflow aus? Welche Art von Training würden sie am hilfreichsten finden? Diese Fragen können Ihnen bei der Auswahl eines Systems für Ihre Mitarbeiter helfen und letztendlich die Einführung des neuen Systems erleichtern. Die Einbeziehung der verschiedenen Abteilungen in Ihre Praxis während des Entscheidungsprozesses bietet einen unschätzbaren Einblick, wenn Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Integrieren Sie die gesamte Software in Ihr neues PM / EHR-System: "Viele Praxen verwenden zusätzliche Softwareprodukte, um das gesamte Spektrum an Lösungen bereitzustellen, die für eine effiziente moderne medizinische Praxis erforderlich sind", sagte Siegel. "Dies beginnt mit der Integration zusätzlicher Systeme in die neue PM- und EHR-Software. Produkte wie Terminerinnerungssysteme und Schnittstellen zu Labor- und Bildgebungssystemen sind für die Effizienz der Praxis von entscheidender Bedeutung und sollten während des Konvertierungsprozesses nicht übersehen werden."

Ehrliche Einschätzung Ihrer Praxis vor Beginn der Implementierung: Eine ehrliche und genaue Einschätzung der aktuellen Finanzen, des Workflows und der Fähigkeiten Ihrer Arztpraxis ist ein wesentlicher Bestandteil der Entwicklung einer erfolgreichen Implementierung. Durch diese Bewertung und während der Entwicklung klar festgelegter künftiger Ziele kann die Verwaltung einer Praxis die Erfolgsmetriken für das neue System effektiver festlegen und verfolgen.

"Eine Praxis sollte ein klares Verständnis darüber haben, wie ihre gesamte Praxis auf dem neuen System ablaufen wird, wenn sie den Vertrag unterzeichnet und mit dem Implementierungsprozess beginnt", sagte Siegel.

Die Auszahlung eines vollständig implementierten EHR-Systems

Am Ende des Implementierungsprozesses verfügt Ihre Praxis über ein voll funktionsfähiges, modernes EHR-System, das hoffentlich einen Segen für die Qualität Ihrer Gesundheitsdienste und die Rentabilität Ihrer Praxis darstellt. Die meisten Praktiken müssen in ihrem gesamten Leben nur ein- oder zweimal umgesetzt werden, und wenn es richtig gemacht wird, sind die Belohnungen außergewöhnlich.

Einige der Vorteile, die Ihre Praxis realisieren sollte, sind:

Ein optimierterer täglicher Workflow und eine benutzerfreundlichere Benutzererfahrung
Effizientere, zeitnahe und umfassende medizinische Versorgung der Patienten
Vollständigere Dokumentation von Patientenbesuchen und erbrachten Dienstleistungen
Höhere Patientenzufriedenheit durch kürzere Wartezeiten und vereinfachte Abrechnung
Effizienteres Planen und Erhöhen von Terminen sowie Reduzieren von Nichterscheinen und Stornierungen
Erhöhte Einnahmen und Forderungen, die von den Zahlern bei der ersten Einreichung akzeptiert wurden, sowie eine Verringerung des Betrags der veralteten Forderungen aus Inkasso
Verbesserte Konnektivität mit Labors, Krankenhäusern und Spezialisten, die mit Ihrer Praxis arbeiten

"Durch die Visualisierung einer modernen Arztpraxis und die Bereitstellung der richtigen Tools für deren Verwaltung kann sich eine Praxis in eine fundierte Position der Systemoptimierung und der hervorragenden Leistung versetzen, die für zukünftiges Wachstum gewappnet ist", sagte Siegel.

Suchen Sie ein elektronisches Patientenakten-System für Ihre Arztpraxis? Siehe Wirtschaftsnachrichten Die besten Empfehlungen von Daily für EHR-Systeme.