Bestes Dokumentenmanagementsystem Für Kleine Unternehmen

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-24 11:14

Unsere Untersuchung und Analyse von Dokumentenverwaltungssystemen im Jahr 2019 veranlasst uns, FileHold Express als das beste Dokumentenverwaltungssystem für kleine Unternehmen zu empfehlen. Wir haben FileHold aus den Dutzenden von Dokumentenverwaltungssystemen ausgewählt, die wir in Betracht gezogen haben. Auf unserer Best Picks Roundup-Seite erfahren Sie, wie wir diese Lösungen und eine umfassende Liste von Dokumentenverwaltungssystemen bewertet haben.

Warum FileHold Express?

Kleine Unternehmen haben nicht die Zeit, um mühsame Software zu implementieren oder umständliche Schulungen durchzuführen. Darüber hinaus sind die Kosten für viele kleine Unternehmen ein Problem. Wenn es um Dokumentenverwaltungssoftware geht, sind Benutzerfreundlichkeit und ein überschaubares Preis-Leistungs-Verhältnis die Hauptanforderungen für ein schlankes kleines Unternehmen. Aus diesem Grund haben wir FileHold Express als unser bestes Dokumentenverwaltungssystem für kleine Unternehmen ausgewählt.

FileHold Express bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die die vertraute Ablagestruktur von Windows nachahmt. So können Mitarbeiter die Software ohne intensive Schulung schnell erlernen. Es gibt auch eine kostenlose 10-Tage-Testversion der Software mit vollem Funktionsumfang, damit Sie und Ihre Mitarbeiter die Anwendung vor dem Kauf bewerten und selbst sehen können, wie sie funktioniert und wie kompatibel sie mit Ihrem kleinen Unternehmen sein wird. Für die kostenlose Testversion müssen Sie keine Kreditkarteninformationen angeben. Sie wird automatisch beendet, sobald der Testzeitraum abgelaufen ist.

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Benutzerfreundlichkeit

Eine der Stärken von FileHold Express ist die einfache Bedienung. Für die meisten Benutzer ist das Einrichten und Ausführen einfach, da die Benutzeroberfläche den Programmen ähnelt, an die sie wahrscheinlich bereits gewöhnt sind. Die Ablagestruktur basiert auf demselben System, das von Windows verwendet wird, sodass ein Baum von Schränken, Schubladen, Ordnern und Unterordnern entsteht, die zusammenklappbar und einfach zu navigieren sind. Es dauert nicht lange, bis Sie sich an die Software gewöhnt haben, wodurch zeitaufwändige oder kostspielige Schulungspakete überflüssig werden.

Diese Ordnerstruktur organisiert die Dinge auf der Benutzeroberfläche. Viele Dokumentenverwaltungssysteme sind schnell mit Bildschirmen und Popups überfüllt, aber FileHold Express behält die Dokumentenbibliothek im Fokus. Ihre Bibliothek wird auf der linken Seite der Benutzeroberfläche angezeigt. In diesem zentralen Dashboard finden alle Ihre Dokumentenverwaltungsaktivitäten statt, einschließlich der Ablage, Suche und Überprüfung Ihrer Dokumente. Dies erleichtert die Navigation, erfordert nur wenige Klicks und macht das Wechseln zwischen mehreren Bildschirmen überflüssig.

Über der Bibliothek befindet sich ein MyFileHold-Ordner, der Schränke und Schubladen für Ihre am häufigsten verwendeten Dokumente, Benachrichtigungen und Warnungen, zuletzt aufgerufene Dokumente und kürzlich hinzugefügte Dokumente enthält. Mit dieser Funktion können Sie schnell auf Dokumente zugreifen, die häufig benötigt werden oder auf die kürzlich zugegriffen oder die bearbeitet wurden.

Sie können Dokumente im System auf verschiedene Arten ablegen. Sie können Dateien, die bereits auf Ihrem Computer oder im Netzwerk gespeichert sind, ziehen und ablegen. Eine weitere Option ist das Scannen von Dokumenten direkt in das System. Mit der Microsoft Office-Integration können Sie Dokumente, an denen Sie arbeiten, mit einem Klick in Word, Excel, Outlook oder PowerPoint hinzufügen.

Im System definieren Benutzer die Metadatenattribute eines Dokuments und wählen den Speicherort aus, an dem es abgelegt werden soll. FileHold bietet viele Attribute zum Hinzufügen zu einer Datei, die das Auffinden mithilfe der Suchfunktion erleichtern. Zu den Attributen für Rechnungen gehören beispielsweise der Kunde, für den die Rechnung ausgestellt wurde, und das Datum, an dem die Zahlung fällig ist, während eine Broschüre möglicherweise Eigenschaften aufweist, wie z. B. wer sie erstellt hat und wann sie dem System hinzugefügt wurde.

FileHold bietet mehrere einfache Möglichkeiten, um Dokumente schnell zu finden. Am einfachsten ist es, Schlüsselwörter oder Ausdrücke für das betreffende Dokument in die Hauptsuchleiste einzugeben, die der Google-Suchleiste ähnelt. Dadurch wird die gesamte Dateibibliothek durchsucht. Anstatt jedoch nur Dokumente mit dem von Ihnen gesuchten genauen Wortlaut wiederzugeben, werden mit dieser Option Ergebnisse zurückgegeben, die Synonyme, Wortstämme und Wörter enthalten, die eng mit Ihren ursprünglichen Suchbegriffen verknüpft sind. Wenn die Ergebnisse zurückgegeben werden, können Sie auf eine Datei klicken, und ein Vorschaubereich hebt die gesuchten Wörter hervor, sodass Sie schnell erkennen können, ob es sich um das gewünschte Dokument handelt.

Sie können auch erweiterte Suchen durchführen, mit denen Sie anhand von Metadatenattributen nach Dateien suchen können. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie eine detaillierte Metadatenrichtlinie im System verwalten.

Eigenschaften

Die Funktionen von FileHold Express arbeiten nahtlos zusammen, ohne das System zu komplizieren oder die Benutzer zu verwirren.

Mit der integrierten Suchmaschine können Sie schnell und einfach zu bestimmten Dokumenten navigieren. Mit der Suchfunktion können Benutzer nach Dateinamen, Metadaten oder beidem suchen. Benutzer können Dokumentarchive durchsuchen oder von der Suche ausschließen, wenn sie nur aktive Dokumente abfragen. Darüber hinaus können Sie Ihre Suche so anpassen, dass entweder alle Versionen von Dokumenten oder nur die neueste Version enthalten sind.

Für Teams, die an Dokumenten arbeiten, bietet FileHold Express eine Reihe praktischer Funktionen. Zu den Tools gehört eine Ein- und Auscheckfunktion, mit der verhindert wird, dass mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Sie können auch Warnungen festlegen, die Kollegen automatisch benachrichtigen, wenn Dokumente verfügbar (eingecheckt) und nicht verfügbar (ausgecheckt) sind oder wenn Änderungen an Dateien vorgenommen werden. Die Software zeichnet ein Protokoll aller Benutzer auf, die auf die einzelnen Dateien zugreifen, und die Mitarbeiter können frühere Versionen von Dokumenten nach erfolgten Änderungen überprüfen.

Das System verfügt über ein zuverlässiges Berechtigungssystem, mit dem Administratoren den Zugriff der Benutzer nur auf die Dokumente beschränken können, die sie in ihren Jobrollen betreffen. Es gibt 11 Sicherheitsrollen, die Sie für Dokumente festlegen können, und jede Rolle hängt davon ab, auf welche Elemente der Benutzer im System zugreifen oder diese ändern kann. An einem Ende des Spektrums ist der Status schreibgeschützt, und am anderen Ende können Sie dem Systemadministrator Zugriff gewähren. Benutzerdefinierte Berechtigungseinstellungen können auch für jeden Schrank, jede Schublade, jeden Ordner und sogar für einzelne Dateien erstellt werden.

Zu den weiteren Standardfunktionen gehören ein Kalender, mit dem noch nicht erledigte Aufgaben erfasst werden, die Möglichkeit, Dateien im System virtuell zu verknüpfen, und eine Scan-Software mit optischer Zeichenerkennung (OCR), die den Text auf eingegebenen Papierdokumenten automatisch in bearbeitbare und durchsuchbare Daten konvertiert.

FileHold Express bietet kostenpflichtige Premium-Funktionen, einschließlich Workflow-Funktionen, der Option, Gastkonten für schreibgeschützte Benutzer zu erstellen, und Funktionen für elektronische Signaturen.

Preisgestaltung

Die genauen Lizenzkosten für FileHold Express hängen von der Größe Ihres Unternehmens und dem Umfang Ihrer Anforderungen ab. Das Preismodell des Unternehmens bietet Kunden jedoch verschiedene Zahlungsmöglichkeiten, darunter auch Methoden für kleine Unternehmen. Eine Option ist eine zinslose Finanzierung für 24 Monate (oder mehr, abhängig von der Anzahl der von Ihnen benötigten Benutzer) und eine monatliche Abonnementoption für Unternehmen mit sieben oder mehr Benutzern.

FileHold Express kann auch mit einer einfachen einmaligen Lizenzzahlung erworben werden. Für fortgesetzte Software-Updates und technischen Support wird eine jährliche Verlängerungsgebühr von 20 Prozent der ursprünglichen Lizenzkosten pro Jahr nach dem ersten Dienstjahr erhoben.

FileHold Express ist für fünf bis 20 Benutzer gedacht. Dies ist der durchschnittliche Benutzerbereich für viele kleine und wachsende Unternehmen. Wenn Sie in naher Zukunft eine Skalierung planen, können FileHold Express-Lizenzen problemlos in FileHold Enterprise-Lizenzen konvertiert werden. Sie können also problemlos mit Express beginnen und bei Bedarf ein Upgrade durchführen, ohne dass ein kostspieliger oder schwieriger Übergang zu einem völlig anderen erforderlich ist Plattform.

Kundendienst

Wir waren sehr zufrieden mit dem Kundenservice, den wir von FileHold erhalten haben. Der bevorzugte Weg, um den Support zu erreichen, ist jedoch die E-Mail, was ein kleines Hindernis sein könnte. Aufgrund unserer Erfahrungen war die Antwort per E-Mail jedoch schnell. Der FileHold-Vertreter beantwortete alle unsere Fragen ausführlich und führte mit zusätzlichen Informationen auf die Website.

Sobald Ihr System betriebsbereit ist, können Sie sich per E-Mail oder durch Einreichen eines Online-Hilfetickets an das Kundendienstteam von FileHold wenden. Ein Telefonservice ist leider keine Option. Auf der Website des Unternehmens finden Sie auch umfangreiche Ressourcen, darunter eine Reihe von Benutzerhandbüchern. Darüber hinaus enthält die Software einen integrierten Zugriff auf Hilfeanleitungen.

Einschränkungen

FileHold Express ist sowohl in einer Cloud- als auch in einer lokalen Version verfügbar. Für die Cloud-Version ist jedoch ein Drittanbieter-Host erforderlich. Das bedeutet, dass FileHold nicht die Organisation ist, die Ihre Daten speichert und verwaltet. Sie müssen daher dem Drittanbieter vertrauen, den Sie oder FileHold während des Installationsvorgangs ausgewählt haben. Wenn Sie sich für eine lokale Lösung entscheiden, benötigen Sie einen eigenen Server und einen IT-Experten, um diese zu warten. Dies kann zu zusätzlichen Kosten führen, die für viele kleine Unternehmen unerschwinglich sind.

Ein weiteres mögliches Manko besteht darin, dass der Kundensupport nur per E-Mail und online verfügbar ist. Obwohl wir eine extrem schnelle Antwort per E-Mail erhalten haben, können einige Unternehmen möglicherweise ausgeschaltet werden, wenn sie nicht in der Lage sind, um Hilfe zu rufen.

Beachten Sie auch, dass das lokale System nicht mit Mac-Computern kompatibel ist. Wenn Ihr Büro auf einem Mac basiert, benötigen Sie die cloudbasierte Webbrowser-Version. Für eine lokale Lösung für Macs müssten Sie sich eine andere Anwendung ansehen.