Was Sie In Ihre Mitarbeiter-Freistellungsrichtlinie Aufnehmen Sollten

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-08-25 03:46

Haben Sie einen Mitarbeiter, der ständig "krank" ruft oder übermäßig viel Freizeit nimmt? Während viele Abwesenheiten von Mitarbeitern legitim sind, kann eine wiederkehrende außerplanmäßige Abwesenheit ein Unternehmen wirklich stören - insbesondere, wenn der Mitarbeiter bezahlte Freizeit in Anspruch nimmt.

Ihr erster Instinkt könnte darin bestehen, den Mitarbeiter zu disziplinieren, ihn des Vorteils zu beschuldigen oder ihm sogar zu drohen, ihn zu entlassen. Wenn der Grund für das Fehlen einer Arbeit jedoch als gesetzlich geschützte Abwesenheit gilt, können Sie sich in heißem Wasser niederlassen.

Tricia Meyer, Gründerin und geschäftsführende Anwältin von Meyer Law, merkte an, dass es wichtig sei, dass Arbeitgeber die Bundes- oder Landesgesetze in Bezug auf Arbeitnehmerurlaub verstehen, damit sie keine illegalen Richtlinien erstellen oder unfaire Forderungen an ihre Arbeitnehmer stellen. Hier finden Sie alles, was Sie über das Erstellen einer intelligenten Freistellungsrichtlinie und den Umgang mit Abwesenheiten von Mitarbeitern wissen müssen.

Anmerkung der Redaktion: Sie suchen Informationen zu Zeiterfassungssystemen? Verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen. Unsere Partner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die gewünschten Informationen zukommen zu lassen:

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Was soll in Ihre Police aufgenommen werden?

Unabhängig davon, ob Sie Ihre erste Freistellungsrichtlinie schreiben oder Ihre bestehende aktualisieren, empfehlen unsere Quellen, einige wichtige Aspekte zu berücksichtigen.

Mitarbeiterarbeitszeit: Definieren Sie die erwarteten Geschäftszeiten und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Woche sowie ein Clock-In / Out-Verfahren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese Anforderungen erfüllen.

Verfügbarer bezahlter und unbezahlter Urlaub: Abgesehen von der regulären bezahlten Freizeit (einschließlich Krankheitstage, persönliche Tage und Ferientage), Liste der bezahlten (oder unbezahlten) Feiertage, Urlaubszeiten (z. B. Trauerfall oder Geschworenenpflicht) und staatlich geschützte Abwesenheiten wie die Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA) und Invaliditätsurlaub.

"Schreiben Sie eine klare Beschreibung dessen, was für bezahlte und unbezahlte Urlaubstage für Mitarbeiter zur Verfügung stehen, einschließlich wann und wie sie sich für Urlaub qualifizieren und wie viel Urlaub sie pro Woche, Zahlungszeitraum, Monat oder Jahr verdienen", sagte Jaime Lizotte, HR-Lösungsmanager bei ComplyRight.

Einberufungsverfahren : Wie ist das Verfahren, um krank anzurufen oder das Unternehmen zu benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter nicht anwesend ist? Sollte jemand benachrichtigt werden, wenn ein Mitarbeiter zu spät kommt? Sind die Mitarbeiter dafür verantwortlich, einen Ersatz für eine außerplanmäßige Freistellung zu finden?

"Stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinien für Urlaubsanträge erläutern, einschließlich der Fristen für Urlaubsanträge und Sperrfristen", sagte Lizotte gegenüber Business News Daily.

Ihre Richtlinie sollte allen Mitarbeitern, Vorgesetzten und Managern mitgeteilt werden. Darüber hinaus sollten Führungskräfte gemäß HRhero darin geschult werden, wie man es fair anwendet.

Konsequenzen für Verstöße: Der letzte Teil Ihrer Richtlinie sollte die Auswirkungen darlegen, wenn ein Mitarbeiter die Richtlinie nicht befolgt.

"Schreiben Sie die Schritte auf, die bei verschiedenen Verstößen unternommen werden, um Ihr Unternehmen vor Vorwürfen der Bevorzugung oder Diskriminierung zu schützen", sagte Lizotte.

Rechtskonform bleiben

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Arbeitnehmer in Bezug auf Ihre Urlaubspolitik fair zu behandeln. Recherchieren Sie nach Bundesgesetzen wie dem FMLA, dem ADA (Americans with Disabilities Act), dem USERRA (Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) und Titel VII des Civil Rights Act von 1964. Sie sollten sich auch mit den Entschädigungsgesetzen Ihres Staates vertraut machen laut HRhero.

"Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Abwesenheit eines Mitarbeiters aus irgendeinem geschützten Grund nicht zurechtweisen oder sogar leugnen", sagte Lizotte. "Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie jeden Mitarbeiter gleich behandeln, damit Sie nicht mit einer Diskriminierung oder einem Kündigungsanspruch konfrontiert werden."

Es ist immer am besten, einen erfahrenen Anwalt Ihre Richtlinien überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass es keine problematischen Sprachen oder Regeln gibt.

"Arbeitgeber sollten sich mit Fachleuten beraten, um sicherzustellen, dass sie verschiedene Bundes- und Landesgesetze in Bezug auf ihre Richtlinien und die Implementierung von Best Practices einhalten", sagte Meyer gegenüber Business News Daily. "Die Richtlinien eines Arbeitgebers sollten klar formuliert und allen Mitarbeitern zur Überprüfung / Bestätigung übermittelt werden."

Nachverfolgung und Behandlung von Abwesenheiten von Mitarbeitern

Abwesenheiten von Mitarbeitern sind mehr als nur ein Compliance-Problem. Wie Sie damit umgehen, wirkt sich auf die Unternehmenskosten, die Rentabilität, die Kultur, die Moral der Mitarbeiter und mehr aus, sagte Raj Narayanaswamy, Mitbegründer und Co-CEO von Replicon.

"Die Art und Weise, wie Sie diese Abwesenheitsanforderungen erfüllen, kann weitreichende Auswirkungen auf mehr als nur Ihre Rechtsabteilung haben. Nehmen Sie sich also die Zeit, um zu verstehen, wie viel Zeit in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird", sagte er.

Lizotte merkte an, dass Arbeitgeber die Abwesenheiten von Mitarbeitern auf einfache Weise nachverfolgen können, indem sie entweder in ihrem Unternehmen einen Prozess erstellen, in dem sie Abwesenheiten regelmäßig dokumentieren, beispielsweise auf Papier, oder eine elektronische Lösung finden, mit der sie Abwesenheiten von Mitarbeitern einfach erfassen können, sobald sie auftreten.

"Wenn der Arbeitgeber beabsichtigt, das Unternehmen zu skalieren, würde ich empfehlen, ein Softwareprodukt eines Drittanbieters für die Nachverfolgung zu verwenden, da es im Vergleich zur Nachverfolgung in einer Tabelle in der Regel weniger administrativ aufwendig ist, weniger fehleranfällig ist und dies dem Arbeitgeber ermöglicht die Einhaltung von Bundes- und Landesgesetzen leichter sicherstellen ", sagte Meyer.

Bevor Sie sich wegen chronischer Abwesenheit an einen Mitarbeiter wenden, sollten Sie eine interne Revision durchführen, um die Ursache des Problems zu ermitteln, sagte Lizotte. Entschließt sich Ihr Mitarbeiter, von der Arbeit zurückzutreten, weil er sich gestresst und unter Druck gesetzt fühlt und etwas Zeit zum Dekomprimieren benötigt? Rufen sie aus familiären Gründen an (z. B. wegen der Betreuung von Kindern oder alternden Eltern)? Aus gesundheitlichen Gründen?

Als nächstes sagte Lizotte, sie solle die Einstellung Ihres Unternehmens zu außerplanmäßigen Abwesenheiten untersuchen. Dulden Sie das, weil jeder ab und zu mal frei braucht? Glauben Sie, dass es missbraucht wird, weil Sie nicht wissen, wie Sie es anders handhaben sollen? Oder ist es verpönt und die Mitarbeiter wissen es, aber es passiert immer noch?

"Durch die Durchführung dieses Audits und die Beantwortung dieser Fragen werden Sie in der Lage sein, eventuelle Abwesenheitsprobleme in Ihrem Unternehmen zu identifizieren [und] zu verstehen und dann einen Plan umzusetzen", sagte Lizotte.

Bevor Sie Disziplinarmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter ergreifen, empfehlen wir, einen HR-Experten und / oder einen Anwalt zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.