Tipps Für Den Umgang Mit Nicht Zahlenden Kunden

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-08-25 03:46

Wenn Ihr Unternehmen mit einem Rechnungsstellungssystem arbeitet, sind Sie möglicherweise mit verspäteten Zahlungen und möglicherweise sogar mit Nichtzahlung vertraut. Es gibt viele Gründe, warum dies passiert, von verlorenen Rechnungen bis zu unerwarteten zusätzlichen Ausgaben, die sich der Kunde nicht leisten konnte. Unabhängig von den Umständen kann eine nicht bezahlte Rechnung Ihr Geschäft beeinträchtigen. Sie müssen handeln, wenn Sie Ihr Geld erhalten möchten.

Laut Greg Waldorf, CEO der Invoicing App Invoice2go, möchten Sie das Problem direkt angehen, aber unkompliziert zu sein, bedeutet nicht, aggressiv zu sein. Wenn ein Kunde oder eine Kundin eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt hat, können Sie hier sicherstellen, dass Sie nicht nur Ihre Zahlung erhalten, sondern auch eine gute Beziehung zum Kunden aufrechterhalten.

Sie können niemals garantieren, dass jeder einzelne Kunde eine Rechnung pünktlich bezahlt, aber es gibt Dinge, die Sie tun können, um verspätete oder versäumte Zahlungen in Zukunft auf ein Minimum zu beschränken.

1. Besprechen Sie alle Kosten und Zahlungsbedingungen, bevor Sie mit einem Projekt beginnen

Wenn Sie alles sofort auf den Tisch legen, werden nicht nur die Zahlungserwartungen für Ihren Kunden festgelegt, sondern es wird auch das Vertrauen aufgebaut, das für eine starke, positive Kundenbeziehung erforderlich ist, so Waldorf. Stellen Sie vor dem Einstieg in ein Projekt sicher, dass Ihr Kunde die geplanten Kosten genau kennt, und nehmen Sie sich Zeit, um alle Fragen im Voraus zu beantworten.

"Diese Klarheit von Anfang an stärkt das Vertrauen der Kunden und das Engagement, den vollen Betrag zu zahlen", sagte Waldorf. "Wenn sich auf dem Weg etwas ändert, benachrichtigen Sie Ihre Kunden in Echtzeit, damit es keine Überraschungen gibt."

Sie sollten auch ein System einrichten, das durch eine Richtlinie oder Nutzungsbedingungen abgesichert ist. Wenn Sie beispielsweise nicht innerhalb von fünf Tagen bezahlen, erhalten Sie eine Warnung. 10 Tage erhalten Sie eine späte Gebühr; 20 Tage, Sie verlieren den Service, schlug Ben Giordano, Inhaber und Gründer von FreshySites vor.

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2. Rechnung für die Arbeit im Voraus

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verwendung eines Rechnungssys- tems zu riskant ist, fordern Sie die vollständige Zahlung an, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Mat O'Flynn, Mitinhaber von Gilded Agency, sagte, dass die einzige Möglichkeit, Nichtzahlungen zu mildern, darin bestehe, die Arbeit im Voraus in Rechnung zu stellen.

Einige Verbraucher haben möglicherweise Bedenken, Zahlungen zu leisten, bevor sie eine Arbeit erhalten - es ist eine Einbahnstraße. Ermutigen Sie die Kunden, Testimonials zu lesen oder sich an frühere Kunden zu wenden, um sie zu beruhigen.

"Wenn Sie eine makellose Erfolgsbilanz haben und sich im Laufe der Zeit konsequent um Ihre Kunden kümmern, werden Sie immer mehr das Recht erhalten, vor der Arbeit Zahlungen entgegenzunehmen", sagte Giordano. "Wenn jemand unsere Richtlinien in Frage stellt, fordere ich ihn auf, jeden unserer Kunden an jedem Tag und zu jeder Zeit anzurufen und nach unserem Ruf und unserer Integrität als Organisation zu fragen."

Sie können auch eine Kaution hinterlegen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und Kunden ablehnen, die nicht zu Ihnen passen. Dies ist oft von Anfang an offensichtlich; Wenn es ein Problem mit Anzahlungen gibt, wird es wahrscheinlich Probleme mit zukünftigen Rechnungen geben.

"Wenn sich ein Kunde weigert, eine Anzahlung zu leisten, weiß ich sofort, dass ich nicht mit diesem Kunden zusammenarbeiten soll, auch wenn er Sie später darum bittet", sagte O'Flynn.

3. Rechnungen sofort versenden

Bei so vielen Aufgaben, die Sie als Kleinunternehmer erledigen müssen, kann es leicht sein, die Übersicht über eine Kundenrechnung zu verlieren. Sie können sogar vergessen, eine zu senden, und wenn Sie einem Kunden auf einer Rechnung nachsehen, die Sie nie gesendet haben, wird dies nur Ihrem Ruf schaden. Waldorf hat empfohlen, die Rechnung zu senden, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist - und sie bis zur Schließung beizubehalten, um ein Zurückfallen zu vermeiden.

4. Seien Sie hartnäckig mit verstorbenen Kunden

Wenn ein Kunde elektronische Korrespondenz zu seiner Rechnung nicht beantwortet, rufen Sie ihn an - und rufen Sie jeden Tag an, bis er bezahlt.

"Seien Sie nicht aggressiv, hören Sie einfach nicht auf zu fragen", sagte Hunter Hoffmann, Leiter der US-Kommunikation für den Versicherer für kleine Unternehmen Hiscox. "Betonen Sie, dass Sie die Konten abwickeln möchten, damit Sie sich beide auf wichtigere Dinge konzentrieren können. Es wird für sie viel einfacher, Sie zu bezahlen, als Ihren Anrufen auszuweichen und Ausreden zu machen."

Was ist, wenn Kunden nicht zahlen?

Eine freundliche Erinnerung, dass die Rechnung eines Kunden überfällig ist, ist der erste Schritt beim Einzug Ihrer Zahlung. In den meisten Fällen war eine verspätete Zahlung ein ehrlicher Fehler. Wenn Sie diese erste Nachsorge erhalten, wird der Kunde so schnell wie möglich bezahlen. Waldorf merkte an, dass das Thema Geld nicht immer leicht zu behandeln ist, daher möchten Sie sich vielleicht mit dem Thema befassen.

"Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Zufriedenheit eines Kunden mit Ihren Dienstleistungen zu überprüfen und anschließend alle anstehenden oder überfälligen Rechnungen zu besprechen", sagte Waldorf.

In einigen Fällen werden Kunden versuchen, die Zahlung zu verzögern, indem sie angeben, dass sie die Rechnung verloren haben oder dass sie ihre Aufzeichnungen abgleichen müssen, um den korrekten Zahlungsbetrag zu ermitteln, sagte Hoffmann. In diesem Fall hat Hoffmann empfohlen, sofort eine aktualisierte Rechnung zu senden - auch wenn Sie wissen, dass der Kunde das Original hat -, um diese Entschuldigung zu beseitigen.

Wenn Ihr Kunde immer noch nicht zahlt, sollten Sie offen sein für die Gründe. Giordano schlug vor, Fragen zu ihrer Zufriedenheit mit Ihrer Arbeit, ihrer finanziellen Komplexität und allem zu stellen, was zu ihrer Zahlungsverweigerung beitragen könnte.

"Wenn Sie wissen, warum sie sich weigern zu zahlen, können Sie auf eine Lösung mit dem Kunden / Kunden hinarbeiten", sagte Giordano. "Denken Sie daran, dass jeder nur eine Person ist und nur selten jemand, der die anderen verletzt. Die meisten Menschen sind logisch und bereit, auf eine Lösung hinzuarbeiten, wenn Sie ihnen die Möglichkeit dazu geben."

Wenn ein nicht zahlender Kunde Ihre E-Mails ignoriert und über die Rechnung anruft, fordern Sie die Zahlung etwas strenger an. Servicegeschäfte, die ständig mit dem Kunden zusammenarbeiten, seien am besten in der Lage, ein Ultimatum zu stellen, sagte Hoffmann.

"Setzen Sie eine bestimmte Frist, bis zu der der Betrieb eingestellt wird, um ein Feuer unter ihnen zu entfachen", sagte Hoffmann gegenüber Business News Daily. "Es ist erstaunlich, wie schnell sie herausfinden können, wie sie bezahlen müssen, wenn sie feststellen, wie schwierig es sein wird, Ihren Service in ein paar Tagen zu ersetzen."

Waldorf empfahl, einen Zeitplan für die Zahlung anzufordern und weiterzuverfolgen, bis der Kunde bezahlt. Senden Sie gegebenenfalls Ihren ursprünglichen Vertrag erneut, um anzuzeigen, dass Sie die Situation eskalieren, wenn Rechnungen überfällig bleiben.

Hilfe von außen holen

Wenn wiederholte Versuche, den Kunden zu kontaktieren und Ihre Zahlung abzuholen, fehlgeschlagen sind, ist es an der Zeit, ein Backup anzufordern. Hier sind drei Optionen, die Ihnen dabei helfen, das Geld zu bekommen, das Sie verdienen.

Factoring-Services: Wenn Sie kein Geld haben und nicht wissen, wann ein Kunde seine Zahlung sendet, kann ein Factoring-Service Ihnen möglicherweise dabei helfen, das Geld zu bekommen, das Sie benötigen, während Sie warten. Mit einem Factoring-Service verkaufen Sie Ihre Forderungen an ein Unternehmen für einen bestimmten Prozentsatz des Kontowerts (normalerweise 70 bis 90 Prozent), und dieses Unternehmen bringt Ihnen den größten Teil dieses Geldes innerhalb weniger Tage vor. Anschließend werden die Zahlungen Ihrer Kunden eingezogen und der Rest des Geldes abzüglich der Servicegebühr an Sie gesendet.

Beachten Sie, dass Factoring-Services keine Inkassobüros sind (siehe unten) und Ihre Kunden vor dem Kauf ihrer Rechnungen einer Bonitätsprüfung unterzogen werden. Wenn Sie einen Faktor für die Rechnungen mehrerer Kunden verwenden, summieren sich die Servicegebühren und Sie verlieren möglicherweise auf lange Sicht Geld. Weitere Informationen zur Verwendung eines Factoring-Dienstes finden Sie im Business News Daily Guide.

Inkassobüros: Ein Inkassobüro ist ein Unternehmen, das auf die Rückforderung von Zahlungen spezialisiert ist, die in der Regel mehr als 90 Tage überfällig sind. Das Unternehmen wird es sich zur Aufgabe machen, den Kunden aus den Händen zu nehmen und erprobte Taktiken anzuwenden, um den Einzelnen zur Zahlung zu bewegen. Dieser Artikel der Business News Daily enthält weitere Informationen darüber, wann und wie Sie ein Inkassounternehmen beauftragen können.

Anwälte: Während Sie eine Klage gegen einen Kunden einreichen können, der nicht zahlt, lohnt sich die Zeit und das Geld, die mit der Klage gegen einen nicht zahlenden Kunden verbunden sind, für die meisten kleinen Unternehmen nicht.

"Wir machen eine sehr ehrliche Kostenanalyse, wenn wir über eine Klage nachdenken", sagte Giordano. "Sind die Gesamtkosten (finanziell, emotional, zeitlich, energetisch usw.) höher als der zurückzufordernde Betrag? Wenn es mehr Arbeit ist, die 500 Dollar zurückzugewinnen, als es wert ist, lernen Sie einfach die Lektion, stecken Sie sie in ein System, damit es nicht funktioniert." nicht noch einmal passieren und weitermachen."

Wenn dieser Kunde Ihnen jedoch einen hohen Geldbetrag schuldet und sich weigert, Sie oder ein Inkassounternehmen gemäß den Bestimmungen Ihres Vertrags oder Ihrer Rechnung zu bezahlen, ist möglicherweise eine Klage erforderlich. Wenn Sie rechtliche Schritte einleiten möchten, wenden Sie sich an einen Anwalt, um die weitere Vorgehensweise zu bestimmen.