7 Möglichkeiten, Ihre E-Mails Professioneller Zu Gestalten

2023 Autor: Susan Creighton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-11-26 12:31

Trotz der zahlreichen digitalen Kanäle, über die sich Menschen heute am Arbeitsplatz verbinden, bleibt E-Mail eines der am häufigsten verwendeten professionellen Kommunikationsmittel. Egal, ob Sie mit Personalchefs, aktuellen Arbeitgebern oder Kollegen zusammenarbeiten, Sie möchten in Ihren Nachrichten so gut wie möglich sein.

Business News Daily hat Business- und Karriereexperten um Rat gefragt. Zeigen Sie jedes Mal, wenn Sie auf "Senden" klicken, Ihren besten virtuellen Fuß:

Wie bei jeder schriftlichen Nachricht auf einer Online-Plattform sind Ihre Wörter nicht privat. Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dass alle Ihre E-Mails sehen, sollten Sie sie nicht senden. Sobald Ihre Nachricht zugestellt wurde, können Sie sie nicht mehr zurücknehmen. Seien Sie also vorsichtig, was Sie eingeben.

"Bevor Sie auf" Senden "klicken, fragen Sie sich immer:" Wäre ich stolz auf diese E-Mail, wenn sie auf der Titelseite der Zeitung wäre? " Denn was in schriftlicher Form vorliegt, kann problemlos mit anderen geteilt werden ", sagte Jennifer Brown, Gründerin und CEO von PeopleTactics.

Mithilfe von Signaturen können Ihre Empfänger ein Gefühl dafür bekommen, wer Sie auf professioneller Ebene sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Titel, Firmenname, zusätzliche Kontaktinformationen, soziale Medien und Websites angeben, sagte Lisa Chase Patterson, Präsidentin der Book Bank Foundation.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse von Ihrem Desktop und Ihrem Telefon aus verwenden, ist es außerdem wichtig, dass Sie auf beiden Geräten mit Ihrer Signatur übereinstimmen, sagte Zach Feldman, leitender Wissenschaftler und Mitbegründer der New York Code + Design Academy. Es ist unprofessionell, Nachrichten mit einfachen Signaturen wie "Von meinem iPhone gesendet" zu signieren. [Gehen Sie mit diesen E-Mail-Apps für iOS über die iPhone Mail-App hinaus.]

Wenn Sie häufig gestellte Fragen erhalten, sollten Sie Vorlagen verwenden, um sicherzustellen, dass Sie bei jeder Antwort ein entsprechendes Feedback erhalten. Das erspart Ihnen Zeit, eindeutige und angemessene Botschaften zu formulieren, sagte Lori Bruhns, Inhaberin und Präsidentin von Lori Bruhns LLC.

"Meiner Erfahrung nach können die E-Mail-Antworten der meisten Profis so leicht vorgeschrieben und angepasst werden, dass sie für die jeweilige E-Mail, auf die geantwortet wird, persönlich und relevant sind", sagte sie. "Ich schlage vor, an die drei am häufigsten eingegangenen E-Mails zu denken und jeweils eine Antwort vorab zu schreiben."

Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mails formatieren, ist genauso wichtig wie die Wörter, die Sie auswählen. Verwenden Sie Stichpunkte für wichtige Elemente, um Ihre E-Mails effizient zu präsentieren, sagte Cynthia Bazin, Präsidentin von SmartChic. Auf diese Weise können Empfänger Ihre E-Mails scannen und den allgemeinen Zweck bestimmen, den die meisten Fachleute zu schätzen wissen.

Todd Horton, Gründer und CEO von KangoGift, empfiehlt, E-Mails einfach zu halten. Stellen Sie nicht zu viele Fragen und erwarten Sie eine schnelle Antwort, sagte er. Beschränken Sie sich stattdessen auf eine Hauptfrage oder einen Hauptpunkt pro E-Mail.

"Damit werden zwei Dinge erreicht: Die Nachricht ist leichter zu verarbeiten und für den Empfänger leichter zu verwalten", fügte Horton hinzu.

Fehler, Tippfehler und Stilfehler können Sie unprofessionell oder inkompetent erscheinen lassen. Das Korrekturlesen ist für das Üben vor dem Senden einer E-Mail von entscheidender Bedeutung.

"Wenn Sie Ihre Gedanken aufschreiben und nicht Korrektur lesen, bevor Sie auf" Senden "klicken, kann jede Hoffnung auf Professionalität zunichte gemacht werden", sagte Ed McMasters, Marketing- und Kommunikationsdirektor bei Flottman Company.

Um zu vermeiden, dass versehentlich eine unvollendete E-Mail gesendet wird, fügen Sie die Adresse Ihres Empfängers hinzu, nachdem Sie Ihre Nachricht geschrieben und bearbeitet haben.

"In jeder E-Mail, ob geschäftlich oder privat, möchte ich die E-Mail-Adresse des Empfängers in letzter Minute kurz vor dem Versand eingeben", sagte Kerri Garbis, Präsident und Mitbegründer von Ovation Communication. "Auf diese Weise kann ich sicher sein, das Geschriebene zu lesen und erneut zu lesen und notwendige Änderungen vorzunehmen, ohne mir Gedanken über einen versehentlichen Versand zu machen."

Das Verschieben von E-Mails kann dazu führen, dass Sie sie vollständig vergessen und verantwortungslos und unzuverlässig erscheinen. Lori Kaye, Gründerin von Lion Linq, sagte, Sie sollten Ihrem Chef, Kunden, Kollegen oder potenziellen Kunden noch am selben Tag antworten, an dem sie Ihnen eine E-Mail senden.

"Wenn Sie keine passende Antwort oder das richtige Material haben, teilen Sie ihnen einfach mit, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben, und geben Sie ihnen [das Datum] … sie können erwarten, dass sie die benötigten Informationen haben", fügte sie hinzu.

Viele Leute unterschätzen die Wichtigkeit der E-Mail-Betreffzeile. Da sie als Vorschau für den Rest der E-Mail dienen, müssen die Betreffzeilen kurz und gründlich genug sein, um die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zu ziehen.

"Die Leute legen Priorität darauf, welche E-Mails sie lesen, und zwar zuerst nach dem Absender - Sie werden gleich E-Mails von Ihrem Chef lesen - und zweitens nach dem, was in der Betreffzeile steht", sagte David Erickson, Vice President Online-Marketing bei Karwoski & Courage.

Er riet Ihnen, sich zu fragen, was Sie als Empfänger daran interessiert, die gesamte Nachricht zu lesen und diese in Ihre Betreffzeile einzubinden.